News
KajaGrabowiecka
KajaGrabowiecka
MarekMac
Popularne
Główna
Kilka działalności, różne systemy ERP i brak kontroli – jak to spiąć w jedną całość?
Na początku wszystko wydaje się logiczne. Jedna działalność – jeden system. Potem pojawia nowy oddział, nowy projekt. Każdy dostaje „swój” system ERP, często dopasowany do bieżących potrzeb. Problem zaczyna się wtedy, gdy firma rośnie szybciej niż jej struktura technologiczna. Nagle okazuje się, że: dane są porozrzucane w kilku systemach, raporty się nie zgadzają, każdy dział pracuje „po swojemu”, a właściciel lub zarząd traci realną kontrolę nad biznesem. To jeden z najczęstszych momentów, w których pojawia się pytanie: jak to wszystko spiąć w jedną całość? Skąd bierze się chaos w wielu systemach ERP? Najczęściej nie jest to wynik złych decyzji, tylko naturalnego rozwoju firmy. Typowy scenariusz działania organizacji wygląda następująco: firma A działa na Subiekt GT, nowa działalność wdraża inny system, część procesów trafia do Excela lub narzędzi „tymczasowych”. Efekt? Zamiast jednego systemu zarządzania masz ekosystem przypadkowych rozwiązań, które nie komunikują się ze sobą. Największe problemy przy rozproszonych systemach 1. Brak jednego źródła prawdy Każdy system pokazuje coś innego. Sprzedaż w jednym miejscu, magazyn w drugim, finanse w trzecim. 2. Ręczne łączenie danych Raporty powstają w Excelu, co spowalnia przepływ informacji. 3. Trudności w zarządzaniu Zarządzanie kilkoma oddziałami, lokalizacjami przypomina układanie puzzli bez obrazka. 4. Brak skalowalności Każda nowo otwarta placówka to kolejny system i kolejny poziom komplikacji. 5. Strata czasu i pieniędzy Zespół zamiast pracować operacyjnie i analizować dane – „ogarnia systemy”. Dlaczego integracje często nie rozwiązują problemu? Teoretycznie ma to sens – łączymy wszystkie programy i przepływ danych działa bez zarzutu. W praktyce: integracje są kosztowne, wymagają ciągłego utrzymania, tworzą dodatkową warstwę komplikacji. Kluczowa zmiana: centralizacja zamiast integracji Zamiast łączyć wiele systemów, warto przemyśleć inne podejście: Jeden system ERP + jedna baza danych + dostęp dla wszystkich To oznacza odejście od lokalnych, rozproszonych instalacji na rzecz jednego środowiska. I tutaj pojawia się rozwiązanie, które realnie odpowiada temu opisowi. Rozwiązanie: ERP w chmurze od Itmation Wdrożenie systemu ERP w chmurze (np. w modelu oferowanym przez Itmation) pozwala przenieść całą firmę – niezależnie od liczby placówek – do jednego, spójnego środowiska. Jak to działa? System ERP działa na zdalnym serwerze. Wszystkie oddziały korzystają z jednego środowiska. Użytkownicy logują się z dowolnego miejsca. Dane są przechowywane centralnie. To nie jest nowy system – to nowy sposób pracy z systemem. Jak spiąć kilka lokalizacji w jednym ERP? W praktyce wygląda to tak: 1. Analiza obecnych systemów Sprawdzenie, gdzie znajdują się dane i które procesy są kluczowe. 2. Wybór docelowego środowiska Najczęściej jest to jeden system (np. Subiekt GT lub inne rozwiązanie ERP), który będzie pełnił rolę centralną. 3. Migracja danych Przeniesienie danych z różnych systemów do jednej bazy. 4. Uporządkowanie procesów Ujednolicenie sposobu pracy – sprzedaży, magazynu, raportowania. 5. Uruchomienie pracy w chmurze Dostęp dla wszystkich pracowników i oddziałów w czasie rzeczywistym. Co zyskujesz po wdrożeniu? Jedno źródło danych Wszystkie informacje w jednym, bezpiecznym miejscu. Pełną kontrolę nad firmą Masz dostęp do aktualnych danych w każdej chwili. Spójne raportowanie Bez ręcznego łączenia danych. Oszczędność czasu Zespół skupia się na pracy, nie na systemach. Gotowość na rozwój Dodanie nowej lokalizacji nie burzy systemu – tylko go rozszerza. Kiedy jest najlepszy moment na taką zmianę? Wdrożenie ERP w chmurze ma sens szczególnie wtedy, gdy: masz więcej niż jedną działalność (powiązane kapitałowo spółki) lub oddział, korzystasz z kilku systemów, które się nie komunikują, raportowanie zajmuje za dużo czasu, zaczynasz tracić kontrolę nad danymi, planujesz dalszy rozwój firmy. Podsumowanie Kilka działalności i różne systemy ERP to naturalny etap rozwoju firmy. Problem pojawia się wtedy, gdy brak jednego centrum zarządzania zaczyna blokować decyzje i rozwój. Zamiast budować skomplikowane integracje, zdecyduj się na prostsze podejście: centralizację systemu w chmurze. Wdrożenie ERP w modelu oferowanym przez Itmation pozwala: połączyć wszystkie oddziały w jednym środowisku chmurowym, uporządkować dane i procesy, odzyskać kontrolę nad biznesem. To nie tylko zmiana technologii, ale przede wszystkim zmiana sposobu zarządzania firmą – z rozproszonego na spójny i kontrolowany.
