Co to system ERP?

ERP to skrót od angielskiej nazwy Enterprise Resource Planning (Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa). Oprogramowania ERP automatyzują i łączą procesy biznesowe w przedsiębiorstwie. Wszystkie dane z różnych działów są przechowywane w centralnej bazie danych, dzięki czemu są zawsze dostępne i możliwe do znalezienia dla każdego pracownika.

Każda firma jest inna i dlatego ma inne wymagania dotyczące oprogramowania. Jest to również powód, dla którego systemy oprogramowania ERP są tak różne. Każdy system ERP składa się z różnych modułów, z których każdy obejmuje określony obszar zadań w przedsiębiorstwie.

Informacje ogólne

Wprowadzenie oprogramowania ERP to duży krok dla każdej firmy. Automatyzacja procesów pracy, digitalizacja dokumentów i nowe oprogramowanie to jednocześnie bardzo wiele zmian. Jednak korzyści i zwrot z inwestycji, jakie przynosi udane wdrożenie, są więcej niż warte.

Firmy często jeszcze wahają się przed wyborem oprogramowania ERP, ponieważ nie są pewne, czy istnieje oprogramowanie, które będzie idealnie pasować do ich działalności. Obecnie jednak dla każdej firmy, niezależnie od jej wielkości i złożoności procesów pracy, można znaleźć odpowiednie oprogramowanie.

Przygotowanie

Każda firma jest inna i nie jest łatwo znaleźć odpowiednie oprogramowanie ERP. Jednak dzięki dobremu przygotowaniu można uniknąć wielu niepotrzebnych błędów. Dobre przygotowanie w poszukiwaniu oprogramowania ERP zaczyna się od wyznaczenia celów. Co dokładnie chcesz, aby oprogramowanie ERP robiło dla Twojej firmy? Cele te służą jako przewodnik podczas poszukiwań i realizacji projektu.

Oprogramowanie ERP według branż

Ważne jest, aby wybrać oprogramowanie ERP, które jest dostosowane do branży, w której działa firma. Firmy z różnych branż mają różne procesy biznesowe, które należy uwzględnić w systemie ERP. Oprócz procesów biznesowych, które występują w prawie każdej organizacji – takich jak zarządzanie zasobami ludzkimi (HRM) czy zarządzanie relacjami z klientami (CRM) – istnieją procesy, które mają fundamentalne znaczenie na przykład w sektorze rolniczym, finansowym czy przemysłowym. Posiadając jeden system ERP dostosowany do dynamiki własnej branży, firma może uzyskać wszystkie korzyści płynące z oprogramowania ERP.

Platforma

Istnieją trzy różne sposoby wdrożenia oprogramowania ERP: w chmurze, w modelu on-premise lub hybrydowy. Sposób instalacji oprogramowania ERP ma wpływ na jego zakres. Ponadto, w zależności od typu, za oprogramowanie, sprzęt i dane odpowiada inna strona. Przeczytaj tutaj o zaletach i wadach każdego typu instalacji oraz o tym, która z nich najlepiej odpowiada potrzebom Twojej firmy.

ERP w chmurze

Coraz więcej firm decyduje się na oprogramowanie ERP w chmurze. W dużej mierze przyczyniają się do tego dostępność i niskie koszty wejścia.

Dużą zaletą pracy w chmurze jest to, że firmy nie muszą same kupować sprzętu. Płacą oni stałą kwotę miesięcznie za korzystanie z serwerów i oprogramowania dostawcy. Ponadto system można bardzo łatwo rozbudować, zarówno jeśli chodzi o liczbę użytkowników, jak i liczbę funkcji.

On-Premis ERP

Dzięki systemowi ERP w siedzibie firmy, przedsiębiorstwa mają pełną kontrolę nad sprzętem i oprogramowaniem. Szczególnie ze względu na ochronę danych jest to dla wielu firm ważny argument przy wyborze rozwiązania lokalnego (on-premises).

