
Kluczowe fakty Problem: Kosztowny, papierowy obieg dokumentów w strukturach wielooddziałowych, opóźnienia w onboardingu i silosy danych. Rozwiązanie: Automatyzacja całego procesu – od wygenerowania umowy po bezpieczną archiwizację w elektronicznej teczce – za pomocą kilku kliknięć. Zgodność prawna: Pełna zgodność z unijnym rozporządzeniem eIDAS oraz art. 29 Kodeksu pracy (zwykły, zaawansowany i kwalifikowany podpis elektroniczny). Rezultat: Zmniejszenie czasu obsługi umowy z 3 dni roboczych do 3 minut, eliminacja kosztów kurierskich oraz automatyczna archiwizacja w e-Teczce (części A–E). W rozproszonych organizacjach tradycyjny obieg dokumentów stał się głównym hamulcem rozwoju biznesu. Jak wskazują badania inicjatywy HR TECH CHANGER (Polskie Forum HR) oraz globalne trendy Deloitte Human Capital Trends, technologia i eliminacja silosów informacyjnych to dziś krytyczne czynniki efektywności operacyjnej działów kadr. Wyzwania struktur rozproszonych a koszty i czas w HR Organizacje o strukturze rozproszonej – takie jak sieci handlowe, placówki medyczne w różnych miastach, zespoły hybrydowe czy pracownicy mobilni – mierzą się z barierami fizycznego obiegu dokumentów. Choć prawną podstawę do prowadzenia elektronicznych akt osobowych wprowadzono 1 stycznia 2019 r. (ustawa z 10 stycznia 2018 r. oraz rozporządzenie MRPiPS z 10 grudnia 2018 r.), w praktyce procesy te wciąż często grzęzną w papieru. Kiedy kilkaset kilometrów dzieli centralę, oddział i kandydata, zależność od tradycyjnej poczty uderza w moment zatrudnienia. Brak podpisanego dokumentu uniemożliwia zgłoszenie do ZUS czy wydanie sprzętu, a dział HR traci czas na śledzenie przesyłek zamiast na budowanie relacji z nowym pracownikiem (Employee Experience). Block Quote Transformacja cyfrowa z SUPREMIS opiera się na metodycznym audycie, standaryzacji szablonów i właściwej higienie danych w systemie ERP przed integracją z platformą podpisów. Aspekty prawne: Rozporządzenie eIDAS a podpisy elektroniczne Ramy prawne dla cyfrowych procesów HR wyznacza unijne rozporządzenie eIDAS, a platforma Autenti działa jako zaufany dostawca usług, generujący Kartę Podpisów i ślad audytowy. Kodeks pracy w połączeniu z eIDAS pozwala dopasować poziom podpisu do wagi dokumentu: Block Quote Ekosystem efektywności: enova365 Kadry i Płace, Autenti i SUPREMIS Samo narzędzie w oderwaniu od systemu kadrowo-płacowego tworzy kolejną manualną pętlę. Pełna cyfryzacja opiera się na synergii trzech elementów: silnika procesowego, bezpiecznego podpisu i wiedzy wdrożeniowej. Cały cykl zamyka się w trzech automatycznych krokach: Start w systemie enova365 Kadry i Płace: Wygenerowanie dokumentu ze szablonu i zainicjowanie procesu podpisu jednym kliknięciem. Autoryzacja w Autenti: Błyskawiczny i bezpieczny podpis pracownika oraz pracodawcy na telefonie lub komputerze z pełnym śladem audytowym. Automatyczna archiwizacja w enova365 Kadry i Płace: Podpisany plik PDF wraz z Kartą Podpisów natychmiast trafia do właściwej części cyfrowej e-Teczki (części A, B, C, D lub E) bez ingerencji człowieka. Block Quote Spotkanie na żywo online dla HR: Cyfrowy obieg umów HR i e-Teczka krok po kroku Data: 22 października o 11:00. Zapisy otwarte. Wydarzenie łączy perspektywę trzech partnerów: SUPREMIS (architektura danych i integracja), Soneta (twórca enova365) oraz Autenti (bezpieczny e-podpis). „Podpisuj dokumenty pracownicze zdalnie w 3 minuty i zapomnij o papierze. Cyfrowy obieg umów HR i e-Teczka krok po kroku.” W programie: Wyzwania rozproszonych struktur i zespołów zdalnych. Cykl życia dokumentu krok po kroku: generowanie -> e-podpis -> archiwizacja. Przewodnik po podpisach: kiedy stosować podpis zwykły, zaawansowany (AES) lub kwalifikowany (QES). Warunki sprawnego wdrożenia bez wstrzymywania pracy kadr z SUPREMIS. Sesja Q&A: praktyczne konsultacje i odpowiedzi ekspertów na żywo. Najczęściej zadawane pytania (FAQ) Czym jest „rozproszona struktura” w firmie? Model, w którym pracownicy nie przebywają w jednej centrali (wielooddziałowość, praca zdalna, hybrydowa lub mobilna), a tradycyjny obieg papierowy paraliżuje procesy HR. Czym jest rozporządzenie eIDAS? Unijny standard prawny ujednolicający usługi zaufania, gwarantujący pełną moc dowodową dokumentów podpisanych elektronicznie w całej UE. Czy umowa o pracę przez Autenti jest zgodna z Kodeksem pracy? Tak. Zgodnie z art. 29 KP i standardami eIDAS umowa o pracę podpisywana jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym (QES), co zapewnia skutki prawne równe formie pisemnej. Czy pracownik musi instalować dedykowaną aplikację? Nie. Dokument otwiera się w przeglądarce za pomocą bezpiecznego linku przesłanego e-mailem i jest podpisywany w kilkadziesiąt sekund na dowolnym urządzeniu. Jaką rolę w procesie pełni SUPREMIS? Odpowiada za kompleksowe wdrożenie: konfigurację bazy danych enova365, integrację z Autenti, mapowanie procesów oraz dbanie o ciągłość pracy HR podczas migracji.

