Artykuły

Koniec wsparcia technicznego dla systemu ERP SAP ECC producent zapowiedział na 2027 r. By zadbać o stabilność funkcjonowania firmy i zyskać dostęp do nowoczesnych funkcji opartych o automatyzację i AI warto już teraz zdecydować się na nowy system ERP i rozpocząć transformację. Dowiedz się jak powinien wyglądać prawidłowy proces migracji systemowej i poznaj kluczowe różnice pomiędzy oprogramowaniem S/4HANA Cloud a SAP Business One. Koniec wsparcia dla ECC – etapy Standardowe wsparcie techniczne od producenta(SAP) dla systemu ECC (Enterprise Central Component) zakończy się w 2027 r. Po tym terminie przedsiębiorstwa stracą dostęp do wsparcia producenta w ramach aktualizacji oprogramowania EHP (Enhancement Packages), naprawy błędów i optymalizacji (analizy zużycia zasobów, czyszczenia danych testowych czy automatyzacji), a także zarządzania systemem operacyjnym, monitoringu, audytów, tworzenia kopii zapasowych i bezpieczeństwa. Przy wyborze płatnej opcji rozszerzonego wsparcia (Extended Maintenance) okres wspomaganego przez SAP użytkowania wydłuża się do 2030 r. Po tym okresie jakiekolwiek wsparcie dla SAP ECC będzie dostępne tylko od zewnętrznych dostawców (third-party support). SAP Enterprise Central Component SAP ECC to rozwiązanie ERP dla średnich i dużych przedsiębiorstw. Produkt trafił na rynek w 2005 r. jako następca SAP R/3 Enterprise Edition i od tego czasu był rozwijany poprzez Enhancement Packages (EHP). System umożliwia gromadzenie danych z całej organizacji i przetwarzanie ich w jednym miejscu, a modułowa konstrukcja sprawiła, że dopasowywał się do potrzeb różnych branż. ECC stanowiło flagowy produkt ERP od SAP aż do momentu uruchomienia SAP S/4HANA w 2015. Obecnie SAP rekomenduje stopniową migrację do rozwiązań o unowocześnionej funkcjonalności dopasowanej do obecnych warunków rynkowych. Dlaczego warto jak najwcześniej podjąć decyzję o migracji? Właściwy wybór nowego rozwiązania, zaplanowanie transferu i wprowadzenie strategii w życie wymaga czasu i wysiłku. Lepiej nie podejmować decyzji tego kalibru pod presją i zostawić sobie komfortowy zapas czasu. Ewaluacja sytuacji firmy i dobór technologii może zająć nawet sześć miesięcy, a implementacja w zależności od złożoności procesów w firmie, pomiędzy sześć miesięcy a trzy lata. Pośpieszna implementacja może skutkować błędami, niedociągnięciami i wiążącym się z nimi długiem technicznym, a więc i konsekwencjami finansowymi. Wraz z wygaszaniem wsparcia producenta utrzymanie SAP ECC stanie się droższe i nieprzewidywalne. Przestarzałe systemy wymagają dedykowanego wsparcia technicznego, zarówno jeśli chodzi o same rozwiązania naprawcze jak i wykwalifikowany do ich obsługi personel. System ERP pozbawiony adekwatnego wsparcia jest narażony na pogorszenie poziomu cyberbezpieczeństwa, może nie spełniać wymogów ochrony danych (RODO, HIPAA) i nie zdawać audytów. Przy deadlinach zaplanowanych na 2027 i 2030 r. najlepiej rozpocząć cały proces już teraz. Jak wybrać rozwiązanie?  Nowe rozwiązanie ERP dobieramy na podstawie charakterystyki, potrzeb, strategii i aspiracji naszej firmy. Kluczowe cechy to wielkość przedsiębiorstwai branża, w której się poruszamy. Te elementy wpływają na sposób funkcjonowania firmy oraz na to jak pracownicy poruszają się w jej strukturach podczas wykonywania codziennych czynności. Istotne są też kwestie cyberbezpieczeństwa. W perspektywie końca wsparcia technicznego dla SAP ECC, przedsiębiorstwa wciąż korzystające z tego systemu mają szereg opcji: Zewnętrzne wsparcie techniczne (third-party support) – ten sam system, ale bez możliwości rozwoju funkcji, dostosowania do aktualnych potrzeb i wsparcia producenta; Nowa generacja rozwiązań SAP – zależnie od potrzeb przedsiębiorstwa: SAP S/4HANACloud lub SAP Business One; Zmiana dostawcy ERP – zupełnie nowy system i wiążące się z tym wyzwania. Od ECC do nowego systemu – ścieżka migracji Proces zmiany systemu ERP powinien przebiegać etapami, według szczegółowo wytyczonego planu obejmującego różne segmenty firmy. Podczas transformacji można pozwolić sobie na okresowe wykorzystywanie obu systemów równolegle, tak by ograniczyć ryzyko, wykrywając ewentualne problemy bez zaburzania pracy firmy. Szkolenie pracowników jest elementem kluczowym, do którego nie należy podchodzić z nadmiernym pośpiechem – dla dobrego funkcjonowania systemu jego użytkownicy muszą czuć się pewnie i w pełni akceptować zmiany. Readiness Check Pierwszym krokiem w procesie jest audyt środowiska ECC, rozszerzeń, integracji i jakości wykorzystywanych danych. Rzetelna ocena sytuacji pozwoli na prawidłowy wybór następnych kroków i sprawne ich przeprowadzenie. Trzeba potwierdzić, czy wykorzystywane przez przedsiębiorstwo środowisko ECC spełnia wymagania techniczne i procesowe platformy, do której chcemy się przenieść. Podstawą migracji będzie uporządkowanie danych podstawowych (master data), ich standaryzacja i czyszczenie, potwierdzenie kompatybilności rozszerzeń (custom code), a także przygotowanie harmonogramu i zasobów projektowych. Warto także przeprowadzić pilotażowy test migracyjny. Wybór metody migracji: Greenfield lub Brownfield Selekcji metody dokonujemy na podstawie oceny stanu systemu – poziomu customizacji SAP i potrzeby reorganizacji. Wybór metody Greenfield oznacza wdrożenie systemu zupełnie od nowa, z czystą konfiguracją i migracją danych. Metoda Brownfield pozwala na zachowanie istniejących procesów i danych w ramach aktualizacji technicznej. Metoda hybrydowa bądź selektywna łączy oba te podejścia, pozwalając na zachowanie wartościowych danych historycznych i procesów przy równoczesnej modernizacji kluczowych elementów systemu. Customer Vendor Integration W systemach opartych na bazie SAP HANA dane klientów i dostawców nie są rozdzielne, lecz konsolidują się jako SAP Business Partners. Proces Customer Vendor Integration jest z tego powodu obowiązkowym etapem konwersji, który pozwala na ujednolicenie struktury danych. Automatyzacja i narzędzia wspierające migrację Podczas transformacji systemowej można wspomagać się różnymi zautomatyzowanymi narzędziami, które sprawią, że proces będzie szybszy, tańszy i stabilniejszy. W przypadku migracji pomiędzy produktami SAP mogą to być np. pracownicy cyfrowi, gotowe raporty migracyjne oraz wykorzystanie platformy SAP BTP (Business Technology Platform), łącznika SAP Gateway czy też platform integracyjnych SAP PI/PO. Opcja SAP S/4HANA Cloud (SAP Cloud ERP) SAP S/4HANA Cloud to system przeznaczony dla dużych firm o strukturze korporacyjnej, najczęściej wprowadzany w podmiotach zatrudniających powyżej 1500 pracowników, przy co najmniej 500 aktywnych użytkownikach oprogramowania ERP. Użytkownicy dostają dostęp do uprawnień w ramach wąskiej specjalizacji i odpowiedniego obszaru biznesowego. Szeroki wachlarz zaawansowanych funkcji sprawia jednak, że wdrożenie systemu i jego konfiguracja to długi i pracochłonny proces. Skala przedsięwzięcia wiąże się z kosztami, również jeśli chodzi o bieżące utrzymanie. Podczas gdy system ECC działa w oparciu o tradycyjne, relacyjne bazy danych, takie jak Oracle czy MS SQL, oraz platformę SAP NetWeaver, SAP S/4HANA Cloud (SAP Cloud ERP) opiera się wyłącznie na bazie SAP HANA w technologii  in-memory. Dzięki wykorzystaniu interfejsu SAP Fiori pracownicy mogą obsługiwać system w ramach różnych urządzeń, w tym urządzeń mobilnych. Elastyczność i komfort codziennego użytkowania jest również zależna