Być może już wiesz co jest przyczyną awarii  systemu ERP. Chociaż kwestie oprogramowania mogą opóźnić projekt, najczęstsze problemy są związane z podejściem do realizacji.

 

Jednym z czynników awarii związanej z podejściem wdrożeniowym organizacji jest zaniedbanie systemu ERP, poprzez brak testów akceptacjach użytkownika. Polega to na wykorzystaniu rzeczywistych scenariuszy testowych w celu zapewnienia, że system działa zgodnie z oczekiwaniami i jest odpowiedni dla użytkowników końcowych.

Dzisiaj, dzielimy się najważniejszymi korzyściami jakie można oczekiwać od korzystania z inteligentnego, skutecznej struktury testowania w realizacji ERP.

Czym są testy akceptacyjne użytkownika ERP?

Za każdym razem, gdy wdrażasz nowe oprogramowanie dla przedsiębiorstw, istnieje kilka etapów testowania, które powinny wystąpić. Przykłady obejmują:

  • Testy jednostkowe
  • Testy integracyjne
  • Testy systemowe
  • Testy akceptacyjne użytkownika

 

Szkolenie z zakresu akceptacji przez użytkownika, czyli UAT(User Acceptance Testing), zwykle odbywa się na końcu. Jak sama nazwa wskazuje, obejmuje ono użytkowników końcowych, czyli klientów, którzy będą korzystać z oprogramowania w nowym środowisku.

Celem UAT nie jest upewnienie się, że system działa z technicznego punktu widzenia. Te aspekty powinny być uwzględnione we wcześniejszych etapach testowania. Chodzi raczej o to, aby upewnić się, że osoby, które będą regularnie korzystać z oprogramowania, uznają je za przyjazne i dostępne.

5 korzyści z  testów akceptacyjnych systemu ERP

 

  •  Identyfikuje problemy z użytecznością

Podczas konfigurowania nowego oprogramowania ERP, sprzedawca będzie odwoływał się do dokumentu wymagań. Jeśli odnoszą się do tego dokumentu, mogą założyć, że jest to klucz do tworzenia bezproblemowego systemu, ale rzeczywistości, użytkownicy wiedzą dokładniej, które wyjście jest wymagane dla każdej aplikacji.

Na przykład, użytkownicy mogą mówić o użyteczności i wydajności systemu. Jeśli chodzi o użyteczność, jednym z elementów, które należy rozważyć, jest interfejs użytkownika (UI) oprogramowania.

Kluczowe pytania, które należy zadać to:

  • Czy UI jest intuicyjny i łatwy w użyciu?
  • Czy interfejs wymaga zaawansowanego szkolenia, aby go zrozumieć?
  • Czy interfejs użytkownika działa na urządzeniach mobilnych?

Interfejs jest punktem styku pomiędzy oprogramowaniem a użytkownikami końcowymi, dlatego zbieranie informacji zwrotnych na temat jego użyteczności jest niezwykle istotne.

Ostatecznie, użytkownicy końcowi będą testować system w ten czy inny sposób. Najlepiej jest iść naprzód i przeprowadzić UAT zanim oprogramowanie trafi do środowiska produkcyjnego. W przeciwnym razie, będą testować go po Go-Live, a zespół IT może być w obliczu litanii skarg i wniosków o dostosowanie.

  •  Zapewnia dostosowanie do potrzeb pracowników

Podczas gdy użytkownicy końcowi testują oprogramowanie, mogą  zobaczyć, jak to pomoże im wykonywać swoją pracę. Mogą również określić, które funkcje powinny być traktowane priorytetowo i dalej rozwijane.

Z tego wglądu, można dostroić system ERP w razie potrzeby, aby zapewnić, że zawiera wszystkie niezbędne cechy i funkcje.

  • Promuje Adopcje systemu ERP

Kiedy czujemy, że nowe oprogramowanie jest zbyt „nowoczesne” lub niedostępne dla pracowników, może być trudno uzyskać aprobatę na przesiadkę do nowego systemu ERP

Ponadto, gdy pracownicy nie mają żadnego wkładu w proces wyboru lub wdrożenia, czują się zdewaluowani i mogą stać się odporni na zmiany. Takie odczucia mogą utrudnić wysiłki w zakresie zarządzania zmianą organizacyjną. Zalecamy zaangażowanie pracowników w projekt przed jego uruchomieniem. Nie tylko masz możliwość skorygowania wszelkich problemów w ostatniej chwili, ale także dajesz użytkownikom szansę na wniesienie wkładu, co sprawia, że czują się docenieni.

