SAP ERP dla NAPRAWDĘ początkujących – część 1

Jeśli stoisz przed decyzją dotyczącą zmiany pracy, w której jednym z wymogów jest znajomość systemu SAP to bardzo dobrze trafiłeś. Możliwe nawet, że już pracujesz w firmie, która korzysta z tego oprogramowania, ale chciałbyś dowiedzieć się o nim nieco więcej. Być może jesteś przerażony ogromem transakcji biznesowych, które ten system obsługuje. Pierwsze wrażenie może przyprawić o zawrót głowy. Początkowo system ten wydaje się niewyobrażalnie trudny. Wprost nie do ogarnięcia! Sprawa komplikuje się jeszcze bardziej gdy spróbujesz sam, na własną rękę, szukać podręczników szkoleniowych w sieci (zwłaszcza w języku polskim). Nawet jeśli coś się znajdzie to trzeba być ekspertem by to zrozumieć! Ot taki zabawny paradoks, gdybym był ekspertem to nie musiałbym szukać pomocy w necie, więc dlaczego tematyka SAP wydaje się być tak skomplikowana dla laika?

To jest kwestia słownictwa i bariery językowej między językiem stosowanym przez ekspertów a początkującymi użytkownikami. Ale głowa do góry! Przejdźmy przez to razem, krok po kroku, „jak krowie na rowie”od początkującego do eksperta! Aż wreszcie zauważysz, że  system SAP ERP nie jest trudny, a nawet bardzo wciągający i z czasem porównasz go do bardzo dobrej, wciągającej gry strategicznej.

Zatem bierzmy się do roboty i zacznijmy od początku!

Czym jest ERP i jaką rolę pełni w firmie?

Zanim przejdziemy do oprogramowania ERP warto wspomnieć o tym co w ogóle oznacza ten skrót. Nazwa ERP pochodzi z angielskiego „Enterprise Resource Planning” czyli „planowanie zasobów przedsiębiorstwa”. Wikipedia precyzuje ten termin jako metoda efektywnego planowania i zarządzania zasobami firmy.  Pamiętajcie, że z jednej strony na zagadnienie ERP możemy patrzeć jako na metodę planowania a z drugiej mówiąc „ERP” – możemy mieć na myśli system informatyczny, który służy do realizacji tej metody.

Głównym zadaniem systemów ERP jest gromadzenie danych, które wprowadzane są do wspólnej bazy danych przez pracowników różnych działów firmy, korzystających z tej samej bazy danych. Wprowadzanie danych do systemu odbywa się za pomocą transakcji SAP, które odzwierciedlają faktyczne zdarzenia biznesowe w czasie rzeczywistym. Np. sprzedaż, przyjęcie towaru, transporty, czy procesy związane z magazynowaniem. Posiadanie takich danych daje nam możliwość szybkiego wglądu w raporty controllingowe dzięki czemu można szybko wychwycić zaburzenia w stabilności procesów, w generowaniu kosztów czy zysków. A wszystko po to by zrealizować cel numer jeden każdego przedsiębiorcy, czyli: obniżenie kosztów, wzrost zysku, redukcja reklamacji i stale rosnąca kwota na  koncie 😉

Przed każdym wdrożeniem systemu SAP firma musi się zdecydować jaką formę implementacji powinna wybrać. Każde przedsiębiorstwo w momencie wdrażania systemu decyduje, czy chce go wdrożyć tylko dla wybranej komórki lub działu firmy (krok po kroku dla wybranego modułu), czy może jednak wdrożenie powinno dotyczyć całej organizacji. W tej pierwszej formie wdrożenie jest łatwiejsze, ponieważ dotyczy mniejszej liczby użytkowników (a tym samym szkoleń), mniejszej liczbie danych, które muszą zostać zintegrowane z systemem i mniejszej liczbie procesów do skonfigurowania.

