Istnieją dwie szkoły myślenia, które mają zastosowanie przy definiowaniu automatyzacji ERP. Z jednej strony to różne narzędzia i dedykowane aplikacje, które pomagają ulepszyć i zautomatyzować tradycyjne procesy biznesowe zintegrowane z ERP. Z drugiej strony, nowsze technologie i koncepcje, takie jak IoT, oraz sposób ich zastosowania w rozwiązaniu ERP. Pierwsze zastosowanie to naturalna kontynuacja i ewolucja systemów ERP, druga – nazywana przez sceptyków „destrukcyjna i wybiegająca w przyszłość”.

Zrobotyzowana automatyzacja procesów w ERP

Systemy ERP posiadają wiele gotowych funkcji. Uaktualnienie firmy do przepływu pracy opartego na ERP jest już rodzajem automatyzacji. Jednak w rzeczywistości, nawet te uchodzące za wszechstronne  systemu ERP, opierają się na „interakcjach międzyludzkich”. Są to na przykład: ręczne wprowadzanie danych, skany dokumentów i podpisów czy ręczne tworzenie raportów.

I tu jest właśnie miejsce na Robotic Process Automation (RPA). RPA to zarówno proces, jak i technologia, która korzysta z automatycznych agentów/robotów, zwanych botami. Ważne, żeby nie mylić z robotami fizycznymi w automatyce przemysłowej. Bot to program, przeznaczony do automatyzacji zadań czy procesów. Używamy botów, wtedy kiedy zadania te są powtarzalne i żmudne. Dzięki zastosowaniu bota, pracownicy niewątpliwie mają więcej czasu np. na pracę nad zadaniami, do których tylko ludzie są zdolni.

Istnieje wiele zastosowań, w których takie boty okazały się pomocne.  

  • Zarządzanie łańcuchem dostaw

Boty są szczególnie dobrze przystosowane do przepływu pracy przy zarządzaniu łańcuchem dostaw (SCM – Supply Chain Management). Firmy, które mają dużą liczbą dostawców, zarządzanie łańcuchem dostaw bez żadnego bota może być problematyczne i czasochłonne. Bot może fakturować, mierzyć poziom zapasów, zarządzać dostawami przychodzącymi i wychodzącymi. Bardzo popularnym zastosowaniem botów w SCM jest zarządzanie zapasami, gdzie systemy alarmowe, a nawet automatyczne zamówienia mogą być uruchamiane po osiągnięciu z góry określonego, niskiego poziomu zapasów określonej części lub materiału.

  • Automatyzacja fakturowania

Zgodzicie się, że jest to spore ułatwienie dla obszaru finansowego. Kiedy nie mamy takiego bota, ręcznie trzeba zarządzać dużą ilością dokumentów, szczególnie jeśli tych faktur jest bardzo dużo. W takim ręcznym procesie możliwe jest popełnienie literówek i wiele innych błędów, co skutkuje opóźnieniami w przetwarzaniu i marnowaniem zasobów ludzkich. Korzystanie z takich botów w tym procesie zmniejsza lub nawet eliminuje ilość danych wprowadzanych przez ludzi.

  • Automatyczne raportowanie

Raporty z systemu ERP powstają praktycznie we wszystkich działach firmy. Niestety to zadanie do dzisiaj w bardzo wielu firmach wykonywane jest ręcznie. Proces eksportowania danych z systemu ERP, a następnie ich formatowania i oceny w arkuszu kalkulacyjnym, jest przeważnie pracą na pełen etat dla pracownika działu. Boty raportujące mogą być bardzo proste lub mogą być bardziej złożonymi aplikacjami, które dają możliwość tworzenia nowych raportów lub dostosowywania istniejących.

  •  Automatyzacja ERP za pośrednictwem IoT

IoT to koncepcja technologiczna, która już z powodzeniem jest wykorzystywana w wielu inteligentnych systemach ERR. Dzięki integracji IoT, systemy ERP mogą przyjmować zamówienia bezpośrednio od klientów za pośrednictwem interfejsu e-commerce, które następnie można natychmiast przenieść na zautomatyzowaną linię produkcyjną. Te nowoczesne systemy ERP są ważnym elementem rewolucji Przemysłu 4.0.

Podane przykłady, to tylko kilka zastosowań botów w systemie ERP. Zgodzę się też, że to nie tylko boty powodują, że system ERP jest zautomatyzowany. Takich przykładów jest wiele.

Znacie inne przykłady automatyzacji systemu ERP?