W ciągu ostatniej dekady, oczekiwania wobec systemów ERP monco się zmieniły, dostawcy systemów ERP zakończą wsparcie dla swoich tradycyjnych rozwiązań. Firmy obrały kurs do przyjęcia nowej generacji systemów ERP, lecz czy pandemia COVID-19 przyspieszy tę migrację i czy powszechna digitalizacja i nowe sposoby pracy staną się bardziej krytyczne dla biznesu? Nowe uwarunkowania rynkowe mogą sprawić, że korzystanie z tradycyjnych systemów ERP do zarządzania e-commersami będzie niemal niemożliwe, nieprzewidywalne ogromne wzrosty i dynamiczne zmiany trendów na e-rynku, mogą stać się kolejną barierą nie do pokonania.

Decyzje, które firmy podejmują dziś o swoich systemach ERP, będą wyznaczać ich trajektorię na kolejne lata w zakresie elastyczności operacyjnej i odporności. Ponieważ przedsiębiorstwa zarządzają przejściem na systemy ERP nowej generacji z wykorzystaniem rozwiązań cyfrowych i funkcji chmury obliczeniowej, muszą ograniczać ryzyko, najpierw zajmując się najpilniejszymi wyzwaniami biznesowymi, a następnie przygotowując się do pełnej transformacji i płynnego przejścia na podstawowe funkcje ERP.

KRYTYCZNE WYZWANIA BIZNESOWE
Braki standardowych funkcjonalnosci w tradycyjnych systemach ERP są dobrze znane. Pomimo tych niedociągnięć, rozmiar i ból odejścia od obecnych rozwiązań, utrzymały status quo w wielu firmach. Kilka z wyzwań biznesowych podniesionych przez COVID-19 są przechylają skalę w kierunku szybszego przyejścia systemów ERP  w nową generację. Firmy koncentrują się w szczególności na następujących kwestiach:

  • Cyfrowe łańcuchy dostaw i inteligentna produkcja.

Firmy potrzebują widoczności w czasie rzeczywistym, aby lepiej zarządzać łańcuchami dostaw. Pozwoli im to, na przykład, włączyć do swoich decyzji schematy pogodowe, opóźnienia w portach i kwestie związane z dostawcami – oraz korygować je w czasie rzeczywistym. Takie rozwiazanie może przyczynić się do zmieniejszenia zapotrzebowania na pracowników.

  • Finansowanie cyfrowe, zaopatrzenie i funkcje kadrowe.

Firmy potrzebują zaawansowanej automatyzacji, która opiera się na mniejszej liczbie, ale bardziej wykwalifikowanych pracowników i na pracownikach, którzy mogą pracować w swoich domach.

  • Trendy konsumenckie i marketingowe.

Firmy muszą radzić sobie z gwałtownym wzrostem ilości danych dotyczących konsumentów w miarę jak zmieniają się wzorce konsumpcji. Muszą zbudować skalę niezbędną do wysyłania mniejszych ilości towarów do coraz większej liczby adresów zamieszkania – i być w stanie poradzić sobie z gwałtownym wzrostem zwrotów ponieważ coraz wiekszą popularnością stają się akcje w których użytkownik może zwrócić towar przed upływem 100dni.

  • Otwarte, współpracujące ekosystemy.

Firmy muszą współpracować cyfrowo z  różnymi istniejącymi dostawcami, coraz wieksze znaczenie ma integracja kilku zewnetrznych systemów gdzie nadrzędnym stacje się system ERP, aktualnie dostawcą systemów ERP nie opłaca się tworzyć „cyfrowy kombajn” ponieważ generuje to dodatkowe odpowiedzialności po stronie systemu. Korzystaniejszą opcja jest bycie otwartym na integracje z różnymi systemami.

Platformy ERP nowej generacji mogą pomóc firmom sprostać tym wszystkim wyzwaniom biznesowym. Dają one firmom przejrzystość w czasie rzeczywistym w odniesieniu do sprzedaży, zapasów, produkcji i finansów. Potężna analiza oparta na danych umożliwia podejmowanie bardziej zwinnych decyzji, takich jak dostosowanie łańcucha dostaw. Solidne możliwości e-commerce pomagają firmom lepiej angażować się w kontakty z klientami online przed i po sprzedaży. A odchudzony rdzeń ERP i  rozwiązaniem chmurowym zwiększają szybkość wdrożenia.

COVID-19 zmusi wiele firm w których  zmniejszyły się przychody do wstrzymania lub spowolnienia ich migracji ERP w 2020 roku.  Wielu dostawców systemów ERP zanotowało wyraźny spadek jeśli chodzi o rozpoczęcie nowych projektów lub tez podpisania nowych umów. Czasami pauza jest ważna, ponieważ możemy ponownie  rozważyć uzasadnienie biznesowe w obliczu nowej rzeczywistości i ostatecznie ponownie uruchomić realizację wdrożenia systemu. Firmy powinny wykorzystać ten czas aby udoskonalić swoje strategie ERP, moze się okazać ze dotychczasowe założenia/analizy przedwdrożeniowe mogą ulec dużej zmianie, ponieważ procesy biznesowe będa ukierunkowane na roziązania związane z pracą zdalna lub zwiększeniem sprzedaży poprzez kanaly e-commercowe.

