News
KajaGrabowiecka
MarekMac
MarekMac
Główna
7 typowych wyzwań w controllingu firm produkcyjnych — i jak można je rozwiązać
Controlling w firmach produkcyjnych to jedno z najbardziej złożonych zadań w finansach. Produkcja generuje ogromną liczbę danych — z ERP, MES, magazynu, księgowości, utrzymania ruchu, a nawet planowania HR. Każdy system ma własny sposób ewidencji kosztów, jednostki miary i harmonogramy. W efekcie, mimo że dane istnieją, brakuje spójnego obrazu rentowności. CFO i kontrolerzy często bazują na raportach z ERP lub arkuszach Excel, które nie pokazują pełnej prawdy o kosztach wytworzenia i marżowości produktów. Przychodzi moment, gdy dyrektor finansowy zadaje sobie pytania: Ile naprawdę kosztuje nas każdy produkt? Czy wiem, gdzie powstają straty, a gdzie można optymalizować koszty? Dlaczego dane z ERP nie zgadzają się z księgowością? Dlaczego muszę czekać do końca miesiąca, by zobaczyć wynik produkcji? Bez spójnych danych i właściwego modelu controllingu nie ma na nie wiarygodnej odpowiedzi. A właśnie ten model staje się dziś kluczowym narzędziem zarządzania efektywnością w firmach produkcyjnych. Dlaczego controlling w produkcji jest tak wymagający Produkcja to połączenie świata fizycznego z finansowym.ERP wie, że maszyna pracowała 7 godzin i zużyła 120 kg surowca, ale nie wie, ile to kosztowało.Księgowość zna koszt faktury, ale nie wie, na jaki produkt lub proces go przypisać.MES pokazuje wydajność, ale nie powiąże jej z budżetem. Kontrolerzy próbują łączyć te światy w Excelu — ręcznie, na podstawie fragmentarycznych danych. To oznacza setki godzin pracy, wysokie ryzyko błędów i spóźnione decyzje. Tymczasem w produkcji każda godzina przestoju, źle przypisany koszt lub nieaktualna norma zużycia może kosztować dziesiątki tysięcy złotych. 7 typowych wyzwań w controllingu firm produkcyjnych Dane z ERP nie odzwierciedlają rzeczywistych kosztów Systemy ERP, choć bogate w dane operacyjne, często działają w oderwaniu od rzeczywistości finansowej – nie są narzędziem controllingu.Zawierają szacunkowe czasy, normy zużycia i koszty planowane — ale nie pokazują rzeczywistych kosztów wynikających z księgowości. Dlatego raporty „z produkcji” i raporty „z controllingu” niemal zawsze się różnią — a kierownictwo nie wie, której wersji zaufać. FlexiEPM integruje dane z ERP i finansów, automatycznie porównuje koszty planowane z rzeczywistymi i tworzy pełny obraz rentowności produktów, procesów i linii produkcyjnych. Trudność w alokacji kosztów pośrednich Energia, utrzymanie ruchu, amortyzacja maszyn, praca administracji — to wszystko trzeba przypisać do konkretnych produktów lub linii. W praktyce wiele firm stosuje stare klucze procentowe (np. „według przychodów” lub „według ilości sztuk”), które nie mają związku z rzeczywistym zużyciem zasobów. W modelu EPM można zbudować wielopoziomowy model kalkulacji kosztów, obejmujący: alokację kosztów pośrednich na centra kosztów, rozdział kosztów na produkty i linie, kalkulację technicznego kosztu wytworzenia (TKW), analizę odchyleń od planu, raportowanie kosztów niewykorzystanych zdolności produkcyjnych. Dzięki temu dane stają się realnym wsparciem decyzyjnym – a nie tylko rozliczeniem przeszłości. Różne jednostki miary utrudniają planowanie i analizę W jednej fabryce ten sam wyrób może być: planowany w metrach, zużywać surowiec w kilogramach, sprzedawany w sztukach, a rozliczany w złotówkach. Bez przeliczenia do wspólnego mianownika nie da się porównać marżowości czy optymalnie zaplanować zapotrzebowania na surowce. FlexiEPM umożliwia definiowanie przeliczników między jednostkami, dzięki czemu dane z różnych źródeł są raportowane w jednej, spójnej formie (np. wszystkie w kilogramach lub zł/kg). Brak spójnych danych o produkcji w toku Produkcja w toku to często „czarna dziura” między ERP a controllingiem. W systemie ERP widzimy, że zlecenie trwa, ale nie wiemy, jaka część kosztów już powstała, a jaka dopiero się pojawi.W efekcie wyniki miesięczne są zaburzone, a bilans między stanami magazynowymi i kosztami się nie zgadza. EPM pozwala zdefiniować model kosztów w toku – automatycznie rozdziela koszty pomiędzy wyroby gotowe i te, które są jeszcze w procesie, tworząc model dopasowany do specyfiki procesu (np. produkcja seryjna, zlecenia jednostkowe, półfabrykaty). Trudność w określeniu rzeczywistego kosztu produktu „Nie wiem, ile naprawdę kosztuje nasz produkt X” – to najczęstsze zdanie CFO w branży produkcyjnej.Różne działy podają różne dane, bo każdy widzi tylko fragment obrazu. Rzeczywisty koszt jednostkowy powstaje dopiero wtedy, gdy połączymy: dane z produkcji (czasy, wydajność, zużycie), dane z finansów (koszty rzeczywiste, amortyzacja, faktury), modele z controllingu (alokacje, normy, odchylenia). FlexiEPM łączy te dane w jeden model kalkulacyjny, pokazując koszt jednostkowy i rentowność z dokładnością do pojedynczego produktu, klienta czy kanału sprzedaży. Ograniczone raportowanie per produkt, klient