od szerokiego wykorzystania automatyzacji i narzędzi opartych o sztuczną inteligencję takich jak pilot AI SAP Joule. SAP oferuje zakup licencji S/4HANA Cloud (SAP Cloud ERP)w oparciu o trzy modele, zależne od wybranego wariantu produktu: On-premise – licencja wieczysta, wykupywana na własność przy regularnych opłatach za obsługę i wsparcie techniczne – wersja produktu oferuje maksymalną kontrolę nad systemem i wysoki stopień customizacji; Cloud – okresowa licencja S/4HANA Cloud, płatna w oparciu o liczbę użytkowników lub inny wskaźnik – model skalowalny, ograniczona customizacja; Licencja RISE with SAP – pakiet subskrypcyjny obejmujący wsparcie techniczne. Koszty migracji do S/4HANA Cloud są zależne od rozmiaru firmy, stopnia customizacji, wybranego zakresu funkcjonalności, złożoności integracji z aplikacjami zewnętrznymi oraz formy samej migracji. Im bardziej zaawansowany proces, tym więcej środków finansowych i czasu wymaga. Opcja SAP Business One SAP Business One to system ERP przystosowany do potrzeb i sposobu funkcjonowania małych i średnich firm, w których będzie z niego korzystać do 500 użytkowników. Na tle bardziej złożonych rozwiązań wyróżnia go łatwość wdrożenia i obsługi oraz niższa cena. Nowoczesny interfejs i mobilność sprawiają, że pracownicy pozytywnie reagują na zmianę, co sprzyja szybszemu zwrotowi z inwestycji. Nie wymaga złożonej customizacji, a więc czas implementacji jest krótszy. Firmy mogą wybrać pomiędzy wersją opartej na bazie SAP HANA, a wariancie opartym na serwerze Microsoft SQL (MS SQL), a także wersją on-premise lub chmurową. Produkt charakteryzuje otwarta architektura dopuszczająca liczne add-ony oraz wykorzystanie sztucznej inteligencji w oparciu o innowacyjną platformę SAP Business Technology Platform (BTP). Oprogramowanie jest modułowe, implementuje się tylko te elementy, które są firmie aktualnie potrzebne, a selekcję można stopniowo rozszerzać. Użytkownicy zyskują dostęp do pełnego zakresu wykupionych modułów. Główne moduły odpowiadające na podstawowe potrzeby przedsiębiorstw: Administracja – kursy walut, definicje systemowe i uprawnienia, alarmy online, import i eksport danych; Księgowość – dane, konta, księga główna, dokumenty księgowe i raporty, definiowanie budżetu; Szanse sprzedaży – analiza informacji o sprzedaży, raporty, szanse i etapy sprzedaży; Sprzedaż – procesy sprzedaży – realizacja zleceń i dostaw, wystawianie faktur, realizacja zwrotów, wysyłka monitów do odbiorców; Zakup – transakcje z dostawcami, proces zakupu, kalkulowanie cen importu z uwzględnieniem opłat celnych, kosztów transportu i ubezpieczenia, opłat, podatków i innych; Partnerzy handlowi – dane podstawowe partnerów handlowych i informacje o ich działaniach, prognozy wielkości sprzedaży; Banki – obsługa transakcji pieniężnych, zautomatyzowana funkcja Mechanizm płatności; Gospodarka materiałowa – zarządzanie zapasami, procesy ustalania cen i pakowania, zarządzanie partiami i numerami seryjnymi; Produkcja –  obsługa drzewa produktu i zleceń produkcyjnych; MRP (Planowanie potrzeb materiałowych) – zarządzanie potrzebami materiałowymi w procesie produkcyjnym, funkcja Kreator planowania wspierająca definiowanie scenariuszy planowania; Usługa – obsługa relacji pomiędzy przedstawicielami ds. usług serwisowych a odbiorcami, informacje o umowach serwisowych, towarach, umowach seryjnych, reklamacjach i zapytaniach odbiorców; Pracownicy – dane o pracownikach firmy, zarządzanie kadrami; Raporty – wewnętrzne analizy firmy, raporty magazynowe, sprawozdania finansowe i dane księgowe. Koszty użytkowania są stabilne i łatwe do przewidzenia – cena zależy od liczby użytkowników korzystających z systemu i zakresu wdrożenia. Rozliczane jednorazowo w przypadku zakupu licencji w wersji on-premise, bądź miesięcznie w ramach subskrypcji w wariancie chmurowym. SAP Business One to produkt skalowalny, użyteczny dla firm, w których liczba pracowników i wykonywane przez nich obowiązki zmieniają się dynamicznie.

Druga edycja konferencji Symfonia Digital Day, organizowana przez Grupę Symfonia we współpracy z Fundacją Digital Poland i pod patronatem honorowym Ministerstwa Rozwoju i Technologii, ponownie zgromadzi liderów sektora MŚP, ekspertów i przedstawicieli administracji publicznej. W tym roku wydarzenie koncentruje się wokół jednego pytania: jak budować odporność biznesu w czasach dynamicznych zmian cyfrowych. Jak podkreśla Edyta Malesza-Malatrat, Chief Marketing Officer w Symfonii i współprowadząca wydarzenie, celem konferencji jest nie tylko przekazanie wiedzy, ale przede wszystkim wsparcie przedsiębiorców w praktycznym przygotowaniu się do nadchodzących zmian. Block Quote – Symfonia Digital Day daje liderom biznesu praktyczne wskazówki, jak planować i wdrażać cyfrowe rozwiązania w swoich firmach – od wdrożenia KSeF, przez wykorzystanie sztucznej inteligencji, po wzmocnienie odporności operacyjnej. Uczestnicy zdobędą wiedzę i inspiracje, które pozwolą im podejmować świadome decyzje – dodaje Tomasz Mamys, ekspert ds. cyfryzacji i współprowadzący konferencję. Block Quote KSeF – cyfrowa rewolucja w centrum uwagi Tegoroczna edycja Symfonia Digital Day w dużej mierze poświęcona jest Krajowemu Systemowi e-Faktur (KSeF) – rozwiązaniu, które w 2026 roku stanie się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców. To temat budzący wiele emocji i pytań. Jak wynika z badania przeprowadzonego przez Symfonię, większość biur rachunkowych wciąż nie jest gotowa na jego wdrożenie – część firm dopiero analizuje wymagania, a inne rozpoczynają pierwsze testy. Najczęściej wskazywane obawy dotyczą aspektów technicznych, integracji systemów oraz kosztów. Block Quote Cyfryzacja to jednak nie tylko nowe narzędzia, ale również zmiana sposobu myślenia o całej organizacji. Jak podkreśla Tomasz Mamys, wszystkie sesje w agendzie Symfonia Digital Day zostały zaprojektowana tak, by odpowiadać na konkretne wyzwania małych i średnich firm. Block Quote Ekspert zaznacza, że równie ważnym elementem programu będzie panel dotyczący sztucznej inteligencji w biznesie – tematu, który w praktyce coraz silniej wpływa na sposób funkcjonowania przedsiębiorstw. Block Quote W programie konferencji znalazły się panele poświęcone nie tylko KSeF i sztucznej inteligencji, ale również bezpieczeństwu cyfrowemu, deregulacjom prawnym oraz wpływowi nowych regulacji unijnych na funkcjonowanie MŚP. Eksperci będą dyskutować o tym, jak technologia może wzmacniać stabilność biznesu w obliczu niepewności gospodarczej i geopolitycznej. Uczestnicy wydarzenia mogą również liczyć na inspirującą część motywacyjną. Gościem specjalnym będzie Krzysztof Hołowczyc, który opowie o zarządzaniu ryzykiem, planowaniu i odporności w sytuacjach granicznych – tematach bliskich każdemu przedsiębiorcy. Block Quote Symfonia Digital Day 2025 to nie tylko konferencja, ale też platforma dialogu i współpracy pomiędzy biznesem, administracją publiczną i ekspertami technologicznymi. W opinii organizatorów to właśnie otwarta wymiana doświadczeń i budowanie zaufania stanowią fundament skutecznej transformacji cyfrowej. Block Quote Symfonia Digital Day 2025 odbędzie się 6 listopada 2025 roku w Centralnym Domu Technologii, ul. Krucza 50 w Warszawie. Uczestnicy będą mogli dołączyć również online. Rejestracja trwa zarówno na wydarzenie stacjonarne, jak i transmisję online – szczegóły i zapisy są dostępne na stronie: https://symfonia.pl/symfonia-digital-day/.

