11 kluczowych KPI jakie powinien mieć twój ERP

Czym dokładnie jest KPI? KPI, czyli kluczowe wskaźniki efektywności, to punkty pomiaru, które decydują o sukcesie organizacji. Są one zazwyczaj mierzone za pomocą zaawansowanych funkcji analizy i raportowania, które wykorzystują narzędzia business intelligence (BI), takie jak wykresy, pulpity, wyświetlacze, wykresy i raporty. Producenci używają KPI do pomiaru i oceny sukcesu zgodnie z krytycznymi celami biznesowymi. Podejmowanie rozsądnych decyzji biznesowych w oparciu o istotne dane w czasie rzeczywistym jest nieocenione na dzisiejszym hiperkonkurencyjnym rynku.

Kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), które należy śledzić w biznesie, powinny być oparte na unikalnych wymaganiach i potrzebach. Na przykład, firma produkująca procesy może potrzebować więcej wizualnych i aktualnych informacji geograficznych związanych ze statusem zamawianych materiałów ze względu na wrażliwość składników w tranzycie. Z drugiej strony, producent B2C może być szczególnie zainteresowany terminowością dostaw, ponieważ może poprawić wskaźniki utrzymania klientów i wygenerować pozytywny przekaz ustny.
W następnej sekcji omówimy niektóre z podstawowych wskaźników KPI produkcji, które wielu producentów śledzi, ale pamiętaj, że najlepsze wizualizacje KPI dla twojego biznesu zależą od unikalnych przepływów pracy w twojej firmie.

 

Niezależnie od tego, czy kupujesz nowy program produkcyjny, czy też po prostu próbujesz skonfigurować swój obecny system, ważne jest, aby śledzić wskaźniki KPI planowania produkcji w celu pomiaru takich czynników, jak sukces i wydajność. Oto lista kilku ważnych i powszechnych przykładów kluczowych wskaźników wydajności produkcji, które powinno śledzić oprogramowanie:

1. Czas cyklu

Ważnym wskaźnikiem KPI produkcji, który należy śledzić, jest czas cyklu produkcji od początku do końca tworzenia produktu i od produkcji gotowej do rzeczywistej wysyłki. Jest to tzw. czas cyklu w łańcuchu dostaw. Narzędzia produkcyjne mogą wygodnie i automatycznie śledzić te informacje, pomagając Twojej firmie odkryć sposoby na poprawę szybkości przy jednoczesnym utrzymaniu jakości. Twój program produkcyjny może pokazać, które procesy pochłaniają czas i skierować Cię we właściwym kierunku w kierunku działań, które mogą uczynić je bardziej wydajnymi. Wskaźniki KPI produkcji mogą pokazać Ci, czy musisz znaleźć lepszy sposób na szybkie przemieszczanie surowców, czy dostawcy nie osiągają Twoich celów lub czy czas konfiguracji jest zbyt długi.

Możesz również śledzić czas cyklu poszczególnych procesów. Na przykład, możesz przeanalizować czas pomiędzy cyklami. Jest to czas pomiędzy zapłatą za surowiec do wytworzenia produktu, a ewentualną zapłatą od klienta za wyprodukowany produkt końcowy. Możecie Państwo również śledzić rzeczywisty czas cyklu zamówienia klienta, jeśli jesteście zainteresowani stroną dystrybucyjną Państwa działalności. Mierzy on czas od momentu złożenia zamówienia przez klienta do momentu jego ostatecznego otrzymania.

 

2. Obroty magazynu

Wiedza o tym, jak często Twoja firma całkowicie sprzedaje i zastępuje całe swoje zapasy w określonym czasie, jest dla producentów niezbędną informacją. Ponieważ wiele firm ma zazwyczaj znaczną ilość pieniędzy związanych z zapasami, korzystne jest, aby wiedzieć, które praktyki związane z zapasami są nieefektywne, a które produktywne. Wolno poruszające się artykuły w magazynie mogą zajmować cenną przestrzeń i sprawiają, że magazyn jest mniej wydajny.