czy handlowiec „Potrzebuję danych teraz, nie na koniec miesiąca” – to jedno z najczęściej powtarzanych zdań w controllingu produkcyjnym.Ręczne raportowanie z Excela zajmuje dni, a każdy błąd w formułach potrafi zmienić wnioski o 180°. W efekcie decyzje zapadają w oparciu o dane sprzed tygodnia – gdy sytuacja w hali produkcyjnej jest już zupełnie inna. FlexiEPM automatyzuje proces raportowania: dane aktualizują się automatycznie, a kontroler może generować raport „na żądanie” – bez czekania do zamknięcia miesiąca.Zamiast godzin pracy nad tabelami, zyskuje czas na analizę i rekomendacje dla zarządu. Brak wspólnego języka między finansami, controllingiem i produkcją W wielu organizacjach każdy dział ma „swoją prawdę”. Finanse pracują w księgowości, produkcja w ERP, a controlling w Excelu. Gdy wyniki się różnią, zaczyna się „polowanie na dane” – zamiast analiza przyczyn. System EPM staje się wspólnym językiem między tymi światami. Integruje dane z ERP, systemu księgowego i planowania, tworząc jedno źródło prawdy. Dzięki temu finanse, controlling i produkcja pracują na tych samych liczbach – i mogą wreszcie mówić wspólnym językiem. Jak można rozwiązać te problemy – rola systemu EPM Firmy produkcyjne coraz częściej sięgają po systemy klasy EPM (Enterprise Performance Management), które łączą dane z ERP i księgowości w jeden model zarządczy.Takie rozwiązanie: automatyzuje alokację kosztów i przeliczenia jednostek, pozwala raportować rzeczywiste koszty per produkt, klient, dział, daje pełną kontrolę nad rentownością i produkcją w toku, wspiera planowanie sprzedaży i zapotrzebowania na surowce. To narzędzie, które pozwala CFO i kontrolerowi przejść z roli „twórcy raportów” do roli partnera biznesowego – osoby, która pomaga podejmować decyzje na podstawie danych. Podsumowanie Controlling w firmach produkcyjnych to obszar, gdzie precyzja danych przekłada się bezpośrednio na zysk. Bez narzędzi takich jak EPM trudno o wiarygodne dane, a więc o świadome decyzje dotyczące produkcji, cen, inwestycji i optymalizacji kosztów. Dlatego coraz więcej firm produkcyjnych wybiera FlexiEPM – system, który pozwala urealnić dane, uprościć raportowanie i zapewnić pełną kontrolę nad kosztami i rentownością.
FlexiSolutions
Jak podejść do cyfryzacji produkcji? Relacja z Rethink Digital Hub 2026
W czwartek, 8 października, rozpoczęła się kolejna edycja konferencji Re_d Rethink Digital Hub w Łodzi. Podczas tego wydarzenia odbył się panel dyskusyjny poświęcony praktycznemu wymiarowi cyfryzacji w zakładach produkcyjnych. Miałem przyjemność poprowadzić dyskusję z Adamem Binkiewiczem (Intelo), Robertem Smakiem (Mitsubishi Electric) oraz Dariuszem Skotniczym (Orange Polska). Tematyka spotkania objęła pełną drogę przepływu informacji w zakładzie: od maszyny i czujnika, przez sieć i systemy IT (takie jak MES i ERP), aż po moment podjęcia decyzji biznesowej na podstawie wygenerowanego raportu. Do jakich wniosków doszliśmy wspólnie z prelegentami? Posiadanie oprogramowanie to nie cyfrowa fabryka Według danych Eurostatu za 2025 rok z systemów ERP korzysta około 39% polskich przedsiębiorstw (przy unijnej średniej wynoszącej ponad 46%). Natomiast sama obecność technologii nie oznacza jeszcze pełnej cyfryzacji. Podczas panelu wszyscy zgodnie zwróciliśmy uwagę na problem firm, które dysponują nowoczesnym parkiem maszynowym, lecz wykorzystują zaledwie ułamek danych generowanych przez te urządzenia. Kluczowym błędem w procesie automatyzacji jest podłączanie wszystkich maszyn i zbieranie wszelkich możliwych informacji wyłącznie dlatego, że technicznie jest to wykonalne. Realną wartość biznesową przynoszą konkretne dane – przykładowo: informacje o przestojach, cyklach produkcyjnych, zużyciu energii czy parametrach jakościowych. Jak dobrze podejść do cyfryzacji? Jak tłumaczył Adam Binkiewicz, CEO firmy Intelo, częstym błędem firm jest podejście do cyfryzacji na zasadzie wybierania konkretnego systemu. Zamiast dostosowywać się do programu, wpierw należy zdefiniować problemy, które oprogramowanie powinno rozwiązać. Cyfryzacja nie powinna być „sztuką dla sztuki” – z ładnym interfejsem i kalejdoskopem wdrożonych modułów. W rzeczywistości, transformacja cyfrowa powinna być zgodna z budżetem firmowym oraz wszelkimi wymogami zgodności. Nowy system powinien być także przystosowany do dalszego skalowania. Jednocześnie jednak projekt wdrożeniowy nie musi od razu obejmować całej fabryki. Optymalnym podejściem – szczególnie dla sektora MŚP – może być rozpoczęcie transformacji od jednej maszyny, linii produkcyjnej lub pojedynczego procesu. Następnie można podejść do skalowania rozwiązania na podstawie wyliczonego zwrotu z inwestycji (ROI). Warto również pamiętać, by nie doprowadzić do chaosu w integracji z obecnymi systemami. Wraz z dodawaniem kolejnych aplikacji (np. WMS dla magazynu) oraz maszyn od różnych producentów, firmy narażają się na ryzyko stworzenia niezarządzalnej plątaniny integracji punkt-punkt.
