Jaki system ERP wybrać dla biura rachunkowego?

To wyzwania, jakie stawiane są biurom rachunkowym w dzisiejszych czasach coraz częściej. Można stwierdzić, że firmy, które w najbliższym czasie nie będą inwestować w narzędzia IT do prowadzenia swojej działalności, znikną z rynku

Trwa era szybkiego postępu technologicznego, gdzie informatyka wpływa na kolejne sfery naszego życia, w tym również zawodowego. Innowacyjne rozwiązania IT, coraz częściej wykorzystywane w biznesie, znalazły swoje zastosowanie także w szeroko rozumianej rachunkowości, definiując w nowy sposób podejście w zakresie gromadzenia, przetwarzania oraz przekazywania informacji. Jaki system ERP dla biura rachunkowego będzie najlepszy?

Biura rachunkowe w świecie cyfryzacji

Usługi księgowe na stałe wpisały się już w świadomości polskich przedsiębiorców. Bez nich trudno wyobrazić sobie sprawnie działające organizacje. Na rynku możemy zaobserwować wiele modeli, na podstawie których funkcjonują wskazane podmioty. Są to:

• małe, tradycyjne, stacjonarne biura obsługujące kilka podmiotów,
• średnie i duże biura obsługujące dużą ilość podmiotów, w których wykorzystywane są systemy informatyczne,
• centra usług wspólnych świadczące outsourcing księgowy oraz kadrowo płacowy w ramach międzynarodowych korporacji,
• outsourcing księgowy oferowany w ramach innych usług np. przez banki czy towarzystwa ubezpieczeniowe.

Przed biurami rachunkowymi stoi obecnie bardzo wiele wyzwań. Zmieniające się i trudne w interpretacji przepisy prawa oraz rosnące oczekiwania Klientów, którzy z jednej strony pragną sprawnej oraz merytorycznej obsługi, z drugiej zaś szybkiej i zdalnej komunikacji, sprawiają, że podmioty te dynamicznie się rozwijają i skupiają na dążeniu do nowoczesności. Poszukują więc rozwiązań, które w tym pomogą.

Dostosowanie do zmian prawa i dwustronna komunikacja to podstawa

Zmiany prawne, jakie wprowadza ustawodawca to jedna z głównych przyczyn, dla których rosnąca ilość przedsiębiorców powierza obsługę księgową podmiotom z profesjonalną specjalizacją. Ostatnie miesiące pokazały, że sam system podatkowy może zmienić się w bardzo krótkim czasie nawet kilka razy, a to na pewno jeszcze nie koniec. Firmy oczekują od biur rachunkowych stałego monitorowania przepisów i zdjęcia tego ciężaru z nich. Ma to tym samym ułatwić odnalezienie się w obecnej skomplikowanej rzeczywistości, związanej, chociażby z Polskim Ładem czy KSeF. Pracownicy biur rachunkowych muszą więc nadążać za zmianami w przepisach, czasem je nawet wyprzedzać, biorąc na siebie ogromną odpowiedzialność.

Podstawą staje się także szybka i zdalna komunikacja, która w wielu przypadkach prowadzona jest właściwie na stałe. Pomaga w tym elektroniczne przesyłanie dokumentów i dostęp do nich nawet z poziomu telefonu z Internetem. Tradycja powoli odchodzi, a do biur rachunkowych wkraczają innowacje, technologia i nowoczesność.

Wyzwania dzisiejszych czasów i jaki system ERP dla biura rachunkowego wybrać

Wyzwania organizacyjne biur rachunkowych można podzielić na te, które stoją przed właścicielami oraz te, które dotyczą pracowników.

Dla właścicieli są to:

• rotacja pracowników,
• rosnące koszty pracy,
• dynamiczne zmiany przepisów,
• optymalizacja pracy z obecnymi klientami (terminowe dostarczanie usług),
• klienci w ramach usług księgowych oczekują doradztwa w zakresie optymalizacji podatkowych, rozwoju własnego biznesu itp.,
• poszukiwanie rozwiązań, zwiększających konkurencyjność biura.

Dla pracowników:

• jednoczesna obsługa dużej liczby firm,
• konieczność znajomości aktualnych przepisów prawa,
• wysokie oczekiwania klientów względem terminowości świadczonych usług oraz ich zakresu (np. konsultacji).