Korzystając z danych produkcyjnych, można szybko sprawdzić, które towary mają najwyższe koszty eksploatacji. Stamtąd można opracować strategie poparte danymi, aby znaleźć sposób na szybsze przemieszczanie tego produktu lub zmniejszenie jego zapasów w magazynie.

3. Odchylenie od stanu magazynowego

Jako producent i ktoś, kto regularnie zajmuje się listami zapasów, prawdopodobnie dobrze wiesz, jak bardzo rzeczywiste poziomy zapasów mogą różnić się od tych, które są ręcznie oznaczone w dokumentacji. Chociaż możesz zrobić wszystko, co w Twojej mocy, aby śledzić wszystkie materiały wchodzące i wychodzące z Twoich magazynów i zakładów, nadal istnieje duże prawdopodobieństwo wystąpienia odchyleń.

Jednakże, dzięki rozwiązaniu produkcyjnemu, można drastycznie obniżyć poziom odchyleń. Wszystkie transakcje inwentaryzacyjne są przeprowadzane w oprogramowaniu w czasie rzeczywistym za pomocą systemu zarządzania magazynem. Systemy te zawierają zaawansowane narzędzia, takie jak technologia RFID lub ustalone możliwości, takie jak kodowanie kreskowe. Systemy produkcyjne zapewniają dokładniejsze rejestrowanie numerów i usprawniają sposób śledzenia wszelkich odchyleń, które mogą się jeszcze pojawić.

4. Koszty

Śledzenie kosztów każdej czynności i każdego składnika, który wchodzi w skład produktu, jest wyzwaniem, szczególnie dla producentów procesów. Jednak dzięki systemowi produkcji lub ERP możesz śledzić każdy koszt poniesiony w trakcie procesu produkcji. Obejmuje to koszty pracy, sprzętu, surowców/składników, obsługi, koszty lądowania, dystrybucji i inne. Jest to ważny wskaźnik KPI produkcji dla planowania produkcji do rozważenia, ponieważ ceny i przychody są bijącym sercem biznesu.

Oprócz śledzenia kosztów, systemy ERP mogą być również wyposażone w moduł BI, który może pokazywać trendy kosztowe. Wiele systemów oferuje prognozy kosztów w celu wizualizacji miejsca, w którym prawdopodobnie będziesz wydawać pieniądze w przyszłości. Narzędzia te mogą być wykorzystane do zrozumienia, ile dokładnie kosztów wychodzących ponosisz. Mogą one również pomóc w podjęciu decyzji, jaką strategię finansową należy zastosować w przyszłości. Wykorzystując dane finansowe, możesz na przykład zdecydować się na zakup tańszych materiałów lub podnieść koszt swojego produktu.

5. Przestój

Kiedy produkcja jest wstrzymana, Twoja firma nie pracuje tak efektywnie jak mogłaby i nie osiąga maksymalnego potencjału. Aby zminimalizować czas przestoju, musisz zrozumieć, dlaczego tak się dzieje, i zapisać to uzasadnienie w swoim rozwiązaniu programowym. W ten sposób system pozwoli Ci odkryć wzorce, które prowadzą do przestojów, poprzez analizę danych.

Na przykład, czy stale wstrzymujesz produkcję z powodu awarii sprzętu? Być może musisz zmienić sposób zarządzania zasobami. Czy błędy pojawiają się z powodu błędu operatora? Być może będziesz musiał zaoferować więcej szkoleń dla swoich pracowników. Być może stale obserwujesz skażenie partii i musisz szukać pierwotnej przyczyny problemu. Niezależnie od tego, jaka jest główna przyczyna przestoju, ERP lub program produkcyjny może skonsolidować i ocenić wskaźniki KPI produkcji, aby pomóc Ci w podejmowaniu lepszych decyzji biznesowych.