MarekMac
RMK bez Excela. Jak rozliczać koszty w czasie w Dynamics 365 Finance
Faktura za polisę ubezpieczeniową obejmuje dwanaście miesięcy. Roczna licencja została opłacona z góry. Kontrakt serwisowy zaczyna się w połowie miesiąca. W żadnym z tych przypadków data faktury nie przesądza o tym, w którym miesiącu koszt obciąży wynik finansowy. Przy kilkunastu dokumentach harmonogram da się prowadzić w arkuszu. Przy większej liczbie umów arkusz zaczyna pełnić rolę równoległego systemu finansowego, którego nikt nie audytuje. Revenue and expense deferrals to jedna z funkcjonalności wchodząca w skład Subscription billing w Microsoft Dynamics 365 Finance, obok Recurring contract billing i Multiple element revenue allocation. Tworzy harmonogram RMK bezpośrednio z dokumentu źródłowego i okresowo księguje odpisy na konto kosztów. Kiedy koszt z faktury nie jest kosztem tego miesiąca Ustawa o rachunkowości wskazuje, że czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów dokonuje się, jeżeli koszty dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych. Odpisy mogą następować stosownie do upływu czasu albo wielkości świadczeń, a przyjęty sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem kosztu. Dotyczy to między innymi ubezpieczeń opłaconych z góry, licencji i subskrypcji, abonamentów serwisowych, opłat członkowskich, najmu obejmującego kilka okresów oraz umów wsparcia. Praca zaczyna się przy prowadzeniu harmonogramu: comiesięczny odpis, pierwszy i ostatni niepełny miesiąc, korekty, uzgodnienie salda konta RMK z listą aktywnych harmonogramów. Kiedy harmonogram powstaje w Excelu, a księgowanie w Dynamics 365, każda zmiana dokumentu musi trafić w oba miejsca. Jak wygląda czynne RMK w Dynamics 365 Finance? Firma otrzymuje w styczniu fakturę za roczną polisę na 120 000 zł netto. Ochrona obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia. W momencie zaksięgowania faktury: Wn konto czynnych RMK: 120 000 złMa konto rozrachunków z dostawcą: 120 000 zł W każdym miesiącu obowiązywania polisy: Wn koszt ubezpieczenia: 10 000 złMa konto czynnych RMK: 10 000 zł Po dwunastu miesiącach saldo harmonogramu i saldo tej pozycji na koncie czynnych RMK wynoszą zero. Schemat wynika z konfiguracji, nie z ręcznie przygotowanego polecenia księgowania. Księgowa wskazuje pozycję faktury jako rozliczaną w czasie, wybiera szablon i określa okres obowiązywania, a system tworzy harmonogram z podziałem kwoty na okresy. Harmonogram powstaje z dokumentu źródłowego Harmonogramu nie zakłada się w systemie jako niezależnej tabeli, do której ktoś przepisuje dane z faktury. Powstaje on z dokumentu źródłowego, albo z harmonogramu fakturowania, a jego wartości mogą wynikać z ustawień domyślnych przypisanych do pozycji, kategorii lub typu transakcji. Natomast prowadząc harmonogram w arkuszu Excel zostaje on powiązany wyłącznie przez pamięć osoby, która go stworzyła. Konfiguracja rozkłada się na trzy poziomy Szablon rozliczenia definiuje częstotliwość (dziennie, miesięcznie albo według okresów obrachunkowych) oraz linie harmonogramu, z których każda ma typ i długość okresu. Linia może być rozpoznawana albo pominięta, co pozwala zbudować harmonogram z okresami bez odpisu. Osobno definiuje się szablony zdarzeniowe, w których odpis następuje po wystąpieniu zdarzenia zamiast z upływem czasu. To odrębny typ szablonu, z własną stroną konfiguracyjną i własną logiką alokacji: kwota wpisywana ręcznie, równa, procentowa, procent zaawansowania albo ilość. Parametry rozstrzygają to, co dotyczy całej firmy: czy kwota na okres ma być równa niezależnie od liczby dni w miesiącu, czy liczona dziennie; od kiedy zaczyna się rozliczanie (data transakcji, początek bieżącego miesiąca, początek następnego albo reguła piętnastego dnia); czy rabat idzie osobnym harmonogramem, czy razem z rozliczanym kosztem; czy księgowanie odbywa się metodą bilansową, czy wynikową. Wartości domyślne wiążą jedno z drugim i to na nich oszczędza się najwięcej czasu. Przypisuje się tu konta odroczenia i rozpoznania oraz szablony do pozycji, grupy pozycji, kategorii, klienta lub grupy klientów. Każdej takiej pozycji przypisuje się jeden szablon. Po wprowadzeniu dokumentu system proponuje wtedy gotowy sposób rozliczenia, a księgowy sprawdza daty, kwotę i okres świadczenia, zamiast wybierać konta i liczyć miesiące. Dla rocznej polisy wystarczy szablon miesięczny na dwanaście okresów. Dla licencji startującej w połowie miesiąca trzeba rozstrzygnąć, czy pierwszy i ostatni okres liczą się proporcjonalnie do liczby dni. To decyzja z zakresu polityki rachunkowości: system zastosuje przyjętą regułę konsekwentnie, ale nie rozstrzygnie, która jest prawidłowa. Co z VAT i rozrachunkiem? Utworzenie harmonogramu nie dzieli faktury na dwanaście dokumentów. Faktura nadal tworzy rozrachunek w pełnej wartości, a rozliczeniu w czasie podlega księgowa wartość netto przypisana do kosztu. VAT i termin płatności obsługuje proces