w 2020r około 53% respondentów określiło swoje wdrożenie oprogramowania ERP jako zadowalające. Co więcej, jest to spadek o 13% w stosunku do zgłoszonych sukcesów z ich badań w 2019 roku. Chociaż nikt nie ma wszystkich odpowiedzi, dlaczego wskaźnik awaryjności jest tak wysoki, jednym z powodów może być to, że firmy po prostu nie mają wystarczająco dużo informacji, aby podjąć świadomą decyzję.

W związku z tym niezwykle ważne jest, aby nabywcy przeprowadzili szeroko zakrojone badania przed dokonaniem wyboru dostawcy właściwego dla ich działalności. Ale jest tylko tyle informacji dostępnych online. Oznacza to, że w dół linii podczas wyboru ERP, trzeba będzie zdecydować się na formalne zapytanie ofertowe (RFP). Aby pomóc Ci zacząć, stworzyliśmy przewodnik krok po kroku, jak napisać RFP ERP, w tym szablon, który sprawia, że składanie wniosków do dostawców szczególnie łatwe.

Co to jest RFP?
RFP(request for proposal) jest jednym z wielu podobnych akronimów używanych do opisania rodzaju informacji, o które prosi kupujący. I choć dziś skupiamy się tylko na budowaniu Twojego RFP dla ERP, pomocne jest zrozumienie wszystkich akronimów RFx, aby dać Ci lepszy kontekst dokładnie tego, czego szukasz. Jeśli znasz już te terminy, możesz przejść do treści poniżej.

Prośba o informacje(RFI)
Jest to pierwsze żądanie nabywców ERP jakie powinni wykonać do sprzedawców oprogramowania i jest zwykle znacznie szersze niż później RFx. Jest on używany przez firmy, które nie są zbyt dobrze zaznajomione z obecnym rynkiem, albo bez wcześniejszego doświadczenia z systemem ERP lub mają tylko doświadczenie z bardzo starym systemem. Są one zazwyczaj wysyłane do wielu różnych dostawców, wyszczególniając kilka ogólnych wyzwań, które chcesz pokonać z nowym systemem oprogramowania. Sprzedawcy oprogramowania, z kolei, powinien napisać odpowiedź z powrotem szeroko wyjaśniając, co mogą zaoferować.

Prośba o propozycję(RFP)
Zapytanie ERP o propozycję jest podobne do RFI, ale ma znacznie węższy zakres. Mając ogólną wiedzę na temat rynku z RFI, należy sformułować swój RFP z konkretnych wyzwań, które firma stara się przezwyciężyć i osiągnąć konkretne cele. W tym celu należy skorzystać z listy wymagań, którą omówimy w dalszej części.

Sprzedawca, w odpowiedzi, zaoferuje kilka planów i pomysłów na to, jak ich produkt może być w stanie pomóc Twojej firmie iść naprzód.

Prośba o wycenę (RFQ)
Czasami nazywane zapytaniem ofertowym, RFQ jest tym, co będziesz chciał wysłać po zawężeniu listy potencjalnych dostawców. Większość krótkich list składa się z trzech do pięciu dostawców, ale niektóre listy mogą mieć ośmiu lub więcej dostawców, w zależności od kilku różnych czynników. To naprawdę zależy od Twojej firmy, aby określić, ilu dostawców powinno znaleźć się na twojej liście.  RFQ są najwęższe w zakresie i powinny dostarczyć nabywcom informacji na temat specyfikacji technicznych, metod wdrażania, warunków płatności i innych szczegółów.

Jak utworzyć RFP (i co robić po)
Aby zamówić system ERP, który najlepiej pasuje do Twojej organizacji, zalecamy przestrzeganie tych pięciu podstawowych kroków dla projektu ERP RFP:

  • Etap 1: Ustalenie wewnętrznych wymagań ERP

Pierwszym krokiem w uruchomieniu udanego ERP RFP jest ustalenie wymagań organizacyjnych ERP. Wymagania są funkcje, cechy i inne szerokie możliwości, które musi zapewnić producent oprogramowania w celu zaspokojenia Twoich potrzeb. Nie musisz wymieniać każdego wymagania jako konkretnej funkcji, ale to może pomóc Ci uzyskać dokładny typ systemu, którego szukasz, jeśli zrobiłeś swoje badania.