Wdrożenie systemu SAP jest bardzo kosztownym i ważnym przedsięwzięciem, który ma przeogromny wpływ na funkcjonowanie firmy. Aby lepiej zrozumieć wpływ systemu ERP na przedsiębiorstwo, spójrz na rysunek 1:

Zwróć uwagę na powyższy schemat. Firma może posiadać kilka działów. Oczywiście to zależy od tego jaki prowadzi charakter działalności, bo nie każda firma musi posiadać magazyn – może zajmować się tylko sprzedażą usług, zamiast produktów. Trudno się nie zgodzić z tym, że na pewno każda firma posiada dział księgowości, który zajmuje się fakturami i płatnościami i wszelkiego rodzaju rozliczeniami oraz sprawozdaniami okresowymi (m.in. sprawozdania do GUS, UR itd.). Poza tym dział ten zajmuje się bilansami i rachunkiem zysków i strat. Jednym słowem oprócz raportowania obsługuje wszelkie zdarzenia księgowe. Dział księgowości obsługuje moduł finansowy systemu ERP.

Bardzo istotnym jest fakt, że księgowość obsługuje i aktualizuje dokumenty, do których utworzenia sam się przyczyniłeś (choć niekoniecznie świadomie). Np. Ty jako użytkownik modułu sprzedaży i dystrybucji, czy gospodarki materiałowej, w jakiejś transakcji wprowadzasz dane za które jesteś odpowiedzialny a te dane mają wpływ na to co się później wydarzy na ostatnim szczeblu struktury systemu (czyli w księgowości lub w dziale kontrolingu). Pomimo, że pracujesz w odrębnym dziale to edytujesz dane w tabelach bazy danych, z których korzysta właśnie dział controlingu. Idąc dalej zauważ, że tworząc czy edytując jakiekolwiek dane transakcyjne dokonujesz za ich pomocą zmian w bazie danych, która jest wspólna dla całej firmy.

To samo się tyczy danych magazynowych – wszelkie ruchy wejścia towarów czy wydania mają wpływ na zdarzenia powodujące ilościowe i wartościowe zmiany zapasów. Możesz nawet nie być świadomy, że kiedy kompletujesz zlecenie na magazynie to dokument ten został utworzony w referencji do zlecenia produkcyjnego utworzonego przez dział produkcji, a to zlecenie produkcyjne z kolei zostało utworzone w referencji do zlecenie sprzedaży utworzonego przez dział sprzedaży. Mimo, że myślisz, że jesteś szarym żuczkiem i nawet jeśli wykonujesz jedną małą nic nie znaczącą dla ciebie czynność to wiedz, że masz wpływ na dane, które były edytowane przez kilka osób przed tobą i które będą . przetwarzane długo po tobie. Nawet wtedy gdy już dawno zapomnisz o wspomnianym zleceniu to nawet po kilku miesiącach czy roku, ktoś w dziale controllingu może wykonywać raport uwzględniający zdarzenia, którego wykonawcą byłeś właśnie Ty.

Tak więc, wszystkie działy firmy edytują i wprowadzają dane do tabel jednej wspólnej bazy danych. Robią to z poziomu różnych modułów systemu w zależności od działu w jakim pracują. Dane te następnie są wykorzystywane przez kontroling operacyjny. Dział kontrolingu tworzy raporty analiz kosztów i przychodów, planowania i budżetowania i wszelkich innych raportów jakie tylko firma zapragnie. Wszystkie dane wprowadzane są do bazy danych w czasie rzeczywistym i w tym samym czasie mogą być również wykorzystane. Ale co się dzieje później?

Jeśli dane są starsze niż zdefiniowany okres czasu to trafiają do archiwum. Tym archiwum właśnie jest hurtownia danych SAP. Jest to ogromny zbiór danych już zakończonych i archiwalnych, które można wykorzystać do sporządzania raportów i analiz np. za pośrednictwem tak zwanego SAP BI (businees inteligence). Jeśli jeszcze raz zerknieesz na diagram to zauważysz, że brakuje w nim jeszcze dwóch bardzo istotnych jednostek, które znajduje swoje miejsce w systemie ERP.  Mowa tu oczywiście o administratorze systemu oraz o użytkownikach.