Itmation
Pierwszy miesiąc obowiązkowego KSeF – od obaw do stabilnej codzienności
Minęły pierwsze tygodnie od momentu, gdy Krajowy System e-Faktur stał się obowiązkowym elementem funkcjonowania przedsiębiorstw w Polsce. Jeszcze przed uruchomieniem systemu wielu przedsiębiorców zastanawiało się, jak duży wpływ nowe przepisy będą miały na codzienną pracę działów księgowych i sprzedażowych. Dziś widać już wyraźnie, że największe znaczenie miało odpowiednie przygotowanie organizacji oraz wybór stabilnego systemu ERP. W przypadku klientów Humansoft wdrożenia przebiegły spokojnie, a obsługa KSeF szybko stała się naturalnym elementem codziennych procesów biznesowych. KSeF zdał pierwszy egzamin Skala projektu była ogromna. Obowiązek objął około 1,4 mln przedsiębiorstw, a liczba dokumentów przesyłanych każdego dnia do systemu osiągnęła już kilka milionów. Pomimo wcześniejszych obaw infrastruktura Ministerstwa Finansów działa stabilnie, a przedsiębiorcy coraz częściej zwracają uwagę nie na sam system państwowy, lecz na jakość narzędzi, z których korzystają na co dzień. Kluczowe okazały się rozwiązania umożliwiające automatyczną komunikację z KSeF, kontrolę statusów dokumentów oraz wygodną obsługę faktur sprzedażowych i zakupowych bez konieczności wykonywania dodatkowych operacji ręcznie. Jak podkreśla Bogdan Maciąg – właściciel firmy LIDER-HURT, wdrożenie modułu KSeF w systemie Humansoft przebiegło sprawniej, niż początkowo zakładano. Block Quote Dodatkowy etap, ale bez utraty płynności pracy Wprowadzenie KSeF zmieniło sposób obsługi dokumentów sprzedażowych. Wystawienie faktury nie kończy już procesu – dokument musi zostać poprawnie przesłany do systemu centralnego i odebrać odpowiedni status. Użytkownicy systemów ERP Humansoft wskazują jednak, że dzięki automatyzacji większość nowych obowiązków została uporządkowana w sposób praktycznie niezauważalny dla codziennej pracy. System umożliwia m.in.: wysyłkę faktur pojedynczo i zbiorczo, automatyczne pobieranie numerów KSeF, monitorowanie statusów dokumentów, pobieranie faktur zakupowych, archiwizację zgodną z obowiązującymi wymaganiami. Firma PERFOPOL reprezentowana przez Wiceprezes Zarządu Ewelinę Cieślik zwraca uwagę, że początkowe obawy szybko ustąpiły po pierwszych dniach pracy z systemem. Block Quote Wiedza i przygotowanie miały kluczowe znaczenie Dużą rolę w sprawnym przejściu na obowiązkowy KSeF odegrała również edukacja użytkowników. Klienci Humansoft korzystali z rozbudowanej bazy wiedzy obejmującej instrukcje konfiguracji, scenariusze obsługi najczęstszych operacji, sekcje FAQ oraz materiały dotyczące pracy offline czy wykorzystania kodów QR. Dodatkowym wsparciem była platforma edukacyjna „Przygotuj się na KSeF”, gdzie publikowano aktualne informacje dotyczące zmian prawnych, instrukcje wideo, checklisty wdrożeniowe oraz szkolenia online. Według wielu firm właśnie połączenie technologii i praktycznego wsparcia pozwoliło ograniczyć stres związany z wdrożeniem nowych obowiązków. Partnerzy wdrożeniowi odegrali ważną rolę Istotnym elementem całego procesu było także wsparcie partnerów handlowych Humansoft, którzy odpowiadali za konfigurację systemów, testy i przygotowanie środowisk produkcyjnych. Jolanta Wujek, prezes zarządu CONFIRME jednej z firm korzystających z ERP HermesSQL, podkreśla, że duże znaczenie miała sprawna współpraca z partnerem wdrożeniowym. Block Quote Wdrożenie dopasowane do potrzeb przedsiębiorstw Wiele firm zdecydowało się na wdrożenia realizowane etapowo, z udziałem dedykowanych konsultantów. Proces obejmował analizę procesów biznesowych, konfigurację systemu, testy w środowisku przedprodukcyjnym oraz uruchomienie produkcyjne. Takie podejście pozwoliło ograniczyć ryzyko błędów i zapewnić ciągłość pracy przedsiębiorstw nawet w okresie największych zmian organizacyjnych. Co istotne, wsparcie nie kończy się po uruchomieniu systemu. Klienci nadal korzystają z bieżącej pomocy technicznej, konsultacji dotyczących zmian przepisów oraz rozwoju funkcjonalności związanych z cyfrowym obiegiem dokumentów. Kolejny krok: mobilna akceptacja faktur Humansoft rozwija obecnie kolejne rozwiązania wspierające firmy w pracy z dokumentami elektronicznymi. W przygotowaniu znajduje się aplikacja mobilna umożliwiająca zatwierdzanie faktur zakupowych bezpośrednio z poziomu telefonu lub przeglądarki internetowej. Nowe rozwiązanie będzie zintegrowane z systemami HermesSQL i Corax, umożliwiając użytkownikom szybkie akceptowanie dokumentów, odrzucanie ich lub przekazywanie dalej w procesie obiegu dokumentów. KSeF staje się codziennością Pierwszy miesiąc obowiązkowego KSeF pokazał, że nawet tak duża zmiana może przebiegać spokojnie, jeśli organizacja jest odpowiednio przygotowana technologicznie i procesowo. Klienci Humansoft zwracają uwagę przede wszystkim na trzy elementy, które miały największy wpływ na sukces wdrożeń: stabilne i dobrze przygotowane oprogramowanie, szerokie zaplecze wiedzy, profesjonalne wsparcie wdrożeniowe i techniczne. W praktyce oznacza to, że KSeF coraz szybciej przestaje być postrzegany jako wyzwanie technologiczne, a staje się po prostu standardowym narzędziem codziennej pracy przedsiębiorstw. Źródło: www.humansoft.pl
Humansoft
EDI, czyli elektroniczna wymiana danych. Na czym to polega?
