Artykuły

Planowanie produkcji to kluczowy element zarządzania procesami wytwórczymi, który pozwala firmom skutecznie organizować wykorzystanie zasobów, osiągać cele biznesowe i utrzymywać konkurencyjność. W uproszczeniu jest to proces ustalania co, kiedy, w jakiej ilości i jakimi środkami ma zostać wyprodukowane, aby zaspokoić potrzeby rynku i zapewnić optymalne działanie przedsiębiorstwa. Znaczenie planowania produkcji rośnie szczególnie w środowiskach złożonych i dynamicznych – takich jak branże automotive, FMCG czy przemysł precyzyjny – gdzie niewłaściwa koordynacja może prowadzić do kosztownych opóźnień, przestojów, strat materiałowych lub niezadowolenia klientów. Czym właściwie jest skuteczne planowanie produkcji? Proces planowania produkcji łączy dane rynkowe, dostępność materiałów, moce przerobowe, harmonogramy dostaw, zamówienia […] Planowanie produkcji to kluczowy element zarządzania procesami wytwórczymi, który pozwala firmom skutecznie organizować wykorzystanie zasobów, osiągać cele biznesowe i utrzymywać konkurencyjność. W uproszczeniu jest to proces ustalania co, kiedy, w jakiej ilości i jakimi środkami ma zostać wyprodukowane, aby zaspokoić potrzeby rynku i zapewnić optymalne działanie przedsiębiorstwa. Znaczenie planowania produkcji rośnie szczególnie w środowiskach złożonych i dynamicznych – takich jak branże automotive, FMCG czy przemysł precyzyjny – gdzie niewłaściwa koordynacja może prowadzić do kosztownych opóźnień, przestojów, strat materiałowych lub niezadowolenia klientów. Czym właściwie jest skuteczne planowanie produkcji? Proces planowania produkcji łączy dane rynkowe, dostępność materiałów, moce przerobowe, harmonogramy dostaw, zamówienia klientów i wiele innych czynników – wszystko po to, by utrzymać płynność działania zakładu i zrealizować cele firmy. Dobrze przygotowany plan produkcji (wzór może mieć formę prostego arkusza kalkulacyjnego lub zaawansowanego modelu w systemie ERP) odpowiada na pięć kluczowych pytań: Efektywne planowanie produkcji to sztuka znalezienia równowagi między wydajnością a elastycznością. Firma nie może sobie pozwolić na przestoje maszyn, ale równie bolesne jest nadprodukcja, która generuje magazynowanie, ryzyko przeterminowania lub stratę wartości. Dlaczego planowanie produkcji ma tak duże znaczenie? Źle zaplanowana produkcja to nie tylko opóźnienia, ale także: straty materiałowe, przestoje ludzi i maszyn, zmiany na ostatnią chwilę, nerwowość działu sprzedaży, a w końcu – niezadowoleni klienci. Tymczasem dobry plan produkcyjny działa jak mapa drogowa. Pozwala zespołom działać sprawnie i przewidywalnie. Zmniejsza niepewność. Pozwala wcześnie wychwycić ryzyka i reagować na nie możliwie jak najszybciej. Kluczowe cele i funkcje planowania produkcji Podstawowe funkcje planowania produkcji obejmują: Zaspokojenie popytu klientów – czyli zapewnienie, że odpowiedni produkt będzie gotowy na czas w odpowiedniej ilości. Optymalne wykorzystanie zasobów – maszyn, ludzi, materiałów i energii. Minimalizacja kosztów produkcji – poprzez eliminację marnotrawstwa i przestojów. Zarządzanie ryzykiem i niepewnością – dzięki prognozowaniu i elastycznemu planowaniu. Koordynacja działań różnych działów – np. produkcji, logistyki, zakupów i sprzedaży. Efektywne planowanie nie tylko podnosi wskaźnik efektywności produkcji, ale również wspiera strategiczne cele firmy: lepsze zarządzanie zapasami, krótszy czas realizacji zleceń i wyższą jakość obsługi klienta. Różnice między planowaniem a harmonogramowaniem Obu terminów często używa się zamiennie, choć odnoszą się do różnych poziomów zarządzania produkcją. Planowanie dotyczy ogólnego określenia, co i kiedy ma zostać zrobione, często w skali dni, tygodni, miesięcy lub nawet kwartałów. Harmonogram produkcji skupia się na szczegółach — ustala dokładną kolejność zadań, przydziela zasoby do operacji i precyzyjnie rozkłada produkcję w czasie. Etapy i rodzaje planowania produkcji Proces planowania produkcji składa się z kilku kluczowych etapów: Analiza zapotrzebowania – oparta na prognozach popytu, zamówieniach sprzedaży i danych historycznych, Tworzenie planu głównego produkcji (MPS) – definiowanie, co i kiedy ma zostać wyprodukowane, Obliczanie potrzeb materiałowych (MRP) – planowanie dostaw i zakupów komponentów, Planowanie zdolności produkcyjnych (CRP) – dopasowanie obciążeń do dostępnych zasobów, Tworzenie harmonogramów operacyjnych – ustalanie kolejności i terminów zadań, Realizacja planu – przekazanie zleceń na produkcję i bieżące monitorowanie postępów, Kontrola i analiza odchyleń – porównanie planu z rzeczywistością, korekty, raportowanie KPI. Możemy to też podzielić na: Planowanie krótkoterminowe – zazwyczaj na okres dni lub tygodni; koncentruje się na szczegółowym harmonogramowaniu zleceń i alokacji zasobów. Planowanie średnioterminowe – obejmuje tygodnie lub miesiące; pozwala zsynchronizować działania produkcji z zaopatrzeniem, logistyką i sprzedażą. Planowanie długoterminowe – strategiczne; dotyczy miesięcy i kwartałów; służy do oceny potrzeb inwestycyjnych, planowania zatrudnienia, budżetowania. Jakie jeszcze wskaźniki KPI w produkcji warto znać? Wskaźniki KPI w produkcji można podzielić na kilka kategorii: Czasowe: np. średni czas przezbrojenia, czas cyklu, czas realizacji zlecenia (Lead Time). Jakościowe: wskaźnik reklamacji, odsetek braków. Kosztowe: koszt jednostkowy, wskaźnik marnotrawstwa. Wydajnościowe: OEE (Overall Equipment Effectiveness), czyli ogólna efektywność sprzętu – bardzo często stosowany w firmach przemysłowych. Warto podkreślić, że nie chodzi o to, by śledzić wszystko, co się da, tylko o wybór tych kilku parametrów, które realnie pomagają podejmować decyzje. Przeładowanie raportów liczbami, których nikt nie analizuje, to typowy błąd początkujących menedżerów. Kluczowe procesy wspierające planowanie Nie da się skutecznie planować bez dobrych danych wejściowych, a kluczowym z nich jest prognoza popytu. To właśnie na niej opiera się planowanie krótkoterminowe, średnioterminowe i długoterminowe. Jeśli przewidywania są nietrafne, nawet najlepszy plan produkcyjny okaże się tylko dobrze wyglądającym dokumentem bez pokrycia w rzeczywistości. Prognozowanie popytu może bazować na danych historycznych, trendach rynkowych, sezonowości lub prognozach sprzedaży przekazywanych przez dział handlowy. Coraz częściej firmy sięgają także po rozwiązania analityczne i sztuczną inteligencję, by zwiększyć trafność prognoz. Dobrze osadzona prognoza to fundament — bez niej produkcyjne wskaźniki KPI będą