Musisz mieć świadomość tego, że oprócz użytkowników końcowych działających w systemie ERP, firma musi posiadać również użytkowników kluczowych i administracyjnych. Użytkownik kluczowy jest ogniwem łączącym użytkownika końcowego z administratorem systemu. Zazwyczaj administratorów jest kilku, każdy jest specjalistą w jednym lub w kilku modułach, a to znaczy, że firma może posiadać administratora systemu ERP modułu finansowego, osobno konsultanta od modułów logistycznych, i od HR (Human Resource czyli kadry). Powyższy diagram powinien pomóc ci w wyobrażeniu ogromu systemów ERP. Systemy te są kręgosłupem firmy, są jak żywy organizm, gdzie każda aktualnie wykonana zmiana ma wpływ na kondycję całej firmy. Musisz pamiętać również o tym, że dosyć często systemy ERP komunikują się również z innymi systemami w firmie, np. z systemem wspierającym produkcję. Właśnie dlatego bardzo duże znaczenie ma rzetelne i dokładne wprowadzanie danych, po to aby mogły być prawidłowo przetworzone w innym systemie.

Na rynku dostępnych jest wielu dostawców oprogramowania ERP. Firma SAP nie jest jedyną, choć zdecydowanie znajduje się w czołówce. Przyjrzyjmy się zatem bliżej oprogramowaniu SAP.

Czym jest oprogramowanie SAP ERP?

SAP ERP jest jednym z produktów oprogramowania opracowanym przez firmę SAP, która jest liderem numer jeden na rynku dostawców systemów klasy ERP. Nazywanie systemu SAP programem, nie do końca jest poprawne. Właściwie SAP jest ogromną platformą lub zintegrowanym pakietem modułowym oprogramowania ERP. Jak omówiliśmy wcześniej – jego głównym celem jest wspieranie zarządzania przedsiębiorstwa i jego wszystkimi zasobami. SAP ERP jest następcą poprzedniej wersji SAP R/3. Ewolucja tego systemu jest bardzo długa i rozwinęła się do nie wyobrażalnych rozmiarów.

Szczegółowe omówienie ewolucji oprogramowania SAP wymagałoby napisania prawdziwego eseju, dlatego my skupimy się krótko na kluczowych etapach ewolucji SAP. Moim zdaniem każdy miłośnik SAP-a powinien je znać. Ktoś mógłby powiedzieć: „na co to komu potrzebne?”. Chodzi o to, że znajomość historii rozwoju SAP, naprawdę wierzcie mi, pomaga bardzo zrozumieć metody działania samego oprogramowania a także jest niezbędna m.in. do komunikowania się z innymi użytkownikami w społeczności SAP. Szukając pomocy wśród innych użytkowników SAP (np. ForumSAP.PL) bardzo istotną wskazówką może być informacja o tym na jakiej wersji systemu pracujesz. Pytając o cokolwiek nie dość, że dobrze jest wiedzieć na czym pracujesz to jeszcze pomocna jest wiedza teoretyczna i znajomość terminów SAPowych. Na co dzień spotykam się z żargonem zrozumiałem tylko w wąskim gronie użytkowników jednej komórki firmy i niekiedy zajmuje wiele czasu ciąganie ludzi za język tylko po to by dojść do sedna ich problemu. Właśnie dlatego teoretyczna wiedza na temat SAP wydaje się być zbawieniem. Ale wracając do tematu to wiedza na temat historii ewolucji SAP pozwala także zrozumieć sens podziału na moduły oraz zależności pomiędzy nimi, a to z kolei znacznie ułatwia poruszanie się po menu SAP. Oprogramowanie SAP ERP nie zawsze było takie jak teraz – kiedyś istniał tylko jeden moduł finansowo-księgowy, a dopiero później producent SAP poszerzał oprogramowanie o kolejne obszary. Ale zacznijmy od początku.

Historia SAP ERP – wersja R/1 i R/2.

Początki firmy SAP sięgają roku 1972. Wtedy to w Niemczech, dzięki współpracy pięciu byłych inżynierów IBM, narodził się pomysł utworzenia programu do rejestrowania zdarzeń finansowo-księgowych. Dzięki tym pięciu nazwiskom dzisiaj firma SAP zatrudnia ponad 96.000 pracowników z ponad 140 krajów. Założyciele firmy SAP:

1. Dietmar Hopp.
2. Klaus Tschira.
3. Hans-Werner Hector.
4. Hasso Plattner.
5. Claus Wellenreuther.

Jeśli jesteś biegły w języku angielskim to polecam skorzystać z oficjalnej strony SAP. Znajdziecie tam bardzo szczegółowy opis historii firmy:  https://www.sap.com/corporate/en/company/history.html