Innym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę, jest wysiłek wkładany przez firmę. Firmy muszą bowiem zaplanować odpowiednie zasoby i możliwości w zakresie wdrażania, konserwacji sprzętu i oprogramowania, w tym prac konserwacyjnych i aktualizacji, a także szkoleń pracowników.

Rozwiązanie Hybrydowe

O hybrydowym systemie ERP mówi się wtedy, gdy jest on częściowo zarządzany na własnych serwerach lokalnych, a częściowo w chmurze. Podczas gdy coraz więcej firm przenosi swoje rozwiązania ERP do chmury, niektóre pozostają bardziej ostrożne i rozważają najpierw przeniesienie poszczególnych funkcji do chmury.

Jednak rozwiązanie hybrydowe może mieć sens także w innych przypadkach. W końcu nie każda firma może łatwo lub odpowiedzialnie przenieść wszystkie obszary swojego oprogramowania ERP do chmury. Mimo to korzystanie z chmury może przynieść wiele korzyści, jeśli system ma być używany w innych lokalizacjach.

Korzyści

Niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, jesteś rozwijającym się małym lub średnim przedsiębiorstwem, czy też pracujesz dla międzynarodowej korporacji, oprogramowanie ERP jest obecnie dostępne dla każdej firmy. Pojawienie się chmury umożliwiło również korzystanie z oprogramowania ERP freelancerom i firmom o mniejszym budżecie. Ale nawet dla największych firm istnieje oprogramowanie ERP odpowiadające ich potrzebom. Czasami rozsądnie jest wybrać całe oprogramowanie od jednego dostawcy, w innych przypadkach konieczne jest tworzenie powiązań między różnymi programami. Przeczytaj, na co należy zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania ERP, w zależności od wielkości firmy.

Funkcje

Głównym powodem wyboru konkretnego oprogramowania ERP są dostępne w nim funkcje. Większość funkcji dotyczy automatyzacji procesów pracy. Twoja administracja zyska niezbędną cyfryzację, a automatyzacja przetwarzania faktur pozwoli Ci natychmiast zaoszczędzić mnóstwo czasu. Być może Twój dostawca ERP posiada szereg funkcjonalności, o których nie wiedziałeś. Jednak wielką zaletą i prawdziwą siłą oprogramowania ERP są funkcje analizujące procesy pracy poszczególnych działów i pomiędzy działami. Oprogramowanie gromadzi dane i pokazuje informacje oraz spostrzeżenia, które wcześniej nie były widoczne. Dowiedz się, które funkcje pomogą Twojej firmie w digitalizacji, automatyzacji i analizie.

Koszty systemu ERP

Decydującym czynnikiem przy wyborze oprogramowania ERP jest koszt. Na całkowity koszt projektu ERP składają się koszty bezpośrednie i koszty pośrednie. Koszty bezpośrednie to koszty, które wynikają bezpośrednio z zakupu i wdrożenia. Koszty pośrednie wynikają z takich obszarów, jak serwis i konserwacja oraz szkolenia pracowników.

Zarówno firmom, jak i dostawcom często trudno jest podać z góry dokładną cenę. Każda firma ma inne życzenia i wymagania dotyczące systemu. Pewnych wskazówek w tym zakresie dostarcza przygotowanie wskaźnika ROI.

Kalkulacja kosztów, które można zaoszczędzić, często pokazuje, że dostępny jest większy budżet niż pierwotnie zakładano. Z drugiej strony, zawsze pojawiają się nieoczekiwane koszty, których nie bierze się pod uwagę.

Przeczytaj wszystko na ten temat tutaj i uniknąć niespodzianek podczas tworzenia i zarządzania budżetem na wdrożenie ERP.

 

Wyszukiwanie systemu ERP

Czy szukasz konkretnego oprogramowania ERP? Poniżej znajduje się przegląd wszystkich programów ERP dostępnych w Polsce. Na stronie myERP.pl znajdziesz najnowsze wiadomości, najważniejsze aktualizacje i dostawców oprogramowania.

 

Porównanie

Na podstawie ponad 400 cech możesz samodzielnie porównać oprogramowanie ERP i dostawców ERP. Wybierz swoją branżę, wielkość firmy lub pożądaną funkcjonalność i znajdź oprogramowanie ERP, które spełni Twoje wymagania.