Coraz więcej przedsiębiorstw bazuje na elektronicznej wymianie danych – EDI. W dobie powszechnej cyfryzacji, w której większość firm korzysta z komputerów oraz Internetu, optymalizacja przepływu informacji staje się kluczem do rynkowego sukcesu. Czym dokładnie jest to rozwiązanie i w jaki sposób elektroniczna wymiana danych optymalizuje pracę nowoczesnych systemów B2B? Co to jest elektroniczna wymiana danych (EDI)? Elektroniczna wymiana danych (ang. Electronic Data Interchange) to zautomatyzowany proces, który odbywa się bezpośrednio pomiędzy różnymi systemami komputerowymi. Proces ten wykorzystuje z góry ustalone formaty komunikatów. Warto podkreślić, czym EDI nie jest. Rozwiązania tego nie należy kojarzyć z pocztą elektroniczną czy tradycyjnymi komunikatorami internetowymi. Wymiana informacji następuje tu wyłącznie między systemami informatycznymi, z pominięciem bezpośredniej komunikacji między ludźmi. Dzięki temu dane mogą być przetwarzane w pełni automatycznie przez maszyny, bez konieczności angażowania w ten proces człowieka. Dzięki wykorzystaniu systemów wspierających elektroniczną wymianę danych EDI, firmy mogą współpracować ze sobą znacznie efektywniej. Głównym celem tego rozwiązania jest zauważalna oszczędność zarówno czasu, jak i pieniędzy. Jak działają standardy EDI (EDIFACT, X12, XML)? Aby systemy z różnych firm mogły się ze sobą płynnie “dogadać”, niezbędne są standardy EDI. Standard to ściśle określony format dokumentów, które są wymieniane między uczestnikami elektronicznej wymiany danych. Na rynku najczęściej spotykane są uniwersalne standardy (EDIFACT, X12) oraz formaty oparte na XML. To właśnie dzięki wspólnej bazie komunikatów i standardów, stosowanie EDI nie jest w żaden sposób limitowane przez różnice w oprogramowaniu wykorzystywanym przez poszczególnych kontrahentów. Każdy z uczestników wymiany ma dostęp do przejrzystych informacji – niezależnie od używanego oprogramowania. Wynika to z tego, że wszystkie systemy posługują się wspólnym “językiem”. Czym są komunikaty EDI w praktyce? Oprócz standardów, kluczowym elementem infrastruktury są komunikaty EDI. Komunikat to techniczny sposób zapisu komunikacji między dwiema stronami. Może on funkcjonować zarówno wewnątrz struktury danego przedsiębiorstwa, jak i wychodzić do zewnętrznych kontrahentów biznesowych. Dzięki temu, że elektroniczna wymiana danych wykorzystuje te same, ujednolicone komunikaty i standardy, cały proces przepływu informacji jest znacznie łatwiejszy. Z kolei same sposoby przesyłania tych komunikatów mogą być różne – systemy nie narzucają tu jednej drogi. Najczęściej stosuje się sprawdzone protokoły sieciowe, takie jak: AS2 – standard opisujący bezpieczne przesyłanie komunikatów drogą internetową, TCP/IP – zestaw protokołów odpowiedzialnych kolejno za transmisję danych oraz adresowanie i routing ich pakietów, HTTPS – bezpieczna wersja protokołu HTTP, szyfrująca informacje między przeglądarką a serwerem, FTP – protokół służący do przesyłania plików między komputerem a serwerem (np. w trakcie zarządzania stroną internetową), SOAP – umożliwia komunikację systemom napisanym w technologiach Java, .NET czy PHP, X400 – międzynarodowy standard ITU-T definiujący systemy obsługi wiadomości (MHS), TIP/EAP – protokół zajmujący się obsługą wielu różnych metod uwierzytelniania (np. przy pomocy hasła jednorazowego czy TLS), ISDN – cyfrowa sieć telekomunikacyjna, która umożliwia jednoczesne przesyłanie głosu, danych i wideo przy zastosowaniu tradycyjnych linii telefonicznych. Co więcej, w ramach tych komunikatów, platformy najczęściej przesyłają następujące rodzaje dokumentów biznesowych: Faktury Zamówienia i ich potwierdzenia Awiza wysyłki I wiele innych. Zastosowanie EDI – w jakich branżach sprawdza się najlepiej? Obecnie elektroniczna wymiana danych uznawana jest za fundament funkcjonowania nowoczesnego rynku B2B. Z tego powodu EDI stosuje się w: Sektorach produkcyjnych – do optymalizacji łańcucha dostaw i przepływu informacji materiałowych, Sektorach detalicznych – do automatyzacji procesów zakupowych i współpracy z wieloma dostawcami, Dystrybucji i logistyki – do precyzyjnego śledzenia transportu i zarządzania flotą, Magazynowania – do automatyzacji przy uzupełnianiu zapasów, Finansach – do obsługi i księgowania przy płatnościach elektronicznych. Aby móc w pełni czerpać z tych korzyści w swoim biznesie, przedsiębiorcy muszą dokonać wyboru odpowiedniego systemu EDI, a następnie sprawnie wdrożyć go w swoich strukturach. Warto pamiętać, że na polskim rynku działa już kilka firm specjalizujących się w tych rozwiązaniach. Jedną z nich jest od lat dostarczające takie systemy firma Edison. Główne korzyści z wdrożenia EDI Dlaczego firmy inwestują w to rozwiązanie? Przede wszystkim EDI pozwala wyeliminować konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji do różnych systemów księgowych czy ERP. Wykorzystanie dedykowanych aplikacji komputerowych znacząco przyspiesza przepływ danych. Dzięki temu firmy mogą liczyć na: Zmniejszenie czasochłonności procesów biznesowych, Błyskawiczny dostęp do potrzebnych danych, Eliminację ryzyka błędów ludzkich powstających przy ręcznym przepisywaniu dokumentów, Oszczędności pod względem kosztów. Podsumowując, elektroniczna wymiana danych stanowi element długoterminowej strategii, która usprawnia działania całego przedsiębiorstwa. Źródło: crowley.pl
MarekMac
JPK_CIT i JPK_PIT w 2026: rząd wydłuża terminy. Sprawdź, jak przygotować system Comarch ERP na zmiany!