jedynie pustą statystyką, a nie realnym narzędziem kontroli efektywności. Plan główny produkcji (MPS) i jego rola Plan główny produkcji (Master Production Schedule, MPS) to dokument nadrzędny, który spina prognozy popytu, zapasy, zamówienia klientów i zdolności produkcyjne w jeden spójny harmonogram działań. To swoisty „punkt odniesienia” dla wszystkich działań w firmie: od zakupów przez logistykę po samą produkcję. Dzięki MPS możliwe jest nie tylko określenie, co i kiedy ma być produkowane, ale również uruchomienie kolejnych etapów planowania: MRP (planowania zapotrzebowania materiałowego) oraz CRP (planowania zdolności produkcyjnych). To właśnie w tym miejscu pojawia się potrzeba integracji danych z różnych działów, co doskonale realizuje system ERP. Planowanie potrzeb materiałowych (MRP) Nawet najlepszy plan zawiedzie, jeśli na czas nie dotrą odpowiednie surowce. Na tym właśnie skupia się planowanie potrzeb materiałowych, czyli MRP (Material Requirements Planning). Jego głównym celem jest ustalenie, jakie komponenty są potrzebne, w jakiej ilości i kiedy muszą znaleźć się na miejscu, by produkcja mogła przebiegać bez przestojów. MRP działa na podstawie danych z planu głównego produkcji, struktury materiałowej produktu (BOM) i stanów magazynowych. W praktyce oznacza to, że system wylicza zapotrzebowanie netto na każdą pozycję materiałową, uwzględniając zarówno aktualne zapasy, jak i planowane dostawy oraz zużycie. Dzięki temu możliwe jest precyzyjne sterowanie zakupami, a także uniknięcie sytuacji, w której półprodukty zalegają w magazynie lub – co gorsza – brakuje ich w kluczowym momencie realizacji zlecenia. Planowanie zdolności produkcyjnych (CRP) Jeśli MRP mówi nam, czego potrzebujemy, to CRP odpowiada na pytanie: czy mamy dość mocy przerobowych, by to wszystko wyprodukować? Planowanie zdolności produkcyjnych analizuje obciążenie poszczególnych stanowisk pracy i dostępność zasobów — ludzi, maszyn, narzędzi. Kluczowe jest tu nie tylko ustalenie „czy się da”, ale również „czy się da na czas”. CRP może być analizowane w ujęciu ogólnym (rough-cut capacity planning) lub szczegółowym, obejmującym konkretne gniazda robocze i zmiany produkcyjne. W praktyce pozwala to na wychwycenie potencjalnych wąskich gardeł jeszcze zanim staną się one realnym problemem. Na tej podstawie planista może dokonać korekt – przesunąć zlecenia, zmienić priorytety lub uruchomić nadgodziny. System ERP – integracja danych i automatyzacja procesów W złożonym środowisku produkcyjnym dane pochodzą z wielu źródeł: działu sprzedaży, zaopatrzenia, magazynu, kontroli jakości czy utrzymania ruchu. Zintegrowanie ich w jeden spójny obraz to zadanie dla systemu produkcyjnego ERP. Dzięki niemu możliwa jest pełna automatyzacja wielu aspektów planowania i sterowania produkcją. System ERP pozwala m.in. na tworzenie planów produkcyjnych w oparciu o aktualne zamówienia i prognozy, kontrolowanie stanów magazynowych w czasie rzeczywistym, planowanie zakupów i śledzenie realizacji zleceń. Co więcej, dzięki funkcjonalnościom analitycznym ERP umożliwia monitorowanie efektywności na poziomie całego zakładu — od pojedynczego stanowiska aż po całościowe wskaźniki produkcyjne. System APS – zaawansowane planowanie i harmonogramowanie Systemy APS (Advanced Planning and Scheduling) stanowią odpowiedź na ograniczenia tradycyjnych metod planowania opartych na Excelu czy prostych modułach MRP. Ich największą zaletą jest zdolność do uwzględniania rzeczywistych ograniczeń produkcyjnych w czasie rzeczywistym, przy jednoczesnej optymalizacji poszczególnych procesów. APS wykorzystuje algorytmy matematyczne i heurystyki, które przeliczają setki tysięcy możliwych scenariuszy harmonogramu, by znaleźć najbardziej optymalne rozwiązanie. System analizuje dostępność zasobów, czasy przezbrojeń, priorytety zleceń, ograniczenia materiałowe i wiele innych zmiennych, które w klasycznym planie łatwo przeoczyć. Przykładowe zastosowania: reorganizacja harmonogramu po wystąpieniu opóźnień lub awarii, minimalizacja przestojów dzięki inteligentnemu układaniu kolejności zleceń, lepsze wykorzystanie parku maszynowego i personelu, wspieranie decyzji typu „make or buy” w czasie rzeczywistym. System MES – monitorowanie realizacji produkcji Jeśli planowanie jest sercem produkcji, to MES (Manufacturing Execution System) pełni funkcję nerwowego układu całej operacji. To system odpowiedzialny za zbieranie, analizowanie i przekazywanie danych z hali produkcyjnej — w czasie rzeczywistym. MES łączy świat cyfrowy z fizycznym, umożliwiając bieżący nadzór nad realizacją planu. System MES odpowiada za takie obszary jak: śledzenie postępu zleceń produkcyjnych, rejestracja czasu pracy operatorów i maszyn, kontrola jakości i zarządzanie niezgodnościami, zbieranie danych o przestojach i ich przyczynach. Dzięki integracji MES z systemem planowania możliwe jest błyskawiczne reagowanie na odchylenia od planu. Jeśli zlecenie utknie na stanowisku przez awarię maszyny, system natychmiast powiadamia planistę i aktualizuje harmonogram. Pozwala to nie tylko lepiej zarządzać terminowością, ale również gromadzić dane historyczne do dalszej optymalizacji. Korzyści wynikające z wdrożenia MES: eliminacja ręcznego raportowania i przyspieszenie obiegu informacji, lepsze wykorzystanie wskaźników takich jak OEE (Overall Equipment Effectiveness), ułatwienie analiz KPI produkcyjnych, precyzyjna identyfikacja źródeł problemów i marnotrawstwa. System WMS – zarządzanie magazynem i przepływem materiałów Nawet najlepiej zaplanowana produkcja nie ruszy, jeśli materiał nie trafi na linię w odpowiednim momencie. Dlatego też tak ważny jest WMS (Warehouse Management System), czyli system zarządzania magazynem. WMS daje pełną kontrolę nad stanami magazynowymi, lokalizacją materiałów, przyjęciami, wydaniami i przesunięciami wewnętrznymi. Co ważne, nowoczesne systemy są zintegrowane z produkcją, co oznacza, że ruchy materiałowe mogą być uruchamiane automatycznie — zgodnie z planem produkcyjnym. W praktyce oznacza to, że: system sam generuje zlecenia przesunięcia materiału na stanowiska, FIFO, LIFO i inne strategie rotacji są realizowane bez błędów ludzkich, planista widzi w czasie rzeczywistym, co faktycznie jest dostępne, system może zablokować rozpoczęcie zlecenia, jeśli brakuje kluczowego komponentu. Dzięki integracji WMS z ERP lub APS możliwe jest tzw. „just in time supply” – czyli dostarczanie komponentów dokładnie wtedy, gdy są potrzebne, a to obniża koszty magazynowania i redukuje ryzyko pomyłek logistycznych.