Selekcja

Jeśli szukasz odpowiedniego oprogramowania ERP, przekonasz się, że czasami może to być bardzo trudne. Na rynku istnieje niezliczona liczba różnych dostawców, z których każdy oferuje inny pakiet oprogramowania lub specjalizację. Dlatego wybór właściwego systemu jest bardzo trudny.

Jak więc w tej nieprzeniknioności znaleźć swoje osobiste oprogramowanie ERP? Nie jest to takie proste, biorąc pod uwagę, że wybór systemu ERP oznacza ogromną ingerencję w firmę. Na stronie poświęconej doborowi produktów znajduje się przegląd wszystkich elementów, które należy wziąć pod uwagę przy dokonywaniu właściwego wyboru.

Wdrożenie

Po znalezieniu oprogramowania ERP i dostawcy, który idealnie pasuje do Twojej firmy, praca nie jest jeszcze wykonana. Najtrudniejsze dopiero przed nami. Wdrażanie oprogramowania ERP może być sporym przedsięwzięciem, w zależności od firmy. Mała firma może rozpocząć działalność w ciągu jednego tygodnia, natomiast w przypadku dużej firmy okres wdrażania może trwać nawet pół roku.

Oprogramowanie styka się ze wszystkimi aspektami działalności firmy, co sprawia, że jest ona bardzo podatna na błędy, które mogą mieć duży wpływ na jej funkcjonowanie. Uniknij niepotrzebnych błędów i dowiedz się, jak przygotować się do wdrożenia oprogramowania ERP

 

%

opóźnionych wdrożeń ERP wynika ze słabego przygotowania.

Szkolenia

Sukces projektu ERP zależy w dużej mierze od tego, jak dobrze Twoi pracownicy przystosują się do nowego systemu i będą z niego korzystać. Jeśli są przytłoczeni nowym systemem ERP i sposobem jego działania, mają tendencję do odrzucania go i powrotu do starych sposobów pracy. Biorąc pod uwagę marnotrawstwo zasobów, jest to wielkie niebezpieczeństwo.

Dlatego ważne jest, aby odpowiednio przeszkolić własnych pracowników i zapewnić im szerokie zrozumienie nowego systemu ERP.

%

Średni wzrost wydajności po 1 dniu szkolenia

Ocena

W okresie poprzedzającym projekt ERP ważne jest, aby zarejestrować stan obecny i sformułować konkretne życzenia, cele i wymagania wobec nowego systemu ERP. Ma to kluczowe znaczenie nie tylko dla samego poszukiwania i późniejszej realizacji, ale także dla późniejszej oceny. Ważne jest sprawdzenie, czy założone cele zostały osiągnięte, jakie poprawki należy jeszcze wprowadzić i jakie funkcje należy dodać w późniejszym czasie.

Późniejsza ocena projektu ERP ma na celu nie tylko ustalenie, czy wdrożenie było opłacalne, ale także ocenę tego, co należy jeszcze zrobić. Sprawdzamy również, czy wszystkie funkcje działają prawidłowo.

Umowa Serwisowa

Proces wdrożenia zostaje zakończony w momencie uruchomienia oprogramowania ERP. Jednak na tym etapie system jest dopiero na początku swojego cyklu życia. W idealnym przypadku firmy powinny nadal czerpać korzyści z oprogramowania ERP przez wiele lat. Aby to jednak zapewnić, system musi być regularnie konserwowany.

Ponieważ konserwacja i naprawy są niezbędne do ciągłego działania systemu, należy to rozważyć natychmiast, gdy projekt ERP jest jeszcze w pieluszkach. Najlepiej byłoby, gdyby firmy już w trakcie procesu wyboru dostawcy zwracały uwagę na jego późniejsze działania w zakresie konserwacji.

Chociaż wymagane środki mogą się różnić, istnieją pewne podstawowe kroki, które każda firma powinna podjąć podczas konserwacji i obsługi systemu ERP.