SUPREMIS

Jeszcze kilka lat temu „program księgowy w chmurze” brzmiał jak coś eksperymentalnego. Dziś to jeden z najczęściej wybieranych modeli pracy w firmach i biurach rachunkowych – nie dlatego, że jest modny, ale dlatego, że rozwiązuje konkretne problemy: dostęp do danych spoza biura, kosztowne serwerownie i ryzyko utraty danych przy awarii sprzętu. Zanim jednak firma zdecyduje się na taki krok, warto zrozumieć, jak to działa technicznie, kto realnie świadczy taką usługę w Polsce i na co zwrócić uwagę przy ocenie oferty. Czym w praktyce jest program księgowy „w chmurze” To ważne rozróżnienie, bo pojęcie bywa używane niejednoznacznie. Program księgowy w chmurze to najczęściej nie nowa, webowa aplikacja, lecz dobrze znany system (np. Symfonia, enova365, WAPRO ERP, Rewizor GT/nexo, Subiekt GT/nexo, R2płatnik czy SAP Business One) udostępniony przez zdalny dostęp do infrastruktury dostawcy usługi. Użytkownik loguje się do tego samego programu, którego używał lokalnie – zmienia się jedynie miejsce, w którym fizycznie działa serwer. Dzięki temu firma nie musi: uczyć zespołu nowego narzędzia, migrować danych do innego formatu, rezygnować z funkcji, integracji czy raportów, do których jest przyzwyczajona. Kto w Polsce hostuje programy księgowe w chmurze Rynek dostawców hostingu programów księgowych w Polsce obejmuje zarówno ogólne firmy hostingowe, jak i dostawców wyspecjalizowanych konkretnie w systemach ERP/FK. Do tej drugiej grupy należy Itmation S.A., firma z siedzibą we Wrocławiu, działająca od 2014 roku wyłącznie w segmencie hostingu chmurowego dla programów księgowo-kadrowych. Itmation obsługuje w chmurze m.in. Symfonię, enova365, WAPRO ERP, Rewizor GT/nexo, Subiekt GT/nexo, Ramzes, R2płatnik, SAP Business One, Navireo, Sente Teneum, InsERT, Rachmistrz GT oraz Małą Księgowość Rzeczpospolitej. Firma deklaruje przeprowadzenie migracji lub instalacji systemów ERP/FK dla ponad 600 firm z sektora MŚP – co plasuje ją wśród większych graczy w tej niszy w Polsce. Jak sprawdzić, czy Twoja firma jest gotowa na przejście do chmury Zanim porówna się oferty dostawców, warto odpowiedzieć sobie na kilka pytań: Ile osób korzysta z programu i z jakich lokalizacji? Im większe rozproszenie zespołu, tym większa korzyść z chmury. Jak duża jest baza danych? Wpływa to bezpośrednio na czas i złożoność migracji. Czy firma ma własny dział IT? Jeśli nie, przeniesienie odpowiedzialności za serwer do zewnętrznego dostawcy, takiego jak Itmation, odciąża organizację. Czy zdarzały się już awarie, utrata danych lub problemy z dostępem? To sygnał, że obecna infrastruktura nie nadąża za potrzebami. Czy firma planuje rozwój (nowi pracownicy, nowe oddziały)? Model chmurowy skaluje się łatwiej niż fizyczny serwer. Na co zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy hostingu Przy porównywaniu ofert warto sprawdzić kilka konkretnych elementów, a nie tylko cenę: Realne korzyści – co się zmienia po wdrożeniu Z doświadczeń firm, które przeszły na model chmurowy (np. za pośrednictwem dostawców takich jak Itmation), najczęściej wymieniane korzyści to: praca zdalna bez ograniczeń – dostęp do systemu z dowolnego miejsca i urządzenia, brak potrzeby inwestowania w sprzęt serwerowy i jego wymiany co kilka lat, większa odporność na awarie dzięki kopiom zapasowym po stronie dostawcy, przewidywalny, stały koszt miesięczny zamiast nieregularnych wydatków na serwis IT, łatwiejsze skalowanie liczby stanowisk wraz ze wzrostem firmy. Ile to realnie kosztuje? Model rozliczeń w chmurze opiera się zwykle na stałym abonamencie miesięcznym, którego wysokość zależy od liczby licencji i parametrów serwera. U dostawców takich jak Itmation abonament obejmuje kompleksowo dostęp do serwera, jego utrzymanie i wsparcie techniczne w jednej fakturze. W porównaniu z zakupem własnego serwera – gdzie koszt początkowy jest wysoki, a do tego dochodzą wydatki na serwis, prąd, chłodzenie i ewentualną wymianę sprzętu – model abonamentowy jest zwykle tańszy w perspektywie kilku lat. Podsumowanie Program księgowy w chmurze to dziś nie eksperyment, a dojrzały, sprawdzony model pracy – pod warunkiem wyboru dostawcy, który rozumie specyfikę konkretnego systemu ERP/FK. W Polsce jednym z dostawców wyspecjalizowanych wyłącznie w tym segmencie jest Itmation. Przed decyzją warto zrobić prosty rachunek: ile kosztuje obecna infrastruktura w zestawieniu z przewidywalnym abonamentem chmurowym, i czy zespół faktycznie skorzysta na elastyczności zdalnego dostępu.
