Od 2023 roku wszyscy przedsiębiorcy będą musieli wystawiać wyłącznie faktury elektroniczne. Ale warto już teraz zacząć posługiwać się tą formą dokumentu, by ułatwić pracę działów finansowych i przyspieszyć rozliczenia z kontrahentami.
W wyniku nowelizacji ustawy o VAT od 1 stycznia 2022 roku zostaną wprowadzone faktury elektroniczne będące ustandaryzowaną formą tego dokumentu w formacie XML. Takie faktury będą wystawiane i otrzymywane przy użyciu programów kadrowo-płacowych podatników połączonych z system teleinformatycznym Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Zmiany te mają ułatwić przedsiębiorcom wzajemne rozliczenia, a także uszczelnić system podatkowy. W roku 2022 korzystanie z e-faktury będzie jeszcze dobrowolne, ale od stycznia 2023 stanie się już obowiązkowe.
Plik PDF nie jest elektroniczną fakturą
Rozwój technologii powoduje, że księgowość odchodzi od tradycyjnych faktur papierowych ma rzecz dokumentacji elektronicznej. Obecnie najpopularniejszą cyfrową formą tego dokumentu są faktury w formacie PDF. Należy jednak zdawać sobie sprawę z tego, że nie mają one nic wspólnego z ujednoliconym wzorcem e-faktury.
Faktura w formacie PDF nie jest fakturą elektroniczną, a jedynie fakturą wysyłaną droga elektroniczną. To tylko obraz dokumentu – a taka forma nie jest zrozumiała dla systemów IT. Natomiast ustrukturyzowana faktura w formacie XML (identyczny format jest stosowany w plikach JPK) zawiera tzw. metadane, czyli szereg informacji, które komputer potrafi analizować, interpretować i automatycznie ewidencjonować na kontach księgowych. Metadane zapewniają ponadto integralność dokumentu i zapobiegają błędom i fałszerstwom. W plikach, które je zawierają nie da się dokonać zmian, np. podmieniając rachunek bankowy.
W Polsce jak dotąd, na ten typ dokumentu przeszło znacznie mniej firm niż w Unii Europejskiej. W naszym kraju e-faktury w formacie XML wysyła 16% firm, w UE to już 25% przedsiębiorstw. Największą popularnością wciąż cieszą się faktury nieustrukturyzowane w formie plików PDF – w Polsce korzysta z nich 58% firm, w UE – 59%.
Stosowanie e-faktury to szereg korzyści
Wielu przedsiębiorców wciąż ma obawy przed wdrożeniem e-faktury, dotyczące bezpieczeństwa, autentyczności dokumentu, a także kosztów. Nie mają one uzasadnienia – e-faktura nie ulega zniszczeniu, zgubieniu ani modyfikacji, ponieważ nie ma możliwości ingerencji w zapisany plik XML. Wysyłanie dokumentów za pośrednictwem chmurowych platform (jak np. Miedzyfirmami.pl) jest szyfrowane i odbywa się z pominięciem poczty elektronicznej. Za korzystanie z takich portali płaci się abonament, który zazwyczaj nie wynosi więcej niż kilkanaście złotych miesięcznie.
Warto więc odłożyć na bok obawy i zwrócić uwagę na korzyści, a tych zastosowanie e-faktury przynosi mnóstwo, znacząco ułatwiając pracę działom finansowo-księgowym w wielu aspektach:
- automatyczne ewidencjonowanie na kontach księgowych eliminuje ręczną pracę podczas wprowadzania danych i minimalizuje ilość błędów;
- jest dostarczana szybko – e-faktury w momencie wysłania są gotowe do pobrania po stronie odbiorcy;
- zmniejsza koszt obsługi dokumentów (wysyłka jednej faktury papierowej średnio kosztuje powyżej 3 zł);
- gwarantuje bezpieczeństwo oraz przejrzystość procesu przesyłania – nadawca widzi jej status (np. czy i kiedy została odebrana lub zaakceptowana przez odbiorcę);
- ułatwia wyszukiwanie;
- umożliwia prace online dzięki zdalnemu dostępowi do dokumentów;
- pozwala na wgląd w finanse firmy w czasie rzeczywistym;
- archiwizacja dokumentów w chmurze jest bezpieczniejsza od trzymania ich w segregatorach.
Postaw na nowoczesność już teraz
Mimo, że przed przedsiębiorcami jeszcze dwa lata, zanim ustawa zmusi ich zastosowania faktury elektronicznej, warto już teraz pomyśleć o jej wdrożeniu. Dla działów księgowych jest to pewną rewolucją, ponieważ zmienia sposób i organizację pracy. Ale jej pozytywny wpływ na funkcjonowanie firmy poprzez regularne rozliczanie dokumentów oraz terminową wypłatę pensji pracownikom jest ogromną korzyścią, zwłaszcza dla organizacji działających na dużą skalę. Przykładem może tu być VW Leasing, który wprowadził faktury elektroniczne oparte na standardzie Sage do rozliczeń ze wszystkimi serwisami Grupy VW. Tradycyjne, papierowe fakturowanie wydłużało proces ich obiegu oraz realizację płatności. Natomiast dostarczanie i weryfikacja dokumentów poprzez portal Międzyfirmami.pl. – narzędzie w chmurze do wymiany dokumentów elektronicznych, całkowicie wyeliminowało opóźnienia.
Ostatnie komentarze