Zarządzanie finansami i dokumentami księgowymi jest wyzwaniem dla każdej firmy. Nawet jeśli operuje tylko na lokalnym rynku. Prowadzenie międzynarodowej firmy lub handle zagranicznego niesie ze sobą kolejne trudności. Dodatkowo, oprócz standardowych dokumentów wymaganych przez krajowe instytucje musisz mierzyć się z międzynarodowymi kontrolami jakości, dokumentami celnymi i różnymi stawkami VAT.
System ERP- Lekarstwo na problemy
Jednak istnieje lekarstwo na te problemy i jest nim system do zarządzania – ERP. Planowanie zasobów przedsiębiorstwa – ERP – to rodzaj oprogramowania, którego firmy używają do zarządzania codziennymi działaniami biznesowymi, takimi jak księgowość, zaopatrzenie, łańcuchy dostaw, zarządzanie projektami, zarządzanie ryzykiem i zgodnością.
Wraz z postępującą digitalizacją przedsiębiorstw obecne systemy ERP znacząco wspierają zarządzanie finansami i księgowością. Na tym etapie chciałbym podkreślić, że wiele z tych rozwiązań jest międzynarodowych. Dzięki temu wspierają firmy niezależnie od tego w jakim i w ilu krajach prowadzą one działalność.
Wsparcie systemu w obszarach księgowych i finansowych to fascynujący temat. Zwłaszcza, że znacznie ułatwia prowadzenie biznesu w wielu krajach. Automatyzuje wiele raportów, rozliczeń i przygotowań dokumentów celnych. Chciałbym przedstawić kilka funkcji, które mogą zaoferować systemy zarządzania ERP. Jeśli zastanawiasz się nad prowadzeniem działalności międzynarodowej, zobaczysz, jakie możliwości i wsparcie może dać wdrożenie tego typu rozwiązań.
Zautomatyzowany przepływ i rozliczenia miedzyokresowe
Przede wszystkim wiele systemów ERP pozwala zautomatyzować przedpłaty i rozliczenia międzyokresowe. Umożliwia to łatwe rozpoznanie przychodów i wydatków. Pozwala też na sprawne zarządzanie rozliczeniami zarówno z dostawcami, jak i odbiorcami. Jeśli ta funkcja jest w Twoim ERP, zyskasz lepszą kontrolę nad płynnością firmy.
Dobry system ERP będzie wyposażony w uzgadnianie kont bankowych. Pozwala to na automatyczne pobieranie danych z wyciągów bankowych w celu tworzenia zapisów w księgach rachunkowych oraz śledzenia wszystkich wyciągów bankowych. Umożliwia realizację i rozliczanie płatności w jednym kroku, w jednym miejscu.
Tak jak wspomniałem wcześniej, systemy ERP upraszczają tworzenie raportów i wykonywanie płatności. W prosty sposób możesz przygotować wiele rodzajów raportów takich jak: kupujący – saldo dzienne, wiekowanie należności / struktura wiekowa należności, potwierdzenie salda. System ułatwia również płatności – możesz wygenerować polecenie zapłaty, aby otrzymać pieniądze bezpośrednio z rachunku bankowego klienta oraz plik polecenia zapłaty z banku. Rozwiązanie umożliwia także generowanie wezwań do zapłaty i not odsetkowych.
W kwestiach związanych z bankowością rozwiązanie ERP wspomoże również zarządzanie kontami bankowymi. Funkcjonalność ta pozwala na obsługę i zarządzanie wieloma rachunkami bankowymi i różnymi walutami z poziomu systemu w celu zaspokojenia różnych potrzeb biznesowych. Może to być bardzo przydatna funkcja, jeśli prowadzisz sprzedaż eksportową lub prowadzisz działalność za granicą. Rozwiązanie pozwoli Ci dynamicznie zarządzać przewalutowaniem oraz zapewni sprawne przetwarzanie aktualizacji kursów walut. Może rozliczać różnice kursowe.