 

Zaangażuj wszystkich decydentów, aby pomóc w ustaleniu priorytetów dla Twoich najważniejszych wymagań ERP. Dotyczy to zarówno pracowników korzystających z systemu na co dzień, jak i liderów w Twojej firmie. Upewnij się, że uwzględniasz dane wejściowe nie tylko zespołów, które muszą korzystać z systemu, ale także wszystkich zespołów, których dotyczy nowy system. Możesz tworzyć wywiady, grupy fokusowe, a nawet wysyłać ankiety pocztą elektroniczną, aby dowiedzieć się, czego potrzebuje Twoja firma od następnego rozwiązania.

Wtedy nadejdzie czas, aby zdecydować, jak stworzyć listę kontrolną wymagań. Uzyskanie najważniejszych wymagań ERP ustalonych w formalnym dokumencie będzie pomocne w kolejnych etapach procesu RFP. Często organizacje rozpoczynają od próbki propozycji ERP, ale bardzo zalecamy wykonanie pełnego zadania zbierania wymagań.

Zobacz naszą listę kontrolną wymagań ERP, aby zobaczyć przykłady tego, co możesz umieścić na swojej własnej liście.

  • Krok 2: Zbuduj swój ERP RFP

Po zebraniu i uszeregowaniu swojej listy wymagań ERP, nadszedł czas, aby wbudować je w swoje ERP RFP. W ten sposób, odpowiadający dostawcy odpowiedzą, jak planują spełnić kryteria ERP, które zostały przedstawione.

Upewnij się, że RFP dla Twojego procesu wyboru ERP jest profesjonalnie wyglądające i zorganizowane. Nie tylko jest to uprzejme, ale także pokazuje dostawców Twoja firma jest poważnie o poszukiwaniu najlepszego systemu. Ponadto, możesz rozważyć złożenie RFP dla systemów ERP poprzez platformę programową przeznaczoną do zarządzania RFP. W ten sposób, odpowiedzi dostawców (patrz krok 4) mogą być automatycznie skompilowane, tabelarycznie i łatwo analizowane.

Należy również dołączyć jak najwięcej istotnych informacji o swojej firmie. Chcesz, aby dostawcy w pełni zrozumieć, jak działasz, co Twoja marka jest i kto jest Twoją grupą docelową, więc mogą wymyślić całkowicie szczegółową propozycję, jak osiągnąć swoje cele. Zawierać informacje o usługach i innych produktach, które oferujesz swoim klientom. Pomocne może być również dołączenie informacji na temat oczekiwanych terminów, budżetu i specyfikacji technicznych.

Jeśli nie masz w swoim zespole nikogo, kto posiadałby wystarczającą wiedzę techniczną, aby umieścić tę część w swoim RFP, zalecamy znalezienie w firmie kogoś, kto będzie pełnił tę funkcję lub zlecał ją na zewnątrz. Jest to przecież oprogramowanie, a dostawcy będą mieli trudności z przygotowaniem dokładnej propozycji dla Państwa firmy, jeśli nie będą mieli żadnych informacji technicznych.

  • Etap 3: Identyfikacja i przekazanie do sprzedawców ERP

Po sformułowaniu kompleksowego RFP, wybierz krótką listę dostawców i zaproś ich do swojego RFP. Twój początkowy RFI powinien był pomóc Ci lepiej zrozumieć rynek ERP na tyle, aby zidentyfikować trzy do pięciu dostawców. Jeśli nadal nie jesteś pewien, którzy dostawcy, aby wysłać swój RFP, to jest prawdopodobne, że oryginalny RFI był zbyt ogólny i nie wywołują informacyjne odpowiedzi producenta.

Jeśli tak jest, może chcesz wstrzymać proces RFP i ocenić sytuację. Możliwe, że chcesz nawet rozpocząć proces RFI od nowa. Choć może to wydawać się czasochłonne, to najlepiej przedłużyć swoją linię czasu badań, a nie pchać do przodu i inwestować w ERP słabo nadaje się do Twojej firmy.