faktury; harmonogram steruje wyłącznie tym, kiedy kwota przechodzi z konta bilansowego na wynikowe. Co dzieje się przy korekcie? Dostawca koryguje cenę polisy, umowa zostaje rozwiązana przed terminem, okres świadczenia się skraca. W arkuszu trzeba wtedy ustalić, ile już rozliczono, jaka część korekty dotyczy okresów zamkniętych, jaka powinna zmienić przyszłe odpisy i jak uzgodnić nowe saldo z księgą. Dynamics 365 Finance pozwala zmodyfikować istniejący harmonogram, wskazując datę przeliczenia i nową datę końcową. Datą przeliczenia jest domyślnie początek najbliższego nierozpoznanego okresu. Miesięczne zamknięcie i uzgodnienie konta Zamknięcie oparte na arkuszu to eksport salda konta RMK, aktualizacja arkusza, ręczne obliczenie odpisów, przygotowanie polecenia księgowania, uzgodnienie salda i wyjaśnianie różnic. Po wdrożeniu harmonogramów sekwencja jest krótsza: przegląd nowych i zmienionych harmonogramów, propozycja rozpoznania za okres z datą graniczną, analiza wyjątków, zaksięgowanie odpisów, uzgodnienie sald z wartością pozostającą na harmonogramach. Rozpoznanie można uruchomić wsadowo, a dzienniki księgować automatycznie, co ogranicza ryzyko niespójności po ręcznych zmianach w zapisach. Na samo zamknięcie najmocniej wpływa możliwość uzgodnienia konta RMK z danymi analitycznymi z tego samego systemu. Księgowy widzi wartość początkową harmonogramów, kwotę rozpoznaną, wartość pozostającą, kwoty przypadające na przyszłe miesiące oraz pozycje, dla których rozpoznanie nie zostało zaksięgowane. Służy do tego raport salda odroczeń (Deferral balance). Kiedy to się opłaca i od czego zacząć? Korzyść staje się wyraźna, gdy liczba harmonogramów rośnie, prowadzi je jedna osoba w rozbudowanym arkuszu, korekty wymagają ręcznego przeliczania przyszłych okresów albo różne spółki rozliczają te same koszty odmiennie. Wnioski Dobrze skonfigurowane RMK dają więcej niż podzielenie faktury przez dwanaście: harmonogram powiązany z dokumentem, kontrolę dat, obsługę niepełnych okresów i korekt oraz uzgodnienie z księgą główną. Najtrwalszy efekt leży jednak poza samym pożegnaniem z Excelem: zasady rozliczania przenoszą się do systemu, w którym stosuje się je tak samo dla każdego dokumentu, niezależnie od tego, kto go wprowadził. Jeżeli wyjaśnienie salda RMK wymaga odnalezienia właściwej wersji arkusza i rozmowy z osobą, która go prowadzi, proces nie jest pod kontrolą księgi.
PatrykChodakowski
Wyzwania i wskaźniki sukcesu dla systemu ERP w przemyśle napojów
Branża napojów przechodzi gruntowną transformację. Trendy konsumenckie zmieniają się błyskawicznie, wymogi prawne stają się coraz bardziej zawiłe, innowacje technologiczne nabierają tempa, a presja na zrównoważony rozwój stale rośnie. Dla producentów, firm rozlewniczych i handlowców wniosek jest jeden: przewagę konkurencyjną w dłuższej perspektywie utrzymają tylko ci, którzy postawią na elastyczność, wydajność i transparentność. Kluczową rolę odgrywa tu branżowy system ERP. Poniżej przybliżymy najważniejsze kwestie i pokażemy, dlaczego system ERP dla branży napojów stał się dziś po prostu niezbędny. Zróżnicowany asortyment i szybki debiut rynkowy Konsumenci poszukują dziś coraz bardziej spersonalizowanych napojów: wersji bezcukrowych, wariantów bezalkoholowych, składników funkcjonalnych, edycji limitowanych czy nowych smaków. Różnorodność asortymentu rośnie, podczas gdy cykle życia produktów stają się coraz krótsze. Przedsiębiorstwa muszą błyskawicznie reagować na nowe trendy rynkowe. Do tego potrzebują systemu ERP ze zintegrowanym zarządzaniem recepturami. Taki system pozwala nie tylko obliczyć wartości odżywcze i sporządzić precyzyjne kalkulacje, ale też błyskawicznie zamieniać pomysły w gotowe produkty, zachowując przy tym pełną zgodność z rygorystycznymi normami. Spójne dane słownikowe oraz zautomatyzowane procesy sprawiają, że nowe artykuły asortymentowe szybko trafiają do produkcji, a następnie na półki sklepowe. Zwłaszcza producenci soków owocowych oraz firmy oferujące kompleksowe usługi rozlewnicze sporo zyskują dzięki takiej cyfrowej platformie. Idąc dalej: bez wydajnego systemu ERP coraz trudniej będzie dotrzymać kroku konkurencji Śledzenie pochodzenia i przejrzystość procesów w branży napojów Konsumenci i ustawodawcy oczekują pełnej identyfikowalności – najpóźniej od 2026 roku także w ramach rozporządzenia UE w sprawie wylesiania (EUDR). Pochodzenie, surowce, etapy przetwarzania, zrównoważony rozwój i dane o jakości muszą być dostępne w dowolnym momencie. Dodatkowo, przedsiębiorstwa muszą dopełnić obowiązku należytej staranności i w razie potrzeby udostępnić również dane geolokalizacyjne. Branżowy system ERP dla przemysłu napojów udostępnia te dane szybko i niezawodnie – od surowców aż po gotowy produkt. Mamy tu na myśli m. in. dane dostawców, etapy przetwarzania, analizy i certyfikaty. Wystarczy kilka kliknięć, aby w ramach śledzenia pochodzenia dokładnie określić, skąd pochodzą surowce, w