Automatyzacja procesów staje się wyzwaniem, ale też szansą dla nowoczesnych firm. Dzięki niej przedsiębiorstwo może działać szybciej, dokładniej i taniej – bez utraty jakości obsługi. Co ważne, automatyzacja nie jest zarezerwowana tylko dla korporacji i dużych firm. Wręcz przeciwnie – dzięki niej mniejsi gracze mogą konkurować z większymi jak równy z równym. Dowiedz się, jak zautomatyzować swój biznes, wykorzystując m.in. nowoczesne oprogramowanie dla firm. Automatyzacja w małych i średnich firmach – dlaczego to ma sens? Automatyzacja w małej lub średniej firmie może całkowicie zmienić sposób jej funkcjonowania – oczywiście na lepsze! Do najczęstszych korzyści odnotowywanych dzięki automatyzacji należą: zwiększenie efektywności – automatyzacja powtarzalnych zadań pozwala je realizować szybciej; w tym czasie pracownicy mogą się skupić na bardziej wymagających zadaniach, a efektywność całego zespołu rośnie; redukcja kosztów – automatyzacja nie tylko obniża koszty pracy, ale też eliminuje wiele błędów i pomaga optymalizować wykorzystanie zasobów, zapewniając szeroko zakrojone oszczędności; usprawnienie procesów – wiele z nich może być realizowanych wydajniej, przewidywalnie i bez błędów; automatyzacja pozwala na standaryzację i większą kontrolę. Wszystko to przekłada się również na wyższą jakość produktów lub usług oraz zadowolenie klientów. Automatyzacja i cyfryzacja MŚP mają ogromne znaczenie dla konkurencyjności. Dzięki temu mniejsze firmy nie muszą pozostawać w tyle za większymi. Automatyzacja i cyfryzacja MŚP – jakie procesy możesz usprawnić? Nie wszystkie procesy nadają się do automatyzacji. Możesz jednak dzięki niej usprawnić działania w wielu obszarach. Jakich? Księgowość i finanse Księgowość to idealny obszar do automatyzacji. Wdrożenie systemu ERP lub zintegrowanego programu finansowo-księgowego pozwala na uporządkowanie rozliczeń, oszczędność czasu i eliminację błędów. Nowoczesne oprogramowanie dla firm zapewnia: automatyczne wystawianie faktur, generowanie raportów i bilansów jednym kliknięciem, przypomnienia o realizacji obowiązków podatkowych, łatwiejszą komunikację i wymianę danych z biurem rachunkowym, komunikację z kontem bankowym, w tym pobieranie wyciągów i wysyłanie przelewów. Oprogramowanie takie jak Comarch ERP Optima w usłudze Szybki Start, które można znaleźć w ofercie Gecos, automatycznie łączy także dane z różnych działów – eliminując błędy i pozwalając podejmować decyzje w oparciu o rzeczywiste liczby. Administracja, kadry i płace Dzięki automatyzacji Twoja firma może zapomnieć o „papierologii”. Cyfrowy obieg dokumentów to rewolucja, która usprawnia komunikację między działami i sprawia, że informacje nie giną w chaosie. Elektroniczne umowy, faktury czy teczki pracownicze nie tylko oszczędzają miejsce w siedzibie firmy, ale też ułatwiają wyszukiwanie potrzebnych danych i bezpieczną archiwizację. Nawet małe i średnie firmy potrafią wręcz tonąć w dokumentach, a takie usprawnienie uwalnia wiele zasobów i przynosi oszczędność czasu. Obsługa klienta Klient oczekuje szybkiej reakcji. Gdy firma się rozwija, a liczba zapytań rośnie, łatwo o niepowodzenia w tym zakresie. Tu również z pomocą przychodzi automatyzacja. Nowoczesne systemy ERP i CRM pozwalają scalić komunikację – każda wiadomość, telefon i zapytanie trafiają do jednego miejsca, umożliwiając efektywniejsze zarządzanie zgłoszeniami. Jednocześnie chatboty mogą wspierać pracowników działu obsługi klienta, zapewniając błyskawiczne odpowiedzi na prostsze pytania. Marketing i sprzedaż Narzędzia marketingowo-sprzedażowe pomagają małym firmom skuteczniej konkurować z większymi, m.in. poprzez: segmentację odbiorców, kampanie e-mail marketingowe z personalizacją, automatyzację publikacji w mediach społecznościowych, analizę skuteczności działań w czasie rzeczywistym. Dzięki temu możesz stale pozostawać w kontakcie ze swoimi klientami i lepiej wykorzystywać szanse na sprzedaż. Efektem są większe zyski przy mniejszym nakładzie pracy. Jak skutecznie automatyzować małą lub średnią firmę? Pierwszym krokiem do automatyzacji powinna być analiza. Oceń, które procesy najbardziej obciążają firmę. Następnie warto dobrać oprogramowanie dla firm, które pozwoli połączyć te obszary w spójną całość. Specjaliści Gecos pomagają w doborze, wdrożeniu i integracji systemów ERP tak, by narzędzie skutecznie wspierało Twój zespół w codziennej pracy. To właśnie profesjonalne wdrożenie przesądza o tym, czy inwestycja w automatyzację procesów szybko się zwróci. Raporty generowane przez oprogramowanie pomogą Ci ocenić, ile czasu i zasobów faktycznie oszczędzasz. Warto również pamiętać, że nowoczesne oprogramowanie do automatyzacji może ewoluować wraz z Twoją firmą. Właściwy partner pomoże Ci w dostosowaniu funkcji i zakresu automatyzacji do aktualnych potrzeb. Skontaktuj się z nami.

Sztuczna inteligencja przestaje być futurystycznym hasłem, a staje się realnym narzędziem transformacji biznesowej. Z najnowszego badania IFS Polska wynika, że wszystkie ankietowane firmy planują wdrożenie rozwiązań AI w ciągu najbliższych dwóch lat, a już dziś blisko 65% dużych przedsiębiorstw aktywnie korzysta z tej technologii. Raport „Sztuczna inteligencja w firmach – między innowacją a rzeczywistością” został przygotowany przez IFS Polska na podstawie badania przeprowadzonego wśród 150 polskich firm o przychodach przekraczających 400 mln zł rocznie, reprezentujących m.in. sektor produkcyjny i energetyczny. Wyniki pokazują, że AI z roli testowe weszła w etap masowej adopcji, ale wciąż towarzyszy temu strategiczny chaos – tylko 17% firm ma spójną strategię wdrażania AI. Block Quote I w praktyce – firmy stawiają na efektywność i szybki zwrot z inwestycji Najczęściej wdrażane rozwiązania koncentrują się wokół obsługi klienta (14,7%), automatyzacji procesów biznesowych (13,5%) oraz obszaru finansów (12,6%), co pokazuje, że organizacje wybierają technologie o wysokim i szybkim ROI. Jednocześnie coraz większą rolę odgrywa AI w obszarze ESG – m.in. w redukcji emisji CO₂, optymalizacji zużycia energii i etycznym zarządzaniu danymi. Aż 23% firm wykorzystuje AI do analiz ryzyka i poprawy bezpieczeństwa pracy, co pokazuje rosnącą świadomość odpowiedzialności technologicznej. Block Quote Największe bariery? Koszty i brak strategii Pomimo ogromnego potencjału, firmy wciąż napotykają na bariery – przede wszystkim wysokie koszty wdrożenia i utrzymania systemów AI (36,7%), a także brak odpowiednich kompetencji cyfrowych i trudności z integracją technologii z istniejącymi systemami. Firmy jasno wskazują, co może przyspieszyć adaptację AI: obniżenie kosztów (27%), rozwój infrastruktury technologicznej (18,7%) i dostęp do gotowych rozwiązań chmurowych (12%). Block Quote Perspektywa rynku: AI stanie się standardem w ciągu 3–5 lat Zaledwie 8% firm uważa, że AI jest już standardem w ich branży, ale aż 84% przewiduje, że stanie się nim w ciągu najbliższych pięciu lat, z czego największa grupa (52%) wskazuje horyzont 3–5 lat. Block Quote

Produkcja to układ odpornościowy rynku – tolerancja błędów jest bliska zeru. Gdy linia działa na trzy zmiany, premie zależą od skoków wydajności, a czas pracy jest zmienny, źle dobrany system to czas, pieniądze i morale wyrzucone w błoto. Jakie funkcje naprawdę ratują sytuację? I dlaczego enova365 to coś więcej niż „kolejny program kadrowy”?  4 wyzwania, które nie pozwalają kadrowym w firmach produkcyjnych spać spokojnie Zacznijmy od tego, jakie wyzwania specjalistów do spraw kadr w firmach produkcyjnych można łatwo rozwiązać przy pomocy odpowiedniego programu. Dane o czasie pracy niewidoczne dla systemu do rozliczania wynagrodzeń Gdy pracownicy rejestrują czas pracy na hali produkcyjnej w systemie do rejestracji czasu pracy (RCP), niezintegrowanym z systemem do naliczania wynagrodzeń, firma sama prosi się o problemy. W takiej sytuacji program, w którym wyliczane są wynagrodzenia nie otrzymuje automatycznie informacji np. o nadgodzinach czy pracy w nocy, a ich uwzględnienie przy tworzeniu listy płac to żmudna, ręczna robota (dane, które są już w RCP muszą zostać ponownie wprowadzone – tym razem do systemu kadrowo-płacowego). Brak powiązania kosztów wynagrodzeń z miejscami ich powstawania Dla firm produkcyjnych kluczowa jest identyfikacja miejsc powstawania kosztów – nie wystarczy wiedzieć, ile się płaci, trzeba wiedzieć, gdzie każdy złoty został wydany: na linię, dział czy konkretny projekt. Zamiast cyfrowej komunikacji z pracownikami, tradycyjny papierowy obieg dokumentów pracowniczych W nowoczesnej firmie komunikacja z pracownikami nie może być archaiczna – dziś każdy oczekuje, że wniosek urlopowy wyśle z telefonu, a grafik czy liczbę dni niewykorzystanego urlopu sprawdzi online; papier to już anachronizm. Jednak oczekiwania pracowników i wizerunek nowoczesnej firmy to tylko jedna strona medalu. Druga – nie mniej ważna – to czas potrzebny na obsługę spraw pracowniczych w firmach, zatrudniających po kilkaset albo kilka tysięcy pracowników. Dla przykładu, choć 2 minuty potrzebne na sprawdzenie liczby dni niewykorzystanego urlopu jednego zatrudnionego to niewiele, jeżeli pomnożymy to przez 1000 pracowników otrzymamy aż 4 dni robocze. Pulpit Pracownika enova365 umożliwia samoobsługę pracowniczą. Pracownicy mogą wysłać wniosek o urlop czy delegację, sprawdzić liczbę dni należnego urlopu czy odebrać PIT-11 Konieczność obsługi różnych grup pracowników, systemów czasów pracy, okresów rozliczeniowych czy form opodatkowania Firmy produkcyjno-handlowe zatrudniają wiele różnych grup pracowników: biurowych, produkcyjnych, magazynowych, ale także grupy montażowe, czasami delegowane poza Polskę czy sprzedawców, zatrudnionych w zewnętrznych, firmowych salonach sprzedaży.  