6. Współczynnik odrzucenia

Zmniejszenie ilości złomu powstającego w procesie produkcji może przyczynić się do zwiększenia rentowności Twojej organizacji. Za pomocą oprogramowania produkcyjnego można mierzyć współczynnik odrzutów jako KPI i monitorować współczynnik złomu dla różnych produktów, wraz ze śledzeniem procentowym współczynnikiem wydajności w BOM (bill of materials). Możesz dodatkowo wykorzystać te dane do zmierzenia różnic pomiędzy ilością złomu, który prognozowałeś, a ilością rzeczywiście powstałą.

7. Dane finansowe

Monitorowanie finansów jest konieczne, jeśli chcesz zrozumieć, jak działa Twoja firma i czy możesz osiągnąć wyznaczone cele. Raporty dotyczące zobowiązań i należności, przepływów pieniężnych, rachunku zysków i strat, bilansu i innych danych mogą być generowane z Twojego rozwiązania ERP, aby dać Ci dokładny obraz kondycji finansowej firmy.

Wskaźniki KPI ERP mogą również pomóc określić przepływy pieniężne z działalności operacyjnej, wskaźnik szybki, wskaźnik bieżący i inne wskaźniki, aby wpłynąć na krótkoterminowe i długoterminowe cele. Korzystając z tych punktów danych, jesteś w stanie dokonać bardziej świadomego osądu przy podejmowaniu decyzji o alokacji swoich zasobów finansowych.

8. Sprzedaż

Sprzedaż jest śledzona na wiele różnych sposobów w ramach danego rozwiązania produkcyjnego. U podstaw systemu leżą typowe metryki, takie jak czas reakcji, tempo kontaktu i monitorowanie. Te punkty danych są prawdopodobnie bardzo ważne dla Twojego zespołu sprzedaży w zrozumieniu, co mógłby zrobić, aby poprawić liczbę transakcji, które zamykają.

Korzystną opcją dla producentów poszukujących zwiększonej funkcjonalności sprzedaży w swoim programie jest wdrożenie CRM, który ma integrację z ERP. Z tego typu rozwiązania, można szybko analizować, zarządzać i synchronizować sprzedaż, aby zobaczyć, czy spełniasz swoje inicjatywy sprzedaży. CRM zintegrowany z systemem ERP może również pomóc w śledzeniu informacji, takich jak dane o klientach i informacje dotyczące poprzednich rozmów, aby jeszcze bardziej wspomóc Twój zespół sprzedaży.

9. Kontrola jakości (QC) i zapewnienie jakości (QA)

Istotne jest, aby znać stan surowców dostarczanych przez Państwa dostawców i mieć pewność, że Państwa produkty są bezpieczne i zgodne z oczekiwaniami Państwa klientów. Systemy ERP oferują poziom widoczności niedostępny w wielu innych systemach oprogramowania. Na przykład, systemy ERP zapewniają narzędzia śledzenia, takie jak numery seryjne, które pozwalają na śledzenie gotowych produktów według partii i daty. Jest to niezwykle użyteczne, zwłaszcza jeśli miałbyś się dowiedzieć, że Twój produkt jest skażony lub uszkodzony w inny sposób.

Dzięki identyfikowalności, możesz wycofać z rynku tylko produkt, którego dotyczyło wycofanie z rynku lub problem z jakością. Pozwala to na utrzymanie jakości przy jednoczesnej minimalizacji kosztów. Rozwiązania ERP dostarczają również narzędzia audytowe, dzięki którym można prześledzić kolejne kroki w przypadku pojawienia się problemów z produktem.