Kontynuując temat najlepszych praktyk w zakresie wdrażania polskiej lokalizacji w Microsoft Dynamics 365 i dostosowania jej do wymagań grupy kapitałowej, tym razem skupiamy się na bilansie otwarcia. To nie tylko kwestia techniczna, ale też kluczowy element zapewniający ciągłość procesów biznesowych i zgodność z lokalnymi przepisami rachunkowymi oraz podatkowymi. Znaczenie analizy danych dla bilansu otwarcia Bilans otwarcia to coś więcej niż tylko zestawienie sald. To fundament, który umożliwia prawidłowe działanie procesów operacyjnych i finansowych w nowym systemie. Dlatego, analiza danych dla bilansu otwarcia powinna być przeprowadzona z uwzględnieniem wymogów polskiego prawa rachunkowego i podatkowego. Warto stworzyć listę wymagań lokalnych, która pozwoli: zweryfikować kompletność danych, określić, które z nich są dostępne w standardzie systemu, wskazać, gdzie konieczne będą modyfikacje lub rozwiązania niestandardowe. Przykładowe wymaganie – faktura korygująca do faktury sprzedaży z poprzedniego systemu W D365 możliwe jest wystawienie korekty do faktury sprzedaży zaksięgowanej w systemie, ponieważ system zachowuje relację między dokumentami, co pozwala na poprawną prezentację na wydruku między innymi numeru i daty sprzedaży faktury korygowanej. Problem pojawia się, gdy trzeba wystawić fakturę korygującą do faktury wystawionej w poprzednim systemie księgowym. Nasze rekomendacje to: Bilans otwarcia powinien zawierać otwarte pozycje należności, niemniej pomijamy szczegółową prezentację wszystkich danych dla faktur sprzedaży. To jest bardzo czasochłonny proces. Aby umożliwić korekty do takich pozycji, warto wdrożyć modyfikację systemu, która: pozwala użytkownikowi wprowadzić dane faktury historycznej ręcznie, może być rozbudowana o import danych z poprzedniego systemu, jeśli liczba takich przypadków jest znaczna. Decyzja o poziomie zaawansowania rozwiązania Na etapie analizy warto zebrać dane o: liczbie wystawianych faktur korygujących, częstotliwości ich występowania, rodzajach faktur korygujących. To pomoże podjąć decyzję, czy wystarczy prosta modyfikacja, czy potrzebne jest bardziej zaawansowane rozwiązanie. Pamiętajcie również o zasadzie dla transakcji rzadkich i niskowartościowych, które również podlegają obowiązkom ewidencyjnym i podatkowym. Zbyt często bilans otwarcia traktowany jest jako „koniec” migracji danych. Tymczasem to także początek kontynuacji procesów w systemie. Pominięcie niektórych danych skutkuje błędami po uruchomieniu systemu (go-live). Przykłady obszarów wymagających uwzględnienia w analizie bilansu otwarcia Korekty JPK_V7 dotyczące okresów z poprzedniego systemu. Wycena walutowa dla otwartych transakcji odbiorców i dostawców. Wycena walutowa transakcji bankowych i kasowych. Dane wymagane do rozliczenia Ulgi na złe długi. Informacje wymagane do stosowania mechanizmu podzielonej płatności (split payment). Podatek VAT do rozliczenia w przyszłych okresach rozliczeniowych. Podsumowanie dobrych praktyk dla bilansu otwarcia Analiza bilansu otwarcia jako kontynuacji procesów biznesowych, a nie tylko jako prezentacja salda na kontach, jest kluczowa. Analiza to nie strata czasu, ale inwestycja, która zwraca się na dalszych etapach projektu. Kluczowa jest wiedza i doświadczenie zespołu w zakresie działania systemu D365 dla polskiej lokalizacji, aby właściwie zaprojektować dalsze prace wdrożeniowe – w tym listę planowanych modyfikacji. Proces wdrożenia modyfikacji wymaga spójności rozwiązań w systemie, dlatego zadbajcie o udział Architekta systemu. Angażujcie użytkowników, bo ich wiedza i doświadczenie jest kluczowe dla analizy procesów w waszej firmie. Życzymy sukcesu w realizacji projektu.

Wdrożenie systemu ERP, takiego jak Microsoft Dynamics 365, to dla wielu firm krok milowy – decyzja otwierająca drzwi do optymalizacji procesów, lepszej analizy danych i efektywniejszego zarządzania. To inwestycja, która ma przynieść wymierne korzyści. Jednak, jak każdy złożony projekt, niesie ze sobą ryzyko potknięć. Doświadczenie pokazuje, że pewne błędy powtarzają się z zaskakującą regularnością, niezależnie od branży czy wielkości organizacji. Zrozumienie tych pułapek to pierwszy krok do ich uniknięcia. W INLOGICA, przez ponad dwie dekady wspierania firm we wdrożeniach Microsoft Dynamics 365/AX, mieliśmy okazję obserwować setki projektów. Ta perspektywa pozwoliła nam zidentyfikować newralgiczne punkty, które często decydują o powodzeniu lub porażce. Dziś przyjrzymy się dwóm z nich – fundamentalnym kwestiom, które, jeśli zostaną zbagatelizowane, mogą wygenerować lawinę problemów. Pułapka nr 1: Brak solidnego harmonogramu – dryfowanie zamiast nawigacji Wyobraźmy sobie budowę domu bez szczegółowego projektu i harmonogramu prac. Brzmi ryzykownie, prawda? Podobnie jest z wdrożeniem systemu ERP. Ramowy, ale przemyślany harmonogram to absolutna podstawa, pozwalająca kontrolować budżet, przebieg prac i finalnie – ich sukces. Niestety, często zdarza się, że firmy podchodzą do tego etapu zbyt pobieżnie. Czym grozi brak lub niedopracowanie harmonogramu? Utrata kontroli nad budżetem: Bez jasno określonych etapów i terminów, koszty mogą zacząć niekontrolowanie rosnąć. Każde opóźnienie, każda nieprzewidziana praca generuje dodatkowe wydatki. Chaos organizacyjny: Brak klarownego planu utrudnia przypisanie odpowiedzialności, koordynację działań różnych zespołów (zarówno po stronie klienta, jak i dostawcy) oraz efektywne zarządzanie zasobami. Nierealistyczne oczekiwania: Niejasno określone ramy czasowe prowadzą do frustracji i nieporozumień. Zespół może czuć presję nierealnych terminów, co negatywnie wpływa na jakość pracy. Trudności w monitorowaniu postępów: Jak mierzyć postęp, skoro nie ma jasno zdefiniowanych kamieni milowych? Regularne sprawdzanie, czy projekt idzie zgodnie z planem, staje się niemożliwe lub bardzo utrudnione. Nasza rada: Planuj ramowo, ale konkretnie. Nawet jeśli szczegółowy harmonogram jest czasochłonny, jego brak jest znacznie bardziej kosztowny. Co więcej, harmonogram powinien być tworzony wspólnie przez wykonawcę i klienta. Kluczowe jest również uwzględnienie „czynnika ludzkiego” – urlopów, potencjalnych nieobecności – oraz założenie pewnego bufora czasowego. Pamiętajcie, że dobry harmonogram to żywy dokument, który można zwinnie korygować w miarę postępu prac, ale zawsze w oparciu o świadome decyzje. Pułapka nr 2: „A może jeszcze to…” – czyli nadprogramowa kreatywność i jej skutki Proces wdrożenia