W świecie podatków i technologii rzadko zdarza się moment oddechu, ale tym razem mamy dla Państwa dobre wiadomości. Rząd przyjął projekt ustawy (UD350), który istotnie zmienia zasady i co najważniejsze terminy raportowania JPK_CIT oraz JPK_PIT. Dla księgowych i użytkowników systemów Comarch ERP to sygnał, że zyskaliśmy cenny czas na dopracowanie procedur. Jednak czy „później” oznacza „łatwiej”? Niekoniecznie. To raczej szansa na uniknięcie błędów, które pod okiem algorytmów fiskusa mogą słono kosztować. Nowe terminy raportowania: Więcej czasu na JPK_CIT i JPK_PIT Najważniejszą informacją wynikającą z najnowszych zmian legislacyjnych jest wydłużenie terminu na złożenie JPK dla podmiotów prowadzących pełne księgi rachunkowe. Zgodnie z nowymi przepisami, termin raportowania został przesunięty do końca siódmego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego. W praktyce oznacza to, że dla firm, których rok podatkowy pokrywa się z kalendarzowym, pierwszy raport za rok 2025 należy złożyć do 31 lipca 2026 r. (a nie do końca marca czy kwietnia, jak zakładano wcześniej). Kogo dotyczy zmiana terminu? Podatnicy CIT prowadzący księgi rachunkowe (w pierwszej kolejności najwięksi, o przychodach powyżej 50 mln EUR). Podatnicy PIT prowadzący pełne księgi rachunkowe. Ważne: Zmiana ta nie obejmuje podatników PIT korzystających z uproszczonej ewidencji (np. KPiR). W ich przypadku terminy pozostają bez zmian: zazwyczaj do końca kwietnia. Dlaczego przesunięcie terminów to dobra decyzja? Pierwotne założenia wymuszały raportowanie struktur JPK jeszcze przed oficjalnym zatwierdzeniem sprawozdania finansowego. Dzięki nowelizacji zyskujemy pewność, że dane wysyłane do urzędu skarbowego będą: Spójne z zatwierdzonym sprawozdaniem finansowym. Zweryfikowane przez biegłych rewidentów (w przypadku jednostek podlegających audytowi). Pozbawione błędów, które mogłyby skutkować koniecznością skomplikowanych korekt. Uproszczenie pełnomocnictw – koniec z biurokracją Projekt UD350 rozwiązuje istotny problem techniczny, na który wskazywało wielu naszych Klientów. Nowe przepisy wprost wskazują, że pełnomocnictwo UPL-1 (używane do podpisywania deklaracji elektronicznych) będzie automatycznie uprawniać do wysyłki plików JPK_CIT i JPK_PIT. Eliminuje to konieczność przygotowywania odrębnych, często papierowych upoważnień specjalnie pod nowe struktury JPK. To ogromne ułatwienie dla biur rachunkowych obsługujących wielu klientów. Co zawiera struktura JPK_CIT? Analiza JPK_KR_PD i JPK_ST_KR Wprowadzenie JPK_CIT (znanego również jako JPK_KR_PD) to największa rewolucja w raportowaniu od czasu JPK_VAT. Fiskus otrzymuje teraz wgląd nie tylko w rejestry VAT, ale w samo „serce” księgowości. JPK_KR_PD (Księgi Rachunkowe dla Podatku Dochodowego) Ministerstwo Finansów wymaga, aby każdy zapis księgowy był powiązany z wynikiem podatkowym. System musi teraz raportować: Zestawienie obrotów i sald rozbudowane o specjalne znaczniki podatkowe. Węzły przychodów i kosztów, gdzie należy wskazać, które zapisy są przychodami opodatkowanymi, a które kosztami nieuznawanymi za koszty uzyskania przychodu (NKUP). JPK_ST_KR (Ewidencja Środków Trwałych) Pierwsze raportowanie obejmuje również strukturę środków trwałych. Fiskus sprawdzi daty nabycia, numery dowodów zakupu, a przede wszystkim – czy stawki amortyzacji bilansowej i podatkowej są stosowane prawidłowo. Jak przygotować system Comarch ERP Optima i XL? Jako specjaliści od wdrożeń Comarch ERP, wiemy, że raportowanie JPK_CIT to przede wszystkim wyzwanie analityczne. Dodatkowy czas do lipca 2026 r. to idealny moment na przeprowadzenie audytu danych. Weryfikacja mapowania kont Upewnijcie się, że plan