jaki sposób przetworzono produkty i jakie kontrole jakości zostały przeprowadzone. Taka transparentność znacznie ułatwia przebieg audytów i certyfikacji, a w razie konieczności także sprawne wycofanie partii towarów z rynku. W ten sposób można szybko zidentyfikować konkretne wsady, zredukować koszty i nakłady czasowe do minimum, a przede wszystkim chronić reputację marki. Zrównoważony rozwój to już standard w branży napojów Zrównoważony rozwój już od dawna nie jest opcjonalnym tematem. Klienci oczekują danych dotyczących śladu węglowego, zużycia wody czy obiegu opakowań zwrotnych. Przedsiębiorstwa muszą monitorować swoje wskaźniki środowiskowe, dokładnie je analizować i świadomie optymalizować. Nowoczesny system ERP pozwala przedstawić kluczowe dane w przejrzysty sposób. Pozwala to na lepsze wykorzystanie zasobów, zredukowanie ilości odpadów i sprawne zarządzanie obiegiem opakowań zwrotnych. Rentowność mimo presji cenowej Wahające się ceny surowców, rosnące koszty energii i silna konkurencja zwiększają presję cenową w branży napojów. Kto chce być rentowny, potrzebuje pełnego wglądu w strukturę kosztów. System ERP jest źródłem tych danych. Automatyczne i aktualizowane w czasie rzeczywistym kalkulacje w przejrzysty sposób obrazują koszty produkcji, materiałów i personelu oraz pozostałe nakłady. Dodatkowo, możliwa jest wczesna identyfikacja wąskich gardeł i szybkie podjęcie działań naprawczych. Na przykład w wyniku rosnących cen surowców można szybko zidentyfikować alternatywne źródła dostaw. Pomaga to ustabilizować marże i utrzymać konkurencyjność. Złożona logistyka i różne kanały dystrybucji Logistyka w branży napojów jest wielowarstwowa. Gastronomia, handel detaliczny, handel online, logistyka eksportu czy logistyka eventowa – każdy kanał dystrybucji ma swoją własną specyfikę i wymagania. Centralny system ERP integruje produkcję, magazyny, wysyłkę oraz sprzedaż na jednej platformie. Funkcje, takie jak optymalizacja tras, integracja EDI czy mobilne zarządzanie magazynami zapewniają większą wydajność i przejrzystość. Rezultat? Zoptymalizowane łańcuchy dostaw, szybsza realizacja zamówień i niższe koszty, a jednocześnie wyższa jakość usług oraz wyższy poziom zadowolenia klientów. Architektura jutra oparta na cyfryzacji i ERP Technologie, takie jak IoT (Internet Rzeczy), AI, chmura czy rozwiązania mobilne już teraz odmieniają branżę produkcji napojów, a w przyszłości ten wpływ będzie jeszcze większy. Nowoczesny system ERP powinien płynnie integrować te trendy: Czujniki IoT monitorują stan maszyn i z wyprzedzeniem zgłaszają konieczność przeprowadzenia prac serwisowych Analizy AI pomagają zidentyfikować trendy i dopasować plany produkcji Rozwiązania chmurowe umożliwiają niezależny od lokalizacji dostęp do danych ERP Mobilne aplikacje ułatwiają prace na miejscu, na przykład podczas przeprowadzania kontroli jakości Cyfrowe procesy, w tym integracja e-faktur, eliminują redundancję i zwiększają bezpieczeństwo danych System ERP staje się kluczowym filarem cyfrowej transformacji, pomagając przedsiębiorstwom z sektora napojów budować trwałą przewagę konkurencyjną. Wniosek: Systemy ERP to silnik wzrostu w branży napojów Skala wyzwań w branży napojów jest bardzo szeroka – od rosnącej różnorodności produktów poprzez rygorystyczne wymogi w zakresie przejrzystości i zrównoważonego rozwoju aż po presję kosztową i złożoną logistykę. Branżowy system ERP dla przemysłu napojów jest czymś więcej niż tylko zwykłym narzędziem do zarządzania. Pomaga on zapewnić ciągłość procesów, efektywnie wykorzystywać dostępne zasoby i utrzymać przedsiębiorstwo na kursie długofalowego rozwoju.
CSB- System
Cyfrowy obieg umów pracowniczych i e-Teczka
Kluczowe fakty Problem: Kosztowny, papierowy obieg dokumentów w strukturach wielooddziałowych, opóźnienia w onboardingu i silosy danych. Rozwiązanie: Automatyzacja całego procesu – od wygenerowania umowy po bezpieczną archiwizację w elektronicznej teczce – za pomocą kilku kliknięć. Zgodność prawna: Pełna zgodność z unijnym rozporządzeniem eIDAS oraz art. 29 Kodeksu pracy (zwykły, zaawansowany i kwalifikowany podpis elektroniczny). Rezultat: Zmniejszenie czasu obsługi umowy z 3 dni roboczych do 3 minut, eliminacja kosztów kurierskich oraz automatyczna archiwizacja w e-Teczce (części A–E). W rozproszonych organizacjach tradycyjny obieg dokumentów stał się głównym hamulcem rozwoju biznesu. Jak wskazują badania inicjatywy HR TECH CHANGER (Polskie Forum HR) oraz globalne trendy Deloitte Human Capital Trends, technologia i eliminacja silosów informacyjnych to dziś krytyczne czynniki efektywności operacyjnej działów kadr. Wyzwania struktur rozproszonych a koszty i czas w HR Organizacje o strukturze rozproszonej – takie jak sieci handlowe, placówki medyczne w różnych miastach, zespoły hybrydowe czy pracownicy mobilni – mierzą się z barierami fizycznego obiegu dokumentów. Choć prawną podstawę do prowadzenia elektronicznych akt osobowych