Itmation

Aura Light, szwedzki producent oświetlenia, potrzebował nowego systemu ERP. Wybór padł na Monitor ERP System. Jak wdrożenie wpłynęło na administrację i koszty w firmie? Od 1930 roku Aura Light oferuje swoim klientom zaawansowane – i często dedykowane – rozwiązania oświetleniowe. Firma potrzebowała zmiany systemu ERP – nie tylko ze względów technicznych, ale także finansowych. Istotne było bowiem, by oprogramowanie pozwoliło na osiągnięcie ROI, a nie generowało większy dług. Block Quote Dodatkową trudność sprawiało pośredniczenie między dwoma różnymi partnerami – dostawcą systemu ERP i systemem hostingowym. Bezpieczny i skalowalny system w chmurze Przejście na rozwiązanie chmurowe w postaci Monitor ERP System przyniosło firmie wymierne korzyści. Aura Light już nie musi przejmować się kwestiami związanymi z aktualizacjami, kopiami zapasowymi czy konserwacją serwerów. Obecnie te sprawy leżą po stronie dostawcy systemu. Co więcej, firma pociąga za tym znacznie niższe koszty niż wcześniej. Lindgren szczególnie docenia wysokie bezpieczeństwo danych klientów Aura Light. Zapewnia, że teraz firma może “wszystko w niezawodny sposób przekazywać firmie Monitor”. Aura Light docenia także bieżący, bezpośredni kontakt z Monitorem w razie jakichkolwiek wątpliwości czy innych spraw wymagających szybkiej reakcji. Cała komunikacja przebiega teraz o wiele płynniej i szybciej – utrzymanie serwera, jak i cała infrastruktura bezpieczeństwa.
Monitor ERP System

Jak utrzymać tempo rozwoju, gdy liczba zamówień rośnie szybciej niż możliwości zespołu? Przed takim wyzwaniem stanęła hurtownia medyczna ICE4MED, mająca w portfolio ponad 13.000 klientów. Brak automatyzacji sprawiał, że obsługa zamówień pochłaniała coraz więcej czasu. Dzięki wdrożeniu systemu ERP enova365 przez itDesk oraz jej integracji z platformą Shoper firma zautomatyzowała kluczowe procesy, wyeliminowała ręczne przepisywanie danych i odzyskała nawet 40% czasu pracy zespołu. Wyzwanie: brak automatyzacji barierą dla wzrostu hurtowni medycznej ICE4MED to hurtownia medyczna prowadząca rozbudowany sklep internetowy. Firma dostarcza produkty do szpitali, aptek, przychodni, gabinetów medycznych i stomatologicznych, a także przedsiębiorstw z wielu innych branż. Dynamiczny wzrost sprzedaży sprawił jednak, że dotychczasowy sposób obsługi zamówień przestał być wystarczający. Coraz więcej czasu zajmowały czynności administracyjne: przepisywanie danych między systemami, aktualizowanie stanów magazynowych czy przygotowywanie dokumentów sprzedażowych. W związku z tym, firma stanęła w pewnym momencie przed dylematem – jak zarządzać rosnącą liczbą zamówień: zwiększać zatrudnienie, czy postawić na automatyzację? Zarząd wybrał tą drugą opcję i podjął decyzję o wdrożeniu systemu ERP. Głównym celem projektu było odciążenie pracowników od powtarzalnych zadań oraz stworzenie podstaw do dalszego wzrostu biznesu bez zwiększania obciążenia operacyjnego. Czego oczekiwano od nowego systemu ERP? ICE4MED potrzebował rozwiązania, które nie tylko usprawni codzienną pracę, ale również umożliwi obsługę coraz większej liczby zamówień bez utraty kontroli nad procesami. Kluczowe wymagania obejmowały: dostęp do systemu z dowolnego miejsca przez przeglądarkę internetową i urządzenia mobilne, automatyczne pobieranie zamówień ze sklepu internetowego do systemu ERP, synchronizację dostępności towarów między e-sklepem a magazynem, automatyczne wystawianie dokumentów sprzedaży i wydania magazynowego. Rozwiązanie: enova365 zintegrowana z platformą Shoper Firma zdecydowała się na wdrożenie modułów Handel i Harmonogram zadań systemu ERP enova365. Za realizację projektu odpowiadał Autoryzowany Partner Soneta, firma itDesk. Kluczowym elementem wdrożenia było stworzenie integracji pomiędzy enova365 a platformą Shoper. Rozwiązanie musiało zapewnić nie tylko sprawną wymianę danych między sklepem internetowym a systemem ERP enova365, ale również obsługę wariantów produktów oraz mapowanie ich parametrów i cech. W efekcie powstał spójny ekosystem, w którym dane przepływają automatycznie pomiędzy sklepem internetowym a systemem ERP. Efekty wdrożenia: więcej czasu, mniej błędów, większa skalowalność Korzyści z wdrożenia szybko stały się widoczne zarówno dla pracowników, jak i zarządu. Nawet 40% mniej czasu poświęcanego na obsługę