Firmy muszą również obrać krótkoterminową strategię, który przygotowuje je do odzysku. Krótkoterminowe ruchy powinny być przede wszystkim taktycznym ulepszeniem, które pozwali firmie działać lepiej w obecnej sytuacji oraz rozwiązując pewne wyzwania. Imperatywy obejmują następujące elementy:

  • Określenie możliwości obniżenia kosztów.

Na przykład, zmniejszyć całkowity koszt posiadania poprzez racjonalizację aplikacji ERP, i szukać możliwości renegocjacji umów licencyjnych ERP.

  • Stworzyć bardziej elastyczne łańcuchy dostaw.

Wykorzystanie danych zewnętrznych w celu poprawy prognozowania podaży i popytu w świetle COVID-19 oraz poszerzenie ekosystemu dostawców. Ponadto, zrekonfiguruj magazyny i systemy zarządzania magazynem tak, aby możliwe było wysyłanie pojedynczych paczek, jak również palet masowych.

  • Umożliwić pracę zdalną i współpracę cyfrową.

Zapewnij pracownikom odpowiednie narzędzia do pracy zdalnej i współpracy cyfrowej, upewnij się, że przestrzegają najnowszych standardów bezpieczeństwa cybernetycznego/informatycznego, wykorzystaj automatyzację przepływu pracy opartą na regułach, uprość punkty kontaktowe systemu, aby propagować szczupłą architekturę i zwiększyć jakość wprowadzania danych.

  • Skoncentruj się na platformach zorientowanych na przyszłość.

Udokumentowanie korzyści biznesowych w różnych modułach, tak aby wymagania były bardziej przejrzyste, a przyszłe prace projektowe łatwiejsze. Wykorzystaj narzędzia do oceny zadłużenia technicznego (koszty dodatkowych przeróbek niezbędnych w przyszłych aktualizacjach).

  • Zatrudnij specialistów od danego systemu.

Przez obecna sytuacje, nawet w branży IT zdażały się przypadki utraty pracy, dla dużych firm jest to idealna okazja dzięki której firmy mogą pozyskać z rynku specialistów w wąskich dziedzinach. Warto rozważyć taką możliwość, aby stworzyć w swojej firmie dział zajmujący się utrzymaniem systemu ERP

Wreszcie, firmy muszą opracować długoterminową strategię, aby wygrać w nowym środowisku, które pojawia się po pandemii. Pomyśl o sposobach na wycięcie złożoności i sztywności, które rozwinęły się w związku z wysoce niestandardowych tradycyjnych systemów ERP. Obejmując wzmocnioną współpracę cyfrową, uproszczone procesy biznesowe i wgląd w czasie rzeczywistym poprzez wykorzystanie standardowych raportów, tabel i konfiguracji programów, firma może korzystać z modułowej architektury systemów ERP nowej generacji w celu zwiększenia szybkości, jakości i wydajności.

ROZWAŻANIA DOTYCZĄCE MIGRACJI
Wstrzymanie migracji ERP w obecnym środowisku jest zrozumiałe, ale firma nie powinna czekać zbyt długo, jeśli uważa, że przejście jest niezbędne dla biznesu. Jest to konieczność dokonania przełączenia, dlatego, że wsparcie, oplaty obecnego dostawcy mogą się skończyć co może wygenerować dodatkowe opłąty związane z przedłużeniem licencji/utrzymywaniem 2ch systemów jednocześnie. Pandemia przyniosła nowy nacisk na cyfryzację. W rezultacie, wiele firm może próbować przekształcić system  lub  migrować w tym samym czasie, co stworzyłoby kryzys zasobów, zwiększyło by  koszty wdrożenia i wydłużyło okres realizacji.

Liderzy biznesowi muszą mieć na uwadze cztery kluczowe kwestie, aby zapewnić sukces.

Zaangażowanie organizacyjne. Podobnie jak w przypadku tak wielu inicjatyw obejmujących całe przedsiębiorstwo, sukces zależy od silnego zaangażowania ze strony starszych liderów i innych kluczowych interesariuszy. Potrzebują oni jasnej wizji tego, w jaki sposób transformacja oparta na systemie ERP poprawi biznes, i muszą zapewnić stałe, widoczne wsparcie dla migracji. Liderzy i właściciele procesów biznesowych muszą dostosować się do celów i uzgodnić wskaźniki postępu. Ważne jest również, aby ustalić wytyczne dotyczące sposobu, w jaki zespół wdrożeniowy ERP i właściciele procesów biznesowych będą angażować się w całej inicjatywie, od projektu do uruchomienia.

Projektowanie modułowe. Idealnie, firma będzie utrzymywać nowy rdzeń ERP tak blisko standardowych funkcji, jak to możliwe. Pozwala to firmie na wykorzystanie modułowych, najlepszych w swojej klasie innowacji na górze lub na zewnątrz systemów ERP dla szybszego osiągnięcia korzyści biznesowych. Smukła, modułowa architektura ERP jest oparta na API, gotowa do pracy w chmurze i zwinna. Powinniśmy się wystrzegać ciągłego dostosowywania nowego systemu do przyszłych procesów biznesowych, może to spowodować wydłużenie czasu realizacji projektu oraz wprawdzi niepewność i stres w zespole.