Takie zróżnicowanie powoduje, że system kadrowo-płacowy wykorzystywany w firmie musi być tak elastyczny, by obsłużyć je wszystkie. Obsłużenie różnych systemów czasu pracy, różnych okresów rozliczeniowych oraz różnych typów składników wynagrodzeń – to najważniejsze stawiane przed nim wymagania. Kolejna kwestia, z którą program musi sobie poradzić to zróżnicowane formy opodatkowania oraz obsługa pracowników, znajdujących się poza terenem kraju. A wszystko to musi działać zgodnie z obowiązującym prawem, przepisami podatkowymi, normami BHP i zmianami legislacyjnymi – system musi być aktualny, reagujący i poprawny, bo jeden błąd może drogo kosztować. Dlaczego enova365 to idealny program kadrowo-płacowy dla firmy produkcyjnej enova365 nie tylko rozumie wszystkie powyższe wyzwania. Ona je rozwiązuje. Jak? Dzięki: integracji z systemami do rejestracji czasu pracy (RCP, terminale, zewnętrzne aplikacje) — dane trafiają bezpośrednio do systemu, eliminując ręczne przenoszenie; modułom produkcyjnemu + finansowo‑księgowemu + kadrowo‑płacowemu — premie i wynagrodzenia naliczane automatycznie na podstawie wielu zmiennych (wydajność, jakość, czas pracy) z przyporządkowaniem do linii produkcyjnych i miejsc powstawania kosztów; więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule Alokacja kosztów – na czym polega automatyczny podział kosztów w firmie? portalom pracownika i kierownika — pulpity, przez które pracownik sam składa wniosek, aktualizuje dane, kierownik widzi grafik, nadgodziny, wnioski i może interweniować z poziomu pulpitu. W dużych firmach to skrócenie setek maili i telefonów; zgodności z przepisami — enova365 jest regularnie aktualizowana zgodnie ze zmianami prawa pracy, norm czasu pracy, regulacjami podatkowymi i dokumentacyjnymi — co oznacza, że firma nie musi obawiać się zaległych kar czy błędnych rozliczeń. Case‑studies z wdrożeń programu kadrowego enova365 w firmach produkcyjnych Grupa Mardom – firma produkcyjna korzysta z enova365 w dwóch spółkach, integrując systemy RCP, wdrażając samoobsługę pracowniczą i automatyzując procesy. Efekt? Dane spójne, czas operacji HR drastycznie skrócony i koszty zredukowane o 228 000 zł rocznie. Okno-Plus – firma produkcyjno-handlowa wdrożyła enova365, w tym samoobsługę pracowniczą, e-teczki oraz obsługę PPK. W efekcie zautomatyzowała większość procesów kadrowych i z łatwością rozlicza wynagrodzenia wszystkich grup pracowników – także grup montażowych, oddelegowanych za granicę. HanseYachts – przykład organizacji z ponad 1000 pracowników, w której dzięki wdrożeniu enova365 wszystkie dane HR zintegrowano w jednym systemie. Zautomatyzowano ewidencję czasu pracy i jej weryfikację, rozliczanie wynagrodzeń i ich księgowanie oraz raportowanie. Wdrożono też nowoczesne procesy HR: samoobsługę pracowniczą, powiadomienia i przypomnienia, możliwość logowania się do systemu spoza firmy. Wszystkie powyższe wdrożenia przyniosły konkretną redukcję nieporozumień w rozliczeniach i oszczędność czasu menedżerów i działu HR. Checklista dla firm produkcyjnych – co musisz mieć w programie kadrowo‑płacowym Oto, na co zwrócić uwagę przy wyborze: elastyczne harmonogramy i zmienne normy czasu pracy — zmiany nocne, stawki zmianowe, normy nieregularne, automatyczne naliczanie premii i dodatków zależnie od produkcji/wydajności/warunków, integracja z miejscami powstawania kosztów — linie, projekty, działy, portale i pulpity online — by pracownicy mogli samodzielnie operować wnioskami, danymi, a kierownicy widzieli wszystko w jednym miejscu,  aktualizacje prawne i zgodność — normy, podatki, stawki minimalne, dokumentacja zawsze na bieżąco. Program kadrowo‑płacowy w firmie produkcyjnej to nie dodatek — to fundament działań całej organizacji. Właściwy system to narzędzie, które skraca i upraszcza procesy, eliminuje błędy oraz ręczną pracę, a także pozwala pracować sprawniej. A do tego daje menedżerom pełną kontrolę nad kosztami. enova365 łączy wszystkie elementy: integruje dane o czasie pracy i wynagrodzeniach w jednym systemie, przyporządkowuje wynagrodzenia do odpowiednich miejsc powstawania kosztów i cyfryzuje obsługę kadrową pracowników. Po prostu działa kompleksowo. Jeśli produkcja ma funkcjonować skutecznie, przewidywalnie i rozwijać się bez ograniczeń — warto postawić na system, który już dziś rozumie, co znaczy produkcyjny HR.

Choć zalet wdrożenia WMS jest wiele, przedstawiam tylko kilka, które występują najczęściej u naszych klientów i mają dla nich największe znaczenie. Wiele przedsiębiorstw nadal polega na rozwiązaniach opartych na plikach w Excelu lub innych wypracowanych narzędziach. W takiej sytuacji, trudno mówić jednak o automatyzacji procesów magazynowych i wewnętrznej logistyki magazynowej, która pozwala przyspieszyć tempo pracy na magazynie oraz zmniejszyć ilość pomyłek. Dlatego kiedy firma, która dotychczas polegała na tego typu narzędziach, decyduje się na wdrożenie WMS, szybko odczuwa wyraźny wzrost wydajności i efektywności pracy magazynu. Niewątpliwie zastosowanie systemu WMS do zarządzania magazynem i logistką magazynową, przynosi firmie szereg korzyści, w postaci realnych oszczędności finansowych. Wzrost wydajności i efektywności pracy magazynu Nie ma znaczenia jaką branżę reprezentuje klient. Każda firma, która decyduje się na wdrożenie WMS lub mobilnego magazyniera, przede wszystkim skraca czas przygotowania wysyłek i dostaw. Praca na magazynie z pomocą kolektorów jest po prostu szybsza i łatwiejsza, niż w przypadku systemu zainstalowanego na komputerze. W przypadku WMS od Humansoft, zarówno w systemie ERP jak i na kolektorze danych można sprawdzić, co znajduje się w danej lokalizacji i zobaczyć ścieżkę dostępu do towaru począwszy od rzędu, regału, poziomu aż po konkretne miejsce składowania towaru. Jednak to właśnie aplikacja zainstalowana na kolektorze pozwala ten proces znacząco przyspieszyć. Magazynier przygotowując wysyłkę widzi na kolektorze jasną dyspozycję skąd ma pobrać towar. Dzięki temu następuje eliminacja sytuacji, w której pracownik błądzi po magazynie, poszukując danego artykułu na własną rękę lub musi pytać o towar innych osób. Warto wspomnieć, że istnieje możliwość wdrożenia etykiet, które dotyczą nie tylko artykułu, ale także numeru partii. W efekcie tego możemy w pełnym zakresie pokazać magazynierowi, gdzie ma się udać i co konkretnie wziąć. Wówczas mamy pewność, że pracownik pobierze dokładnie to, co powinien, np. artykuł z konkretnej partii lub o konkretnym terminie przydatności. Jednocześnie lokalizacje WMS pozwalają na utrzymanie porządku w magazynie. Po zeskanowaniu kolektorem kodu w miejscu paletowym, aplikacja pokaże, jakie towary znajdują się w tym miejscu. Pracownicy zaczynają dostrzegać wartość tego, że każdy artykuł znajduje się w określonej, znanej lokalizacji i dzięki temu sami dbają o prządek. Zmniejszenie ilości reklamacji Jeśli towary są odpowiednio oklejone etykietami, magazynierzy praktycznie nie są w stanie wysłać niewłaściwego asortymentu do klienta. Wynika to z tego, że magazynier nie musi się zastanawiać, co powinien spakować, ponieważ po pierwsze – kolektor wskaże mu miejsce pobrania odpowiedniego towaru, a po drugie – aplikacja nie zatwierdzi pobrania innego artykułu. W sytuacji zeskanowania złego kodu, pracownik otrzyma na kolektorze odpowiednie ostrzeżenie i dzięki temu nie popełni błędu. Szybkie wdrożenie nowych pracowników i niższe koszty szkolenia Dzięki szybkiej identyfikowalności lokalizacji towaru, wdrożenie nowego pracownika jest łatwe