Każda firma z systemem ERP chce, aby ich oprogramowanie umożliwiało lub zachęcało  użytkowników do zachowania się w taki sam sposób, jak to zrobili z poprzednim systemem. To jest to, co zrobiliśmy wczoraj i to zadziałało, musimy nadal robić to, co było dla naszego sukcesu najlepsze. Nadszedł czas, aby przyjrzeć się bliżej systemowi ERP i dowiedzieć się, co można zrobić, aby zoptymalizować korzyści płynące z systemu.

Czym jest konfiguracja ERP?

Każdy system ERP jest wyposażony w wiele ustawień lub konfiguracji, które muszą być prawidłowo wdrożone. Te ustawienia konfiguracyjne tworzą domyślne ustawienia dla transakcji. Ograniczają one również zakres możliwych transakcji w pożądany sposób.Ustawienie naszej wstępnej konfiguracji wymaga wiele uwagi i rozwagi. Niektóre wybory nie mogą zostać odwrócone. Wiele opcji konfiguracyjnych działa w połączeniu z konfiguracjami, które mogą nie wydawać się powiązane. Większość opcji konfiguracyjnych może być modyfikowana w miarę upływu czasu wraz ze zmianami w działalności firmy. Czasami wybór ustawia domyślną transakcję i świadomie zmuszamy użytkowników do korzystania z najczęstszych opcji domyślnych i dokonywania zmian, gdy potrzebna jest jakaś mniej częsta opcja.

Co to jest dostosowanie ERP?

Customizing ERP: Advantages and Disadvantages | ArcherPoint

Kiedy dostosowujemy nasz system ERP, modyfikujemy rzeczywisty kod programowania od programisty ERP. Dokonujemy świadomego wyboru, aby stworzyć system, który teraz jest unikalny dla naszej firmy, który  zawiera funkcje, które uważamy za niezbędne a których w standardzie nie ma. Ważne jest aby przy wstępnej analizie określić takie procesy, i aby zweryfikować czy dany proces jest możliwi do obsłużenia w standardzie, ponieważ możemy się zdziwić jak kosztowne mogą być wszystkie modyfikacje.  Do systemu ERP dodajemy funkcjonalności, które są ważne dla naszej działalności, bez zmiany żadnej z funkcjonalności pierwotnie zawartych w naszym systemie ERP.

Ryzyko awarii systemu ERP związane z dostosowaniem do potrzeb klienta

Dostosowując swój system ERP może skorygować wszelkie braki postrzegane przez zespół i stworzyć idealny ERP dokładnie dopasowany do potrzeb Twojej firmy. Nie jest to jednak prosta sprawa, aby stworzyć tę perfekcję. Ktoś w Twojej firmie musi mieć wiedzę, rozpisać dobrze dany proces i przekazać go konsultantowi lub programiście.  Twoje dostosowania powinny być zgodne z walidacji jakiei zachodzą w systemie,  ponieważ ryzykujesz uszkodzenie danych wprowadzonych w danej niestandardowej transakcji lub innych danych wprowadzonych przed lub po transakcji.

Pamietaj, że jeśli wprowadzasz samodzielnie modyfikacje, które ingerują w kod systemu, dostawca ma prawo nie brać odpowiedzialności za przyszłe niezgodności w danych, lub błędy systemu.

 

Dostosowywanie jest również trudniejsze do utrzymania. Jeśli dostosowywanie nie spełnia niektórych przyszłych potrzeb, dalszy rozwój modyfikacji bedzie konieczny. Z każdym podniesieniem wersji systemu, firma która opiekuje się twoim systemem prawdopododobnie naliczy sobie dodatkowe godziny na dostosowanie twojej modyfikacji do nowej wersji systemu.

W niektórych systemach jest możlwość „zgłoszenia” potrzeny jako standard w aplikacji.  Takie rozwiązania udostępnia SAP, IFS, Tableau. Użytkownik może zgłosić potrzebe na dana funkcjonalność, jeśli wiele osób potwierdzi taką potrzebe, jest duża szansa że pojawi się ona w standardzie  w przyszłych wersjach.

Jak konfiguracja ERP może złagodzić te zagrożenia?

 Nigdy nie ma ryzyka, że korzystanie z opcji konfiguracji spowoduje unieważnienie jakiejkolwiek części licencji oprogramowania.