Ponadto, pracownicy mają szansę zapoznać się z oprogramowaniem, dzięki czemu lepiej je rozumieją. To buduje ich zaufanie, więc są gotowi i chętni na nowy system ERP

  • Identyfikuje problemy ERP Workflow

Jak przeprowadzić każdy etap testów? skupisz się na oprogramowaniu na poziomie ziarnistym, badając poszczególne przepływy pracy, aby zrozumieć, co działa i co należy zmienić. Jak to zrobić? możesz znaleźć problemy, które mogą utrudniać ogólną funkcjonalność nowego systemu ERP.  Trzymaj sie scenariuszy testowych, które powinieneś dostać od partnera który pomaga Ci wdrażać system. Szlifuj te scenariusze, aż wszystko będzie działać w 100%. Nie pozwól, aby zostały nieprzetestowane jakieś procesy biznesowe które we wcześniejszych etapach wdrożenia nie działały !

  • Ułatwia łatwiejszy transfer danych

Jednym z największych wyzwań wdrożenia ERP jest migracja starych danych na nowej platformie. Jeśli ten krok nie jest wykonywany wystarczająco wcześnie, może to spowodować poważne komplikacje.

Z testów akceptacyjnych użytkownika, można złapać problemy migracji danych ERP przed efektem kuli śnieżnej. W szczególności, może się okazać, że użytkownicy popełniając ciągle te same błędy co w starym systemie ERP. Jest to czerwona flaga, że niektóre z danych w nowym systemie może być niewiarygodne. Wiedząc o tym, można wyczyścić i dostosować stare rekordy, a następnie mapować dane, jak powinno być.

Jak przetrwać i rozwijać się po wdrożeniu systemu ERP

 

3 Ryzyka, które należy ograniczyć podczas UAT

  • Wydłużenie fazy projektu

Powszechne jest, że niektóre fazy projektu trwają dłużej niż przewidywano. Jednakże, kiedy starasz się dotrzymać terminu realizacji projektu, będziesz musiał zabrać czas z innych faz, aby dostosować się do przekroczeń. Robiąc to, ryzykujesz skrócenie lub nawet wyeliminowanie testów akceptacyjnych użytkownika. Może to prowadzić do niepowodzenia projektu w postaci niskiej adaptacji użytkownika, a tym samym niskiej realizacji korzyści ERP.

  •  Brak struktury testowania

Dla UAT, aby odnieść sukces, zarówno ty, jak i twój wdrożeniowiec musi być zaangażowany. To często oznacza planowanie i koordynowanie wysiłków wielu różnych ludzi. Aby upewnić się, że nic nie zostanie pominięte, ważne jest, aby ustanowić skuteczną strukturę testowania. Jednym z ważnych aspektów tej struktury jest określenie ról i odpowiedzialności.

Na przykład, wdrożeniowcy powinni z góry wiedzieć, że są zobowiązani do:

  • Komunikowania, jakiego rodzaju informacji zwrotnej potrzebują od użytkowników końcowych
  • Zapewnienia wsparcia dla użytkowników końcowych
  • Dostarczania dokumentacji testowej

Tymczasem, wewnętrzni liderzy projektu powinni wiedzieć, że są odpowiedzialni za:

  • Zapewnienie, że wszyscy użytkownicy końcowi mogą uczestniczyć w UAT bez uszczerbku dla ich rutynowych zadań
  • Aktywne uczestnictwo w UAT
  • Przekazywanie informacji zwrotnych do wdrożeniowców na temat obszarów, które wymagają poprawy

 

  • Brak zasobów wewnętrznych

Kierownicy działów mogą uważać testy akceptacji użytkownika za trywialne zadanie. Jeśli jednak uprzedzisz ich z wyprzedzeniem, że UAT odciągnie użytkowników końcowych od ich codziennej pracy, menedżerowie będą mieli czas na przygotowanie swoich działów i chętniej zapewnią Ci odpowiednie zasoby.

Testy akceptacyjne ugruntowuje sukces ERP

Chcesz, aby Twój nowy system ERP był solidny i funkcjonalny a jednocześnie przyjazny? Jeśli chcesz znaleźć właściwą równowagę, system ERP  powinien mieć wykonane testy akceptacyjne użytkownika. UAT pozwala zajrzeć w przyszłość, aby zobaczyć, jak pracownicy będą współdziałać z nowym oprogramowaniem. Słuchając ich opinii, można dokonać niezbędnych korekt i sprawić, że projekt będzie udanym wdrożeniem.

Portal myERP  może pomóc zmaksymalizować każdy aspekt fazy testowania systemu ERP. Skontaktuj się z nami  poprzez formularz kontaktowy, jeśli potrzebujesz pomocy w tym zakresie.

Formularz kontaktowy