Jak z sukcesem wdrożyć system informatyczny do Zarządzania Kapitałem Ludzkim organizacji? (cz.6)

S – to Start produktywny, ale też Serwis, Stabilność systemu, Systematyczność użytkowania/eksploatacji systemu  

Start produktywny

To wyczekiwany moment dla obydwu stron – sukces, bo dotarliśmy wspólnie do tego momentu. Wszystko przygotowane na bazie produkcyjnej, zaczynamy operację uruchomienia systemu z asystą wdrażającego. Od tego dnia klient się usamodzielnia – jeszcze w komforcie wsparcia profesjonalnego konsultanta, który jest w stałym kontakcie i monitoruje co robimy w systemie lub na miejscu w organizacji.

Wspierający nas Asystent szybko podpowie nam co dalej lub nawet „popchnie” dalej, klikając z nami myszką w przycisk „Akceptuj”, „Uruchom” itp. Konsultant wdrożeniowy jest w stanie coś „odkręcić”, „pogrzebać” w bazie systemu, jak za szybko przeklikamy i zatwierdzimy jakiś proces bez pełnych danych. Co prawda system nie przepuści nas dalej w procesie bez uzupełnienia danych obowiązkowych z tzw. gwiazdką ale te nieobowiązkowe są też bardzo przydatne w przygotowywaniu raportów w różnych przekrojach, czy jako dane wejściowe do innych podprocesów HR.

Na tym etapie jeden apel i jedna uwaga do administratorów i operatorów systemu do ZKL

Pamiętam taki jeden dłuuuuuugi weekend odkręcania po wprowadzeniu zmian w modelu kompetencji i profilach kompetencyjnych dla już rozpoczętych ocen 360. Wszystko przez zignorowanie jednego, pozornie błahego komunikatu systemowego. To pokazuje, że brak reakcji na taki komunikat, może spowodować lawinę problemów. Działo się… na szczęście ze szczęśliwym zakończeniem.

Serwis

Po starcie produktywnym szczęśliwy konsultant wdrożeniowy przekazuje całą wiedzę z wdrożenia zespołowi użytkowników. 

Z przyjaźnią na tym etapie trochę trudniej, mniej kontaktów osobistych, ale jest wspólny cel – system ma działać. Nie zrażajcie się drodzy użytkownicy jeżeli na Wasze pytanie usłyszycie w słuchawce po drugiej stronie „u mnie działa”. Podobny tekst słyszy serwis i wdrożenia od deweloperów i testerów. Da się z tym żyć, bo najczęściej faktycznie działa, ale użytkownik nie zna być może wszystkich funkcjonalności lub zbyt rzadko korzysta z danej funkcji i po ludzku – nie pamięta. Korzystajcie z baz wiedzy, instrukcji i oczywiście kontaktu z serwisem i cieszcie się systemem.

Stabilność i wydolność systemu

Mówimy o niej najczęściej przy akcjach okresowych. Przykładowo zaplanowaliśmy proces oceny 360 z datą końcową do 31.12.2022 i system się „przytyka” bo wszyscy uczestnicy procesu (np. 1000 osób) chcą właśnie to zrobić 10 minut przez północą.

Dostawca systemu pamięta o tej akcyjności procesów HR na etapie ofertowania, przygotowywania paramentów niezbędnej infrastruktury, serwerów, sieci itd. Jeżeli mamy to od początku dobrze zaplanowane to nie powinno być z tym problemów. Oczywiście możemy tym lekko sterować – HR sprytny jest i zwykle przyjaźni się z własnym IT i informuje o planowanych większych akcjach w systemie ZKL. Jak znam IT, to zawsze ma jakieś zapasy „wolnych mocy” i może na ten czas coś zwolnić na dyskach, czy wyłączyć delikatnie z sesji kogoś kto ma np. odpalony system, a od godziny nic w nim nie robi.

Systematyczność użytkowania/eksploatacji

Do pełnego skonsumowania efektów wdrożenia, osiągnięcia celów wdrożenia konieczne jest pełne wykorzystanie funkcjonalności systemu i realizacja co najmniej jednego pełnego cyklu danego procesu. Nie oznacza to, że wszystkie procesy trzeba od razu realizować w systemie.

Możemy dokończyć jakiś cykl w poprzednim/ innym systemie czy na arkuszach papierowych, Word`ach czy Excel`ach. Należy dobrze przygotować pracowników do nowego narzędzia, żeby nikt nie poczuł się wykluczony z powodu technologii. Doświadczony konsultant doradzi, jak można do tego podejść.

Ostatecznie jednak tylko systematyczne gromadzenie pełnych danych i informacji pozwala na pełne korzystanie z systemu i pełne wykorzystanie wiedzy o kapitale ludzkim organizacji. Pamiętajmy, że w dojrzałym systemie do ZKL dane z jednych procesów zasilają kolejne podprocesy. Pełne spektrum danych pozwala wykonywać przekrojowe matryce, mapy i wiele raportów, z wszystkich etapów pobytu pracownika w organizacji.

Jeżeli zdarzy się jakaś luka, ktoś w jakimś obszarze miał inne priorytety lub po prostu zabrakło czasu na prace w systemie i systematyczne gromadzenie danych, nie wahajcie się skontaktować z dostawcą oprogramowania – z waszym opiekunem.

Podczas wdrożenia dla wielu obszarów danych HR o pracownikach, szkoleniach, itp. przygotowywaliście pliki do pierwszego zasilenia informacji. Podczas startu produktywnego można jeszcze wrócić do nich, uzupełnić przyrostowo o nowe dane i zasilić nimi system w ciągu 15 minut. Ręczne wprowadzanie poszczególnych rekordów zajmuje o wiele więcej czasu.

Podsumowanie

Nie zakładam, że to jedyny sposób na SUKCES wdrożenia systemu informatycznego do ZKL. To moje doświadczenia i zapewne też coś z teorii, która dała się zastosować w praktyce z korzyścią dla wielu stron.

Świetny jest stan przejścia ze świadomości o znaczeniu kapitału ludzkiego dla realizacji celów organizacji, na świadome zarządzanie nim z wykorzystaniem systemu informatycznego.

I tego wszystkim życzę.