systemu ERP to często moment, w którym pojawia się wiele pomysłów na usprawnienia. To naturalne. Problem zaczyna się wtedy, gdy pierwotnie ustalony zakres projektu zaczyna niekontrolowanie puchnąć od tzw. „zachcianek” – funkcjonalności, które „fajnie byłoby mieć”, ale niekoniecznie są kluczowe dla osiągnięcia głównych celów biznesowych. Dlaczego niekontrolowane rozszerzanie zakresu jest groźne? Rozmycie priorytetów: Każda dodatkowa funkcja to dodatkowy czas i zasoby. Skupianie się na elementach drugorzędnych odciąga uwagę od realizacji kluczowych modułów i procesów. Wzrost kosztów i wydłużenie czasu wdrożenia: To bezpośrednia konsekwencja. Każda modyfikacja, zwłaszcza wprowadzana ad hoc w trakcie trwania projektu, generuje dodatkowe koszty programistyczne, testowe i wdrożeniowe. Ryzyko destabilizacji systemu: Wprowadzanie licznych, nieplanowanych zmian może negatywnie wpłynąć na spójność i stabilność całego rozwiązania. Zmęczenie materiału: Ciągłe zmiany i wydłużający się projekt mogą prowadzić do frustracji i spadku motywacji w zespole projektowym. Nasza rada: Zanim rozpoczniesz wdrożenie, dokładnie przeanalizuj i zdefiniuj, które funkcjonalności są absolutnie niezbędne, a które mogą poczekać na kolejny etap rozwoju systemu. Trzymaj się blisko standardu rozwiązania – systemy Microsoft Dynamics 365 są efektem wieloletnich doświadczeń tysięcy firm na całym świecie. Modyfikacje powinny dotyczyć przede wszystkim tych unikalnych procesów, które stanowią o Waszej przewadze konkurencyjnej. Wszystkie nowe, interesujące pomysły warto notować (tzw. „parkowanie pomysłów”), aby wrócić do nich po zakończeniu kluczowych prac, w ramach kolejnych sprintów rozwojowych lub umowy wsparcia. Chcesz wiedzieć więcej i uniknąć innych pułapek? Omówione powyżej problemy to jedynie wierzchołek góry lodowej. Wdrożenie systemu ERP to złożony proces, gdzie na każdym kroku mogą pojawić się inne wyzwania – od problemów z zaangażowaniem zespołu, przez nieefektywną komunikację i zachwiane zaufanie, aż po niedocenianie roli dokumentacji projektowej. Aby pomóc Wam przejść przez ten proces możliwie najgładziej, zebraliśmy nasze ponad 20-letnie doświadczenia i wnioski w kompleksowym przewodniku: „7 podstawowych błędów popełnianych we wdrożeniach ERP Microsoft Dynamics 365”. W e-booku znajdziesz: Szczegółowe omówienie każdego z siedmiu najczęściej występujących błędów. Praktyczne przykłady ilustrujące, jak te błędy manifestują się w rzeczywistych projektach. Konkretne „Najlepsze rady” dla każdego problemu – gotowe wskazówki, jak proaktywnie zapobiegać i reagować na trudności. To nie jest kolejna teoretyczna publikacja. To esencja wiedzy zdobytej w boju, na setkach wdrożeń, która może zaoszczędzić czas, pieniądze i niepotrzebny stres. Pobierz bezpłatny e-book i dowiedz się, jak skutecznie zarządzać projektem wdrożenia ERP Pamiętajcie, sukces wdrożenia Microsoft Dynamics 365 zaczyna się od świadomości potencjalnych ryzyk i umiejętności ich unikania. W INLOGICA jesteśmy po to, by wspierać Was na każdym etapie tej drogi – nie tylko dostarczając technologię, ale także dzieląc się wiedzą i doświadczeniem. Jeśli macie pytania lub chcielibyście omówić specyfikę Waszego projektu, zapraszamy do kontaktu.

Wyobraź sobie biuro w środku tygodnia – telefon dzwoni, drukarka buczy, na biurku rośnie stos faktur do zatwierdzenia. Ktoś szuka umowy z klientem z zeszłego roku, ktoś inny gubi się w pliku Excela, próbując dopasować numery dokumentów. Project manager ze spuszczoną głową mówi, czytając wygrzebane z segregatora zapytanie, że właśnie minął termin przesłania oferty. Brzmi znajomo? A teraz wyobraź sobie to samo biuro, ale inaczej. Dokumenty wpływają elektronicznie, system sam rozpoznaje dane, wyciąga kluczowe informacje, klasyfikuje je i przesyła dalej – do odpowiednich osób i systemów. Użytkownicy nie muszą już szukać, sprawdzać, przypominać sobie „gdzie to było”. Mają porządek, przejrzystość i czas. To właśnie robi DocuWare z modułem IDP, czyli Intelligent Document Processing. Czym właściwie jest IDP? W skrócie: to inteligentne przetwarzanie dokumentów z wykorzystaniem AI. System nie tyle odczytuje dokumenty, ale rozumie ich treść: rozpoznaje je (nawet pismo ręczne), wyodrębnia istotne dane (np. kwoty, daty, numery faktur), klasyfikuje je i przesyła dalej – na przykład do DMS (Document Management System), takiego jak DocuWare. Wszystko automatycznie, bez szablonów i ręcznego kodowania. Efekt? Mniej błędów, szybsze procesy i większa przejrzystość. Sport Auto Plus: Cyfryzacja na najwyższych obrotach Startup z Bochum, zrodzony z pasji do sportu i innowacji, stworzył nowy model wypożyczalni samochodów oparty o subskrypcję. Aby obsłużyć tysiące klientów i tysiące pojazdów, od początku postawił na DocuWare Cloud i IDP. Block Quote Korzyści z wdrożenia Automatyczne rozpoznawanie 20 typów dokumentów, od umów po mandaty drogowe Integracja z HubSpot, Outlookiem i DATEV 90% skuteczności rozpoznawania danych ze skanów Cyfrowy portal klienta z pełnym dostępem do dokumentacji Ponad 3000 zamówień w 6 miesięcy, prognoza: 4000 aut na drogach do końca 2025 To przykład, jak IDP nie tylko usprawnia obieg dokumentów, ale staje się kołem zamachowym całego modelu biznesowego. HVVG: Porządek w dokumentach to lepsza opieka HVVG to niemiecka sieć domów opieki, zatrudniająca 3600 osób w 24 placówkach. Przed wdrożeniem panował chaos: papierowa poczta, dublujące się faktury, ręczne księgowanie. Dzięki DocuWare w chmurze i IDP, organizacja przeszła transformację cyfrową – zaczynając od przetwarzania faktur. Block Quote Efekty wdrożenia Ponad 94% skuteczność rozpoznawania danych z dokumentów Czas przetwarzania faktury: z 30 do poniżej 10 minut Automatyczne przesyłanie danych do systemu Simba Accounting Oszczędności, większa kontrola i cyfrowy wizerunek, który… przyciąga nowych pracowników A co z ERP? DocuWare dzięki elastycznemu API może być zintegrowany z innymi systemami, w tym narzędziami ERP i rozwiązaniami branżowymi. Dane pozyskane z dokumentów mogą więc trafiać dokładnie tam, gdzie są potrzebne – bez kopiowania, bez błędów. Gotowi na porządek? DocuWare z IDP to więcej niż skaner z OCR. To sposób, by uporządkować chaos, odzyskać czas i odkleić się od papieru – niezależnie, czy jesteś startupem, firmą usługową, integratorem ERP czy organizacją publiczną. Cyfryzacja nie musi boleć. Ale może procentować.Zwłaszcza, gdy dane zaczynają pracować dla Ciebie. Chcesz zobaczyć, jak może to działać w Twojej firmie lub u Twoich klientów?Zapisz się na demo: https://start.docuware.com/info/get-your-free-docuware-demo