Wyobraź sobie, jak łatwo będzie zarządzać wszystkimi kontami i wszystkimi walutami z jednego miejsca. I jest duża szansa, że mając odpowiedni system ERP, możesz to wszystko zrobić z telefonu komórkowego lub przeglądarki. Aby uzyskać bardziej zautomatyzowaną płatność, ERP dostarczy propozycje płatności na podstawie dokumentacji dostawcy i automatycznie wygeneruje plik płatności bankowych. System pozwala również na konwersję danych bankowych i wygenerowanie odpowiedniego pliku płatności elektronicznej dla Twojego banku. Co ważne, wiele systemów ERP jest zintegrowanych z większością polskich i europejskich banków.
Kwestie podatkowe są często problematyczne, jeśli prowadzisz sprzedaż międzynarodową. Ale możesz spojrzeć na ERP jak na lekarstwo. W tego rodzaju rozwiązaniu można łatwo naliczyć podatek VAT zgodnie ze specyfiką podatkową danego kraju. System automatycznie nalicza i oblicza należny podatek z uwzględnieniem wszystkich wymogów prawnych.
System wspiera firmy prowadzące działalność międzynarodową. Moduł księgowy w większości rozwiązań można dostosować do rozliczeń zgodnie z przepisami w każdym kraju. Może obsługiwać zarówno grupy kapitałowe działające w kilku krajach, dla których podatki rozliczane są osobno, jak i firmy prowadzące sprzedaż detaliczną do wielu krajów i rozliczające VAT w więcej niż jednym kraju.
Rejestracja i przetwarzanie dokumentów w ERP stają się niezwykle łatwe i szybkie. Jest to możliwe dzięki skanowaniu, rozpoznawaniu i automatycznemu przetwarzaniu dokumentów. Wszystko to z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. Ułatwienie przetwarzania dokumentów wiąże się z automatycznym przypisywaniem wzorców księgowania do kosztów. ERP pozwala niemal całkowicie wyeliminować papierowe dokumenty, które kończą swoje życie w sekretariacie. Ich dalsze życie jest cyfrowe. Rozwiązania te są ważne nie tylko dla pracowników zatrudnionych w centrali: znacząco wspierają pracę zdalną i rozproszoną.
Wiele systemów ERP obsługuje polskie wymagania podatkowe. I nawet jeśli nie, wiele firm, w tym IT Vision, oferuje funkcje obsługujące podzieloną płatność (split-payment), Jednolity Plik Kontrolny (JPK) czy odroczony VAT.
W przypadku podzielonej płatności (split-payment) system automatycznie przypisuje przychodzące faktury podzielonej płatności i generuje płatności. ERP umożliwia również firmom generowanie faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami. Posiada funkcjonalności związane z plikami JPK/SAF-T czy obowiązkami związanymi z podatkiem VAT. Systemy posiadają również funkcjonalność odroczonego podatku VAT, co jest szczególnie przydatne przy rozliczaniu faktur korygujących sprzedaż.
Dobrze dobrany ERP wspiera również raportowanie sprzedaży i transferów towarów dla Intrastat oraz przygotowanie odpowiednich plików JPK/SAF-T dla polskich organów podatkowych. Na urzędowych raportach księgowych system generuje informacje o nazwie i wersji programu księgowego wymaganej przez polskie prawo.
Bądź na bieżąco ze zmieniającym się środowiskiem biznesowym w Polsce!
Warto podkreślić, że jako IT Vision dbamy o to, aby systemy, które oferujemy naszym klientom, były zawsze dostosowane do polskich wymagań prawno-podatkowych. Dzięki temu każda zmiana wprowadzona przez polskiego ustawodawcę zmusza nas do przygotowania odpowiednich zmian i funkcjonalności dla naszych klientów. Jeśli szukasz zespołu wdrożeniowego ERP, upewnij się, że wesprze on również aktualizacje w Twoim systemie, jeśli chodzi o zmiany podatkowe i prawne.
Wymienione przeze mnie funkcje to tylko niektóre z możliwości wsparcia obowiązków i procesów finansowo-księgowych w międzynarodowych firmach. Jeśli więc zastanawiasz się, czy rozwijać swój biznes na nowe rynki, a boisz się natłoku obowiązków związanych z raportowaniem czy rozliczaniem płatności, wdrożenie systemu zarządzania – ERP – może być dla Ciebie dobrym rozwiązaniem.
Ostatnie komentarze