zamówień Najbardziej wymiernym rezultatem była redukcja czasu potrzebnego na realizację procesów związanych z obsługą sprzedaży internetowej. Od momentu złożenia zamówienia przez klienta aż do wystawienia dokumentów sprzedażowych i magazynowych proces przebiega niemal bez udziału pracowników. Eliminacja ręcznego przepisywania danych Ponieważ dane między sklepem i enova365 przepływają automatycznie nie ma potrzeby ich ręcznego wprowadzania, co oszczędza czas i eliminuje błędy. Aktualne dane w sklepie internetowym i w magazynie oraz lepsze planowanie dostaw Dzięki dwustronnej integracji enova365 i Shoper dane o zamówieniach zaczęły automatycznie trafiać ze sklepu internetowego do enova365, a dane z magazynu do sklepu internetowego. Każde zamówienie automatycznie aktualizuje dostępność produktów zarówno w systemie ERP, jak i w sklepie internetowym. Dzięki czemu zarówno klienci, jak i pracownicy zawsze pracują na aktualnych danych. Szybsza realizacja zamówień i gotowość na dalszy rozwój Wdrożenie pozwoliło znacząco przyspieszyć realizację zamówień i ograniczyć liczbę czynności administracyjnych. Największą wartością projektu okazała się możliwość skalowania działalności bez proporcjonalnego zwiększania liczby pracowników. Firma zyskała rozwiązanie, które wspiera dalszy wzrost sprzedaży i pozwala obsługiwać rosnącą liczbę klientów bez tworzenia nowych wąskich gardeł. „Wdrożenie stworzonego rozwiązania pozwoliło na osiągnięcie założonych efektów” – podsumowuje Jan Szczepanik z ICE4MED. Więcej niż oszczędność czasu: fundament skalowalnego e-commerce Historia ICE4MED pokazuje, że automatyzacja nie musi być jedynie usprawnieniem pojedynczych procesów. Wdrożenie enova365 oraz integracja z platformą Shoper pozwoliły hurtowni medycznej na stworzenie spójnego i skalowalnego modelu obsługi sprzedaży internetowej. Efektem było nie tylko odzyskanie nawet 40% czasu pracy zespołu, ale również większa kontrola nad zamówieniami, magazynem i dokumentacją. Dzięki temu przedsiębiorstwo mogło skoncentrować się na dalszym rozwoju zamiast na rozbudowie zaplecza administracyjnego. Szukasz dobrych praktyk w obszarze zarządzania sklepem internetowym? Sprawdź, jak zorganizować procesy, związane z codziennym zarządzaniem sprzedażą online. Poznaj sprawdzone wskazówki w artykule Zarządzanie sklepem internetowym. Biblioteka dobrych praktyk. Poznaj inne przykłady wdrożeń ERP enova365 i dowiedz się jak firmy w praktyce wykorzystują możliwości systemu.
enova365

Za nami poznańska edycja Dynamics Business Forum 2026, która odbyła się w przestrzeniach Concordia Design. Portal myERP.pl jest patronem medialnym tegorocznego wydarzenia organizowanego przez ekspertów z firmy IT.integro. Jesienny sezon konferencyjny rozpoczął się na dobre. Szczególnie w tym okresie widać, że programy wydarzeń branżowych coraz częściej opierają się na nośnych hasłach, wśród których absolutny prym wiedzie sztuczna inteligencja. W przypadku konferencji Dynamics Business Forum spodziewałam się, że głównym bohaterem okaże się Microsoft Copilot. Nic bardziej mylnego. Choć o innowacjach opartych na AI intensywnie dyskutowaliśmy, sztuczna inteligencja ani na moment nie przyćmiła głównej gwiazdy wydarzenia – systemu ERP Dynamics 365 Business Central. Dynamics 365 Business Central w centrum ekosystemu Microsoft To właśnie oprogramowanie ERP w ekosystemie Microsoft, jego codzienna użyteczność dla poszczególnych działów biznesowych i wsparcie dla twardych procesów grały pierwsze skrzypce. Organizatorzy postawili na bardzo skondensowany program, a prelegenci byli świetnie przygotowani technicznie i merytorycznie. Już w sesji otwierającej konferencję Piotr Śledź, Prezes Zarządu IT.integro, nakreślił wyraźną tezę spotkania: każdy użytkownik Business Central może mieć własnego asystenta AI, a każdy proces agenta AI – jednak bez wysokiej jakości danych narzędzia AI nie wniosą wartości dodanej dla biznesu. Codzienna praca w ERP z AI od Microsoft Przemysław Kniat oraz Marietta Jurzynek uruchomili system ERP, aby pokazać codzienną pracę użytkowników Business Central. Copilot został ukazany we właściwych proporcjach – jako narzędzie, które jeszcze bardziej przyspiesza codzienne zadania, ale nie podejmie działania bez nadzoru i akceptacji człowieka. Podczas konferencji zobaczyliśmy konkretne zastosowania