Ile czasu potrzeba na zamknięcie miesiąca w księgowości i finansach? Czy 5 dni to mało czy dużo? Jak szybko robią to inne firmy? Sprawdź wyniki badań przeprowadzonych wśród średnich i dużych przedsiębiorstw oraz dowiedz się, jak usprawnić zamykanie okresu sprawozdawczego w księgowości. Najważniejsze informacje: Ponad 1/2 ankietowanych firm zamknięcie ksiąg rachunkowych zabiera więcej niż 5 dni. Z czynności, składających się na proces zamknięcia miesiąca, najdłużej trwają uzgodnienia sald bankowych: 20-50 godzin w miesiącu. 94% firm wykorzystuje Excela, żeby usprawnić proces miesięcznego zamknięcia, a 50% uważa, że jest to głównym powodem, dla którego zabiera to dużo czasu. Choć całkowicie automatyczne zamknięcie miesiąca nie jest możliwe, wiele składających się na nie procesów można zautomatyzować. Zamknięcie miesiąca w księgowości – ile czasu zajmuje? Zamknięcie miesiąca – zarówno dla celów rachunkowości finansowej jak i zarządczej – to najbardziej pracochłonny i intensywny czas w działach księgowości i finansów. Jednocześnie, aż 37% dyrektorów finansowych, ankietowanych w raporcie KPMG „Nowoczesny CFO w transformującej się firmie” uważa, że przeprowadzenie zamknięcia miesiąca można w dużej mierze zautomatyzować. Z drugiej strony, choć systemy ERP umożliwiają automatyzację wielu składających się na to czynności, raport przeprowadzony przez firmę Ledge na próbie 100 średnich i dużych firm (o zatrudnieniu 51-10 000+ pracowników) pokazał, że wiele zespołów nadal walczy z rozproszonymi danymi oraz manualnymi procesami. Pomimo tego, że firmy chcą, żeby zamknięcie ksiąg rachunkowych nie zajmowało im więcej niż 3 dni, zabiera to więcej czasu. W ponad połowie ankietowanych firm trwa to ponad 5 dni. I problemem nie jest tu tylko czasochłonność. Menedżerowie z opóźnieniem dysponują informacjami zarządczymi, co sprawia, że decyzje podejmowane są później, a zespoły finansowe „tkwią” w poprzednim miesiącu, zamiast iść do przodu. Które działania, składające się na proces zamknięcia miesiąca zajmują najwięcej czasu? Osoby ankietowane w badaniu wskazują, które czynności, spośród tych składających się na proces zamknięcia miesiąca, są najbardziej czasochłonne. Najczęściej wymieniają uzgodnienia sald – kont bankowych czy kart kredytowych. Z badania wynika, że średni czas spędzany na uzgodnieniach sald to aż 20-50 godzin w miesiącu, a zespoły wykorzystują do tego aż 3-5 systemów. Inne częste problemy to: brak szczegółów płatności, niezgodne kwoty, rozproszone źródła informacji. Dla zespołów, które prowadzą księgowość czy finanse dla wielu oddziałów czy mają wiele transakcji do przeanalizowania, proces miesięcznego zamknięcia staje się naprawdę skomplikowany. Szczególnie, jeżeli firmy nie wykorzystują nowoczesnych rozwiązań, takich jak Webservice enova365, które pozwalają na automatyczny import wyciągów bankowych oraz sprawne rozliczanie płatności. A takich biznesów nadal jest niestety bardzo dużo. Wiele firm „paruje” należności i zobowiązania ręcznie, używając do tego arkuszy Excela, choć dane tam zawarte pokrywają się z danymi, które znajdują się w systemach ERP. W takim wypadku, uzgadnianie kont jest żmudne i czasochłonne, przez co bywa elementem, który opóźnia zamknięcie ksiąg rachunkowych. Inne działania, wymienione przez ankietowanych, jako szczególnie czasochłonne w procesie miesięcznego zamknięcia, to między innymi: tworzenie rezerw, porządkowanie danych – poprawa błędnie wprowadzonych danych czy reklasyfikowanie kosztów, analiza odchyleń od założeń budżetowych. Wniosek? To nie samo raportowanie zabiera dużo czasu i przyczynia się do tego, że proces zamknięcia miesiąca trwa długo, ale wszystko, co je poprzedza – uzgodnienia sald czy poprawianie błędów. Co spowalnia zamknięcie miesiąca w księgach rachunkowych? Według respondentów Ledge przeprowadzenie zamknięcia miesiąca najbardziej spowalniają następujące czynniki: konieczność pozyskiwania danych z innych działów i regionów – 56%, robienie wszystkiego w Excelu – 50%, niezintegrowane systemy – 40%, duża kompleksowość transakcji – 39%, niedobory kadrowe – 37%. Jak usprawnić zamknięcie okresu sprawozdawczego w księgowości? Autorzy raportu zapytali księgowych i finansistów o to, ile według nich powinno zabierać zamknięcie miesiąca bieżącego. Najczęstsza odpowiedź to 3-5 dni roboczych, choć niektórzy uważają, że ten proces powinien się zamknąć w 2-3 dniach. Dodatkowo, podkreślano, że skrócenie czasu zamknięcia miesiąca w księgach rachunkowych ma sens wyłącznie wtedy, gdy przyspieszenie tego procesu nie powoduje błędów czy innych niedociągnięć. Jak to osiągnąć w praktyce? Wykorzystaj program enova365, który automatyzuje niektóre czynności, dotąd wykonywane ręcznie, dzięki temu, że: integruje w jednym miejscu wszystkie ważne w procesie zamknięcia miesiąca dane, radząc sobie z potężnym blokerem, jakim jest rozproszenie informacji, sprawdza czy księgowi wykonali wszystkie potrzebne czynności – weryfikuje na przykład czy wszystkie dokumenty wprowadzone do systemu są zatwierdzone, albo czy wszystkie środki trwałe mają naliczoną amortyzację; dodatkowo na etapie konfiguracji można tak skonfigurować proces miesięcznego zamknięcia, żeby księgowy musiał oznaczyć w systemie wykonanie poszczególnych czynności, składających się na zamknięcie ksiąg rachunkowych, żeby móc zamknąć miesiąc w systemie, ułatwia wychwycenie błędów – np. porównując podobne dokumenty w różnych okresach; dla przykładu, jeżeli faktury od dostawcy są zwykle wystawiane na kwotę 3 000 zł miesięcznie, ale księgowy omyłkowo wpisze na dokumencie wprowadzanym do systemu 30 000 zł, enova365 może to wyłapać i wskazać dokumenty, które wymagają sprawdzenia, przyspiesza rozliczanie płatności, dzięki temu, że umożliwia korzystanie z rachunku bankowego bezpośrednio w systemie ERP. Poznaj sposób na szybkie zamknięcie ksiąg rachunkowych: enova365 Wiesz już, że choć całkowicie automatyczne zamknięcie miesiąca nie jest możliwe, wiele składających się na nie procesów, można zautomatyzować. Żeby skrócić czas potrzebny na zamknięcie ksiąg rachunkowych wybierz system ERP enova365, a szczególnie jego moduły Finanse i księgowość oraz Workflow i dodatek Elektroniczne wyciągi bankowe. Te rozwiązania pozwolą Ci zautomatyzować i przyspieszyć pracę. Żeby to zrobić umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.

