Jeśli jesteś właścicielem oprogramowania WMS lub systemu planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP), a nawet systemu CRM, jest szansa, że płacisz roczne wsparcie lub opłatę za utrzymanie oprogramowania do dewelopera lub partnera. Opłata ta może być wszędzie pomiędzy 15 a 25% sugerowanej ceny detalicznej.

W zamian za tę roczną opłatę, otrzymujesz aktualizacje oprogramowania i poprawki, bez dodatkowych opłat od firmy produkującej oprogramowanie. Jeśli jednak użytkownik nie zainstaluje tych aktualizacji i poprawek samodzielnie, ponosi koszty ich instalacji przez swojego partnera biznesowego.

Twoje następne pytania jakie mogą być :

  • Dlaczego muszę płacić komuś, żeby ktoś podniósł wersję, przecież płace roczną opłatę serwisową?
  • Dlaczego w ogóle muszę instalować te aktualizacje lub uaktualnienia oprogramowania?

Zajmijmy się tymi pytaniami indywidualnie.

Dlaczego muszę płacić komuś, żeby ktoś podniósł wersję, przecież płace roczną opłatę serwisową?

Szczerze mówiąc, nie musisz tego robić. Jeśli posiadasz wykwalifikowany dział IT, który poradzi sobie z instalacją, z pewnością możesz z nich skorzystać. Zastrzeżenie dotyczy tego, jak dobrze personel IT jest zaznajomiony z bieżącą instalacją i konfiguracją. Personel ten musi wiedzieć dość dużo o oprogramowaniu, na przykład:

  1. Gdzie programy są instalowane
  2. Jakie inne programy są od siebie wzajemnie zależne
  3. Jakie pozwolenia są wymagane?
  4. Jakie modyfikacje zostały wykonane i jak wpływają one na instalację?
  5. Jakie warunki muszą być spełnione przed instalacją
  6. Prawidłowa kolejność kroków do wykonania instalacji

Jeśli zamierzasz polegać na swoich wewnętrznych informatykach przy instalacji aktualizacji i uaktualnień, upewnij się, że posiadają oni niezbędną wiedzę. Instalacja BP po złej instalacji może być bardziej kosztowna niż przeprowadzenie jej w pierwszej kolejności.

 

Dlaczego w ogóle muszę instalować te aktualizacje lub uaktualnienia oprogramowania?

To jest uzasadnione pytanie. Oprogramowanie działa tak, jak działa. Nie masz żadnych problemów, które trzeba rozwiązać, nie widzisz w tym wydaniu żadnych aktualizacji funkcji, które są dla Ciebie korzystne – po co aktualizować? Istnieje kilka powodów.

Funkcje

Każda aktualizacja zawiera nowe funkcje – czasami przetwarzanie, czasami raportowanie. Nie mogę powiedzieć, ile razy słyszałem, jak klient mówił „nie potrzebujemy tego” lub „nie będziemy tego używać”, gdy opisywałem nową funkcję, tylko po to, aby wrócić sześć miesięcy po aktualizacji i przekonać się, że KOCHAJĄ nową funkcję i korzystają z niej w szerokim zakresie. Nie spiesz się z odpisywaniem nowych funkcji tylko dlatego, że nie od razu widzisz, jak się z nich korzysta. 

Dowiedz się, czy Twoje oprogramowanie od strony księgowej pomaga Twojej organizacji tak, jak powinno.

Innym powodem, aby być na bieżąco z wersją oprogramowania jest to, że firmy programistyczne przestają wspierać starsze wersje swoich programów. Większość firm obsługuje tylko aktualną wersję i jedną lub dwie wstecz. Więc jeśli ominiesz kilka aktualizacji, możesz być na nieobsługiwanej wersji oprogramowania, co jest w porządku, aż coś pójdzie nie tak. Jeśli coś pójdzie źle w tym momencie, rozwiązanie może być kosztowne pod względem pieniędzy, zmarnowanej wydajności i przerwania działalności. Pamietajmy, że podczas jakicholwiek problemów, partner najpier zaleci zaktualizowanie systemu do najnowszej wersji 

Dlaczego firmy produkujące oprogramowanie, takie jak Sage i Microsoft, przestają wspierać starsze wersje? Ponieważ technologia idzie naprzód. Większość serwerów jest zaprojektowana z trzy do pięciu lat żywotności.

Załóżmy, że masz pełne pięć lat z serwera, może nawet trochę więcej. Kiedy przyjdzie czas na wymianę serwera, system operacyjny na nowym serwerze nie będzie taki sam jak na starym – ponieważ technologia wciąż się rozwijają- i jeśli Twoje oprogramowanie jest kilka wersji do tyłu, są szanse, że nie będzie kompatybilne z systemem operacyjnym na nowym serwerze, co oznacza, że nie będzie działać.

Ten sam potencjalny problem istnieje w przypadku Twoich stacji roboczych. Systemy operacyjne na Twoich nowych stacjach roboczych prawdopodobnie nie będą kompatybilne ze starszymi wersjami oprogramowania.

Tak więc, jeśli znajdziesz się w sytuacji, w której potrzebujesz nowego serwera i masz stare oprogramowanie, będziesz musiał ponieść koszty jednoczesnej aktualizacji swojego sprzętu i oprogramowania. Jeśli jest to wynikiem awarii serwera, może to być ogromny nieplanowany wydatek. Aktualizacja oprogramowania w wielu wersjach jest znacznie bardziej skomplikowana i czasochłonna niż aktualizacja wersji po wersji. Oprócz kosztów, może to skutkować przestojami w pracy.

Najważniejsze jest to, że choć coroczna aktualizacja oprogramowania może wydawać się niewygodna i kosztowna, w rzeczywistości firma oszczędza pieniądze, czas i frustrację, utrzymując swoje systemy oprogramowania na bieżąco.