AI osadzone w architekturze ERP. Rozbudowany chat z Copilotem potrafi dziś odpowiadać na pytania pracownika dotyczące konkretnych kontrahentów i ich zamówień. Wśród kluczowych funkcji znalazły się m.in.: Podsumowania – Copilot streszcza informacje dla wybranych rekordów, np. klienta, produktu czy zamówienia sprzedaży – bezpośrednio w panelu, Tworzenie opisów marketingowych na podstawie danych o produktach, Tworzenie ofert i zamówień sprzedaży – dzięki sugestii wierszy sprzedaży, AI pomaga szybko tworzyć kluczowe dokumenty, Analiza danych – użytkownik może komunikować się z Copilotem w języku naturalnym, aby przekształcać i agregować dane, korzystać z filtrów czy opcji sortowania. Kluczową innowacją jest również Agent zamówień sprzedaży, który wspiera handlowca przy rutynowych czynnościach. Zintegrowany z pocztą Outlook asystent może analizować przychodzące wiadomości e-mail, weryfikować szczegóły zamówienia i stany magazynowe, a następnie tworzyć wstępne oferty i redagować odpowiedzi do klientów. Wszystko to odbywa się za zgodą pracownika, który przegląda i zatwierdza czynności Agenta przed ich realizacją. Raportowanie, handel i produkcja w Business Central Agenda zdecydowanie kładła nacisk na praktykę. Zamiast zasypywać uczestników wielogodzinnymi wykładami, poświęcono czas na sesje demonstracyjne. Dzięki konkretnym demo na żywym organizmie mogliśmy prześledzić działanie systemu krok po kroku. Mateusz Wojciechowski i Michał Łyduch przeprowadzili uczestników przez proces prognozowania popytu i planowania zakupów i produkcji. Michał Zdanowicz wziął na warsztat wymagający obszar produkcji na zamówienie. Pokazał drogę obsługi zlecenia – od momentu wpłynięcia zamówienia, przez realizację na hali produkcyjnej i rozliczanie pracy maszyn, aż po moduł ścisłej kontroli jakości. Jakub Abram uzupełnił wiedzę o analitykę, skupiając się na raportach Power BI i możliwości zadawania pytań danym w języku naturalnym. Wszystkie zaprezentowane procesy zostały przeprowadzone ze wsparciem narzędzi AI. Tym samym system ERP Business Central zaprezentowano od tych najprostszych po wysoce zaawansowane funkcjonalności. Pokazano również te funkcje, które nawet bez udziału AI odczuwalnie ułatwiają życie pracownika na co dzień. Co decyduje o sukcesie wdrożenia ERP i jak zrobili to klienci IT.integro? Karol Piotrowski szczerze zarysował to, co naprawdę decyduje o powodzeniu wdrożenia systemu ERP, wskazując na ukryte koszty, jakość danych i konieczność przygotowania własnego zespołu na cyfrową zmianę. Z kolei Piotr Śledź uczulił słuchaczy na wymogi prawne – w tym unijne rozporządzenie AI Act – których przestrzegać muszą nie tylko dostawcy technologii, ale i sami użytkownicy systemów biznesowych. Intrygującą częścią okazało się portfolio projektowe IT.integro. Po zapoznaniu się z mechaniką Business Central, publiczność zobaczyła, jak omawiane funkcje zadziałały w średnich, dużych i wielooddziałowych organizacjach z branży usługowej, produkcyjnej czy handlowej. Do zobaczenia na kolejnych konferencjach Dynamics Business Forum Bardzo dobra frekwencja wymusiła pewną dynamikę, ale organizatorzy zadbali o mnóstwo przestrzeni na networking w trakcie przerw kawowych i na sam koniec wydarzenia. Cenna była obecność prelegentów, którzy nie znikali w kuluarach zaraz po zakończeniu swoich bloków tematycznych. Przeciwnie – eksperci pozostali otwarci do rozmowy i bardzo chętnie odpowiadali na indywidualne przypadki biznesowe zgłaszane przez gości. Na osobny akapit zasługuje detal, który często bywa traktowany po macoszemu. Otrzymany przy wejściu welcome pack nie zawierał stosu prostych broszur. Zamiast tego do rąk uczestników trafiła starannie opracowana, stustronicowa publikacja “Zarządzanie nowoczesnym biznesem”. To materiał, który doskonale utrwala wiedzę nabytą podczas konferencji. Książka szeroko opisuje funkcjonalności systemu Dynamics 365 Business Central oraz rozmaite sposoby wykorzystania w nim Copilota. Dynamics Business Forum 2026 to doskonała przestrzeń wymiany wiedzy między ekspertami IT oraz przedstawicielami biznesu. To wydarzenie pokazało, jak umiejętnie połączyć rzetelną wiedzę o procesach operacyjnych z nowościami ze świata AI. Cykl tegorocznych spotkań powoli dobiega końca – ostatnie z nich odbędą się 7 i 8 października w Gdańsku i Warszawie.