i trwa krócej. Dzięki temu jest również tańsze. Bez WMS nowy pracownik może mieć problemy z tym, by w prosty sposób identyfikować poszczególne artykuły, zwłaszcza jeżeli ma do czynienia z podobnym do siebie asortymentem. Natomiast lokalizacje oraz kody kreskowe na artykułach powodują, że możliwość pomyłki jest znacznie redukowana. Poza tym, aplikacja mobilny magazynier jest jak nawigacja, która w sposób graficzny pokazuje, gdzie należy iść i jaki artykuł pobrać. To dzięki temu, nowy pracownik szybko staje się samodzielny i nie wymaga długiego, a co za tym idzie, kosztownego szkolenia. To wszystko przyczynia się również do zmniejszenia stresu nowego pracownika i sprawia, że czuje się pewniej kompletując zamówienia. Choć ten aspekt nie przynosi bezpośrednich korzyści finansowych, to warto pamiętać, że komfort pracy i zadowolenie pracownika, przekłada się na jego zapał do pracy. Przyspieszenie inwentaryzacji, nawet o 60% Tę korzyść najłatwiej opisać na konkretnym przypadku wdrożenia WMS. W momencie gdy zaczynaliśmy wdrożenie u jednego z klientów, inwentaryzacja zajmowała tam 5 dni intensywnej pracy z nadgodzinami. Natomiast pierwsza inwentaryzacja z użyciem kolektorów przeprowadzona w czasie, gdy wciąż trwało wdrożenie, została zredukowana do 2 dni. A więc już wtedy, proces ten został skrócony o 60 % , przy czym pół dnia zajęło oklejanie towarów nowymi etykietami. Dla klienta są to konkretne oszczędności. Firma nie musi już ponosić kosztów związanych z dłuższym zatrzymaniem produkcji z powodu inwentaryzacji. Poza tym, w razie potrzeby może ją przeprowadzać częściej, ponieważ teraz zajmuje mniej czasu. Oszczędności związane z redukcją drukowanych dokumentów WMS zapewnia obsługę dokumentów bezpośrednio na kolektorze. Przy pomocy panelu kierownika, osoba upoważniona, przypisuje magazynierom dokumenty do spakowania, które magazynierzy widzą na swoich kolektorach. Dlatego, w zupełności można zrezygnować z drukowania dokumentów, które do tej pory trafiały na magazyn. W tym momencie warto wspomnieć, że panel kierownika umożliwia również dodanie priorytetów w dokumentach, dzięki czemu pracownik wie, w jakiej kolejności powinien pakować artykuły. Taka funkcjonalność doskonale sprawdza się w sytuacji, gdy pakowanie towarów musi uwzględniać czas przyjazdu poszczególnych kurierów lub termin realizacji zamówień. Jest to kolejna zaleta przejścia na elektroniczne dokumenty. Niektóre firmy pozostają przy drukowaniu dokumentów. Jest to sposób pośredni – dokumenty są drukowane wraz z kodem kreskowym, który pracownik sczytuje za pomocą kolektora i wyświetla je na ekranie. Zdarza się to rzadko, ponieważ rezygnacja z papierowych dokumentów w skali roku oznacza dla firmy spore oszczędności. Automatyzacja i przyspieszenie tworzenia dokumentów spedycyjnych i etykiet Integracja WMS z systemami firm kurierskich zapewnia szybką i wygodną obsługę nadawania paczek, bez potrzeby logowania się na strony spedytorów. W przypadku systemu WMS od Humansoft, po spakowaniu towaru i zmianie statusu dokumentu „do wysyłki” (może to dziać się również automatycznie) system automatycznie generuje list przewozowy oraz drukuje etykietę przewozową. Jednocześnie program może wysłać powiadomienie sms lub e-mail do klienta i handlowca, z informacją o wysłaniu towaru. O tym jak duże korzyści płyną z integracji WMS z aplikacjami kurierskimi i z jakimi oszczędnościami się to wiąże, niech świadczy jedna z wypowiedzi naszego klienta – Wiceprezesa firmy ANIRO Pana Daniela Kaczmarczyka: „Dzięki integracji z systemami kurierskimi tworzenie dokumentacji, wydruk etykiet na paczki czy zamawianie kuriera, odbywa się automatycznie, jednym kliknięciem w systemie. W efekcie tego,  odzyskaliśmy 90% czasu pracy na jednym z etatów.” Jedna baza danych – wiele zalet I na koniec ostatnia, ale niezwykle ważna korzyść dla firmy, którą zapewniają wyłącznie kompleksowe systemy ERP z wbudowanym WMS. Tą korzyścią jest praca na jednej bazie danych i brak konieczności integrowania ze sobą zewnętrznych programów, dostarczanych przez różnych producentów. Zalet pracy na jednej bazie danych jest naprawdę wiele. Wymienię choćby kilka, tych najbardziej kluczowych dla firmy, jak: jedna konfiguracja obiektów w systemie, jedna aktualizacja wspólna dla całego programu, spójność danych, bezpieczeństwo rozwoju ERP i WMS, a także jeden producent odpowiedzialny za całość – aktualizację, rozwój oraz wdrożenie systemu.

Systemy ERP to dziś coś więcej niż oprogramowanie – to ekosystem wspierający funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa, od sprzedaży, przez finanse aż po produkcję. W Proalpha wierzymy, że klucz do sukcesu to połączenie nowoczesnych technologii z autentycznymi relacjami. Rozmawiamy z naszym dyrektorem zarządzającym – Olafem Bujakiem, który dzieli się swoją wizją przyszłości: Proalpha ERP jako strategiczne wsparcie dla firm produkcyjnych. Na początek, abyśmy mogli Cię trochę lepiej poznać – jakbyś się opisał w trzech słowach i dlaczego właśnie tak? Analityczny. Zaangażowany. Autentyczny.Zanim podejmę decyzję, zawsze analizuję dane i kontekst. Zaangażowanie to coś, co staram się wnosić w każdy projekt – od rozmów z klientami, przez planowanie wdrożeń, aż po codzienną współpracę z zespołem. A autentyczność? To fundament zaufania. W Proalpha stawiam na otwartą komunikację i partnerskie relacje, co nasi klienci odczuwają w codziennej współpracy.  Można to porównać do ogrodnictwa: najpierw analizujesz warunki, planujesz działania, pielęgnujesz projekt i cierpliwie czekasz na efekty. Tak samo jest w biznesie – trwałe relacje i skuteczne wdrożenia wymagają czasu, troski i uwagi. W tym biznesie nie chodzi o szybkie wdrożenie, lecz o długofalowe partnerstwo – wspólne rozwijanie firmy, optymalizację procesów i reagowanie na zmiany rynkowe. Zgodnie ze statystykami średni czas współpracy z naszymi klientami to ponad 18 lat, a firma w Polsce działa już od 20 lat. To pokazuje, że budowanie relacji i skutecznych rozwiązań to proces wymagający konsekwencji, cierpliwości i wspólnego zaangażowania.  Jakie były Twoje pierwsze wrażenia o firmie i zespole? Czy coś Ciebie, jako nowego dyrektora zarządzającego, szczególnie zaskoczyło?  Zaskoczyła mnie otwartość i kompetencje ludzi. Widać, że Proalpha to zespół z ogromnym doświadczeniem, który naprawdę rozumie produkcję i potrafi przekładać technologię na realne korzyści dla klienta. Duże wrażenie zrobiła na mnie również skala międzynarodowej współpracy. Polski zespół aktywnie uczestniczy w projektach nie tylko w Europie, ale też w USA czy Kanadzie. To daje nam dostęp do globalnych trendów i najlepszych praktyk, które możemy wdrażać lokalnie. Pozytywnie zaskoczyła mnie również szybkość, z jaką zespół adaptuje nowe technologie. Ogromnym atutem Proalpha jest podejście do integracji rozwiązań w ramach Business Application Suite i rozwój koncepcji ERP 5.0. Klienci otrzymują nie tylko system ERP, ale kompletny ekosystem – od planowania produkcji (APS), przez magazyn i produkcję (WMS, MES), po finanse i sprzedaż. Wszystko działa w jednym, spójnym środowisku, co przekłada się na mniej błędów, szybsze decyzje i lepszą rentowność. Proalpha ma solidny, inżynierski charakter, który stanowi naszą siłę. Jednocześnie widzę ogromny potencjał w rozwoju komunikacji i marketingu – chcę, abyśmy pokazywali nasze kompetencje i sukcesy w sposób bardziej przystępny i przyjazny dla użytkowników. Bo mamy czym się pochwalić – zarówno w Polsce, jak i na świecie.  Wspomniałeś, że zaskoczyła Cię otwartość i globalny charakter współpracy, które z Twoich wcześniejszych doświadczeń zawodowych okazały się najbardziej pomocne w pracy – zarządzaniu zespołem i procesami? Od prawie 20 lat działam w branży IT i przemyśle. Współpracowałem z klientami z sektora automotive, elektroniki, komponentów precyzyjnych i produkcji masowej, dzięki czemu dobrze rozumiem, jak technologia może przyspieszyć rozwój – pod warunkiem, że zostanie mądrze wdrożona. Praca u dostawców systemów ERP, w tym na stanowiskach menedżerskich i Dyrektora Business Unit, nauczyła mnie skutecznego wdrażania rozwiązań, organizowania zespołów i odpowiadania na potrzeby klientów na różnych poziomach złożoności. Zawsze powtarzam, że samo oprogramowanie to za mało. Prawdziwa wartość pojawia się wtedy, gdy system wspiera planowanie, optymalizuje procesy i eliminuje błędy, a zespół potrafi wykorzystać jego możliwości w praktyce. Dlatego doceniam podejście Proalpha, gdzie modułowość systemu pozwala klientowi rozwijać rozwiązanie w miarę potrzeb. Dla mnie rozwój to proces wymagający cierpliwości, konsekwencji i gotowości na zmiany. Kluczowe są uważność, dobre przygotowanie i codzienna praca nad jakością – zarówno w relacjach z klientami, jak i w działaniach zespołu. Dzięki temu można budować trwałe relacje i skuteczne wdrożenia, które przynoszą wymierne efekty w długiej perspektywie.  