Planowanie i realizacja. Około 70% projektów ERP boryka się z opóźnieniami startu, co wynika głównie z faktu, że firmy wdrożeniowe czasami stosują metodę „szablonową” w zarządzaniu programami, wykorzystując informacje w czasie rzeczywistym. Zamiast tego potrzebne jest przyszłościowe, oparte na metryce i obiektywne podejście do wykonywania programów. Etapy planowania powinny obejmować zdefiniowanie procesu zarządzania zmianą (na przykład procesy eskalacji/rozwiązania wniosków o zmianę); stworzenie mechanizmów zarządzania (na przykład śledzenie zgodności i postępów); identyfikację wszystkich współzależności międzyfunkcjonalnych; opracowanie scenariuszy testowania systemu przed uruchomieniem (na przykład poprzez uwzględnienie wszystkich zmian w procesie, scenariuszy wyjątków i przypadków krańcowych); ujawnienie potencjalnych zagrożeń; oraz przeprowadzenie oddolnego planowania w celu zbudowania solidnego planu wdrożenia.

Właściwy partner. Rzetelna analiza  ma kluczowe znaczenie przy wyborze  firmy wdrożeniowej. Wyrównanie z partnerem celów, mierników i zaawansowanych mechanizmów ostrzegawczych, które mogą zaalarmować zespół w przypadku, gdy wdrożenie rozpocznie się niepowodzeniem. Buduj własne umiejętności w zakresie ERP poprzez szkolenie pracowników wewnętrznych i selektywne zatrudnianie ekspertów.

ERP NOWEJ GENERACJI W DZIAŁANIU
Aby lepiej zrozumieć, w jaki sposób nowa cyfrowa funkcjonalność w nowej generacji  systemów ERP może pomóc złagodzić problemy COVID-19, sprawdzmy dwie funkcje biznesowe. Zarządzanie zamówieniami i dostawami.

W tradycyjnym planowaniu dostaw ERP, słaba widoczność w systemie zarządzania zamówieniami oznacza, że firmy często rozwiązują problemy z realizacją zamówień powoli, co może opóźnić dostawę. System ERP nowej generacji może monitorować stan realizacji wszystkich zamówień sprzedaży w czasie rzeczywistym i korzystać z listy kluczowych cech, aby nadać priorytet zaległym zamówieniom sprzedaży. Kolejne wyzwanie związane jest z przetwarzaniem rabatów. W tradycyjnych systemach ERP kalkulacje rabatów często zależą wyłącznie od faktur klientów, co wymaga czasochłonnego i podatnego na błędy procesu. Systemy ERP nowej generacji mogą rozliczać rabaty natychmiast, bez konieczności wykonywania czynności manualnych.

System ERP nowej generacji oferuje również lepsze wsparcie dla złożonych umów B2B i relacji umownych poprzez połączenie sprzedaży produktów z projektami, ofertami usług, abonamentami i innymi informacjami w jedną umowę ramową. Nowe systemy zawierają również lepsze wsparcie dla handlu międzynarodowego (co zmniejsza ryzyko finansowe) i mogą generować wiarygodne terminy dostaw dla klientów (np. poprzez wykorzystanie charakterystyki popytu do alokacji niedoborów), co zwiększa zadowolenie klientów i pozwala uniknąć utraty przychodów.

W kolejnym przypadku możemy sprawdzić, w jaki sposób system ERP nowej generacji mógłby poprawić planowanie dostaw. W tradycyjnych ERP, funkcje planowania są podstawowe, z małą zdolnością do przewidywania popytu krótkoterminowego. ERP następnej generacji, dla porównania, oferuje w czasie rzeczywistym, wielokanałową platformę zarządzania zamówieniami, która identyfikuje zmiany popytu bez długotrwałego przetwarzania wsadowego.

Inne wyzwania z tradycyjnym ERP obejmują rozdrobnione i ręcznie intensywne planowanie wymagań materiałowych (MRP) procesów, trudności w ustalaniu celów inwentaryzacji w całym łańcuchu dostaw oraz koniecznoscia oczekiwania za aktualizacja stanów. Systemy nowej generacji rozwiązują wszystkie te problemy, zapewniając jeden proces MRP (z pulpitem nawigacyjnym w czasie rzeczywistym) i zarządzanie zapasami na żywo, który umożliwia jednoczesne ruchy materiałów.

Udana migracja do systemu ERP nowej generacji wymaga liderów, którzy są zaangażowani w to złożone przejście, ponieważ mocno rozumieją konkretne korzyści i ogólną wartość dla firmy. Kiedy wyjdziemy z kryzysu COVID-19, liderzy, którzy są gotowi do rozpoczęcia lub wznowienia migracji, będą w stanie zwiększyć elastyczność i odporność swoich operacji. Bardziej niż kiedykolwiek, cechy te będą miały kluczowe znaczenie dla sukcesu.