Z tego powodu praca biur rachunkowych staje się coraz bardziej wymagająca, ale jednocześnie na rynku pojawia się coraz więcej rozwiązań i systemów wspierających ją na co dzień. Klienci natomiast weryfikują, jakich narzędzi używają podmioty, które wybierają do współpracy księgowej. Producenci oprogramowania ERP widzą te obustronne potrzeby i odpowiadają na nie, tworząc systemy do wzajemnej komunikacji. Przed ich zakupem ważne jest jednak przeprowadzenie obszernej i szczegółowej analizy wymagań z trzech stron – właścicieli, pracowników oraz klientów biur rachunkowych. Automatyzacja ma bowiem przynieść realne korzyści i przyśpieszyć realizowane procesy, a nie tworzyć dodatkowe.

Jaki system ERP dla biura rachunkowego wybrała Kancelaria Podatkowa Andrzej Nowak

Kancelaria Podatkowa Andrzej Nowak to 3 placówki, prawie 20 lat na rynku, kilkudziesięciu pracowników i 98% zadowolonych klientów. Historia rozpoczęła się w wakacje 2020 roku, kiedy średniej wielkości biuro rachunkowe mogło się rozwinąć w sposób skokowy. Miało szansę przejęcia dwóch oddziałów biura rachunkowego w pełnym zakresie – w Poznaniu i Warszawie (klienci i pracownicy). Nic nie dzieje się jednak w próżni, więc wszelkie zmiany następowały także rewolucyjnie. Otoczenie formalno-prawne i biznesowe miało swoje wymagania, które należało spełnić.

Ustalenie wymagań funkcjonalnych dla firmy wdrażającej było kluczowe. Klienci biura mieli bowiem określone umowy, parametry, na których podstawie ich obsługiwano, dedykowane funkcjonalności dostępne w swoich systemach. Stanowiło to ogromne wyzwanie od strony klienta, jego klientów, pracowników, i nowych klientów.

Oczekiwania kontra rzeczywistość

Jako pracodawca i jako usługodawca, Kancelaria miała przed sobą duże wyzwanie, ale jednocześnie wymagania, których spełnienia sytuacja wymagała. Uruchomienie, ze względów formalnych, miało nastąpić w październiku, a przejęcie klienta w ciągu roku. Oznaczało to, że należy zmigrować wszystkie dane tak, aby zapewnić ciągłość księgowania. Od strony Kancelarii należało zapewnić nowym klientom pracę na podobnym poziomie i na podobnych narzędziach, jakie mieli dostępne wcześniej. Skala przejęcia i obsługa ponad 2 000 podmiotów wymagała niezawodnej infrastruktury.

Nowi klienci mieli konkretne oczekiwania – potrzebowali możliwości wystawiania faktur sprzedaży, które będą trafiały bezpośrednio do księgowego w biurze, czy przekazywania elektronicznie dokumentów kosztowych oraz informacji o wydatkach. Konieczna była inwestycja w aspekty techniczne związane z dalszym rozwojem.

Wymagania funkcjonalne, krótki czas na realizację wdrożenia, a także skala przedsięwzięcia stanowiły ogromne wyzwanie.

Co wybrać?

Firma wdrożeniowa Polska Grupa IT przedstawiła Kancelarii 3 opcje:

• napisanie oprogramowania, które spełni wymagania klienta (jednak generuje to duże koszty związane z utrzymaniem, a czasu było zbyt mało),
• zastosowanie kilku różnych systemów, aby spełnić 100% wymagań po ich integracji (natomiast system według założeń miał być od początku zintegrowany w ramach jednego narzędzia, standaryzacja była w tym przypadku bardzo istotna),
• wybór systemu, który najbardziej odpowiada Kancelarii pod kątem pracy i spełnia najważniejsze oczekiwania.

Zdecydowano się na opcję nr 3. Pojawił się jednak problem. Pulpit Klienta Biura Rachunkowego enova365 nie umożliwiał wówczas klientom biura wystawiania samodzielnie dokumentów sprzedaży i nie posiadał prostego mechanizmu do załączania faktur kosztowych. Firma wdrożeniowa, Polska Grupa IT, postanowiła porozmawiać o tym z producentem oprogramowania. Przypomnijmy, że wszystko działo się w roku pandemicznym.