Skoro cenisz modułowość i praktyczne wykorzystanie systemów ERP, jakie cele chcesz osiągnąć wspólnie z zespołem, aby wzmocnić pozycję Proalpha Polska na polskim rynku systemów ERP? Mój główny cel to wzmocnić pozycję Proalpha Polska jako partnera strategicznego dla firm produkcyjnych. Chcę, żeby klienci kojarzyli nas nie tylko z ERP, ale z pełnym ekosystemem biznesowym – Business Application Suite z elementami Industrial AI, który realnie zwiększa efektywność i rentowność przedsiębiorstwa. To znaczy: krótsze czasy reakcji, bardziej precyzyjne planowanie, lepsze wykorzystanie zasobów i większa satysfakcja pracowników. Ważnym obszarem jest też integracja z KSeF, czyli elektronicznym fakturowaniem. Naszym celem jest pełna automatyzacja obiegu faktur i dokumentów zakupowych, tak aby dla klienta to był proces bezobsługowy i bezpieczny, a nie dodatkowe obciążenie administracyjne. Miara sukcesu po pierwszym roku będzie prosta: zespół, który działa spójnie, samodzielnie podejmuje decyzje, a nasi klienci czują, że mogą na nas liczyć w każdej sytuacji. Miara sukcesu to zadowoleni klienci, którzy mówią: „z Proalpha pracuje się łatwiej, szybciej i spokojniej”. Wspominasz miarą sukcesu są zadowoleni klienci i samodzielny zespół zatem jaka myśl lub zasada najlepiej oddaje Twoje podejście do pracy i codziennego działania?  „Your voice. Your hands. THESE are the tools of true heroes. Use them well… and you can change the world.” („Twój głos. Twoje ręce. TO są narzędzia prawdziwych bohaterów. Używaj ich mądrze… a możesz zmieniać świat.”) To zdanie najlepiej oddaje moje podejście do pracy i życia. W codziennej pracy nad rozwojem i wdrażaniem systemów ERP uczę się, że kompetencje same w sobie nie wystarczą – kluczowe są odwaga, odpowiedzialność i konsekwentne działanie.  Dyscyplina, zaangażowanie i skuteczna komunikacja to narzędzia, które każdy z nas może wykorzystać, aby realnie wpływać na sukces projektów i zmieniać sposób, w jaki firmy funkcjonują.  Wierzysz, że odwaga, wytrwałość i świadome korzystanie z własnych „narzędzi” pozwalają tworzyć coś wartościowego – jakie wyzwania w Proalpha traktujesz dziś jako najważniejsze pole do takiej przemiany?  W Proalpha największym polem do przemiany jest połączenie ludzi, procesów i technologii w sposób, który realnie wspiera naszych klientów. Mamy ogromny potencjał w zespole, bogate doświadczenie we wdrożeniach ERP dla produkcji i bliskie relacje z klientami. Teraz kluczowe jest, aby wszystkie te elementy działały w harmonii i wzajemnie się wzmacniały. Skupiam się na integracji zespołów, uproszczeniu procesów i efektywnej komunikacji, aby Proalpha Polska była postrzegana jako partner, który nie tylko wdraża ERP, ale realnie wspiera rozwój firm produkcyjnych w duchu Przemysłu 4.0. Klienci oczekują systemu, który pozwala lepiej planować produkcję, zarządzać magazynami, kontrolować koszty i automatyzować procesy finansowe, w tym obsługę KSeF. Dlatego nasz Business Application Suite działa jako spójny ekosystem integrujący planowanie, produkcję, magazyn, sprzedaż i finanse, a Industrial AI pomaga optymalizować decyzje i zwiększać efektywność. Dla klientów ERP staje się aktywnym wsparciem w codziennym zarządzaniu firmą. Każda automatyzacja, integracja z KSeF czy zastosowanie AI to mniej błędów, szybsze decyzje i większa przewidywalność wyników biznesowych. W tym widzę prawdziwą przemianę, która wzmacnia nasz zespół i inspiruje klientów do rozwoju oraz budowania przewagi konkurencyjnej.  Block Quote System ERP w wizji Proalpha to coś więcej niż technologia – to realne wsparcie w codziennym zarządzaniu firmą i tworzeniu fundamentu pod długofalowy rozwój. Automatyzacja, integracja i sztuczna inteligencja stają się narzędziami, które nie tylko eliminują błędy i przyspieszają decyzje, ale też budują pewność i stabilność biznesu. To właśnie w tym połączeniu – ludzi, procesów i nowoczesnych rozwiązań – dyrektor zarządzający widzi przyszłość Proalpha oraz kierunek, w którym warto podążać, aby inspirować klientów do zmian i wspólnego wzrostu.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) został wprowadzony w Polsce w 2022 roku jako system dobrowolny. Jednak już od 1 lutego a następnie od 1 kwietnia 2026 rokukorzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe dla wszystkich czynnych podatników VAT – zarówno dużych przedsiębiorstw, jak i małych firm oraz jednoosobowych działalności gospodarczych. Oznacza to całkowitą zmianę w sposobie wystawiania i odbierania faktur: tradycyjne faktury PDF i papierowe odejdą w przeszłość, a każda transakcja będzie musiała przejść przez platformę Ministerstwa Finansów. Wybór odpowiedniego systemu informatycznego jest dziś kluczową decyzją biznesową. System ERP nie może jedynie spełniać dzisiejszych potrzeb – musi być gotowy na przyszłe regulacje. sBiznes to rozwiązanie, które zapewnia pełną zgodność z KSeF, a jednocześnie umożliwia rozwój firmy w oparciu o sprawdzone procesy i automatyzację. Co oznacza KSeF dla przedsiębiorców? Wprowadzenie KSeF to największa zmiana w polskiej księgowości od lat. Wszystkie faktury będą trafiać do jednej centralnej bazy, a data ich dostarczenia zostanie zastąpiona momentem rejestracji w systemie państwowym. Oznacza to, że przedsiębiorca nie będzie wystawiał faktury „dla kontrahenta”, ale „do KSeF”, a dopiero system udostępni ją odbiorcy. Brak odpowiedniego systemu ERP może oznaczać brak możliwości wystawiania faktur, a tym samym – wstrzymanie działalności. Z drugiej strony, firmy, które wdrożą gotowe rozwiązanie zgodne z KSeF, zyskają przewagę technologiczną i operacyjną. Dlaczego warto przygotować się już teraz? KSeF nie będzie tylko obowiązkiem, ale stanie się codziennym narzędziem pracy przedsiębiorcy. To oznacza konieczność: digitalizacji obiegu dokumentów, zmiany procesów w sprzedaży i księgowości, przeszkolenia pracowników, wdrożenia systemu, który obsłuży nowe obowiązki automatycznie. Wdrożenie systemu ERP to proces, który wymaga czasu – szczególnie w firmach posiadających kilka działów, oddziały lub rozbudowaną strukturę dokumentów. Dlatego wybór odpowiedniego oprogramowania należy traktować jako inwestycję strategiczną. sBiznes – system ERP gotowy na KSeF sBiznes oferuje pełną integrację z KSeF, dzięki której użytkownik nie musi korzystać z dodatkowych narzędzi ani portali zewnętrznych. Wszystkie operacje – od wystawienia faktury po jej przekazanie do KSeF – odbywają się bezpośrednio w systemie. Co wyróżnia sBiznes? faktury są wysyłane jednym kliknięciem, faktury zakupowe pobierają się automatycznie z KSeF, system nadaje i zapisuje numery KSeF na dokumentach, użytkownik nie musi śledzić zmian prawnych – aktualizacje są wykonywane na bieżąco. Dzięki temu KSeF nie jest dodatkowym obowiązkiem, ale elementem zautomatyzowanego systemu ERP. Jak wygląda obsługa faktur w sBiznes po uruchomieniu KSeF? Praca z fakturami pozostaje intuicyjna i nie wymaga dodatkowej wiedzy technicznej. Proces wygląda następująco: Wystawiasz dokument tak jak dotychczas, System automatycznie wysyła go do KSeF, Po zatwierdzeniu dokument otrzymuje numer KSeF i staje się fakturą urzędową, Faktury kosztowe są pobierane automatycznie i dostępne od razu dla działu księgowego. Użytkownik otrzymuje maksymalne uproszczenie procesów przy pełnej zgodności z prawem. Przewaga biznesowa – nie czekaj do ostatniej chwili Firmy, które przygotują się odpowiednio wcześnie, nie tylko unikną presji czasu, ale również usprawnią swoje procesy już teraz. KSeF w sBiznes daje możliwość centralnego zarządzania dokumentami, kontroli nad kosztami oraz natychmiastowego dostępu do danych finansowych. To przewaga konkurencyjna, która przekłada się na realne oszczędności czasu i zasobów. Wybierz system zgodny z przyszłością Decyzja o wyborze systemu ERP na lata nie może być oparta wyłącznie na aktualnych funkcjach. Krajowy System e-Faktur to tylko początek cyfryzacji procesów finansowych w Polsce. sBiznes jest przygotowany na tę zmianę i umożliwia firmom bezpieczne wejście w nową rzeczywistość, bez ryzyka przestojów i dodatkowych kosztów wdrożenia. Skontaktuj się z nami Jeśli chcesz zobaczyć, jak sBiznes działa w praktyce i jak może przygotować Twoją firmę na obowiązkowy KSeF, skontaktuj się z nami: info@sbiznes.pl Poznaj system ERP, który nie tylko spełnia wymagania prawne, ale realnie wspiera rozwój Twojej firmy.