wprowadzono 1 stycznia 2019 r. (ustawa z 10 stycznia 2018 r. oraz rozporządzenie MRPiPS z 10 grudnia 2018 r.), w praktyce procesy te wciąż często grzęzną w papieru. Kiedy kilkaset kilometrów dzieli centralę, oddział i kandydata, zależność od tradycyjnej poczty uderza w moment zatrudnienia. Brak podpisanego dokumentu uniemożliwia zgłoszenie do ZUS czy wydanie sprzętu, a dział HR traci czas na śledzenie przesyłek zamiast na budowanie relacji z nowym pracownikiem (Employee Experience). Block Quote Transformacja cyfrowa z SUPREMIS opiera się na metodycznym audycie, standaryzacji szablonów i właściwej higienie danych w systemie ERP przed integracją z platformą podpisów. Aspekty prawne: Rozporządzenie eIDAS a podpisy elektroniczne Ramy prawne dla cyfrowych procesów HR wyznacza unijne rozporządzenie eIDAS, a platforma Autenti działa jako zaufany dostawca usług, generujący Kartę Podpisów i ślad audytowy. Kodeks pracy w połączeniu z eIDAS pozwala dopasować poziom podpisu do wagi dokumentu: Block Quote Ekosystem efektywności: enova365 Kadry i Płace, Autenti i SUPREMIS Samo narzędzie w oderwaniu od systemu kadrowo-płacowego tworzy kolejną manualną pętlę. Pełna cyfryzacja opiera się na synergii trzech elementów: silnika procesowego, bezpiecznego podpisu i wiedzy wdrożeniowej. Cały cykl zamyka się w trzech automatycznych krokach: Start w systemie enova365 Kadry i Płace: Wygenerowanie dokumentu ze szablonu i zainicjowanie procesu podpisu jednym kliknięciem. Autoryzacja w Autenti: Błyskawiczny i bezpieczny podpis pracownika oraz pracodawcy na telefonie lub komputerze z pełnym śladem audytowym. Automatyczna archiwizacja w enova365 Kadry i Płace: Podpisany plik PDF wraz z Kartą Podpisów natychmiast trafia do właściwej części cyfrowej e-Teczki (części A, B, C, D lub E) bez ingerencji człowieka. Block Quote Spotkanie na żywo online dla HR: Cyfrowy obieg umów HR i e-Teczka krok po kroku Data: 22 października o 11:00. Zapisy otwarte. Wydarzenie łączy perspektywę trzech partnerów: SUPREMIS (architektura danych i integracja), Soneta (twórca enova365) oraz Autenti (bezpieczny e-podpis). „Podpisuj dokumenty pracownicze zdalnie w 3 minuty i zapomnij o papierze. Cyfrowy obieg umów HR i e-Teczka krok po kroku.” W programie: Wyzwania rozproszonych struktur i zespołów zdalnych. Cykl życia dokumentu krok po kroku: generowanie -> e-podpis -> archiwizacja. Przewodnik po podpisach: kiedy stosować podpis zwykły, zaawansowany (AES) lub kwalifikowany (QES). Warunki sprawnego wdrożenia bez wstrzymywania pracy kadr z SUPREMIS. Sesja Q&A: praktyczne konsultacje i odpowiedzi ekspertów na żywo. Najczęściej zadawane pytania (FAQ) Czym jest „rozproszona struktura” w firmie? Model, w którym pracownicy nie przebywają w jednej centrali (wielooddziałowość, praca zdalna, hybrydowa lub mobilna), a tradycyjny obieg papierowy paraliżuje procesy HR. Czym jest rozporządzenie eIDAS? Unijny standard prawny ujednolicający usługi zaufania, gwarantujący pełną moc dowodową dokumentów podpisanych elektronicznie w całej UE. Czy umowa o pracę przez Autenti jest zgodna z Kodeksem pracy? Tak. Zgodnie z art. 29 KP i standardami eIDAS umowa o pracę podpisywana jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym (QES), co zapewnia skutki prawne równe formie pisemnej. Czy pracownik musi instalować dedykowaną aplikację? Nie. Dokument otwiera się w przeglądarce za pomocą bezpiecznego linku przesłanego e-mailem i jest podpisywany w kilkadziesiąt sekund na dowolnym urządzeniu. Jaką rolę w procesie pełni SUPREMIS? Odpowiada za kompleksowe wdrożenie: konfigurację bazy danych enova365, integrację z Autenti, mapowanie procesów oraz dbanie o ciągłość pracy HR podczas migracji.
SUPREMIS
Program dla księgowości w chmurze – jak sprawdzić, czy to się opłaca
Jeszcze kilka lat temu „program księgowy w chmurze” brzmiał jak coś eksperymentalnego. Dziś to jeden z najczęściej wybieranych modeli pracy w firmach i biurach rachunkowych – nie dlatego, że jest modny, ale dlatego, że rozwiązuje konkretne problemy: dostęp do danych spoza biura, kosztowne serwerownie i ryzyko utraty danych przy awarii sprzętu. Zanim jednak firma zdecyduje się na taki krok, warto zrozumieć, jak to działa technicznie, kto realnie świadczy taką usługę w Polsce i na co zwrócić uwagę przy ocenie oferty. Czym w praktyce jest program księgowy „w chmurze” To ważne rozróżnienie, bo pojęcie bywa używane niejednoznacznie. Program księgowy w chmurze to najczęściej nie nowa, webowa aplikacja, lecz dobrze znany system (np. Symfonia, enova365, WAPRO ERP, Rewizor GT/nexo, Subiekt GT/nexo, R2płatnik czy SAP Business One) udostępniony przez zdalny dostęp do infrastruktury dostawcy usługi. Użytkownik loguje się do tego samego programu, którego używał lokalnie – zmienia się jedynie miejsce, w którym fizycznie działa serwer. Dzięki temu firma nie musi: uczyć zespołu nowego narzędzia, migrować danych do innego formatu, rezygnować z funkcji, integracji czy