Producent oprogramowania powinien być blisko klienta

Pulpit Klienta Biura Rachunkowego to integralna część systemu, na którym pracuje księgowy w biurze, dostępna dla klienta online i służąca do jego komunikacji z biurem i odwrotnie. Celem samego narzędzia jest aktywizacja klienta biura do stałej współpracy i oferowanie dzięki temu usług w nowej formie. Po przeprowadzonych rozmowach, plany producenta nabrały konkretnego kierunku.

W enova365 rozpoczęły się wówczas prace nad rozwojem pulpitu. Polska Grupa IT przygotowywała z kolei migrację danych, prowadziła szkolenia, konfigurowała system, szykowała infrastrukturę informatyczną.

Dzięki temu nie tylko Kancelaria Andrzej Nowak, mogła skorzystać z rozwoju produktu, ale mogli to zrobić także inni. Biura mogą obecnie oferować swoim klientom samodzielne wystawianie dokumentów sprzedaży, wprowadzanie dokumentów kosztowych, kontrolowanie stanu rozliczeń oraz dostęp do wydruków poszczególnych dokumentów. Narzędzie to jest dostępne online z dowolnego miejsca i o dowolnej porze.

Otwartość na nowe funkcjonalności

Po wdrożeniu nastąpiła praca z samym systemem i jego dopracowywanie. enova365 to bowiem narzędzie otwarte dla Autoryzowanych Partnerów, umożliwiające dodawanie różnych funkcjonalności zgodnie ze zgłaszanymi indywidualnymi wymaganiami. Polska Grupa IT wykonała automat do fakturowania usług, już nie przez klientów biura, ale umożliwiający wystawianie faktur dla tych klientów.

Po roku kancelaria pracuje na enova365 a biznes się rozwija. Problemy są wyjaśniane na bieżąco, a cyfrowa transformacja nie jest jedynie planem na przyszłość, ale realną teraźniejszością.

Ty także możesz rozwinąć swój biznes z oprogramowaniem ERP enova365. Jesteś przedstawicielem biura rachunkowego? Sprawdź jakie możliwości daje Ci enova365!

Jaki system ERP dla biura rachunkowego wybrało Neofin

Innym przykładem wdrożenia systemu enova365 z sukcesem może być Biuro Rachunkowe NeoFin. Jego usługi w obszarze finansów i księgowości obejmują: outsourcing księgowy według krajowych i międzynarodowych standardów rachunkowości, sprawozdania finansowe, analizy finansowe, nadzór księgowy, standaryzację księgowości, specjalistyczne usługi rachunkowe, obsługę audytów i kontroli, konsolidację sprawozdań finansowych grup kapitałowych, sprawozdania GUS. W ofercie znajduje się również obsługa kadrowo-płacowa, gdzie zaangażowanie klienta jest zminimalizowane. Wszystkie te działania wymagają wsparcia odpowiedniego zaplecza technologicznego i uporządkowania wielu procesów.

System enova365 sprawdził się idealnie jako rozwiązanie dla firmy dzięki elastyczności i budowie modułowej. Pozwoliło to na dobór odpowiednich funkcjonalności dla nowoczesnego biura rachunkowego. Zaawansowany sposób przydzielania uprawnień przełożył się natomiast na stworzenie stanowisk odpowiednich dla funkcji poszczególnych członków zespołu.

Jak było?

Przed wdrożeniem systemu enova365 firma korzystała z prostego narzędzia informatycznego. Wykonywanie usług wiązało się więc z pracochłonnym ręcznym wykonywaniem czynności typu wprowadzanie i przenoszenie danych. Powodowało to często powstawanie błędów. Co więcej, dostęp klienta do swoich danych wymagał zaangażowania pracowników biura. Potrzebne było wsparcie w przeprowadzaniu procesów w sposób intuicyjny i płynny. Wyzwaniem stało się wprowadzenie zautomatyzowanego, elektronicznego obiegu dokumentów oraz efektywne rozliczanie i kontrola działań pracowników. Problem stanowiło też nastawienia do automatyzacji zadań pracowników i kontrahentów oraz kwestia bezpieczeństwa danych. Z tego powodu należało działać szybko.