Ostatnie lata to znaczącej transformacji branży retail. Klienci oczekują dziś nie tylko różnorodnej oferty produktów i usług, ale również wyższego poziomu obsługi oraz elastyczności w procesie zakupowym. Spełnienie tych oczekiwań stanowi niemałe wyzwanie – doskonale wiedzą o tym właściciele marki Moodo, którzy, aby usprawnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa i lepiej odpowiedzieć na potrzeby konsumentów, zdecydowali się na wdrożenie nowoczesnych rozwiązań WMS i OMS. Nowe oprogramowanie znacząco zwiększyło efektywność i wydajność procesów logistycznych oraz zarządzania magazynem. O firmie Moodo to polska marka odzieżowa działająca na rynku już kilkanaście lat. Sieć obejmuje ponad 150 salonów własnych i franczyzowych, sklep internetowy oraz ponad 200 partnerów hurtowych w Polsce, Czechach i na Słowacji. Firma eksportuje również swoje kolekcje do innych krajów – m.in. Ukrainy i Iranu. Marka tworzy ubrania z myślą o kobietach, które cenią sobie wygodę, komfort i nowoczesność w dobrym stylu. Misją firmy jest ubierać kobiety na każdą okazję dokładnie wsłuchując się w ich potrzeby. Wyróżnikiem Moodo na rynku retail w segmencie fashion jest strategia biznesowa oparta na dynamicznym rozwoju głównie poprzez franczyzę. Marka konsekwentnie realizuje plan dalszej ekspansji i otwierania nowych punktów sprzedaży w kolejnych miastach. Geneza projektu W obliczu nowych wyzwań rynkowych oraz potrzeby zapewnienia klientkom jednolitego, spójnego doświadczenia zakupowego, firma Moodo zdecydowała się na współpracę z Sente w zakresie wdrożenia rozwiązań typu omnichannel. Pierwszym krokiem było szczegółowe rozpoznanie sytuacji wyjściowej oraz potrzeb biznesowych przedsiębiorstwa. Po zakończeniu etapu analizy ustalono, że prace projektowe warto rozpocząć od opracowania i implementacji kompleksowego rozwiązania WMS (ang. Warehouse Management System), odpowiadającego za zarządzanie magazynem, oraz wybranych modułów systemu OMS (ang. Order Management System), obsługujących procesy zamówień w różnych kanałach dystrybucji. Cele i wyzwania w projekcie Pierwotnym celem współpracy było wdrożenie technologii pozwalających na skuteczną realizację strategii omnichannel. W toku analiz strategicznych nadrzędnym celem stało się jednak usprawnienie i uporządkowanie procesów magazynowych. To właśnie zwiększenie efektywności zaplecza logistycznego gwarantuje szybką realizację zamówień i dostęp do towarów zarówno w stacjonarnie, jak i w e-sklepie. W trakcie realizacji projektu kluczowymi wyzwaniami okazały się: Zarządzanie zróżnicowanymi procesami w ramach jednego magazynu centralnego – zarówno obsługa klientów hurtowych, zatowarowanie sklepów franczyzowych i własnych, jak i  obsługa zamówień pochodzących ze sklepu internetowego odbywa się na jednej przestrzeni magazynowej. Wymaga to dostępu do aktualnych, wiarygodnych danych o produktach i ich wariantach (np. rozmiarach, kolorach), a także możliwości bieżącej rejestracji zwrotów z każdego kanału sprzedaży. Precyzyjne zwymiarowanie produktów i optymalizacja transportu – każda dostawa przed przyjęciem do magazynu jest ważona i mierzona. Nawet drobne różnice w danych mogą w skali całego magazynu prowadzić do błędów logistycznych i utrudniać planowanie transportu. Obsługa pełnych pakietów – każdy produkt firmy Moodo jest dostępny w pełnej gamie rozmiarów i musi zostać tak rozdzielony, by każdy sklep otrzymał pełen zestaw. Teneum WMS pozwala już na poziomie magazynu centralnego rozdzielać i kompletować pełne pakiety produktów w sposób zautomatyzowany i kontrolowany. Rozwiązania Podczas wdrożenia został zaimplementowany szereg rozwiązań i automatyzacji, które znacznie usprawniły działanie magazynu oraz obsługę zamówień w Moodo. Do najważniejszych z nich można zaliczyć: wdrożenie systemu Teneum WMS w magazynie centralnym – rozwiązanie zostało dostosowane do efektywnego zarządzania specyficznymi dla firmy Moodo procesami, wynikającymi z obsługi różnego typu zamówień na terenie jednego magazynu. Ponadto zostałyprzygotowane dedykowane interfejsy, które poprawiły efektywność kompletacji towarów i komponowanie zestawów do wysyłek do poszczególnych salonów, usprawnienie procesu alokacji i zatowarowania sklepów – w pierwszym etapie wdrożenia (od stycznia do marca) wdrożone zostały rozwiązania, dzięki którym procesy logistyczne odbywają się szybciej, efektywniej i bez błędów. Zamówienia dla poszczególnych salonów są przygotowywane właściwie natychmiastowo, tak by zniwelować luki i zapewnić wrażenie pełnego sklepu, usprawnienie i zautomatyzowanie procesu obsługi zamówień z kanału B2C – w drugim etapie wdrożenia (od kwietnia do maja) wprowadzono automatyzację generowania zamówień do wysyłek. Pozwoliło to na zrealizowanie bardzo istotnego dla e-sklepu celu, jakim jest utrzymanie wysokiej jakości i krótkiego czasu wysyłki realizowanych zamówień w sklepie internetowym, szczególnie w czasie wzmożonego ruchu (Black Friday, Majówka, Święta), integracja z IAI – wdrożone rozwiązania zostały zintegrowane z platformą e-Commerce IAI, co umożliwiło pełną automatyzację obsługi statusów zamówień oraz zapewnienie wiarygodnych informacji na temat stanów magazynowych dostępnych do sprzedaży online, integracja z systemem Comarch, co pozwoliło na uzupełnienie rozwiązań IT Moodo o brakujące jedynie elementy, zamiast wymieniać całe rozwiązanie, optymalizacja powierzchni magazynowej – dzięki lepszemu zagospodarowaniu magazynu udało się nie tylko zaoszczędzić miejsce, ale przede wszystkich zmniejszyć koszty związane z długim szukaniem towarów, a tym samym wydłużonym czasem realizacji zamówień. Efekty Dopasowanie WMS i OMS do specyfiki funkcjonowania marki odzieżowej, działającej w modelu wielokanałowej sprzedaży stanowiło duże wyzwanie. Projekt został sfinalizowany pomyślnie, dzięki współpracy konsultantów Sente i osób zaangażowanych w prace wdrożeniowe po stronie Moodo. Dzięki wdrożeniu dedykowanych rozwiązań Sente firma Moodo osiągnęła: 70% wzrostu wydajności obsługi kanału B2B i 100% wzrostu wydajności obsługi kanału B2C, zwiększenie liczby wydawanych dziennie zamówień do klienta (z 500 do 1000) w okresach kluczowych dla sprzedaży, zwiększenie liczby wydawanych dziennie paczek o 100% (z 300 na 600). Na podstawie powyższych wyników widać, że firma Moodo istotnie poprawiła wydajność i efektywność kluczowych procesów. Wdrożone rozwiązania są rozwijane zgodnie z tym, jak zwiększa się skala działania przedsiębiorstwa oraz ewoluują jego potrzeby.