kont w Comarch ERP Optima lub Comarch ERP XL jest prawidłowo zmapowany zgodnie z wymaganą strukturą logiczną ministerstwa. Czy Wasza analityka pozwala na automatyczne wyodrębnienie kosztów NKUP? Audyt ewidencji środków trwałych Sprawdźcie, czy wszystkie karty środków trwałych mają uzupełnione pola techniczne, takie jak numer KŚT czy data dowodu nabycia. Brak tych danych uniemożliwi wygenerowanie poprawnego pliku JPK_ST_KR. Testowa generacja pliku (Dry Run) Nie czekajcie do lipca. Wykorzystajcie dodatkowe miesiące na wygenerowanie próbnego pliku XML za zamknięty okres. To najlepszy sposób, aby zweryfikować spójność danych z kalkulacją podatkową CIT-8. Podsumowanie: JPK_CIT jako test dojrzałości cyfrowej Wydłużenie terminu to ukłon w stronę podatników, ale nie zmienia faktu, że JPK_CIT to „rentgen” firmy. Fiskus otrzyma narzędzie do masowej, automatycznej analizy trendów i odchyleń w Państwa księgach. W YOSI wierzymy, że bezpieczeństwo podatkowe buduje się na fundamencie poprawnie skonfigurowanej technologii. Poprawne wdrożenie nowych struktur JPK to nie tylko obowiązek, ale szansa na uporządkowanie procesów w firmie. Masz pytania dotyczące konfiguracji JPK_CIT w Twoim systemie Comarch ERP? Skontaktuj się z naszymi ekspertami. Wspólnie przeanalizujemy Twój plan kont i przygotujemy system do bezpiecznego raportowania w 2026 roku.
YOSI.PL
Jak zadbać o bezpieczeństwo w magazynie? Rola PRSES w zarządzaniu infrastrukturą
Nowoczesne centra dystrybucyjne i magazyny pracują na najwyższych obrotach. W środowisku, gdzie wielotonowe ładunki nieustannie przemieszczają się wąskimi korytarzami, ryzyko przypadkowego uszkodzenia infrastruktury jest codziennością. Nawet niepozorne uderzenie wózka widłowego w słup ramy regałowej może drastycznie obniżyć nośność całej konstrukcji. To stwarza bezpośrednie zagrożenie dla pracowników i ciągłości łańcucha dostaw. Zapewnienie bezpieczeństwa na hali magazynowej to nie jednorazowy projekt, lecz ciągły proces. Wymaga on odpowiedniej wiedzy, dyscypliny i narzędzi. Fundamentem tego procesu jest rygorystyczne przestrzeganie norm prawnych, świadome zarządzanie infrastrukturą oraz sprawne monitorowanie jej stanu technicznego. Jak więc o to zadbać? PRSES – kim jest i za co odpowiada? Kluczowym elementem w europejskim modelu zarządzania bezpieczeństwem regałów, opisanym w normie PN-EN 15635, jest powołanie w strukturach firmy osoby na stanowisko PRSES (Pracownik ds. Bezpieczeństwa Systemów Składowania). PRSES to specjalista odpowiadający za okresowe kontrole systemów składowania. Zgodnie z normą, przeglądy takie powinny odbywać się regularnie – najczęściej raz w tygodniu. Nie jest to funkcja wyłącznie formalna. Osoba ta musi być odpowiednio przeszkolona, ponieważ bierze na siebie ciężar operacyjnego zarządzania ryzykiem. Tym samym musi posiadać wiedzę z zakresu konstrukcji regałów oraz ich użytkowania. Do głównych obowiązków PRSES-a należy: Nadzór nad prawidłowym użytkowaniem regałów (zgodnie z dokumentacją i tabliczkami znamionowymi), Organizacja i przeprowadzanie regularnych, wewnętrznych przeglądów wzrokowych, Klasyfikowanie uszkodzeń i podejmowanie natychmiastowych działań naprawczych (np. wyłączenie danego gniazda z eksploatacji), Prowadzenie dokładnej dokumentacji stanu technicznego systemów składowania, Współpraca z niezależnymi ekspertami podczas corocznych przeglądów eksperckich. Obecność kompetentnej osoby na stanowisku PRSES pozwala wychwycić usterki na wczesnym etapie, zanim doprowadzą one do poważnej awarii lub katastrofy budowlanej. Przeglądy okresowe regałów – metodyka i zgodność z normami Zarządzanie bezpieczeństwem opiera się na regularności. Norma PN-EN 