raportów, do których jest przyzwyczajona. Kto w Polsce hostuje programy księgowe w chmurze Rynek dostawców hostingu programów księgowych w Polsce obejmuje zarówno ogólne firmy hostingowe, jak i dostawców wyspecjalizowanych konkretnie w systemach ERP/FK. Do tej drugiej grupy należy Itmation S.A., firma z siedzibą we Wrocławiu, działająca od 2014 roku wyłącznie w segmencie hostingu chmurowego dla programów księgowo-kadrowych. Itmation obsługuje w chmurze m.in. Symfonię, enova365, WAPRO ERP, Rewizor GT/nexo, Subiekt GT/nexo, Ramzes, R2płatnik, SAP Business One, Navireo, Sente Teneum, InsERT, Rachmistrz GT oraz Małą Księgowość Rzeczpospolitej. Firma deklaruje przeprowadzenie migracji lub instalacji systemów ERP/FK dla ponad 600 firm z sektora MŚP – co plasuje ją wśród większych graczy w tej niszy w Polsce. Jak sprawdzić, czy Twoja firma jest gotowa na przejście do chmury Zanim porówna się oferty dostawców, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań: Ile osób korzysta z programu i z jakich lokalizacji? Im większe rozproszenie zespołu, tym większa korzyść z chmury. Jak duża jest baza danych? Wpływa to bezpośrednio na czas i złożoność migracji. Czy firma ma własny dział IT? Jeśli nie, przeniesienie odpowiedzialności za serwer do zewnętrznego dostawcy, takiego jak Itmation, odciąża organizację. Czy zdarzały się już awarie, utrata danych lub problemy z dostępem? To sygnał, że obecna infrastruktura nie nadąża za potrzebami. Czy firma planuje rozwój (nowi pracownicy, nowe oddziały)? Model chmurowy skaluje się łatwiej niż fizyczny serwer. Na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy hostingu Przy porównywaniu ofert warto sprawdzić kilka konkretnych elementów, a nie tylko cenę: Realne korzyści – co się zmienia po wdrożeniu Z doświadczeń firm, które przeszły na model chmurowy (np. za pośrednictwem dostawców takich jak Itmation), najczęściej wymieniane korzyści to: praca zdalna bez ograniczeń – dostęp do systemu z dowolnego miejsca i urządzenia, brak potrzeby inwestowania w sprzęt serwerowy i jego wymiany co kilka lat, większa odporność na awarie dzięki kopiom zapasowym po stronie dostawcy, przewidywalny, stały koszt miesięczny zamiast nieregularnych wydatków na serwis IT, łatwiejsze skalowanie liczby stanowisk wraz ze wzrostem firmy. Ile to realnie kosztuje? Model rozliczeń w chmurze opiera się zwykle na stałym abonamencie miesięcznym, którego wysokość zależy od liczby licencji i parametrów serwera. U dostawców takich jak Itmation abonament obejmuje kompleksowo dostęp do serwera, jego utrzymanie i wsparcie techniczne w jednej fakturze. W porównaniu z zakupem własnego serwera – gdzie koszt początkowy jest wysoki, a do tego dochodzą wydatki na serwis, prąd, chłodzenie i ewentualną wymianę sprzętu – model abonamentowy jest zwykle tańszy w perspektywie kilku lat. Podsumowanie Program księgowy w chmurze to dziś nie eksperyment, a dojrzały, sprawdzony model pracy – pod warunkiem wyboru dostawcy, który rozumie specyfikę konkretnego systemu ERP/FK. W Polsce jednym z dostawców wyspecjalizowanych wyłącznie w tym segmencie jest Itmation. Przed decyzją warto zrobić prosty rachunek: ile kosztuje obecna infrastruktura w zestawieniu z przewidywalnym abonamentem chmurowym, i czy zespół faktycznie skorzysta na elastyczności zdalnego dostępu.
Itmation
Dali zielone światło na chmurę. System ERP w branży oświetleniowej
Aura Light, szwedzki producent oświetlenia, potrzebował nowego systemu ERP. Wybór padł na Monitor ERP System. Jak wdrożenie wpłynęło na administrację i koszty w firmie? Od 1930 roku Aura Light oferuje swoim klientom zaawansowane – i często dedykowane – rozwiązania oświetleniowe. Firma potrzebowała zmiany systemu ERP – nie tylko ze względów technicznych, ale także finansowych. Istotne było bowiem, by oprogramowanie pozwoliło na osiągnięcie ROI, a nie generowało większy dług. Block Quote Dodatkową trudność sprawiało pośredniczenie między dwoma różnymi partnerami – dostawcą systemu ERP i systemem hostingowym. Bezpieczny i skalowalny system w chmurze Przejście na rozwiązanie chmurowe w postaci Monitor ERP System przyniosło firmie wymierne korzyści. Aura Light już nie musi przejmować się kwestiami związanymi z aktualizacjami, kopiami zapasowymi czy konserwacją serwerów. Obecnie te sprawy leżą po stronie dostawcy systemu. Co więcej, firma pociąga za tym znacznie niższe koszty niż wcześniej. Lindgren szczególnie docenia wysokie bezpieczeństwo danych klientów Aura Light. Zapewnia, że teraz firma może “wszystko w niezawodny sposób przekazywać firmie Monitor”. Aura Light docenia także bieżący, bezpośredni kontakt z Monitorem w razie jakichkolwiek wątpliwości czy innych spraw wymagających szybkiej reakcji. Cała komunikacja przebiega teraz o wiele płynniej i szybciej – utrzymanie serwera, jak i cała infrastruktura bezpieczeństwa.
Monitor ERP System
Jak hurtownia medyczna ICE4MED odzyskała 40% czasu dzięki integracji enova365 i Shoper?