Po utworzeniu krótkiej listy jesteś nieco pewny, najlepiej jest użyć specjalistycznego narzędzia do zarządzania RFP ERP. Narzędzia takie jak te ułatwiają dostawcom odpowiedź, jak również pozwala na zarządzanie tymi odpowiedziami w scentralizowanym interfejsie. Prowadzenie projektów RFP przez odpowiedni program oszczędza organizacjom 50% czasu, jaki zwykle poświęca się na rozpoczęcie i zakończenie RFP.

Zwracanie się do dostawców ERP o odpowiedź na RFP jest procesem czasochłonnym. Upewnij się, że dobrze zdefiniowałeś swoje wymagania i ułatwiłeś dostawcom wysyłanie odpowiedzi. Aby uzyskać bardziej szczegółowe porady, przeczytaj nasz Proces doboru oprogramowania ERP i Przewodnik szybkiego startu.

  • Etap 4: Przegląd odpowiedzi RFP

Tradycyjnie, nabywcy technologii muszą poczekać, aż zgromadzą wszystkie odpowiedzi od dostawców, zanim dokonają pełnej oceny RFP. Ten długotrwały proces zachodzi ze względu na ręczne procedury wymagane do zebrania wszystkich odpowiedzi do porównania. Twój zespół może być zmuszony do pogodzenia różnic w formacie odpowiedzi, aby informacje zwrotne były kompatybilne podczas porównania.

Dostępne są jednak opcje pozwalające na usprawnienie tej części procesu RFP. Dzięki nowemu oprogramowaniu dostępnemu dla procesu zaopatrzenia IT, można oceniać i automatycznie obliczać odpowiedzi od dostawców w momencie ich otrzymania. Jest to świetny sposób na uwolnienie czasu i umożliwienie pracownikom skoncentrowania się na ich głównych rolach i obowiązkach. Wszyscy wiedzą, że projekty ERP są długie i zużywają dużo zasobów, ale nie jest to niemożliwe, aby zoptymalizować wydajność swojego zespołu w tym czasie. Ponadto, nowe narzędzia, takie jak te zapewniają sprawniejszą metodę odpowiadania na pytania dostawców i pozwalają na szybkie wyeliminowanie niewykwalifikowanych dostawców.

  • Etap 5: Ocena końcowa

Wraz z analizą odpowiedzi na RFP, większość firm otrzymuje szczegółowe prezentacje produktów, szuka referencji dla klientów i negocjuje warunki umowy przed podjęciem ostatecznej decyzji. Uprzejmie jest również poinformować wyeliminowanych sprzedawców o ich statusie.

 

 Portal myERP oferuje równiez pomoc w tym zakresie, jeśli mają Państwo w dalszy ciagu problem z wyborem systemu lub dostawcy, chętnie pomożemy w tym zakresie. Współpracujemy z wiekszością dostawców systemów w polsce, jesteśmy w stanie wyselekcjonować dla Państwa najlepszy system oraz dostawce dla waszych potrzeb, zweryfikować zespół wdrażający oraz dać odpowietnie rekomenendacje co do prowadzenia projektu. Portal  jest świetnym źródłem informacji dla tych, którzy nie są pewni, którym producentom chcieliby wysłać swoje RFP lub nabywcom, którzy chcieliby po prostu mieć trochę więcej informacji. Nasi analitycy ocenili i uszeregowali każdego producenta na podstawie tego, jak dobrze zapewniają one wysoki priorytet możliwości, takich jak księgowość, zarządzanie zasobami ludzkimi, dystrybucja i więcej.

 

Wniosek
Jeśli włożysz więcej wysiłku w tworzenie RFP i ocenę odpowiedzi, zyskasz o wiele dokładniejsze zrozumienie, w jaki sposób Twoi wybrani dostawcy mogą wspierać Twoje działania.

Masz jeszcze jakieś inne wskazówki dotyczące sposobu wyboru dostawcy czy systemu ERP? które powinniśmy uwzględnić? Daj nam znać o swoich przemyśleniach, pozostawiając komentarz poniżej. Lub jesli w dalszym ciągu twoja firma ma problem z wybrem dostawcy skontaktuj się z nami poprzez formularz kontaktowy.