Dzięki oprogramowaniu ERP, firmy nie tylko sprawnie zarządzają, ale zawsze mają przegląd zapasów magazynowych, jak również zapasów z produkcji.

Wiedza o tym, które zapasy są przechowywane, kiedy, gdzie i w jakiej ilości, ma dla firm podstawowe znaczenie. Dzięki systemowi zarządzania magazynem (WMS), który jest zintegrowany z oprogramowaniem ERP, wszystkie dane dotyczące zapasów własnych firmy są scentralizowane i przejrzyście przedstawione. W ten sposób zawsze wiadomo, które towary znajdują się w magazynie, a które w innym miejscu i w jakim zakresie.

Jest to szczególnie ważne dla realizacji zamówień i ostatecznie dla całego procesu tworzenia wartości. W dalszej części chcielibyśmy przyjrzeć się bliżej funkcji zarządzania zapasami w oprogramowaniu ERP i pokazać praktyczne korzyści, które przynosi.

Inwentaryzacja i zarządzanie zapasami w przedsiębiorstwach

Istnieje kilka rodzajów inwentaryzacji, które należy odróżnić od siebie. Z jednej strony, zapasy mogą być definiowane w kontekście biznesowym. Dotyczy to wszystkich artykułów i towarów, które są aktualnie przechowywane w magazynie. Do tego dochodzą zapasy z produkcji. Zestawiono tu wszystkie surowce, materiały pomocnicze i eksploatacyjne, jak również półprodukty.

Klasyczne zapasy magazynowe obejmują zasadniczo zapasy artykułów i towarów, które zapewniają, że ogólny proces biznesowy może zawsze przebiegać bez zakłóceń. Można tym zarządzać i administrować za pomocą systemu zarządzania magazynem (WMS). System WMS zna dokładne zapasy i wie, gdzie są przechowywane.

System ERP, z drugiej strony, zazwyczaj zna tylko całkowite zapasy i odpowiednie atrybuty handlowe tych. (por. logistikknowhow.com) Wszystkie te towary, które są obecnie w ruchu, a także indywidualne współrzędne miejsca przechowywania nie mogą być zazwyczaj mapowane z systemem ERP.

Różne rodzaje zapasów

Z handlowego punktu widzenia, zarządzanie zapasami koncentruje się na obszarach przyjęcia towaru, gdzie tworzony jest nowy dostępny zapas, zamówieniach klientów, gdzie zapasy są rezerwowane, oraz wysyłce, gdzie ilość zapasów jest ponownie redukowana. Pomiędzy nimi występują liczne przypadki specjalne, które również muszą być przetwarzane przez oprogramowanie.

Zapasy fizyczne

Termin zapasy fizyczne odnosi się do wszystkich towarów, które znajdują się w magazynie w określonym momencie (np. zapasy). Jeżeli wszystkie ruchy zapasów są wykonywane prawidłowo i bezzwłocznie, stan fizyczny zawsze odpowiada stanowi księgowemu.

Spis księgowy

Inwentarz księgowy reprezentuje docelowy stan zapasów w przedsiębiorstwie zgodnie z prowadzoną księgowością. Księgowy stan inwentarza może odbiegać od stanu spisu z natury, na przykład jeżeli towary zostały nieprawidłowo policzone lub zaksięgowane, lub jeżeli są uszkodzone itp.

Zapasy magazynowe

Odpowiedni zapas księgowy na koniec roku obrotowego jest przenoszony bezpośrednio z systemu WMS do systemu handlowego jako inwentaryzacja. Ważne jest, aby w dniu klucza nie było otwartych rezerwacji ani towarów.

Zapas bezpieczeństwa i zapas maksymalny

Zapas bezpieczeństwa to ilość towaru, która powinna być zawsze dostępna w magazynie, aby nie zagrażała działalności firmy. Z kolei maksymalny zapas stanowi granicę dla maksymalnych zapasów. (por. ibid.)

Zarządzanie zapasami za pomocą systemu WMS

Dzięki zarządzaniu zapasami w ramach systemu zarządzania magazynem można dokładnie udokumentować i odwzorować wszystkie wewnętrzne przepływy towarów. Prowadzi ewidencję wszystkich ruchów towarów i posiada wszystkie niezbędne informacje gotowe do inwentaryzacji. System WMS stale porównuje dane z systemem ERP, dzięki czemu zawsze od razu widać, gdzie wystąpiły rozbieżności.

W tym kontekście ważne jest również zarządzanie partiami. Wszystkie towary są opatrzone odpowiednimi metadanymi i dzięki temu mogą być śledzone bez luk. W ten sposób wszystkie zainteresowane strony mogą w każdej chwili sprawdzić, skąd pochodzi dana partia i do czego ma być wykorzystana.

