Czym jest transformacja cyfrowa twojego biznesu? Wciąż przeraża Cię widmo karkołomnego procesu wdrożeniowego? Nie musi tak być – poznaj pierwsze kroki na ścieżce zrównoważonej transformacji i przekonaj się jak znaleźć rozwiązania dopasowane do Twoich potrzeb.

3 blokady do prawdziwej transformacji biznesu ERP

Technologia Enterprise, z systemami ERP stała się fundamentem zapewniającym zoptymalizowane funkcjonowanie firm w niemal wszystkich branżach. Jak wykorzystać płynący z niej potencjał, a jednocześnie zachować zdrowy umiar przy optymalizacji budżetu? Czy szybka cyfryzacja wielu obszarów na raz to recepta na sukces? i jak może odbić się zbytnie oszczędzanie na dodatkowych funkcjonalnościach? O tym, jak właściwie zabrać się za wybór systemu ERP pisaliśmy już w niejednym artykule. Ale co jeśli Twój model biznesowy wymaga spersonalizowanego podejścia? Przekonaj się, jakie wdrożeniowe niespodzianki czekają na drodze ku cyfrowej transformacji.

Ograniczenia zasobów

Czy wiesz, że środowisko Twojej organizacji może znacznie wpłynąć na efektywność wdrożenia systemu ERP? Nawet jeśli zrobiłeś wszystko, by wewnętrznie przystosować swój biznes do cyfryzacji. Bez wcześniejszej analizy otoczenia zewnętrznego wciąż możesz mieć problem z pełną transformacją. Producenci, dostawcy, dystrybutorzy – oni także muszą być przygotowani na zmiany, by w pełni reagować na nowe procesy w Twojej firmie.  Może się zdarzyć, że producent lub dystrybutor będzie musiał znaleźć odpowiednie zasoby, aby wejść w pełną cyfrową transformację. Budżet, czas i personel są na pierwszym miejscu w stosunku do konkurencyjnych priorytetów.

Przeciążenie technologiczne

Jesteś już prawie na finiszu – czas przetestować świeżutki system wraz ze swoim zespołem. Włączasz naszpikowane nowinkami technologicznymi, w pełni skonfigurowane środowisko testowe i… Nikt poza Tobą nie może się w nim połapać? Prawdopodobnie Twój zespół został całkowicie przytłoczony nowościami technologicznymi, które właśnie w tym momencie, w nich samych, generują strach przed zmianą. Pamiętajmy, że strach przed zmianą zakorzeniony jest w ludzkiej naturze. Od wielu pokoleń, tym bardziej zrozumiały jest strach pracowników przed zmianą na coś, czego do tej pory nie znają i do końca jeszcze nie rozumieją. Ludzie boją się przesiadki na nowy system ERP. Jeśli są przyzwyczajeni do starego rozwiązania, które choć zawodne, to dobrze znane wydaje im się lepsze.

Odporność na zmiany

Niezależnie od dojrzałości organizacji i doświadczenia Twoich pracowników. Może okazać się, że większość organizacji po prostu nie jest gotowa na drastyczne zmiany w procesach. Zespoły funkcjonalne mogą trzymać się istniejących procesów, ponieważ postrzegają zmiany jako ryzykowne i wymagające zbyt wiele pracy. To właśnie tutaj w grę wchodzi zarządzanie zmianą w organizacji, aby stworzyć procesy i systemy przeciwdziałające ewentualnemu oporowi użytkowników. Być może nowy system wymusi na Tobie przemodelowanie dotychczasowych procesów biznesowych – nie bój się tego! Transformacja to seria zmian ku większej optymalizacji, dlatego warto porzucić sztywną zasadę, że „to system ma być dostosowywany do modelu biznesowego” i od nowa przeanalizować możliwości modyfikacji procesów. 

Pamiętaj, że na drodze ku transformacji Ty i Twoja organizacja jesteście jednym zespołem, grającym do jednej wspólnej bramki – celu, jakim jest pełna cyfryzacja biznesowa, niosąca trwałe usprawnia oraz szeroką optymalizację procesów. Wasz wynik to stabilność systemu, osiągana poprzez sprawne realizowanie projektów z narzuconym „wdrożeniem na czas i w budżecie”. Więcej o optymalizacji kosztów wdrożenia systemu ERP znajdziesz tutaj.

Jeśli się udało, to co dalej ?

Wdrożenie zakończone sukcesem? Dla większości zespołów zakończenie prac wdrożeniowych to istny głęboki wdech po maratonie. Jednak radość z udanej realizacji może nie trwać długo. Właśnie w tym momencie, część zespołów zdaja sobie sprawę, że wydała cenne zasoby na wdrożenie systemu. Systemud który zrobiłby to samo co poprzedni, wprowadzając tylko pewne ulepszenia i dodatkowe funkcjonalności.

Lepsze podejście do prowadzenia transformacji

Co zatem się zmienia, gdy organizacja dodaje nową technologię do istniejących procesów? Niewiele – chyba, że skupiamy się na przekształceniu procesów biznesowych w procesy doskonałe.

Jako niezależny zespół konsultantów ERP, przyjmujemy inną taktykę, jeśli chodzi o prawdziwą transformację.

Robimy to, poświęcając czas na zdefiniowanie właściwych procesów, zapewniając ich efektywne wykorzystanie w całym projekcie, unikając pułapek typowych dla wyboru, oceny i wdrożenia ERP. To jest droga do transformacji biznesowej ERP.

Przekształcenie procesów biznesowych, z systemem ERP jako katalizatorem technologicznym, wymaga stworzenia wizji stanu przyszłego z obecnego – a następnie określenia wartości biznesowej dla projektu.

Gdy udoskonalanie procesów biznesowych zostanie przeprowadzone prawidłowo, podstawa ta umożliwi dostosowanie oczekiwań do zarządzania, poprawi wydajność zespołu projektowego, wyeliminuje marnotrawstwo procesów i skróci czas potrzebny na osiągnięcie korzyści dla projektu.

Poza spojrzeniem na marnotrawstwo praktyk, które obecnie istnieją, zespół powinien omówić, jakie procesy są obecnie wykonywane poza formalnym  systemem lub jakie rodzaje działań o wartości dodanej, mogą być wniesione z nowym systemem ERP.

Warto od samego początku dbać o udokumentowanie wszystkich starych jak i nowych procesów biznesowych i przekazać na koniec odpowiednim osobom. Może się zdarzyć, że wielokrotnie będziecie wracać do starych ustaleń jeśli projekt się wydłuży lub zmieni się skład zespołu. Z pewnością takie podejście ograniczy dodatkowy stres dla kierownika projektu czy też  nowych osób przejmujących dany moduł.