Dzielenie się informacjami, dokumentami i dużymi ilościami danych jest integralną częścią biznesu. Od rozliczeń i faktur, raportów projektowych, zamówień zakupu, zawiadomień do potwierdzeń, istnieje tak wiele dokumentów, które są udostępniane w organizacjach, jak również z ich klientami i partnerami.
Różne firmy przyjmują różne narzędzia do dzielenia się dokumentami. Niektóre polegają na tradycyjnych praktykach, takich jak e-mail, faks lub poczta, podczas gdy niektóre nawet wykorzystują API.
API- zbiór reguł ściśle opisujący, w jaki sposób programy lub podprogramy komunikują się ze sobą. API jest przede wszystkim specyfikacją wytycznych, jak powinna przebiegać interakcja między komponentami programowymi.
Jest jeszcze jeden element technologii, który zyskuje znaczącą popularność. Jest to Elektroniczna Wymiana Danych (EDI)
Jeśli wdrożysz oprogramowanie ERP, to możesz zintegrować EDI w ERP. Cokolwiek wybierzesz, będziesz w stanie połączyć swój back-end i front-end. Jak? Omówimy to wszystko w tym artykule. Ale zanim to nastąpi, zacznijmy od podstaw.
Czym jest technologia EDI?
Najprościej rzecz ujmując, EDI umożliwia wymianę dokumentów biznesowych w standardowym formacie elektronicznym pomiędzy firmami. Niektóre z zalet przejścia na platformę EDI obejmują:
- Minimalizacja błędów
- Obniżenie kosztów
- Zautomatyzowany przepływ pracy
- Szybkie przetwarzanie dokumentów
- Ułatwienie zdrowych relacji z partnerami i klientami.
Czym różni się EDI od emaila i API?
EDI jest dość podobny do emaila, ponieważ oba są elektronicznymi metodami przesyłania dokumentów. Różnica polega jednak na tym, że EDI nie wymaga interwencji człowieka. Cały proces wymiany jest obsługiwany przez komputer. EDI różni się od API, ponieważ działa w ramach standardów wymiany danych.
Jak działa EDI ?
Ponieważ technologia dominuje w obecnym krajobrazie od dziesięcioleci, organizacje agresywnie poszukują rozwiązań EDI, które mogą wspierać zmieniające się wymagania biznesowe.
Omówmy teraz jak działa EDI
Krok 1: Po pierwsze, nadawca eksportuje dokument biznesowy z własnego systemu lub aplikacji. Na przykład, zamówienie zakupu towarów i usług.
Krok 2: Następnie dokument biznesowy lub zamówienie zakupu jest konwertowane z dedykowanego systemu komputerowego do formatu EDI poprzez translatory EDI lub narzędzia oprogramowania mapującego.
Krok 3: Zamówienie zakupu lub dokument biznesowy EDI przechodzi następnie przez oprogramowanie do przetwarzania EDI, aby zapewnić, że jest on oparty na aktualnych standardach EDI.
Krok 4: Po tym, dane z dokumentu EDI są przesyłane za pomocą bezpiecznego protokołu komunikacyjnego (SFTP, AS2 lub HTTPS) do sieci o wartości dodanej.
Krok 5: Wreszcie, strona odbierająca otrzymuje plik, identyfikuje i weryfikuje dane uwierzytelniające, a następnie odszyfrowuje pliki, aby zapewnić, że muszą być one wprowadzone do systemu.
Korzyści z EDI
Istnieją liczne powody, dla których firmy wykorzystują EDI, aby skorzystać z wielu korzyści, czyniąc z niego cenne narzędzie, między innymi. Oto lista korzyści płynących z wyboru EDI.
1. Niższe koszty operacyjne
Z przyjęciem EDI,wiążą się zmniejszone koszty administracyjne.
2. Zwiększona wydajność
Podczas gdy EDI zapobiega monotonnym zadaniom, możesz z łatwością skupić się na głównych działaniach tworzących wartość dodaną. To ostatecznie zwiększyłoby wydajność i efektywność, pozwalając Ci dostarczać towary i usługi szybciej niż wcześniej.