Otóż pierwszym produktem firmy SAP był program typowo księgowy (RF – real time financial), który obsługiwany był z poziomu DOS’a, bez żadnego serwera bazy danych. Otóż w tamtych czasach nośnikami danych były karty dziurkowane, zwane również perforowanymi. Dla mnie i dla większości z Was pewnie jest to totalna nowość a nawet niektórych może zaskoczyć fakt iż ówczesna technologia pozwalała na zaledwie kilka kilobajtów danych możliwych do zapisania w pamięci. Szperając w wikipedii dowiemy się, że karty były dziurkowane za pomocą maszyny nazywanej dziurkarką, później za pomocą sprawdzarki weryfikowano poprawność wprowadzonych danych. Następnie takie karty wkładano do czytnika kart, który podłączony był do komputera. Wyobraźcie sobie, że dane z tych kart były wprowadzane do komputera dopiero w nocy. Przez cały dzień nanoszono dane na karty a w nocy były wczytywane do komputerów, czyli nie można tutaj mówić o real-time.

Założyciele SAP spędzali większość czasu w centrum danych swojego pierwszego klienta (niemieckiej firmy w branży chemicznej), gdzie wypracowali system dla księgowości pracujący na serwerach IBM i systemie DOS. Pracowali głównie na weekendy i w nocy. Ostatecznie produkt RF został nazwany SAP R/1 co oznaczało real time processing. Dlaczego nazwali swój produkt real-time? Ponieważ zamiast mechanicznego przechowywania i przetwarzania danych na wspomnianych kartach dziurkowanych, przechowywali je lokalnie w systemie elektronicznym. Dlatego właśnie można śmiało powiedzieć, że był to systemem wykorzystujący dane w „czasie rzeczywistym”.

Siedziba firmy mieściła się wtedy w Meinheim w Niemczech. W 1976 roku firma przekształciła się w SAP GMBH a rok później jej siedziba została przeniesiona do Waldorf w Niemczech i jest tam po dziś dzień.

Historię SAP obrazuje rysunek nr 2.

W roku 1979 firma SAP dokonała milowego kroku. Dlaczego? Ponieważ zaczęli pracę z nowym produktem SAP R2 i zaczęli korzystać ze swoich własnych serwerów. Do tej pory korzystali z serwerów klientów i w ten sposób rozwijali swój produkt. Tak więc w 1979 roku SAP po raz pierwszy korzysta z własnego scentralizowanego serwera (opartego na mainframe). Posiadali już scentralizowany system, który pozwalał na przetwarzanie danych w czasie rzeczywistym. Serwer znajdował się wynajmowanym pomieszczeniu, ale był własny a to już coś. Teraz zaczęto myśleć o wybudowaniu własnego obiektu dla serwerów. Tutaj ciekawostka jak wyglądał interfejs SAP:

Ogromnym krokiem był nie tylko fakt korzystania z własnego serwera ale również z rozwoju obsługiwanych obszarów firmy. SAP obsługiwał już nie tylko obszary finansowe, ale również logistyczne, produkcyjne, i kadrowe. System ten w odróżnieniu od poprzedniego był systemem dwuwarstwowym. Serwer prezentacji i aplikacji był pierwszą warstwą i drugą warstwę stanowił serwer bazy danych.

W 1981 roku SAP pojawił się po raz pierwszy na targach IT Systems w Monachium w Niemczech i właśnie tam zaprezentował wspomniany system SAP R/2.

Rok później SAP świętuje już swoje dziesięciolecie. W tym czasie 250 firm w Niemczech, Austrii i Holandii korzysta z ich oprogramowania. W 1989 roku SAP wprowadza nowy, bardziej przyjazny interfejs dla SAP R / 2. Firma rozpoczyna także różne projekty rozwojowe – w obszarze produkcji i innych – za pomocą nowych narzędzi, takich jak środowisko programistyczne ABAP/4.

Historia SAP ERP – wersja R/3 i dalsze.

