W ten sposób można wprowadzić cyfryzację do swojej firmy, zaoszczędzić koszty i zoptymalizować procesy biznesowe w perspektywie długoterminowej i w sposób zrównoważony.

Transformacja cyfrowa jest w pełnym rozkwicie we wszystkich sektorach. Postęp technologiczny daje się odczuć we wszystkich rodzajach przedsiębiorstw. Firmy, które nie dotrzymują kroku, ryzykują, że pozostaną w tyle. Jednocześnie jednak postęp cyfrowy w firmie może zapewnić jej znaczną przewagę nad konkurencją. Istotną rolę odgrywa tu m.in. automatyzacja pracy biurowej. Poniżej chcielibyśmy przyjrzeć się bliżej temu terminowi i pokazać, w jaki sposób i w jakich obszarach firmy mogą z niego korzystać.

Czym jest automatyka biurowa?

Termin „automatyka biurowa” odnosi się do wyposażenia biura w nowoczesne urządzenia do przetwarzania danych. Głównym celem jest racjonalizacja procesów wewnętrznych. Oznacza to zwiększenie wydajności pracy oraz obniżenie kosztów całkowitych w celu maksymalizacji zysków. Celem jest zwiększenie wydajności przedsiębiorstwa poprzez automatyzację, mechanizację i modyfikację procesów pracy, a tym samym znaczne obniżenie kosztów i nakładów pracy.

Zalety automatyzacji biura

Procesy biurowe można zoptymalizować w wielu różnych działach dzięki zastosowaniu odpowiedniego oprogramowania. W ten sposób uwalniane są cenne zasoby, które można następnie wykorzystać w innych miejscach firmy w sposób bardziej ukierunkowany i opłacalny. Nieefektywność wkrótce stanie się przeszłością. W ramach kompleksowego procesu digitalizacji własnego biura są one odkrywane i systematycznie eliminowane. Ustępują one miejsca nowym, odchudzonym i oszczędzającym zasoby procesom. Daje to przedsiębiorstwom wiele korzyści:

  • Oszczędność kosztów,
  • Zwiększona wydajność,
  • Bardziej przejrzyste procesy,
  • Optymalizacja komunikacji międzywydziałowej,
  • Zmniejszenie nakładu pracy ręcznej,
  • Biuro bez papieru,
  • Większe zadowolenie pracowników,

W ten sposób, dzięki zastosowaniu odpowiednich rozwiązań programowych, firmy mogą w dłuższej perspektywie uzyskać znaczącą przewagę konkurencyjną.

Możliwe wady

Zasadniczo zalety automatyzacji pracy biurowej przeważają nad jej wadami. Istnieją jednak pewne potencjalne wady, z których firmy powinny zdawać sobie sprawę. W większości przypadków są to jednak problemy, którym można zapobiec dzięki dokładnemu planowaniu.

Koszty

Z wprowadzaniem nowych technologii cyfrowych zawsze wiążą się koszty bezpośrednie i pośrednie. W zależności od rodzaju i zakresu wdrażanego rozwiązania programowego, może to być niemała inwestycja. Oszczędności, jakie firmy uzyskują dzięki wdrożeniu rozwiązań informatycznych, pojawiają się zwykle dopiero przy ciągłym użytkowaniu. Niemniej jednak w dłuższej perspektywie automatyzacja biura jest opłacalna finansowo.

Brak akceptacji

Ponadto wprowadzenie nowych rozwiązań w zakresie oprogramowania zawsze oznacza zmianę operacyjną. Jak w przypadku każdej zmiany, może się to spotkać z odrzuceniem ze strony pracowników. Aby tego uniknąć, firmy powinny jak najszybciej zaangażować swoich pracowników w planowane wprowadzenie nowych systemów oprogramowania i w możliwie najbardziej przejrzysty sposób informować o konieczności zmian oraz o wszystkich planowanych krokach.

Oprogramowanie do automatyzacji pracy biurowej

Obecnie dostępne są rozwiązania programowe dla wielu różnych zastosowań. Poniżej chcielibyśmy przyjrzeć się kilku rozwiązaniom, które odgrywają decydującą rolę w automatyzacji pracy biurowej.

Oprogramowanie ERP

ERP jest skrótem od angielskiej nazwy Enterprise Resource Planning (Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa). Głównym zadaniem każdej firmy jest jak najefektywniejsze wykorzystanie zasobów, którymi dysponuje. Oprogramowanie ERP umożliwia przedsiębiorstwom cyfrowe odwzorowanie całości ich własnych procesów. W ten sposób tworzy się swego rodzaju cyfrowy obraz własnej firmy wraz ze wszystkimi jej procesami. Można je następnie kontrolować, zarządzać nimi i automatyzować w systemie.

Oprogramowanie DMS

Systemy zarządzania dokumentami (DMS) służą do zarządzania dokumentami cyfrowymi. Podobnie jak systemy ERP, są one zorientowane centralnie, dzięki czemu wszystkie istotne dla działalności dokumenty są zarządzane w jednym całościowym systemie. Dotyczy to również dokumentów, które pierwotnie były dostępne tylko w formie analogowej. Dzięki zastosowaniu optycznego rozpoznawania znaków (OCR) można je w pełni zdigitalizować i powiązać ze wszystkimi procesami biznesowymi poprzez interfejs z oprogramowaniem ERP.

Oprogramowanie CRM

Oprogramowanie do zarządzania relacjami z klientami zajmuje się strategicznym projektowaniem wszystkich procesów związanych z relacjami z klientami. Oprogramowanie CRM umożliwia firmom cyfrowe odwzorowanie wszystkich procesów związanych z relacjami z klientami. Dla każdego klienta tworzony jest osobny plik cyfrowy, w którym centralnie zarządzane są wszystkie ważne dane, od danych podstawowych po historię kontaktów.

Obniżenie kosztów dzięki automatyzacji biura

Automatyzacja pracy biurowej to automatyzacja i optymalizacja procesów operacyjnych poprzez wykorzystanie nowoczesnych technologii przetwarzania danych. W zależności od obszaru zastosowania, stosuje się różne systemy. Istotną rolę odgrywa tu między innymi oprogramowanie ERP, DMS i CRM. Dzięki zastosowaniu odpowiednich systemów firmy mogą uczynić swoje procesy bardziej przejrzystymi i wydajnymi, a tym samym obniżyć koszty i zmaksymalizować zyski.