15635 nakłada obowiązek wykonywania dwóch typów przeglądów: Przeglądy bieżące (wewnętrzne) – realizowane przez PRSES-a w cyklach tygodniowych (ewentualnie miesięcznych), zależnie od specyfiki i obciążenia magazynu, Przeglądy eksperckie – przeprowadzane minimum raz na 12 miesięcy przez kompetentną osobę z zewnątrz (inspektora). Podczas inspekcji kluczowe jest prawidłowe sklasyfikowanie uszkodzeń. Dlatego zgodnie z wytycznymi Polskiego Stowarzyszenia Techniki Magazynowej (PSTM), stosuje się tzw. metodę „sygnalizacji świetlnej”: Poziom zielony: Uszkodzenia mieszczące się w normie, wymagające jedynie monitorowania podczas kolejnych przeglądów. Poziom pomarańczowy: Uszkodzenia przekraczające normę. Wymagają one interwencji i zaplanowania szybkiej naprawy. Jednak przy zachowaniu odpowiednich procedur regał może być warunkowo użytkowany (bez dokładania nowych ładunków). Poziom czerwony: Krytyczne uszkodzenia zagrażające stabilności. Wymagają natychmiastowego wyładowania towaru i bezwzględnego wyłączenia regału z użytku do czasu wymiany uszkodzonego elementu. Cyfryzacja inspekcji: aplikacja PRSES Inspect Tradycyjnie przeglądy wiązały się z dokumentacją papierową: notatnikami, arkuszami kalkulacyjnymi i zdjęciami przesyłanymi mailowo. Taki obieg informacji jest jednak czasochłonny i podatny na błędy wynikające z ręcznego przepisywania danych. Opóźnienia w raportowaniu mogą sprawić, że uszkodzony regał pozostanie w użyciu o kilka dni za długo. Odpowiedzią na te wyzwania jest przeniesienie procesu kontrolnego do środowiska cyfrowego. Aplikacja mobilna PRSES Inspect to autorskie oprogramowanie firmy AG Consult. Narzędzie zostało stworzone z myślą o wsparciu bezpiecznego zarządzania infrastrukturą. Jest w pełni zgodne z normą PN-EN 15635. Zrzuty ekranu z aplikacji PRSES Inspect, stworzonej przez firmę AG Consult. Jakie korzyści przynosi wdrożenie aplikacji? Mobilność i szybkość reakcji: PRSES wykonuje przegląd z tabletem lub smartfonem. Identyfikując usterkę, natychmiast dodaje je do systemu, co eliminuje etap przepisywania notatek, Dokumentacja zdjęciowa w jednym miejscu: Każde uszkodzenie można sfotografować i przypisać do konkretnej lokalizacji na mapie magazynu. Co więcej, usterki te można odpowiednio filtrować, np. przy pomocy kolorów. Eliminuje to chaos przy dopasowywaniu setek zdjęć do raportu, Zarządzanie statusami: Aplikacja umożliwia nadanie zgłoszeniu odpowiedniego statusu (np. poziomu czerwonego), który jest natychmiast rejestrowany w raporcie. Wraz z przeslaniem gotowego raportu do osób decyzyjnych, informacja o usterkach staje się dostępna dla zespołu. To pozwala na sprawne wyłączenie uszkodzonego regalu z użytkowania, Pełna przejrzystość i archiwizacja: PRSES Inspect buduje cyfrowe archiwum przeglądów. Dodatkowo aplikacja umożliwia szybkie generowanie raportów. W przypadku audytu PIP czy wizyty ubezpieczyciela, menedżer dysponuje kompletną, przejrzystą dokumentacją udowadniającą rzetelne podejście do kwestii BHP. Zrzuty ekranu z aplikacji PRSES Inspect, stworzonej przez firmę AG Consult. Podsumowanie Budowanie kultury bezpieczeństwa w magazynie to inwestycja, która zawsze się zwraca. Chroni bowiem pracowników, towar i płynność operacyjną firmy. Wyznaczenie odpowiednio przeszkolonej osoby PRSES i wdrożenie rygorystycznych przeglądów to podstawa. Jednak to cyfryzacja decyduje dziś o tym, czy proces ten będzie sprawny, czy stanie się biurokratycznym ciężarem. W AG Consult od lat wspieramy firmy logistyczne w osiąganiu najwyższych standardów. Wierzymy, że połączenie eksperckiej wiedzy z nowoczesną technologią w formie aplikacji PRSES Inspect umożliwi sprawniejsze zarządzanie magazynem.