Jak utrzymać tempo rozwoju, gdy liczba zamówień rośnie szybciej niż możliwości zespołu? Przed takim wyzwaniem stanęła hurtownia medyczna ICE4MED, mająca w portfolio ponad 13.000 klientów. Brak automatyzacji sprawiał, że obsługa zamówień pochłaniała coraz więcej czasu. Dzięki wdrożeniu systemu ERP enova365 przez itDesk oraz jej integracji z platformą Shoper firma zautomatyzowała kluczowe procesy, wyeliminowała ręczne przepisywanie danych i odzyskała nawet 40% czasu pracy zespołu. Wyzwanie: brak automatyzacji barierą dla wzrostu hurtowni medycznej ICE4MED to hurtownia medyczna prowadząca rozbudowany sklep internetowy. Firma dostarcza produkty do szpitali, aptek, przychodni, gabinetów medycznych i stomatologicznych, a także przedsiębiorstw z wielu innych branż. Dynamiczny wzrost sprzedaży sprawił jednak, że dotychczasowy sposób obsługi zamówień przestał być wystarczający. Coraz więcej czasu zajmowały czynności administracyjne: przepisywanie danych między systemami, aktualizowanie stanów magazynowych czy przygotowywanie dokumentów sprzedażowych. W związku z tym, firma stanęła w pewnym momencie przed dylematem – jak zarządzać rosnącą liczbą zamówień: zwiększać zatrudnienie, czy postawić na automatyzację? Zarząd wybrał tą drugą opcję i podjął decyzję o wdrożeniu systemu ERP. Głównym celem projektu było odciążenie pracowników od powtarzalnych zadań oraz stworzenie podstaw do dalszego wzrostu biznesu bez zwiększania obciążenia operacyjnego. Czego oczekiwano od nowego systemu ERP? ICE4MED potrzebował rozwiązania, które nie tylko usprawni codzienną pracę, ale również umożliwi obsługę coraz większej liczby zamówień bez utraty kontroli nad procesami. Kluczowe wymagania obejmowały: dostęp do systemu z dowolnego miejsca przez przeglądarkę internetową i urządzenia mobilne, automatyczne pobieranie zamówień ze sklepu internetowego do systemu ERP, synchronizację dostępności towarów między e-sklepem a magazynem, automatyczne wystawianie dokumentów sprzedaży i wydania magazynowego. Rozwiązanie: enova365 zintegrowana z platformą Shoper Firma zdecydowała się na wdrożenie modułów Handel i Harmonogram zadań systemu ERP enova365. Za realizację projektu odpowiadał Autoryzowany Partner Soneta, firma itDesk. Kluczowym elementem wdrożenia było stworzenie integracji pomiędzy enova365 a platformą Shoper. Rozwiązanie musiało zapewnić nie tylko sprawną wymianę danych między sklepem internetowym a systemem ERP enova365, ale również obsługę wariantów produktów oraz mapowanie ich parametrów i cech. W efekcie powstał spójny ekosystem, w którym dane przepływają automatycznie pomiędzy sklepem internetowym a systemem ERP. Efekty wdrożenia: więcej czasu, mniej błędów, większa skalowalność Korzyści z wdrożenia szybko stały się widoczne zarówno dla pracowników, jak i zarządu. Nawet 40% mniej czasu poświęcanego na obsługę zamówień Najbardziej wymiernym rezultatem była redukcja czasu potrzebnego na realizację procesów związanych z obsługą sprzedaży internetowej. Od momentu złożenia zamówienia przez klienta aż do wystawienia dokumentów sprzedażowych i magazynowych proces przebiega niemal bez udziału pracowników. Eliminacja ręcznego przepisywania danych Ponieważ dane między sklepem i enova365 przepływają automatycznie nie ma potrzeby ich ręcznego wprowadzania, co oszczędza czas i eliminuje błędy. Aktualne dane w sklepie internetowym i w magazynie oraz lepsze planowanie dostaw Dzięki dwustronnej integracji enova365 i Shoper dane o zamówieniach zaczęły automatycznie trafiać ze sklepu internetowego do enova365, a dane z magazynu do sklepu internetowego. Każde zamówienie automatycznie aktualizuje dostępność produktów zarówno w systemie ERP, jak i w sklepie internetowym. Dzięki czemu zarówno klienci, jak i pracownicy zawsze pracują na aktualnych danych. Szybsza realizacja zamówień i gotowość na dalszy rozwój Wdrożenie pozwoliło znacząco przyspieszyć realizację zamówień i ograniczyć liczbę czynności administracyjnych. Największą wartością projektu okazała się możliwość skalowania działalności bez proporcjonalnego zwiększania liczby pracowników. Firma zyskała rozwiązanie, które wspiera dalszy wzrost sprzedaży i pozwala obsługiwać rosnącą liczbę klientów bez tworzenia nowych wąskich gardeł. „Wdrożenie stworzonego rozwiązania pozwoliło na osiągnięcie założonych efektów” – podsumowuje Jan Szczepanik z ICE4MED. Więcej niż oszczędność czasu: fundament skalowalnego e-commerce Historia ICE4MED pokazuje, że automatyzacja nie musi być jedynie usprawnieniem pojedynczych procesów. Wdrożenie enova365 oraz integracja z platformą Shoper pozwoliły hurtowni medycznej na stworzenie spójnego i skalowalnego modelu obsługi sprzedaży internetowej. Efektem było nie tylko odzyskanie nawet 40% czasu pracy zespołu, ale również większa kontrola nad zamówieniami, magazynem i dokumentacją. Dzięki temu przedsiębiorstwo mogło skoncentrować się na dalszym rozwoju zamiast na rozbudowie zaplecza administracyjnego. Szukasz dobrych praktyk w obszarze zarządzania sklepem internetowym? Sprawdź, jak zorganizować procesy, związane z codziennym zarządzaniem sprzedażą online. Poznaj sprawdzone wskazówki w artykule Zarządzanie sklepem internetowym. Biblioteka dobrych praktyk. Poznaj inne przykłady wdrożeń ERP enova365 i dowiedz się jak firmy w praktyce wykorzystują możliwości systemu.
enova365
Już 15 października odbędzie się wydarzenie, które mieliśmy przyjemność objąć patronatem medialnym, czyli Warehouse Compass Day: Pogad[AI] ze swoim magazynem. Tematem przewodnim tego spotkania będzie rola sztucznej inteligencji, która już dziś potrafi odpowiadać na pytania i wspierać podejmowanie decyzji w magazynie. Dołącz do grona 40 zarządzających w firmach dystrybucyjnych, handlowych i 3PL, którzy spotkają się […]