10. Zarządzanie zamówieniami

Im lepiej rozumiesz swoje działania w zakresie zarządzania zamówieniami, tym bardziej konsekwentnie możesz realizować zamówienia o najwyższej jakości i efektywności. Śledzenie wskaźników KPI w zarządzaniu zamówieniami zmniejsza również liczbę zwrotów, które trzeba będzie przetwarzać. Liczba zwrotów zleceń sprzedaży, których doświadcza Twoja firma z powodu niewłaściwych wysyłek, błędów i usterek może zniszczyć reputację Twojej marki i doprowadzić do niezadowolenia klientów. Mając do dyspozycji potężne rozwiązanie ERP lub oprogramowanie produkcyjne, będziesz miał większy wgląd w to, co powoduje tego typu problemy, a także będziesz mógł skorygować sytuacje, które powodują błędy.

Dodatkowo, z oprogramowaniem ERP, można śledzić średnią wartość zamówienia, średni czas poświęcony na zamówienia klientów, procent zwrotu, działalności gwarancyjnej, stopy zwrotu i więcej. Wszystkie te przykłady metryczne ERP dają cenny wgląd w to, jak można poprawić swoje procesy i zwiększyć zadowolenie klientów.

 

11. Inne trendy

Twoje oprogramowanie ERP może pomóc w ocenie trendów konsumenckich i przewidywaniu przyszłych wzorców zachowań. Może również zawierać informacje związane z datami kalendarzowymi, warunkami pogodowymi, wzrostem w handlu elektronicznym i ceną paliwa, które mogą mieć wpływ na Twoją działalność w zależności od produktów, które produkujesz i Twojej branży.

Oprogramowanie produkcyjne umożliwia dostęp do danych historycznych i danych w czasie rzeczywistym, wraz z zewnętrznymi zasobami danych. Dzięki możliwościom pakietu business intelligence w ramach Twojego systemu ERP, możesz łatwo manipulować dashboardem, metrykami produkcyjnymi i dzielić się krytycznymi danymi o trendach w całej organizacji.

 

Co to jest wskaźnik wiodący i wskaźnik opóźnienia?

Zanim sfinalizujesz listę wskaźników KPI, które chcesz mieć wyraźnie reprezentowane w swoim oprogramowaniu produkcyjnym, powinieneś rozważyć dodanie zarówno wiodących wskaźników KPI i wskaźników opóźnienia. Co dokładnie oznaczają te terminy? Wiodący wskaźnik KPI to metoda pomiaru nakładów, które są niezbędne do osiągnięcia celów Twojej firmy. Na przykład, jeśli chcesz dodać kolejnych 50 klientów w ciągu najbliższych sześciu miesięcy, możesz zmierzyć KPI takie jak procent zamkniętych leadów, ilość pieniędzy wydanych na różne rodzaje reklamy, itp. Grupując i analizując te wskaźniki, można znaleźć trendy, które mają wpływ na to, jak szybko zdobywasz klientów.

Wskaźnik opóźnienia mierzy wyniki Twoich wysiłków. W powyższym przykładzie, wskaźnikiem opóźnienia byłoby dodanie 50 klientów w ciągu sześciu miesięcy. Zasadniczo, wskaźnik opóźnienia jest wynikiem twoich działań (mierzonych za pomocą twoich wskaźników wiodących). Wskaźniki opóźnienia są łatwe do zmierzenia – czy pozyskałeś jeszcze 50 klientów czy nie? – ale może być trudno wiercić w dół, jeśli potrzebna jest poprawa lub jeśli próbujesz odkryć metodologię, która doprowadziła do sukcesu.

Ogólnie rzecz biorąc, przy opracowywaniu strategii KPI ważne jest uwzględnienie zarówno wskaźników opóźnionych w rozwoju, jak i wskaźników wiodących, ponieważ jest to sposób na aktywne dążenie do poprawy Twojej działalności poprzez mierzenie wymiernych wyników. Aby rozpocząć ten proces, musisz opracować cel końcowy lub wskaźnik opóźnienia (który być może masz już w głowie, szczególnie jeśli rozważasz nowe lub zaktualizowane oprogramowanie produkcyjne), tak aby móc poprawić działania i potencjalnie wygenerować większe przychody.