HR bez segregatorów. Jak skutecznie zarządzać dokumentami pracowniczymi?
Spis treści
Każdy, kto choć raz zajrzał do działu kadr w średniej lub dużej firmie, wie, że HR to w dużej mierze praca z dokumentami. CV, umowy, aneksy, szkolenia, badania lekarskie, oceny okresowe, wnioski urlopowe, delegacje, certyfikaty. Dokumenty pojawiają się na każdym etapie życia pracownika w organizacji. Od pierwszego maila z CV aż po ostatni dokument przy zakończeniu współpracy.
Problem w tym, że w wielu firmach zarządzanie tymi dokumentami nadal przypomina logistykę magazynu sprzed dwudziestu lat. Segregatory, foldery na dysku, różne wersje dokumentów w mailach i pytanie, które w HR pada zaskakująco często: „a gdzie jest ta ostatnia umowa?”.
Dlatego coraz więcej firm sięga po elektroniczne teczki pracownicze. Nie dlatego, że to modne, ale dlatego, że zwyczajnie trudno dziś inaczej ogarnąć skalę dokumentów i obowiązków, jakie spadają na działy kadr.
HR, który wreszcie przestaje szukać dokumentów
Elektroniczna teczka pracownika działa jak dobrze uporządkowana biblioteka. Każdy dokument ma swoje miejsce, odpowiednią kategorię i historię zmian. Kiedy potrzebujemy umowy sprzed trzech lat albo zaświadczenia o szkoleniu BHP, nie zaczynamy od spaceru do archiwum ani od przeszukiwania skrzynki mailowej.
Wystarczy kilka sekund.
W praktyce oznacza to sporą zmianę w pracy działu HR. Zamiast poświęcać czas na zarządzanie dokumentami, można skupić się na tym, co faktycznie powinno być sednem pracy kadr - wsparciu pracowników i menedżerów.
Raporty, które powstają szybciej niż kawa z ekspresu
Jednym z elementów, który potrafi bardzo szybko przekonać HR do cyfrowej teczki, są raporty. W tradycyjnym modelu przygotowanie zestawienia dotyczącego pracowników, kończących się umów czy ważności badań oznacza przeglądanie wielu dokumentów i ręczne zbieranie danych.
W systemie elektronicznym raporty powstają niemal automatycznie. Informacje są już w systemie, więc wystarczy kilka kliknięć, aby wygenerować zestawienie potrzebne zarządowi, księgowości czy audytorowi. Zamiast kilku godzin pracy mamy kilka sekund.
Brzmi banalnie, ale w praktyce oznacza to ogromną oszczędność czasu.
System, który pilnuje terminów
Jedną z najbardziej stresujących rzeczy w pracy działu HR jest pilnowanie terminów. Badania lekarskie, szkolenia BHP, kończące się umowy, wygasające certyfikaty. Każdy z tych elementów ma swoją datę, a przeoczenie którejkolwiek potrafi oznaczać poważne konsekwencje.
Elektroniczna teczka pracownika działa tu trochę jak bardzo skrupulatny asystent. System przypomina o zbliżających się terminach, wysyła powiadomienia i pozwala reagować z wyprzedzeniem. Dzięki temu nie trzeba prowadzić dodatkowych arkuszy kontrolnych ani tworzyć własnych przypominajek w kalendarzu.
Po prostu wiesz wcześniej, co się wydarzy.
Podpisywanie dokumentów w skali, która wcześniej była nierealna
Jest jeszcze jeden moment w pracy HR, który potrafi wywołać lekką frustrację. Podpisywanie dokumentów. Jeśli firma zatrudnia kilka osób miesięcznie, problem jest niewielki. Jeśli jednak podpisujemy jednocześnie kilkadziesiąt czy kilkaset umów, robi się to operacją logistyczną.
Nowoczesne systemy zarządzania dokumentami pozwalają ten proces znacząco uprościć. Niezależnie od tego, czy do podpisania jest 10, 100 czy 1000 dokumentów, można je podpisać praktycznie jednocześnie. Jedno kliknięcie uruchamia proces, a każdy dokument otrzymuje swój indywidualny podpis elektroniczny.
HR przestaje być działem zajmującym się dystrybucją papierów.
HR wreszcie zaczyna zajmować się ludźmi
Najciekawsze jest jednak to, że cyfrowe zarządzanie dokumentami w HR zmienia coś więcej niż tylko sposób przechowywania plików. Zmienia charakter pracy całego działu.
Gdy znikają ręczne ewidencje, szukanie dokumentów i pilnowanie terminów w Excelu, pojawia się przestrzeń na rzeczy naprawdę ważne. Rozwój pracowników, wsparcie menedżerów, budowanie kultury organizacyjnej.
Paradoksalnie więc technologia sprawia, że HR staje się bardziej „ludzki”.
A dokumenty? One po prostu zaczynają działać w tle, dokładnie tak, jak powinny.
Zobacz, jak to wygląda w praktyce
Jeśli zarządzanie dokumentami w HR brzmi dla Ciebie znajomo - zobacz, jak taki proces może wyglądać w praktyce, kiedy zamiast segregatorów, arkuszy kontrolnych i mailowych wątków pojawia się jeden uporządkowany system.
Już 24 marca pokażemy na żywo, jak działa e-Teczka pracownicza oparta na DocuWare i jak w praktyce wygląda codzienna praca działu HR, kiedy raporty generują się w kilka sekund, system pilnuje terminów badań i umów, a podpisanie kilkudziesięciu czy kilkuset dokumentów przestaje być operacją logistyczną.
Podczas webinaru zobaczysz między innymi:
- jak wygląda elektroniczna teczka pracownicza
- w jaki sposób system pilnuje terminów i automatyzuje procesy kadrowe
- jak dział HR może szybko wyszukiwać dokumenty i generować raporty
- jak wygląda podpisywanie dokumentów w skali całej organizacji
Krótko mówiąc - pokażemy HR, który zamiast szukać dokumentów zaczyna wreszcie pracować z ludźmi.
👉 Zarejestruj się na webinar i zobacz system w działaniu:
https://docwaywebinarhr240326.grwebsite.pl/