AG Consult
System ERP a zrównoważony rozwój: gromadzenie danych, raportowanie i kluczowe korzyści
Z biegiem lat wymagania wobec firm w zakresie zrównoważonego rozwoju znacząco wzrosły. Nowoczesny system ERP to nie tylko narzędzie do zarządzania produkcją czy sprzedażą, ale przede wszystkim fundament efektywnego zarządzania danymi ESG. Z niniejszego artykułu dowiesz się, jakich informacji oczekują Twoi kontrahenci, aby zbudować podstawę dla strategicznych i proaktywnych działań proekologicznych. Jak skutecznie zarządzać danymi dotyczącymi zrównoważonego rozwoju? Nie ma jednego uniwersalnego wzorca, co wynika z dużej różnorodności firm pod względem skali ich działalności i specyfiki branżowej. Natomiast właściwym pierwszym krokiem jest nawiązanie dialogu z partnerami biznesowymi i zdefiniowanie ich konkretnych potrzeb informacyjnych. Standardy raportowania według Protokołu GHG Protokół GHG (Greenhouse Gas Protocol) to jeden z najważniejszych globalnych standardów, który ma ułatwiać organizacjom ewidencję emisji gazów cieplarnianych. Zgodnie z nim, emisje dzielimy na trzy kluczowe zakresy (Scopes): Scope 1 – bezpośrednie emisje z działalności prowadzonej bądź kontrolowanej przez firmę. Obejmują one m.in. spalanie paliw w pojazdach służbowych czy procesy chemiczne w toku produkcji, Scope 2 – emisje pośrednie wynikające z konsumpcji zakupionej energii (elektrycznej, cieplnej, technologicznej). Choć powstają one w miejscu wytworzenia energii (np. w elektrowni), są przypisane do Twojego przedsiębiorstwa, Scope 3 – pozostałe emisje pośrednie w całym łańcuchu wartości, pozostające poza bezpośrednią kontrolą firmy. Przykładem są dojazdy pracowników czy podróże służbowe środkami transportu zewnętrznego. Co istotne, ten zakres może stanowić nawet 90% całkowitego wpływu firmy na klimat. Ponieważ monitorowanie każdego źródła emisji wiąże się z nakładem czasu i środków, rekomendujemy precyzyjne ustalenie z odbiorcami, które zakresy są dla nich priorytetowe. System Monitor ERP posiada dedykowane, wbudowane narzędzia, które automatyzują pomiar i raportowanie danych według powyższych kategorii. Formaty danych i sposób ich raportowania Warto upewnić się, czy Twój kontrahent korzysta z dedykowanego portalu, czy oczekuje plików w formatach kompatybilnych z własnymi systemami analitycznymi. Monitor ERP jest kompatybilny z obiema opcjami. Niemniej jednak rekomendujemy korzystanie z funkcji Business Intelligence. Moduł Monitor BI umożliwia personalizację prezentowanych danych w formie czytelnych pulpitów nawigacyjnych (dashboardów). To pozwala na dostosowanie prezentacji informacji do specyficznych wymagań różnych odbiorców. W zależności od potrzeb, można eksportować gotowe zestawienia do formatu Excel lub PDF. Jakie dane zgłaszać poza emisją CO2? Zrównoważony rozwój to szerokie pojęcie, które wykracza poza ślad węglowy. Obejmuje ono również gospodarkę wodną, zarządzanie odpadami oraz wpływ społeczny. W tym kontekście szczególną rolę odgrywa unijne rozporządzenie REACH, którego celem jest ochrona zdrowia ludzkiego i środowiska przed szkodliwymi chemikaliami. Monitor ERP umożliwia kompleksowe zarządzanie danymi dotyczącymi artykułów, w tym ich klasyfikacją REACH. Dzięki temu firmy są zawsze przygotowane na audyt lub zapytanie ofertowe wymagające potwierdzenia bezpiecznego składu produktów. Podsumowanie Współczesny rynek realnie nagradza zaangażowanie w ochronę środowiska. Transparentność w obszarze zrównoważonego rozwoju pozwala firmie już na starcie budować przewagę konkurencyjną. Systematyczna praca nad rzetelnością danych nie tylko wzmacnia relacje z kluczowymi klientami, ale przede wszystkim buduje wiarygodność marki w oczach inwestorów i instytucji finansowych.
Monitor ERP System
Kilku pracowników pracuje na Subiekt GT – jak spiąć to w jedną bazę danych?
W wielu firmach scenariusz wygląda podobnie: kilku pracowników korzysta z Subiekt GT, ale każdy działa lokalnie – na swoim komputerze lub nawet na osobnej bazie. Na początku to działa. Z czasem pojawia się chaos: rozjechane dane, brak aktualnych stanów magazynowych, problemy z dokumentami i raportami. Jeśli jesteś w tym miejscu, to znak, że system przestał skalować się razem z firmą. Dlaczego praca na kilku stanowiskach w Subiekcie GT sprawia problemy? Subiekt GT sam w sobie jest stabilnym systemem, ale w wersji lokalnej ma jedno ograniczenie: nie został zaprojektowany do pracy rozproszonej bez odpowiedniej infrastruktury. Z jakimi problemami najczęściej spotykają się użytkownicy programu? Różne wersje danych u pracowników. Brak dostępu do aktualnych stanów magazynowych. Konieczność ręcznego przesyłania plików lub synchronizacji. Konflikty przy wystawianiu dokumentów. Brak jednego, spójnego raportowania. W praktyce oznacza to jedno: firma rośnie, a system zaczyna ją blokować. Jedna baza danych – dlaczego to kluczowe? Aby uporządkować pracę, potrzebujesz jednej centralnej bazy danych, do której mają dostęp wszyscy pracownicy – niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Dzięki temu: każdy pracuje na tych samych danych w czasie rzeczywistym dokumenty są spójne i aktualne magazyn zawsze pokazuje rzeczywisty stan raporty mają sens (bo opierają się na jednym źródle danych) Problem w tym, że w modelu lokalnym wdrożenie takiego rozwiązania jest trudne, kosztowne i