Systemy ERP odgrywają kluczową rolę w zarządzaniu procesami biznesowymi w firmach. Współczesne rozwiązania muszą jednak nie tylko oferować zaawansowaną funkcjonalność, ale również być przyjazne dla użytkownika, estetyczne i maksymalnie użyteczne. Asseco Business Solutions, wychodząc naprzeciw tym oczekiwaniom, dostarcza użytkownikom systemów nowoczesne narzędzia, które usprawniają codzienną pracę i dostosowują aplikacje do ich indywidualnych wymagań. Kluczowym elementem tych udoskonaleń jest adaptacyjny interfejs użytkownika, wzbogacony o możliwości sztucznej inteligencji (AI). W dzisiejszym artykule opowiemy, jak nowe funkcje wpływają na user experience (UX), oraz w jaki sposób personalizacja i AI wspierają zarówno początkujących, jak i zaawansowanych użytkowników. Adaptacyjny interfejs dla początkujących użytkowników Wyobraźmy sobie sytuację, w której nowy pracownik dołącza do zespołu, np. w dziale sprzedaży. Jego pierwsze dni pracy to nie tylko poznawanie specyfiki firmy, ale także oswajanie się z nowymi narzędziami, w tym systemem ERP. Dzięki funkcji adaptacyjnego interfejsu, system automatycznie dostosowuje wygląd i układ aplikacji do potrzeb osoby dopiero rozpoczynającej pracę. Jak to działa? Analiza zespołowa: system analizuje sposób pracy innych członków zespołu, aby przygotować interfejs uwzględniający najczęściej używane funkcje i ustawienia. Optymalizacja interfejsu: nowy użytkownik widzi: Kluczowe akcje dostępne jednym kliknięciem. Dedykowany układ kolumn w tabelach – ograniczający zbędne informacje. Zakładki szczegółów ograniczone do tych najczęściej używanych. Personalizacja menu: główne menu aplikacji upraszcza się, oferując szybki dostęp do słowników i funkcji najczęściej używanych przez zespół. Efekt? Nowy pracownik szybciej wdraża się w swoje obowiązki i od pierwszego dnia pracuje efektywnie, dzięki interfejsowi dostosowanemu do jego potrzeb. AI dla doświadczonych użytkowników Nie tylko nowi pracownicy mogą korzystać z możliwości personalizacji. System ERP by Asseco analizuje również pracę użytkowników z dłuższym stażem, proponując zmiany, które poprawiają ich efektywność. Przykład działania Pracownik z wieloletnim doświadczeniem często nie dostrzega możliwości usprawnienia swojego sposobu pracy. System, wykorzystując AI, analizuje statystyki użycia aplikacji i proponuje spersonalizowane zmiany: Propozycja zmiany ustawień: System wyświetla propozycje modyfikacji interfejsu, np. zmiany układu zakładek czy kolumn, dostosowane do stylu pracy konkretnego użytkownika. Podejrzenie zmian: Użytkownik może w czasie rzeczywistym zobaczyć, jak zaproponowane zmiany wpłyną na wygląd i funkcjonalność aplikacji. Decyzja użytkownika: Zmiany są wprowadzane tylko wtedy, gdy użytkownik je zaakceptuje. Co istotne, sugestie pojawiają się cyklicznie i wyłącznie wtedy, gdy system wykryje, że można zwiększyć efektywność pracy użytkownika. Dlaczego użytkownicy unikają samodzielnych zmian w interfejsie? Wiele osób unika manualnej konfiguracji systemu, nie dlatego, że nie potrafią tego zrobić, ale ze względu na czasochłonność i konieczność głębszej analizy własnego sposobu pracy. Rolę takiego „konsultanta” przejmuje sztuczna inteligencja, która: Automatycznie analizuje potrzeby użytkownika. Przeprowadza zmiany kompleksowo, biorąc pod uwagę różne obszary aplikacji. Oszczędza czas, który użytkownik musiałby poświęcić na ręczne ustawienia. Korzyści płynące z zastosowania AI w systemach ERP by Asseco Wprowadzenie sztucznej inteligencji do systemów ERP by Asseco znacząco wpływa na jakość pracy z aplikacją. Oto najważniejsze zalety: Szybsze wdrożenie nowych pracowników dzięki adaptacyjnym interfejsom. Zwiększenie efektywności doświadczonych użytkowników poprzez personalizację ich interfejsów. Wsparcie AI jako wirtualnego konsultanta, który ułatwia dostosowanie systemu do indywidualnych potrzeb. Lepsze wykorzystanie funkcjonalności aplikacji, dzięki cyklicznym sugestiom optymalizacyjnym. Intuicyjna obsługa – nawet zaawansowane zmiany mogą być wprowadzone w prosty sposób, bez konieczności angażowania działu IT. Podsumowanie Systemy ERP by Asseco, dzięki personalizacji i wykorzystaniu sztucznej inteligencji, wkraczają w nową erę user experience. Adaptacyjne interfejsy, wsparcie AI i spersonalizowane sugestie zmieniają sposób, w jaki użytkownicy korzystają z aplikacji, dostosowując je do specyficznych potrzeb i kontekstu pracy. To podejście sprawia, że systemy ERP by Asseco stają się nie tylko bardziej funkcjonalne, ale przede wszystkim przyjazne użytkownikowi – bez względu na jego poziom doświadczenia. Sztuczna inteligencja w ERP to nie tylko przyszłość, ale teraźniejszość, która znacząco poprawia komfort i efektywność pracy. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach systemów ERP by Asseco, zapraszamy do kontaktu! 