Rynek ERP ewoluuje – sztuczna inteligencja wyznacza kierunek Do 2027 roku ponad 50% małych i średnich firm planuje znacząco zmienić swoje budżety IT, aby skoncentrować się na inwestycjach w AI. Już w 2025 roku 78% rozwijających się firm SMB zamierza zwiększyć wydatki na sztuczną inteligencję, a wiele z nich przeznaczy na ten cel nawet do 1 miliona dolarów rocznie. Szacuje się, że globalne wydatki na AI osiągną poziom 623 miliardów dolarów w 2028 roku. Ten gwałtowny wzrost popytu tworzy wyraźną szansę dla partnerów ERP na rozwój oferty i dostosowanie się do oczekiwań szybko zmieniającego się rynku. Dla resellerów ERP w Polsce, zwłaszcza tych opierających się na lokalnych, ugruntowanych systemach, rynek znajduje się w punkcie zwrotnym. Wartość polskiego sektora ERP szacowana jest na około 1,6 miliarda złotych i nadal rośnie, napędzana przez transformację cyfrową, zmiany regulacyjne takie jak KSeF oraz rosnącą rolę AI w działalności biznesowej. Adaptacja chmury przyspiesza – 48% dostawców ERP wskazało, że rozwiązania chmurowe były najczęściej wybierane przez klientów w 2024 roku, a trend ten nabiera tempa. Microsoft Dynamics 365 Business Central wyróżnia się jako jedna z najszybciej rozwijających się platform ERP na świecie, a jego pozycja w Polsce umacnia się dzięki pełnej zgodności z przepisami prawa oraz funkcjom opartym na AI. Rafał Dziduch, Business Development Manager w NMI ERP, potwierdza rosnące zainteresowanie: Block Quote Dlaczego teraz jest najlepszy moment dla partnerów ERP na rozwój Przejście na systemy ERP wspierane przez AI nabiera tempa, a moment na działanie jest idealny. Oto dlaczego: Ewolucja oczekiwań klientów: Firmy coraz częściej poszukują rozwiązań, które integrują AI, automatyzują procesy i dostarczają informacji w czasie rzeczywistym. Rosnąca rozpoznawalność Business Central: Platforma staje się wyborem numer jeden dla SMB dzięki elastyczności, skalowalności i integracji z szerszym ekosystemem Microsoft. Potwierdza to ponad 45 000 firm, które już korzystają z Business Central. Przewaga konkurencyjna dla pionierów: Partnerzy, którzy zaczną teraz, mogą wcześniej zbudować kompetencje w zakresie AI i zdobyć udział w rynku. Potencjał długoterminowych przychodów: Partnerzy korzystają ze stałego źródła przychodów z subskrypcji, usług wdrożeniowych oraz możliwości tworzenia i sprzedaży komplementarnych aplikacji. Niski próg wejścia w tworzenie rozwiązań AI: Dzięki narzędziom low-code, usługom Azure AI i Copilot Studio, partnerzy mogą tworzyć rozwiązania wspierane przez AI bez rozległej wiedzy technicznej. Możliwości realizacji projektów międzynarodowych: Business Central wspiera wdrożenia wielokrajowe, umożliwiając partnerom obsługę klientów międzynarodowych i rozszerzenie zasięgu. Szanse na wyższe marże: Innowacyjne rozwiązania wspierane przez AI mają większą wartość, co pozwala partnerom wyróżnić się i rozwijać rentownie. Co oferuje Companial: Wsparcie dla partnerów ERP na każdym etapie pracy z Business Central Companial zapewnia kompleksowe i ustrukturyzowane wsparcie dla partnerów ERP, którzy chcą rozpocząć sprzedaż produktów Microsoft Dynamics 365. Niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz, czy już działasz z Business Central – pomożemy Ci zbudować skuteczny model biznesowy, od wdrożenia po długoterminowy rozwój. Onboarding i zmiana modelu biznesowego Ułatwiamy wejście do ekosystemu Microsoft: Rejestracja i konfiguracja partnera – wsparcie przy dołączeniu do Microsoft Partner Network i konfiguracji narzędzi partnerskich. Wsparcie przy programach dofinansowań – pomoc w wykorzystaniu programów komercyjnych Microsoft, m.in. zwrotów gotówkowych oraz środków na rozwój i marketing. Adaptacja modelu biznesowego – praktyczne wskazówki dotyczące przejścia na usługi subskrypcyjne i przychody cykliczne. Łatwiejszy start – wsparcie w zakresie rozwoju, licencjonowania, rozliczeń, marketingu, procesów operacyjnych i wiedzy technicznej w jednym miejscu, od jednego dostawcy. Szkolenia i rozwój kompetencji Przygotowujemy Twój zespół do skutecznej realizacji projektów: Ustrukturyzowane ścieżki szkoleniowe dla konsultantów i deweloperów. Warsztaty i webinary dotyczące Business Central, Power Platform i AI (w tym Copilot). Dostęp do szkoleń i certyfikacji finansowanych przez Microsoft, które pomagają budować kompetencje zespołu. Wsparcie komercyjne Pomagamy skutecznie pozycjonować i sprzedawać Twoje usługi: Doradztwo w zakresie go-to-market – praktyczne kroki budowania widoczności i pozyskiwania klientów. Bezpłatna Polska Lokalizacja – przewaga konkurencyjna na rynku lokalnym. Wspólne działania marketingowe – programy współfinansowania kampanii. Wsparcie sprzedażowe – pomoc w wycenie, pakietowaniu i przygotowaniu ofert. Rozwój oferty AI – wsparcie w definiowaniu i promowaniu inteligentnych usług. Usługi techniczne i migracyjne Zapewniamy narzędzia i wiedzę techniczną dla sprawnych wdrożeń: Wsparcie migracyjne – sprawdzona metodologia dla systemów Dynamics 365 (ponad 900 zrealizowanych projektów). Bezpłatne narzędzia do planowania migracji – pomoc w przygotowaniu zakresu i ofert o stałej cenie. Polska Lokalizacja zapewniająca pełną zgodność Business Central z lokalnymi przepisami. Pomoc przy realizacji wdrożeń – szablony dokumentów, dobre praktyki i gotowe materiały. Wsparcie w tworzeniu aplikacji i integracji AI – wskazówki dotyczące rozszerzeń i wykorzystania funkcji sztucznej inteligencji. Lokalna wiedza i wsparcie Nasi lokalni eksperci zapewniają bieżące, spersonalizowane wsparcie: Pomoc przy onboardingu i pierwszych projektach klientów. Wskazówki dotyczące szkoleń, rozwoju kompetencji i realizacji strategii wejścia na rynek. Lokalna wiedza i wsparcie w języku polskim. Doradztwo techniczne w zakresie całego ekosystemu Microsoft Cloud. Ciągłe wsparcie w celu zapewnienia długoterminowego wzrostu. Studium przypadku: IT Vision – Strategiczna ekspansja w kierunku Business Central IT Vision od ponad 25 lat dostarcza systemy ERP na rynek polski i europejski. Od początku swojej działalności firma specjalizowała się w rozwiązaniach z ekosystemu Dynamics 365, jako certyfikowany partner Microsoft. Bezpośrednia współpraca z Microsoftem wiązała się z prowadzeniem komunikacji dwutorowej – zarówno z zagranicznymi oddziałami organizacji, jak i polskimi konsultantami. Tego rodzaju współpraca, choć cenna, miała też naturalne ograniczenia, wynikające z globalnego charakteru organizacji. Dołączenie do sieci partnerskiej Companiala (wówczas działającej QBS Group) w 2016 roku otworzyło firmie dostęp do sprawniejszej komunikacji i bliższej współpracy ze specjalistami Dynamics 365. Block Quote Korzyści płynące z 10-letniej współpracy IT Vision z Companialem: Specjalistyczna wiedza i eksperckie wsparcie – dostęp do wiedzy ekspertów szkolonych z najnowszych funkcjonalności Business Central, zarówno w obszarach technologicznych, jak i związanych z licencjonowaniem czy wdrażaniem nowych funkcji. Dzięki temu IT Vision zawsze jest na bieżąco z aktualizacjami i zmianami w systemie i może realizować je u swoich klientów. Wsparcie marketingowe i sprzedażowe – możliwość korzystania z przydanych materiałów produktowych, konsultacji, wspólnych kampanii marketingowych pod marką Companiala oraz merytorycznej pomocy w procesie pozyskiwania i obsługi klientów. Realny wpływ na rozwój systemu – to między innymi udział w pracach nad funkcjami istotnymi dla polskiego rynku. Dzięki Companialowi IT Vision, dzieląc się swoim doświadczeniem, miało okazję współtworzyć polską lokalizację systemu Business Central, uwzględniającą potrzeby lokalnych klientów. Rozwój funkcji opartych na BI i AI – Companial wspiera IT Vision w rozwoju kompetencji w zakresie sztucznej inteligencji, co pozwala rozwijać niestandardowe funkcje oparte o BI i AI dla klientów IT Vision. Wymiana wiedzy i doświadczeń w ramach społeczności – Companial zrzesza firmy wdrożeniowe z Polski i całej Europy, co sprzyja nie tylko nawiązywaniu nowych relacji partnerskich, ale także wymianie know-how podczas cyklicznych konferencji i spotkań partnerów. Block Quote Partnerstwo na rzecz zrównoważonego rozwoju Podejście Companial opiera się na współpracy i skoncentrowaniu na długoterminowym sukcesie. Dzięki bliskiej współpracy z Microsoft oraz dogłębnej znajomości lokalnych rynków, Companial wspiera partnerów w: Skróceniu czasu wejścia na rynek i ograniczeniu ryzyka. Dopasowaniu do globalnych i lokalnych strategii Microsoft, aby efektywnie wykorzystać dostępne inwestycje. Budowaniu trwałych źródeł przychodów poprzez innowacje i wysoką jakość usług. Utrzymaniu przewagi w transformacji AI dzięki usługom, szkoleniom i doradztwu strategicznemu. Zrób kolejny krok Branża ERP wchodzi w nową fazę – definiowaną przez transformację opartą na sztucznej inteligencji. AI to już nie trend przyszłości, lecz rzeczywistość, która zmienia sposób działania firm, podejmowania decyzji i dostarczania produktów i usług. Microsoft Dynamics 365 Business Central znajduje się w centrum tej ewolucji, oferując wbudowane funkcje AI, które zwiększają produktywność, automatyzują procesy i dostarczają inteligentnych analiz. Jeśli jesteś resellerem ERP w Polsce i zastanawiasz się, jak rozwijać swój biznes w erze AI – teraz jest najlepszy moment, by odkryć możliwości, jakie daje Business Central i współpraca z Companial. Skontaktuj się z Izą Karpowicz lub Radosławem Dudziakiem, aby umówić się na indywidualną konsultację lub zarezerwuj termin w naszym kalendarzu, by dowiedzieć się, jak zbudować skuteczny model biznesowy oparty na Business Central.