Lata 90 były bardzo rozwojowe. Firma emitując akcje uprzywilejowane, zwiększyła swój kapitał do 85 milionów DM. Te dodatkowe fundusze umożliwiły jej sfinansowanie przyszłych inwestycji (badania w celu dalszego rozwoju SAP R / 2 i nowego systemu SAP R / 3). Firma posiadała już 1700 pracowników, którzy pomagli przekroczyć 500 milionów DM przychodów. Po udanych instalacjach z wybranymi klientami pilotażowymi SAP przedstawił wersję SAP R/3 i wkroczył na nowy poziom rozwoju. Oczekując wysokiego popytu na SAP R/3, firma rozszerzyła swoją strategię partnerską. Niezależne firmy konsultingowe, które zostały ich partnerami, wspierały klientów we wdrażaniu nowego systemu. Architektura serwera klienta oparta już była na trzy-warstowej koncepcji (którą opiszemy w dalszej części).

Wraz z wydaniem SAP R3, nastąpił przełom dla firm, ponieważ mogły w tym samym czasie wprowadzać dane do jednej wspólnej bazy danych i to w każdej komórce organizacyjnej firmy. Przedsiębiorstwa mogły wdrażać systemy modułowo, np. oddzielnie dział produkcyjny, księgowy, dział sprzedaży, zaopatrzenia, HR itd. Jednym słowem wersja SAP R3 stając się kręgosłupem firmy, obsługiwała już praktycznie każdy jej obszar, za pomocą tylko jednego systemu. Po opracowaniu wersji SAP R3, firma SAP rozpoczęła ekspansję na rynek amerykański stając się tym samym liderem numer 1 na rynku oprogramowania ERP.

W 2004 r uruchomiono SAP Netweaver, który był nową platformą integracji i aplikacji i tym samym produkt SAP R3 przekształcił się w produkt SAP ERP (zwanym również ECC – Enterprise Central Component). Już wtedy 24 000 klientów korzystało z 84 000 instalacji oprogramowania SAP w ponad 120 krajach. Po 2005 r. nazwa firmy SAP zmieniła się na SAP AG a w 2014 z kolei na SAP SE.

Kolejnym przełomem było wejście na rynek produktu SAP S/4 HANA, korzystającego z superszybkiej bazy danych HANA, która pozwala na przetwarzanie ogromnej ilości danych w czasie rzeczywistym, a żeby tego było mało dane te mogą być przechowywane w chmurze. Produkt SAP S/4 HANA wydano w 2015 roku i zrewolucjonizował on rynek systemów ERP. Pozwala on na wprowadzanie i przetwarzanie danych za pomocą przeglądarki internetowej za pośrednictwem bardzo przyjaznego i intuicyjnego dla użytkownika interfejsu FIORI.

Poza tym jak przystało na XXI wiek system ten pozwala na wykorzystanie inteligentnej automatyzacji opartej na sztucznej inteligencji i  robotyce, umożliwia użycie wbudowanych wysokorozwiniętych narzędzi analitycznych, a także wcielić w życie już skonfigurowane, gotowe do użycia scenariusze wdrożeniowe, nawet przy użyciu chmury. Więcej na ten temat możecie przeczytać na stronie SAP. Wydanie tego rewolucyjnego systemu zasmuciło nieco posiadaczy SAP ERP, ponieważ ogłoszono datę końca wsparcia dla tego systemu na rok 2025 (później przesunięto do 2027). Po wejściu na rynek SAP S/4 HANA, stary SAP ERP stał się takim Windowsem XP (którego wielu ludzi kocha, mimo, że wsparcie Microsoftu się dla niego zakończyło) a SAP S/4 HANA Windowsem 10, który jest w stanie zapewnić utrzymanie się firmy w szeroko rozwijanej epoce cyfryzacji.

Tak w wielkim skrócie wygląda historia SAP ERP. Wiemy już czym różniły się poszczególne wersje od siebie, ale wciąż nic nie wiemy na temat tego jak SAP zaprojektowany jest w środku. Co dzieje się w „bebechach” systemu podczas codziennej pracy przeciętnego użytkownika. Dlaczego poprzednie wersje działały wolniej – to wszystko dzieje się za sprawą wspomnianych wcześniej warstw, które bardziej szczegółowo i w prostych słowach omówimy w kolejnej części tej serii.

Zatem w następnym wpisie „SAP dla naprawdę początkujących” przyjrzymy się bliżej warstwom oraz obszarom i modułom jakie wspiera system SAP ERP. Następnie przejdziemy wreszcie do aplikacji GUI (służącej do logowania do systemu). Dziękuje za uwagę i do następnego razu! 🙂