Wyzwaniem dla firmy Ideamotive były dane – księgowe i kontrolingowe – rozproszone w różnych systemach. Wdrożenie enova365 pozwoliło zintegrować je w jednym miejscu i analizować w różnych przekrojach w oparciu o nadane wymiary. Spółka przeszła także na elektroniczny obieg dokumentów i skróciła czas obsługi faktur o 10 godzin miesięcznie. Czym zajmuje się Ideamotive? Ideamotive to polska firma technologiczna specjalizująca się w dostarczaniu specjalistów IT, rekrutacji oraz wdrażaniu nowych technologii. Jej misją jest wspieranie dużych przedsiębiorstw w zaspokajaniu potrzeb technologicznych poprzez zapewnienie najlepszych ekspertów. Wysoki poziom usług świadczonych przez Ideamotive sprawia, że w 2023 r. firma została Gazelą Biznesu i znalazła się na liście 1 000 najszybciej rozwijających się firm Financial Timesa, a w latach 2022-2024 r. zdobyła nagrodę Diamenty Miesięcznika Forbes. Wyzwanie: rozproszone dane Ideamotive ma nie tylko rozbudowaną bazę współpracowników, ale także klientów, dlatego często podejmuje ważne decyzje w oparciu o analizy i raporty. W związku z tym, zależało jej na wysokiej jakości danych, którymi mogłaby je zasilać. Z tego powodu, wyjściową potrzebą była konieczność integracji danych księgowych i kontrolingowych tak, by ujednolicić źródło ich pochodzenia i móc efektywniej je wykorzystywać. Najważniejsza z punktu widzenia firmy jest bezpieczna agregacja i migracja danych, które następnie mogą być analizowane w różnych przekrojach w oparciu o nadane wymiary. Rozwiązanie: elastyczny system ERP, który dopasowuje się do potrzeb W związku ze wspomnianymi wyzwaniami spółka szukała rozwiązania informatycznego, które usprawni agregację danych oraz ich przetwarzanie i analizowanie pod różnym kątem. Wybór padł na firmę wdrożeniową Ready to rise oraz wybrane moduły systemu ERP enova365. Block Quote Efekty: łatwiejsze raportowanie zarządcze i efektywniejszy obieg dokumentów Łatwe monitorowanie sytuacji finansowej firmy enova365 umożliwiła wprowadzenie wymiarów kontrolingowych i konfigurację zestawień – m.in. raportu cash flow w ujęciu miesięcznym, kwartalnym czy rocznym, opartego o dane z dziennych księgowań wyciągów bankowych. Choć Ideamotive korzysta dodatkowo z zewnętrznego narzędzia do analizy danych, enova365 okazała się w tym przypadku kluczowym pośrednikiem kompletującym wszystkie informacje księgowe i podatkowe z różnych obszarów działalności i przekazującym je dalej. Pozwala to na skuteczniejszy monitoring bieżącej sytuacji finansowej firmy. Block Quote Firma skorzystała także z możliwości bezpośredniego połączenia z bankiem (tzw. WebService). Funkcjonalność ta umożliwia: stały monitoring płatności za faktury sprzedaży, dostęp do dziennych wyciągów bankowych, śledzenie poziomu płynności spółki, wysyłanie paczek przelewów do banku, co znacząco skraca proces ich realizacji. Automatyzacja wysyłki faktur Ideamotive postawiła także na moduł Handel enova365, który pozwolił zautomatyzować wysyłkę faktur w ramach elektronicznego obiegu dokumentów. Pozwoliło to skrócić czas potrzebny na te działania o 30 minut dziennie, co w skali miesiąca pozwala oszczędzić 10 godzin. Dodatkowo, rozwiązanie gwarantuje ograniczony dostęp do części z nich tylko dla określonej grupy pracowników. Same dokumenty sprzedażowe zostały dostosowane do potrzeb klienta zarówno pod względem wizualnym, jak i technicznym. Na przykład, automatycznie generowane są dwujęzyczne faktury PL/ENG z indywidualnym numerem. Wdrożone rozwiązanie powiadamia też o konieczności zapłacenia danej faktury. Jeżeli, podobnie jak Ideamotive chcesz wdrożyć efektywny kontroling i usprawnić w firmie obsługę faktur, jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie.

Wydaje się, że pojedynczy błąd w magazynie to drobnostka – źle wydana paczka, brakujący produkt, pomyłka w dostawie. Ale kiedy zsumujemy je miesiąc do miesiąca, rok do roku, okazuje się, że te „niewinne” potknięcia kosztują firmę dziesiątki, a czasem setki tysięcy złotych. Jak to możliwe? Rodzaje najczęstszych błędów magazynowych Zanim przejdziemy do liczb, przyjrzyjmy się najczęstszym błędom w magazynach: Błędna kompletacja zamówienia – klient otrzymuje zły produkt. Braki magazynowe przy błędnych stanach – system pokazuje, że towar jest, a fizycznie go nie ma. Podwójna wysyłka lub niewysłanie zamówienia w ogóle. Zły adres, błędna etykieta, nieczytelny kod kreskowy. Zgubione lub uszkodzone produkty podczas składowania. Wszystko to powoduje koszty — nie tylko finansowe. Prawdziwy koszt błędów w magazynie Koszt bezpośredni: Ponowne przygotowanie i wysyłka zamówienia: 15–50 zł na każde zamówienie. Zwrot i logistyka odwrotna: kolejne 20–30 zł. Strata produktu, który został uszkodzony lub zgubiony. Przy 5 błędach dziennie (co wcale nie jest dużo) i średnim koszcie 40 zł, firma traci około 4 000–5 000 zł miesięcznie. Rocznie? Nawet 50 000 zł. Koszty pośrednie: Spadek zaufania klientów i utrata powracających zamówień. Negatywne opinie i recenzje (np. na Allegro, Amazon, Google). Przestoje i frustracja pracowników. Niewydolność operacyjna przy skalowaniu firmy. Dlaczego błędy się zdarzają? Wszystko sprowadza się do braku automatyzacji, nieczytelnych procesów i błędów ludzkich. W firmach bez systemu WMS pracownicy często bazują na papierowych listach, plikach Excel lub ręcznym wprowadzaniu danych. To idealne środowisko dla pomyłek. Jak ograniczyć (lub całkowicie wyeliminować) błędy w magazynie? Rozwiązaniem jest wdrożenie systemu WMS (Warehouse Management System) – narzędzia, które: Automatyzuje przyjęcia, wydania i inwentaryzację znacząco skracając operacje magazynowe i redukując pracę „ręczną”. (aplikacja mobilny magazynier) Przyspiesza kompletację zamówień i eliminuje pomyłki. Pokazuje dokładny stan magazynowy w czasie rzeczywistym. Prowadzi pracownika „za rękę” przez każdy proces. Umożliwia lokalizację każdego produktu w magazynie. Dostarcza dokładne raporty i analiza, w tym: wydajności pracowników (ranking magazynierów), obłożenia lokalizacji, identyfikacji towarów, kontrolę terminów ważności. Dzięki WMS firma nie tylko unika błędów, ale też pracuje szybciej, bardziej wydajnie i z większym zyskiem. Korzyści z automatyzacji, które widać w liczbach Koszty błędów magazynowych są realne – i rosną wraz z Twoją firmą. Ale równie realne są korzyści z wdrożenia systemu WMS, który te błędy eliminuje u źródła. Poniżej przedstawiamy korzyści, jakie osiągnęli nasi klienci, przechodząc z manualnych metod na zautomatyzowane rozwiązanie WMS: 100% identyfikowalność towarów – pełna kontrola nad każdym produktem. 100% kontrola nad dostawami i rozchodami – eliminacja pomyłek dzięki automatyzacji. 35% szybsza kompletacja zamówień – skrócenie czasu realizacji bez spadku jakości. 15% wzrost ogólnej produktywności – więcej zrealizowanych zadań przy tych samych zasobach 60% szybsza inwentaryzacja – skrócenie czasu inwentaryzacji z 5 dni do niepełnych 2 dni 90% oszczędności czasu na jednym etacie – zminimalizowanie czasu potrzebnego na przygotowanie etykiet oraz dokumentacji dla kurierów. Każdy dzień bez automatyzacji to realne straty. Sprawdź, ile Twoja firma może zyskać dzięki wdrożeniu WMS. Umów się na bezpłatne spotkanie, a my pokażemy jak uporządkować logistykę i zwiększyć efektywność pracy magazynu.