KajaGrabowiecka

Systemy IT w controllingu coraz częściej przestają być postrzegane wyłącznie jako koszt, a stają się inwestycją. Jak jednak rozwiązania EPM i automatyzacja usprawniają budżetowanie, raportowanie oraz konsolidację danych? I czy nowoczesne systemy IT rzeczywiście się opłacają? Czy warto wydawać pieniądze na systemy IT w controllingu? Jako CEO, CFO albo dyrektor controllingu to Ty musisz zdecydować, czy inwestycja w systemy IT ma sens w Twojej organizacji. Taka decyzja nie powinna opierać się na technologicznych trendach, lecz na analizie procesów, problemów, kosztów operacyjnych oraz oczekiwanych korzyści biznesowych. Nikt nie podejmie tej decyzji za Ciebie. Poniższe przykłady mogą jednak pomóc Ci ocenić, w jakich warunkach system IT staje się narzędziem realnie wspierającym controlling, a kiedy jego wdrożenie może pozostać jedynie kosztowną inwestycją. Due diligence bez nerwów Zwykle przy due diligence zaczyna się wyścig z czasem. Ktoś szuka właściwego arkusza, ktoś inny sprawdza, czy liczby w raportach się zgadzają, a kolejne wersje plików zaczynają krążyć między działami. Tutaj było inaczej. Fundusz inwestycyjny otrzymał szybki i przejrzysty dostęp do wyników, marż operacyjnych, budżetów, prognoz oraz planów. Wszystkie dane znajdowały się w jednym systemie, były spójne i gotowe do analizy. Bez ręcznego uzupełniania braków, plątaniny arkuszy i nerwowego sprawdzania każdej liczby. Dla mnie to jeden z najlepszych przykładów tego, jaką wartość może przynieść dobrze wdrożony system. Choć, oczywiście, cały ten sukces to w dużej mierze zasługa wizji i determinacji klienta, który przez kilkanaście miesięcy konsekwentnie przeprowadzał cyfrową rewolucję w finansach i controllingu. System był narzędziem, uporządkował dane i procesy, ale wszystko zaczęło się o decyzji o zmianie. Koniec klejenia Exceli w HR Sześćdziesięciu menedżerów i jeden proces budżetowania HR, wakaty, podwyżki, premie i dziesiątki zaangażowanych osób – co może pójść nie tak? W tradycyjnym modelu oznacza to ręczne dzielenie danych, pilnowanie uprawnień oraz sprawdzanie, czy każdy menedżer widzi właściwych pracowników. Na końcu pozostaje jeszcze zebranie i połączenie kilkudziesięciu arkuszy Excela. W tym przypadku cały proces został przeniesiony do jednego systemu. Menedżerowie mogli pracować na odpowiednich danych, budżet przechodził kilka kolejnych iteracji, a osoby odpowiedzialne za proces miały stały podgląd jego statusu. System pozwalał również szybko przygotowywać dodatkowe symulacje i analizy. Ten projekt otrzymuje ode mnie srebrny medal, ponieważ dotyczył problemu, z którym każdego roku mierzy się wiele organizacji. Zamiast jednak uporządkować proces, firmy często próbują ratować się kolejnymi formułkami i bardziej skomplikowanym Excelem. Konsolidacja od zera przy minimalnych zasobach Kolejny przykład to projekt konsolidacyjny, w którym cały proces trzeba było zaprojektować i zbudować niemal od podstaw. W ostatnich latach zrealizowaliśmy kilka projektów konsolidacyjnych – od raportowania giełdowego, przez fundusze zagraniczne, po zarządcze konsolidacje w grupach działających na wielu kontynentach. Ten przypadek był jednak szczególny: organizacja typu family office, niewielki zespół centralny i jeden CFO odpowiedzialny za raportowanie blisko stu spółek. W tym projekcie nie byliśmy wyłącznie dostawcą systemu. Wspólnie z klientem zaprojektowaliśmy proces konsolidacji od A do Z, tak aby comiesięczne raportowanie odbywało się możliwie automatycznie i przewidywalnie. Projekt jeszcze trwa, ale pierwsze raporty są już dostępne w systemie. Cichy bohater – budżet, który po prostu działa Nie wszystkie dobre projekty są spektakularne. Tym razem przytoczę przykład firmy ubezpieczeniowej. Rok wcześniej wdrożyliśmy w niej model alokacji kosztów zbudowany we FlexiEPM. Kolejnym krokiem było jego rozszerzenie o budżetowanie sprzedaży, składkę przypisaną i koszty działalności. Po trzech miesiącach spokojnej pracy i uporządkowanego procesu budżetowego controlling przeprowadził cały proces bez nerwów, gaszenia pożarów i improwizacji. Ten projekt bardzo dobrze pokazuje jedną rzecz. Jeżeli model biznesowy nie jest przesadnie złożony, a procesy w organizacji dobrze poukładane, system nie próbuje opanować chaosu, a wzmacnia porządek, który już istnieje. Dzięki temu takie wdrożenie przebiega szybciej, sprawniej i wymaga mniejszego wysiłku. Quick win, który realnie zmienia raportowanie Na koniec przykład, który lubię najbardziej, czyli quick win. To projekty, które nie wymagają od klienta dużej pracy ani wysokich kosztów, a mimo to realnie zmieniają comiesięczne raportowanie. Tak wygląda wiele wdrożeń IFRS 16. W tym przypadku mowa o grupie kapitałowej obejmującej kilkanaście spółek i około stu umów leasingu oraz najmu. Dane trafiają do prostych formularzy, system wykonuje potrzebne kalkulacje, a na końcu generuje gotowe dekrety do zaksięgowania wyceny. Można by powiedzieć, że to projekt bez historii czy wielkich zwrotów akcji, ale właśnie dlatego działa tak dobrze. Proces, który wcześniej wymagał ręcznej pracy, staje się prosty i powtarzalny. A co najważniejsze, takie rozwiązania najczęściej zdobywają uznanie działów księgowych. To tylko kilka wymienionych projektów, które realizujemy wspólnie z klientami. Warto jednak przy tym podkreślić: to nie są nasze sukcesy. Każda zmiana zaczyna się wewnątrz organizacji – od potrzeby działania, jasno określonej wizji i odwagi, by przeprowadzić projekt do końca. My zapewniamy technologię i oferujemy doświadczenie. Nic więcej i jednocześnie bardzo wiele. Jeżeli takie podejście jest Ci bliskie, chętnie pomożemy Twojej organizacji zrealizować podobne cele i osiągnąć satysfakcjonujące rezultaty.