System ERP został dostosowany przez Autoryzowanego Partnera enova365 – firmę XLE, do potrzeb zarządu, pracowników i kontrahentów Neofin. Usprawniona została w ten sposób praca oraz procesy zachodzące wewnątrz i na zewnątrz organizacji. Wdrożono moduły księgowe z pełną obsługą księgi handlowej, książki inwentarzowej, ewidencji środków pieniężnych wraz z importem wyciągów bankowych oraz moduł kadrowo-płacowy z rozwiązaniem do rozliczeń delegacji.

Co więcej, moduł Faktury pomógł usprawnić proces wystawiania dokumentów i ich ewidencję. Na podstawie umów abonamentowych klientów biura następuje automatyczne fakturowanie za pomocą jednego przycisku. Wprowadzony moduł DMS z możliwością OCR — konwersji zeskanowanych dokumentów do formatów edytowalnych — zautomatyzował ponadto pracę z danymi. Podobnie jak obieg dokumentów w module Workflow (przekazywanie dokumentów pomiędzy pracownikami oraz z klientami, archiwizacja, kontrola terminów realizacji zadań).

Co zyskał Klient?

Ryzyko błędów i opóźnień zostało zdecydowanie ograniczone. Pulpit Klienta Biura Rachunkowego umożliwił klientom firmy NeoFin dostęp do ich danych księgowych i podatkowych oraz stanu wzajemnych rozliczeń. Nastąpiła automatyzacja powiadomień związanych z rozrachunkami klienta.

Praca na systemie enova365 zwiększyła efektywność obiegu dokumentów i wydajność. Dzięki możliwościom oprogramowania ERP wiele procesów odbywa się już jedynie automatycznie. Nie ma potrzeby ręcznego wprowadzania danych, czy też drukowania i przechowywania papierowych wersji dokumentów.

Wpłynęło to na oszczędność czasu, przestrzeni, jak też papieru. NeoFin zyskał system dostosowany do swoich potrzeb – dzięki indywidualnej parametryzacji list i formularzy, stworzonym schematom księgowym oraz matrycom.

Wprowadzanie dokumentów do programu zostało zoptymalizowane dzięki OCR. Zeskanowane dokumenty w kilka chwil wprowadzane są do systemu enova365. Klienci firmy uzyskali dostęp do swoich danych księgowych i podatkowych. Dzięki pracy na wspólnej bazie mają poczucie posiadania własnego działu księgowego.

Mogą samodzielnie wprowadzać dane, a informacje ze strony biura rachunkowego spływają zdecydowanie szybciej. Dodatkowo połączenie w systemie z bankami eliminuje konieczność logowania na stronę banku, w celu sprawdzenia salda czy dokonania przelewów. Konsultanci z firmy XLE, Autoryzowanego Partnera enova365, po wdrożeniu systemu przekazali pracownikom firmy NeoFin niezbędną wiedzę, potrzebną do efektywnej pracy. Dzięki temu biuro bez problemu odnalazło się w nowej rzeczywistości cyfrowej.

Jaki system ERP dla biura rachunkowego zapewni wyższy poziom obsługi

Jak widzimy, obecne rozwiązania IT mogą wynieść biuro rachunkowe na zdecydowanie wyższy poziom. Automatyzacja nie zastępuje pracy specjalisty, a zdecydowanie ją ułatwia, pozwalając skupić się na tematach strategicznych i dopilnowaniu porządku. Powinna być wdrożona w każdej firmie, która myśli o dalszym dynamicznym rozwoju i dążeniu do nowoczesności. Skalowalność rozwiązania ERP i jego elastyczność okazują się w takich przypadkach kluczowe.

Zobacz też referencje z wdrożenia systemu enova365 w Four Tax Group.

Dynamiczne zmiany przepisów prawa, postęp technologiczny, a także coraz większe wymagania klientów to wyzwania, jakie stawiane są biurom rachunkowym w dzisiejszych czasach coraz częściej. To, w jaki sposób właściciele biur reagują na zmieniające się otoczenie ma kolosalny wpływ na prowadzoną przez nich działalność. Można stwierdzić, że firmy, które w najbliższym czasie nie będą inwestować w narzędzia IT do prowadzenia swojej działalności, znikną z rynku. Już dziś wiele obowiązków prawnych wykonywanych jest drogą elektroniczną, a będzie ich coraz więcej. Nie daj się wyprzedzić konkurencji.