wymaga infrastruktury IT. Rozwiązanie: Subiekt GT w chmurze od Itmation Najprostszym i najbardziej skalowalnym rozwiązaniem jest przeniesienie systemu do chmury – np. w modelu oferowanym przez Itmation. Subiekt GT w chmurze to nic innego jak: jedna baza danych jeden system dostęp dla wielu pracowników z różnych lokalizacji Bez potrzeby budowania własnego serwera. Jak to działa w praktyce? W modelu chmurowym: Subiekt GT działa na zdalnym serwerze, pracownicy logują się do systemu przez zdalny pulpit, wszyscy pracują na tej samej bazie danych, dostęp możliwy jest z biura, domu czy innego oddziału. To dokładnie ten sam system, ale dostępny w sposób, który rozwiązuje problem rozproszonej pracy. Co zyskujesz, przenosząc Subiekta do chmury? Największe zmiany widać od razu: 1. Koniec chaosu w danychWszyscy pracują na jednej bazie – nie ma duplikatów, nieaktualnych informacji ani ręcznej synchronizacji. 2. Praca zespołowa w czasie rzeczywistymHandlowiec wystawia dokument, magazyn widzi go od razu. Księgowość pracuje na tych samych danych. 3. Dostęp z dowolnego miejscaBiuro, dom, delegacja – masz zawsze dostęp do Subiekta. 4. SkalowalnośćDodanie nowego pracownika lub oddziału nie wymaga przebudowy systemu. 5. Bezpieczeństwo danychDane znajdują się na zabezpieczonym serwerze, a nie na pojedynczych komputerach. Kiedy to rozwiązanie ma największy sens? Subiekt GT w chmurze sprawdzi się szczególnie, gdy: masz kilku pracowników pracujących jednocześnie, działasz w więcej niż jednej lokalizacji, chcesz mieć pełną kontrolę nad sprzedażą i magazynem, obecny system zaczyna być wąskim gardłem, planujesz rozwój i nie chcesz przebudowywać wszystkiego za rok. Podsumowanie Jeśli kilku pracowników korzysta z Subiekt GT i zaczynają pojawiać się problemy z danymi, to nie jest kwestia błędów użytkowników – tylko ograniczeń modelu pracy. Rozwiązaniem nie jest „lepsza organizacja”, tylko zmiana architektury. Przeniesienie systemu do chmury – np. w modelu oferowanym przez Itmation – pozwala: spiąć wszystkich pracowników w jedną bazę danych, uporządkować procesy, odzyskać kontrolę nad firmą. I co najważniejsze – przygotować system na dalszy rozwój, zamiast ciągłego „łatania” problemów.
Itmation
Jak wykorzystać ERP do redukcji zapasów w produkcji bez ryzyka zatrzymywania linii?
Oto klasyczny paradoks produkcji: zbyt duży poziom zapasów skutecznie blokuje kapitał, a mimo to linia produkcyjna staje w miejscu z powodu braku kilku drobnych komponentów montażowych. Tradycyjne podejście „na wszelki wypadek” nie jest strategią tylko kosztowną improwizacją. Rozwiązanie zapewnia system ERP, który umożliwia skuteczne zarządzanie zapasami bez zwiększania ryzyka przestojów. Poniżej przedstawiamy 5 kroków, które pozwolą osiągnąć taki efekt. Życzymy dobrej lektury. Oblicz bufor bezpieczeństwa (Safety Stock) Błędem jest stosowanie sztywnych, historycznych wartości zapasu bezpieczeństwa. Musisz przejść na kalkulację statystyczną. Użyj poniższego wzoru, aby wyliczyć zapas, który faktycznie chroni przed zmiennością popytu i dostaw: Wskazówka: zastosuj wzór w arkuszu Excel do szybkiej symulacji, zanim wprowadzisz wartości do ERP. Prowadź realne czasy dostaw Teoretyczny czas dostawy od dostawcy często różni się od rzeczywistego. Jeśli Twój system ERP bazuje na danych z umowy, a nie z historii przyjęć (GR), planujesz produkcję na podstawie fikcyjnych danych. Wskazówka: wykorzystaj raport średniego czasu dostawy z ostatnich 6 miesięcy. Jeśli system na to pozwala, ustaw Lead Time dynamicznie jako średnią kroczącą. Lepsza konfiguracja ERP to mniejsza liczba tzw. „gorących zleceń” w zaopatrzeniu. Wprowadź automatyczne punkty zamawiania Punkt zamawiania (moment, w którym system przypomina o potrzebie zakupu) nie może być stały przez lata. Jeśli specyfika produkcji się zmienia, ustawienia również powinny się zmieniać. Wskazówka: raz na kwartał przeglądaj stany magazynowe. Materiały, których używasz najczęściej, wymagają częstszej kontroli, natomiast te mniej ważne mogą być zamawiane rzadziej i w prostszych modelach ilościowych. Połącz fizyczne karty z systemem System informatyczny często nie „widzi” tego, co dzieje się na hali. Wykorzystaj prosty system wizualny (tzw. system kartowy). Wskazówka: gdy pracownik pobiera ostatnią partię części z regału, „karta” (fizyczna lub elektroniczna) automatycznie wysyła sygnał do systemu ERP, że trzeba zamówić nową dostawę. To eliminuje nadprodukcję i sprawia, że na regałach leży tylko to, co jest potrzebne „na teraz”. Monitoruj kluczowe materiały Redukcja zapasów wymaga odwagi, a ta wymaga czujności. Nie czekaj, aż linia stanie. Wskazówka: skonfiguruj w systemie alerty dla materiałów, których ilość zbliża się do krytycznego poziomu w stosunku do planowanych zleceń. Pulpit menedżera powinien pokazywać „ile dni produkcji” przeżyjesz bez dostawy konkretnego komponentu.
Vendo.ERP
Już w maju firma Comarch ruszy w mini-trasę, by przybliżyć przedsiębiorcom nadchodzące zmiany w zakresie polskiej rachunkowości. W tym roku Kongres odbędzie się w trzech miastach: Krakowie (25.05), Warszawie (27.05) i Poznaniu (28.05). Tegoroczna edycja Kongresu „Jak prowadzić nowoczesne Biuro Rachunkowe” jest wyjątkowa. Rok 2026 przyniósł istotne zmiany w branży, co spowodował m.in. Krajowy System […]
Najnowszeopinie o systemach
Zobacz wszystkie