MariuszSumiński

Czy przemysł mięsny naprawdę potrzebuje specjalistycznego oprogramowania? To znaczy, po co właściwie specjalistyczne oprogramowanie dla jakiejkolwiek branży? Prawdę mówiąc, do prowadzenia zakładu pakowania i przetwórstwa mięsa można prawdopodobnie użyć zwykłego oprogramowania księgowego. Ale kiedy weźmiemy już pod uwagę skup i ubój, rozbiór i trybowanie, tworzenie wartości dodanej oraz kwestię sprzedaży i dystrybucji towarów, to okazuje się, że powszechnie dostępny standard jednak nie wystarcza. System musi wiedzieć, jak rozdysponować całą tuszę, bez pozostawiania jakichkolwiek resztek w magazynie, a na dodatek zrobić to po maksymalnej wartości rynkowej. Jak doszliśmy do tego punktu? Cofnijmy się w czasie. Zdecydowana większość historyków uważa, że udomowienie zwierząt nastąpiło około 10 000 lat p.n.e. Od tego czasu hodujemy zwierzęta m. in. w celach żywieniowych. Inwestujemy w paszę, leki, wodę i ziemię, aby w rezultacie uzyskać mięso do spożycia. W tym procesie, od narodzin do uboju, da się wyznaczyć idealny punkt, czyli moment, do którego dodawane przez nas zasoby nadal powiększają wartość. Po przekroczeniu tego punktu, koszty paszy zaczynają przewyższać wartość wytwarzanego mięsa. Oczywiście ten optymalny punkt zależy od gatunku żywca. Ogólnie rzecz biorąc, im mniejsze zwierzę, tym ten cykl postępuje szybciej i tym krótszy jest czas na wypracowanie optymalnego zysku. Na przykład dla kurczaka cykl ten wynosi ok. 42 dni, a dla bydła ok. 18 miesięcy. Optymalny moment użycia zasobu Dostawy już dotarły do zakładu i co dalej? W przeciwieństwie na przykład do sałaty, gdzie można oderwać zewnętrzne liście do obiadu i nadal utrzymać roślinę przy życiu, aby wyhodować nawet więcej sałaty, sztuki żywca muszą być niestety ubite i w całości przetworzone. To oznacza, że wszystkie elementy porozbiorowe i podroby muszą być wykorzystane tak, by uzyskać maksymalną wartość i zysk. Wszelkie działania są wykonywane pod presją: albo będziemy gospodarować tymi zasobami mądrze albo stracimy pieniądze. Pozyskane mięso trzeba przygotować do sprzedaży i dystrybucji. Co do zasady, klientów firm przetwarzających mięso można podzielić na 3 grupy: handel detaliczny, gastronomia i przemysł. Ekskluzywne restauracje i klienci detaliczni decydują się na mięso premium, takie jak steki i niektóre pieczenie. Z kolei zakłady przemysłowe kupują elementy o niższej klasie handlowej i zwiększają ich wartość w procesie przetwórczym. Z większości tych elementów wytwarza się wędliny delikatesowe, które są serwowane na kanapkach lub w hamburgerach wołowych sieci fast food. To tak w dużym uproszczeniu. Te trzy główne grupy odbiorców definiują popyt na różne elementy mięsne. W tym przypadku nie sposób nie wspomnieć o dużych wahaniach popytu, które stanowią spore wyzwanie planistyczne. Ciekawym przykładem była sytuacja na rynku amerykańskim, która miała miejsce w 2021 roku. W tym czasie w Stanach Zjednoczonych zakłady mięsne stanęły przed dużym wyzwaniem. Mięso klasy ultra premium, które zazwyczaj jest zamawiane przez najlepsze restauracje specjalizujące się w stekach, nagle przestało być zamawiane w dotychczasowych ilościach. To mięso nie staje się lepsze po zamrożeniu, więc można je było kupić względnie tanio lub nawet po przecenie w zwykłych sklepach detalicznych. Zrównoważony proces produkcji Jak zorganizować proces produkcji w taki sposób, aby każdy element mięsny był przetworzony i sprzedany? To duże wyzwanie. Zwierzęta są darem natury i występują w wielu gatunkach. Aby uzyskać najwyższej jakości mięso bez antybiotyków, hormonów wzrostu czy GMO, inwestujemy w specjalne pasze. To powoduje wyższe koszty, przy czym nie zawsze udaje się sprzedać całą tuszę. Samo zestawienie prognoz sprzedażowych (plan push) z zapotrzebowaniem (plan pull) nie jest szczególnie trudne. Problem pojawia się wtedy, gdy trzeba podjąć decyzję, co zrobić z resztą tuszy? Typowe opcje to: Kontynuowanie rozbioru albo zmiana cięcia tak, aby uzyskać różne elementy mięsa, które mają aktualnie wyższą wartość rynkową (szacowana wartość sumy elementów)? Zamrożenie w celu realizacji prognozowanych zamówień, które jeszcze nie wpłynęły? Dalsze przetwórstwo, np. na produkt gotowy do spożycia, a tym samym przedłużenie daty przydatności? Zmiana formy produktu na taki, na który jest wyższy popyt, przy czym wciąż zachowane są niezbędne parametry jakościowe i możliwa jest sprzedaż w mięsa stanie świeżym Zmiana formy produktu Zmiana formy produktu jest powszechną opcją, która wymaga ścisłego monitorowania i raportowania. Ta opcja zawsze wiąże się ze stratami i dlatego zawsze trzeba wiedzieć, jak wysokie są to straty. To zdecydowanie najgorszy możliwy wariant w cyklu planowania, ale i tak lepszy niż te przedstawione poniżej: Wyprzedaż z wysokim rabatem, ponieważ mięso się zestarzało Zamrożenie, a tym samym utrata wartości ORAZ dodatkowe koszty magazynowania Wracając do punktu wyjścia: branżowy system ERP jest niezbędny, aby zgrać wszystko ze sobą: funkcjonalność do przejmowania wagi wynikowej, drzewka rozbiorowe z wszystkimi opcjami trybowania, rozwiązania do dalszego przetwarzania w celu dodania wartości, zarządzanie okresami przydatności w celu optymalizacji rotacji towarów w magazynie, a także zaplanowania zaopatrzenia i sprzedaży. Dopiero gdy wszystko to będzie ze sobą współgrać jak orkiestra filharmoniczna, można zmaksymalizować zyski. Nie jesteśmy pewni, jak inni to nazywają, my nazywamy to „idealnie zrównoważoną produkcją push & pull”.