Twój system ERP będzie aktualizowany i ulepszany przez programistów przez kolejne lata. To stałe wsparcie jest jednym z powodów, dla których wybrałeś ten produkt ERP. Deweloperzy zaktualizują ustawienia konfiguracyjne, gdy tylko wprowadzą ulepszenia do systemu ERP. Twoje dostosowanie może po prostu nie działać po wydaniu nowej wersji systemu. Twoje dostosowanie może, w najgorszym przypadku, spowodować cały system i generować błędy w innych modułach które nie są czasami do wykrycia przy testach, a wychodzą po jakimś czasie. Ustawienia konfiguracyjne są standardowym elementem systemu ERP.

Większość ustawień konfiguracyjnych jest wykonywana raz i trwa wiecznie, chyba że firma ewoluuje i wymaga nowej konfiguracji . „Ustaw je i zapomnij o nich” to standardowa mantra. 

Konfiguracja to najważniejszy krok we wdrożeniu ERP

Istnieje wiele kroków, które prowadzą do udanego wdrożenia ERP. Ustawienie konfiguracji ERP  jest jednym z tych kroków. Zrobienie tego dobrze prowadzi do lepszego zadowolenia użytkownika, gdy ustawienia domyślne powodują, że odpowiednie dane są automatycznie wypełniane na wielu formatkach. Taka automatyzacja w systemie prowadzi to wiekszej satysfakcji użytkownika, i przyspiesza wiele procesów zachodzących w firmie.

Czym jest domyślny magazyn wysyłkowy? Jakie są normalne warunki kredytowe dla większości klientów? Kiedy te domyślne informacje są ładowane w konfiguracji ERP, użytkownicy mogą pominąć wprowadzanie danych w wielu dziedzinach.

Które konto w księdze głównej powinno być uznane, gdy mamy sprzedaż produktu A? Czy powinniśmy obciążyć to samo konto, gdy klient zwraca produkt A, czy też nasz system księgowy wymaga obciążenia innego konta za zwroty i dodatki? Istnieją ustawienia konfiguracyjne dla księgowości i kontroli finansowej, które powodują, że transakcje są księgowane tylko w sposób określony przez zarządzanie finansami i Standardy finansowe, nie mogą być nadpisane przez użytkowników, którzy nie są  uprawnień do modułu ksiegowości. Kontrola finansowa, której oczekujemy od ERP, jest zdefiniowana w konfiguracjach ERP.

Właściwe korzystanie z ustawień konfiguracji ERP wyeliminuje lub zmniejszy wiele postrzeganych potrzeb dostosowania ERP.

 

Czy należy dostosować(customization) swój system ERP?

Pomyśl, czy dostosować swój ERP. Dostosowania mogą być kosztowne teraz i  w czasie. Istnieją znaczne zagrożenia dla Twojego ERP, gdy wprowadzamy niestandardowe modyfikacje. Firmy często znajdują najlepsze praktyki zaprojektowane do produktów działają tak dobrze, jak i lepiej niż praktyki, które były normalne dla tej firmy, jeśli mają wystarczająco dużo cierpliwości, aby przekonać użytkowników do spróbowania tych praktyk na jakiś czas.

Czasami warto dostosować firme do systemu, a nie system do firmy, jeśli dany proces można odzwierdziedlić w standardowych funkcjonalnościach systemu.  Często firmy starają się przenieść wszystkie funkcjonalności 1 do 1 ze starego systemu ERP, jest to złe rozwiązanie, napewno nie przyniesie korzyści, wręcz może wygenerować dodatkowe duże koszty wdrożenia.

Jeśli system ERP, który rozważasz wymaga dostosowania, pomyśl o innym systemie ERP, który nie wymaga dostosowania lub ma ich mniej. Nie patrz tylko na koszt wdrożenia systemu, czasami warto wydać troche więcej pieniedzy i zrobić dogłębną analize i zbadać nasze wszystkie potrzeby, tak abyśmy wiedzieli czy dane funkcjonalności są w standardzie czy nie. Jeśli nie, policzmy ile może nas kosztować dostosowanie systemu do naszych procesów. Jak przeprowadzić analizę? odsyłąmy do naszego artykułu pod tym linkiem .

 

myERP.pl współpracuje z wieloma firmami w polsce, pomożemy wybrać najlepsze rozwiązanie dla waszej firmy. Masz pytania? napisz do nas, chętnie pomożemy rozwiązać twój problem, wskazać system lub dostawce który spełni twoje oczekiwania.