3. Szybsze cykle biznesowe
Twoja firma nie może sobie pozwolić na opóźnienia, zwłaszcza jeśli chodzi o czas przetwarzania zamówień. EDI oferuje automatyzację procesów, która może przyspieszyć cykle biznesowe i wyeliminować opóźnienia związane z ręcznym wprowadzaniem danych.
Ponieważ technologia ta pozwala na otrzymywanie aktualizacji w czasie rzeczywistym, Twoje podejście do zarządzania zapasami będzie bardziej usprawnione i wydajne. Dzięki protokołom komunikacyjnym i wyrafinowanym standardom bezpieczeństwa, Twoje transakcje będą zabezpieczone na niespotykaną dotąd skalę.
4. Dokładniejsze rekordy
Nie da się ukryć, że ręczne przetwarzanie dokumentów jest podatne na błędy wynikające z niewłaściwej obsługi dokumentów, nieczytelności pisma, potencjalnych problemów i innych.
Kiedy wdrożysz EDI, doświadczysz redukcji przeróbek i poprawy jakości danych. Ponadto, otrzymasz dokładne zapisy, które przechodzą przez minimalne etapy.
Czym jest EDI w ERP?
Obecnie większość rozwiązań EDI jest specjalnie dostosowana do integracji z platformami czołowych dostawców ERP. EDI wyłącznie może ułatwić łatwiejszą wymianę dokumentów między firmami, ale kiedy jest to zespół się z ERP, możliwości te mogą być rozszerzone.
1. Lepsza widoczność łańcucha dostaw
Z EDI integracji ERP, będziesz miał dogłębną widoczność na swoje operacje łańcucha dostaw. Mieszanka pozwala zminimalizować czas realizacji, przetwarzania zamówień szybko, i zmniejszyć zamówienie do cyklu gotówki.
Korzystanie z solidnej łączności ERP, łatwiej jest na pokładzie nowych klientów obsługujących EDI.
2. Łatwiejsza synchronizacja danych
Po wdrożeniu EDI i ERP, użytkownicy z różnych firm mogą wyświetlać dokładnie ten sam typ danych w swoich systemach ERP.
Minęły już czasy, kiedy Twoja firma wysyłała zlecenie wysyłki ręcznie do partnera magazynowego. Dzięki EDI w ERP, dane mogą być synchronizowane elektronicznie, w tym adres docelowy i rozliczeniowy oraz numery produktów i ich ilości.
3. Łatwiejsza komunikacja
EDI ułatwia komunikację. Z EDI, dane mogą być bezproblemowo wymieniane zarówno z klientami jak i pracownikami. To ostatecznie zredukowałoby wszystkie czynności wykonywane na papierze, utrzymując koszty zaopatrzenia na niskim poziomie i usprawniając cały proces zakupu.
4. Szybsze przetwarzanie zamówień
Ze zintegrowanym EDI i rozwiązania ERP, Twoja firma może być bardziej zwinna, elastyczna i produktywna. Jeśli chodzi o procesy zarządzania zamówienia, funkcje są szczególnie korzystne. Ponadto, integracja pomoże Ci zamknąć więcej transakcji i dostarczyć znaczący impuls do swoich danych sprzedaży.
5. Dostęp do większych, krajowych partnerów
Wiele firm będzie wymagało integracji EDI w ERP, aby wyeliminować potrzebę komunikacji międzyludzką.
Ostatnie pytanie brzmi – Dlaczego EDI w ERP? Cóż, jest to funkcja, która może zaoszczędzić czas firmy, pieniądze i partnerstwa.
Jeśli jesteś rodzajem firmy, która skutecznie przetwarza ogromną ilość dokumentów przez różnych partnerów biznesowych, to nie można przeoczyć wdrożenia EDI w ERP.
Niezależnie od wielkości firmy, musisz wykorzystać EDI do usprawnienia swoich wysiłków bez żadnych trudności.
Jeśli szukasz rozwiązania dla swojej firmy, czy to małego/średniego przesiębiorstwa, skorzystaj z naszego kalkulatora lub odezwij się bezpośrednio na maila kontakt@myerp.pl
Ostatnie komentarze