CSB- System

Mierzenie sukcesu w handlu internetowym B2B rzadko sprowadza się do prostego wskaźnika konwersji, znanego z rynku konsumenckiego. Wdrażanie platformy e-commerce dla biznesu oznacza zmianę nawyków zakupowych klientów i operacyjnej pracy działu handlowego. Jakie wskaźniki KPI w e-commerce pokazują, że inwestycja w sklep internetowy faktycznie przynosi firmie wymierne korzyści? Migracja kanału sprzedaży to fundament Zgodnie z raportem “Cyfrowy Sprzedawca”, zdecydowana większość przedsiębiorstw nie ma wątpliwości, co jest jednym z głównych wyznaczników sukcesu. Aż 85% badanych firm wskazuje procent zamówień składanych online w stosunku do tradycyjnych kanałów jako kluczowy wskaźnik efektywności. Firmy traktują platformę B2B przede wszystkim jako narzędzie służące zmianie kanału sprzedaży. Ostateczne powodzenie wdrożenia mierzy się tym, ilu klientów uda się trwale zmigrować z obsługi telefonicznej i mailowej do nowego systemu. Tomasz Grzemski, CEO firmy Macopedia, podkreśla, że główny miernik migracji wymaga precyzyjnego osadzenia w czasie. Zaleca więc wyznaczanie realistycznych celów etapowych: Block Quote Czas realizacji ważniejszy niż cięcie kosztów Kolejnym wskaźnikiem KPI, wybieranym przez 73% firm, jest skrócenie czasu obsługi zamówienia. Jest to naturalne następstwo automatyzacji procesów – wdrożenie platformy powinno bezpośrednio przełożyć się na zauważalnie szybszą realizację dostaw. Zaskakiwać może natomiast fakt, że redukcja kosztów obsługi zamówienia znalazła się na samym końcu listy priorytetów biznesowych. Zaledwie 19% respondentów traktuje obniżenie wydatków jako główny wskaźnik sukcesu. Sugeruje to wyraźnie, że przedsiębiorstwa B2B nie szukają w cyfryzacji szybkich oszczędności finansowych. Zależy im na jakościowej zmianie w sposobie obsługi swoich klientów. Przeczytaj także: Wdrożenie e-commerce B2B. Dlaczego projektami rządzi chaos? Kto odpowiada za dowiezienie wyników? Mierzenie efektywności jednym wskaźnikiem rzadko oddaje rynkową rzeczywistość. Pełniejszy obraz sytuacji uzyskujemy dopiero wtedy, gdy połączymy ze sobą kluczowe metryki: Wskaźnik udziału zamówień online (migracja), Czas obsługi zamówienia, Faktyczną aktywność klientów w systemie. Kto w strukturze firmy odpowiada za realizację tych celów? Z danych wynika, że największy wpływ na samą decyzję o wdrożeniu B2B ma dział sprzedaży, wskazany przez 58% ankietowanych firm. To handlowcy najlepiej rozumieją bolączki obecnych procesów, co stanowi dużą szansę dla powodzenia projektu. Aby platforma osiągnęła zakładane KPI, zespół handlowy musi stać się jej ambasadorem – pomagać w onboardingu klientów i zbierać od nich feedback. Brak takiego zaangażowania prowadzi do sytuacji, w której pracownicy sabotują system, obsługując kontrahentów starymi metodami z pominięciem platformy. Osiągnięcie założonych wskaźników migracji wymaga od firmy aktywnej, zaplanowanej strategii przenoszenia klientów do kanału cyfrowego, na co zwraca uwagę Marek Mac, CEO portalu myERP. Aby lepiej wyznaczyć cele biznesowe i wskaźniki KPI, zachęcamy do zapoznania się z pełnym raportem “Cyfrowy Sprzedawca” autorstwa myERP i Macopedia. Opracowanie to dostarcza rzetelnych benchmarków rynkowych, które ułatwiają planowanie rzetelnej i mierzalnej cyfryzacji handlu B2B.

MarekMac

Już 15 października odbędzie się wydarzenie, które mieliśmy przyjemność objąć patronatem medialnym, czyli Warehouse Compass Day: Pogad[AI] ze swoim magazynem. Tematem przewodnim tego spotkania będzie rola sztucznej inteligencji, która już dziś potrafi odpowiadać na pytania i wspierać podejmowanie decyzji w magazynie. Dołącz do grona 40 zarządzających w firmach dystrybucyjnych, handlowych i 3PL, którzy spotkają się […]