W ten sposób informacje o konkretnej partii mogą być dostarczane w całym łańcuchu logistycznym. Numery seryjne i numery partii dostarczają informacji o tych czynnikach. Zapewnia to znacznie większą przejrzystość, a informacje są dostępne w każdej chwili. Jest to szczególnie ważne w przypadku wycofania produktu z rynku.

Zwiększenie efektywności przyjmowania towarów

Kiedy towar wchodzi do firmy, system może bezpośrednio obliczyć optymalne miejsce składowania i drogę do niego. Odgrywa to decydującą rolę, zwłaszcza w dużych magazynach materiałowych. Towary są skanowane zgodnie z ich przeznaczeniem i przydzielane do idealnego miejsca przechowywania. Na przykład, jeśli towary muszą być przechowywane tylko przez bardzo krótki czas, sensowne może być składowanie ich w pobliżu linii produkcyjnej, gdzie są łatwo dostępne.

Inteligentne obliczanie miejsc składowania pokazuje swoje zalety również w kontekście czasu przydatności do spożycia. Podczas magazynowania można zadbać o to, aby towary o dłuższym terminie przydatności do spożycia były przechowywane za innymi partiami, tak aby żadna partia nie była zagrożona wygaśnięciem z powodu przywiezienia świeższej dostawy.

Obliczanie optymalnego miejsca składowania ma również inne zalety. Na przykład przy kompletacji towarów zaleca się zachowanie jak najmniejszych odległości. Dlatego podobne artykuły lub artykuły, które są często zamawiane razem, powinny być przechowywane możliwie blisko siebie. Na dłuższą metę skraca to znacznie odległości, a tym samym czas kompletacji.

Zarządzanie zapasami w kilku lokalizacjach

Często nie tylko magazyn centralny, ale również wiele innych lokalizacji musi być zaopatrzonych w towar i cyfrowo zmapowanych. Przykładem tego może być sektor handlu detalicznego. Oprócz magazynu centralnego często zaopatruje się w towar kilka oddziałów. Do tego dochodzi handel internetowy. Aby klient wiedział, czy i gdzie dany artykuł jest jeszcze dostępny, wszystkie lokalizacje muszą synchronizować swoje dane ze sobą w czasie rzeczywistym.

Jeśli na przykład artykuł został wstępnie zamówiony online do odbioru w oddziale, odpowiedni oddział musi mieć możliwość wglądu w zamówienie i jego realizacji. Dzięki temu klient ma możliwość odebrania swoich zakupów w najbardziej dogodnym dla niego miejscu. Możliwe jest również pokazanie, ile przedmiotów jest jeszcze dostępnych i kiedy mogą zostać dostarczone.

Nawet w firmach produkcyjnych często konieczna jest możliwość wyświetlania kilku lokalizacji. W ten sposób towary, które są jeszcze przechowywane w pojazdach, mogą być również odwzorowane w oprogramowaniu.

Zalety zarządzania zapasami w skrócie

Z oprogramowania ERP, który ma zintegrowany system zarządzania magazynem, niezliczone korzyści mogą być generowane w zakresie zarządzania zapasami. Należą do nich na przykład:

Dokładne odwzorowanie całej struktury magazynu

  • optymalizacja kompletacji,
  • proste procedury rezerwacji,
  • planowanie wysyłek wszystkich towarów,
  • kompleksowe analizy.

Na podstawie danych zebranych z magazynu można prowadzić długoterminowe analizy zapotrzebowania materiałowego. Dostarczają one informacji o tym, które artykuły są używane szczególnie dużo lub szczególnie mało, w jakich okresach. Takie analizy mogą pomóc w utrzymaniu jak najkrótszego ogólnego czasu magazynowania każdego artykułu, a tym samym uwolnić związany kapitał.

Można również ustalić, które towary są szczególnie często zamawiane razem i zidentyfikować grupy towarów. Na tej podstawie można oszacować optymalne miejsce składowania dla takich grup towarów.

Wniosek: większa wydajność i przejrzystość dzięki zintegrowanemu zarządzaniu zapasami
W dzisiejszych firmach, zarządzanie zapasami odgrywa kluczową rolę w ich własnej działalności gospodarczej. Wszystkie przychodzące i wychodzące towary, jak również wszystkie wewnętrzne przepływy towarów, są w nim cyfrowo odwzorowane, dzięki czemu są identyfikowalne i bardziej przejrzyste dla wszystkich zaangażowanych stron.

Można również zobaczyć, dla którego etapu pracy lub dla którego zlecenia towar jest zaplanowany. W oparciu o dane związane z towarami system może obliczyć idealne miejsce składowania i skrócić ścieżki dla kompletacji zamówień.