Jesteś producentem i słyszałeś, że allegro jest drogie ? Po przeczytaniu tego artykułu opartego na doświadczeniach a nie mylnych przekonaniach spojrzysz na sprawę z zupełnie innej perspektywy Jakość sprzedaży Allegro przyznaje dla Twojego konta punkty, im więcej ich masz tym lepiej natomiast jest pewien poziom, nazwany “dobry”, który wcale dla Ciebie nie jest dobry. W dużym uproszczeniu allegro zależy na satysfakcji klientów z zakupów więc podkręca śrubę sprzedającym. Poziom jakości ma wpływ na pozycje Twoich ofert i trafność, czyli konkurencja  z lepszym scoreingiem konta może mieć niższe stawki CPC w reklamach lub stosując tak samo jak Ty wyróżnienie może zajmować wyższe pozycje. Twoim celem jest utrzymywać wskaźnik co najmniej super “Pamiętaj: Jakość sprzedaży to święty gral na allegro. Pilnuj go jak oka aby nigdy nie spadł z poziomu co najmniej super” Allegro ads Audytując konta reklamowe na allegro po agencjach w 9 przypadkach na 10 spotykam nieoptymalne ustawienia kampanii: prowadzenie kampanii na koncie agencji (nic w tym złego) ale bez dostępu do statystyk, czyli brzmi to mniej więcej tak: szanowny kliencie, zamknij oczy będzie fajnie a tu jest faktura 🙂 Dobra agencja nie ma nic do ukrycia włączone pozyskiwanie ruchu z sieci reklamowej google. Jeszcze nie widziałem projektu, który z tego miejsca emisji wygenerowałby sprzedaż. Jeśli masz jeszcze sklep internetowy i “podlewasz” reklamy allegro w PLA to sam sobie robisz konkurencję lewa kolumna i pozostałe miejsca emisji – najlepiej sprawdza się placement: wyniki wyszukiwania i strona oferty Strona oferty – w ostatnim czasie allegro zadbało o to aby zwiększyć przychody z allegro ads i po wejściu klienta z Twoich reklam na stronę oferty po przescrollowaniu pokazuje w boxie podobne oferty a w nich sponsorowane Twoje oferty. Jak się za pewne domyślasz użytkownicy marketplace klikają w nie i generują Ci podwójne koszty. Wypracowaliśmy na to 2 rozwiązania: umieszczanie w nazwie kampanii i w jej grupach reklam frazy “SO” (strona oferty) i “WW” (wyniki wyszukiwania). Chodzi o to, że w filtrze kampanii możesz podać: nazwa zawiera a allegro wyświetla podsumowanie wyników. Aktualnie to jedyny najlepszy sposób aby niezależnie obserwować zwrot z inwestycji z tych 2 miejsc emisji jeśli jesteś producentem to możesz zastosować rabat 50% na 5 sztukę produktu i zamiast boxu z Twoimi ofertami za które przepłacasz potencjalny klient zobaczy listę produktów objętych akcją promocyjną a Twoje reklamy w placement Strona oferty będą się wyświetlać tam gdzie powinny czyli na ofertach konkurencji 🙂 Automatyzacja cen Czy masz czasem wrażenie, że zmieniasz cenę i za kilka sekund konkurencja robi dokładnie to samo ? To booty, które monitorują ceny konkurencji i w zależności od przyjętej taktyki dostosowują ceny do konkurencji. Oczywiście automatyzacja, żeby sprzedawać najtaniej to droga do bankructwa dlatego system do monitorowania i zarządzania cenami powinien uwzględniać: import cen zakupu – niby oczywiste a jednak są systemy, które tego nie oferują. Dodajmy jeszcze, że cena zakupu nie jedno ma imię: średnia ważona z istniejących dostaw, najwyższa cena zakupu, średnia ważona z 3 ostatnich dostaw, wykluczanie promocyjnych cen zakupu z dostaw obsługa cen minimalnych – tutaj mamy już wyższy poziom złożoności bo dla części biznesów cena minimalna to taka jak wartość nabycia towaru i kosztów sprzedaży allegro dla oferty a dla innych jeszcze koszty pakowania, fullfilment itd. Dla innych biznesów to np. cena zależna w czasie od wartości obrotu w cenach zakupu na segmencie produktów, który jest objęty umową retro z dostawcą (umowy bonusowe) elastyczności cenowe – możesz sprzedawać nawet 20% drożej od Twojej konkurencji ALE pod warunkiem, że…. jest to szminka za 5 zł lub krem do rąk 🙂 Im niższa wartość sprzedaży tym większa procentowa elastyczność cenowa czyli takie odchylenie od najniższej ceny przy której jesteś w stanie generować popyt. Przy elektronice za 5 000 zł Twoja elastyczność cenowa to max 2-4% bo wartościowo są to znaczące kwoty dla potencjalnego kupującego Szacowanie rynku na którym działasz Wystawimy oferty i zobaczymy. Jak otwierasz firmę to też masz takie podejście ? Zakładam, że nie i masz wszystko policzone. Dokładnie tak samo jest w allegro. Możesz skorzystać z dostępnego z poziomu allegro pakietu analitycznego (allegro Analytics) i w raporcie konkurencja -> Ranking sprzedających sprawdzisz jak radzi sobie Twoja konkurencja. Poniżej przykładowy raport sprzedaży w kategorii laptopy za ostatnie 30 dni. Lider wykręcił ponad 3 mln obrotu sprzedając 586 sztuk 585 kupującym Kryteria możesz oczywiście zawężać do dostępnych filtrów w raportach, takich jak np. marka czy stan Kiedy znasz już wartość kategorii i obroty liderów możesz przejść do analizy ich ofert i sprawdzić czy masz konkurencyjne produkty i jaką masz na nich marżę. Tutaj skorzystasz z raportu Asortyment -> sprzedaż wg. ofert. Pobierasz plik do excela, przeliczasz ceny sprzedaży na netto, podstawiasz w kolumnie cenę zakupu i obliczasz marżę procentową: (cena sprzedaży – cena zakupu netto)/ cena sprzedaży netto. Koszty allegro policzysz z kolei w kalkulatorze allegro lub sprawdzisz z poziomu konta allegro w sekcji finanse -> rozliczenia z allegro Zobaczysz widok udziału kosztu do przychodu per konto i oferta.  W dużym uproszczeniu dla Sumy opłat 25,3% marża procentowa poniżej tej kwoty to generowanie straty po kosztach allegro. Natomiast gdy wejdziesz w Opłaty oferty będą one bardzo zróżnicowane Oferta sprzedaży / top oferta Nie wspomnieliśmy jeszcze o tym jak masz przygotowaną ofertę do sprzedaży na którą składa się: tytuł z limitem do 75 znaków – dodajesz frazy wg. planera allegro lub raportu fraz w tytule sprzedających się ofert zdjęcia produktu w standardzie allegro – odstępy produktu od krawędzi, białe tło, brak napisów na zdjęciach jeden standard oferty, tj. w lewej części zdjęcie, w prawej tekst i nigdy nie na przemian bo na mobile to spowoduje, że 2 zdjęcia pokażą się pionowo jedno pod drugim i wyjdzie nam z tego masło maślane korzyści z produktu, USP Bardzo dobrym przykładem sukcesu na allegro jest marka BlueOrca, która wzorowo odrobiła lekcje w tym zakresie pokazując personę z branży, która: pokazuje personę z branży, która stoi za marką na zdjęciach kawy pokazuje orzechy, migdały, karmel – dzięki temu zabiegowi można sobie wyobrazić smak kawy podaje informację o specjalnym zip do zamykania aby kawa zawsze miała świeży aromat i nie zwietrzała po otwarciu podaje dokładnie poziom wypalenia i robusty i arabiki argumentując jaki to ma wpływ na smak

Część 3. Realizacja wymogów polskiej lokalizacji na środowisku produkcyjnym Po zakończonej fazie wdrożeniowej nadchodzi kluczowy moment – go-live. To czas, gdy działania podjęte podczas analizy i konfiguracji systemu zostają wystawione na próbę w rzeczywistym środowisku biznesowym. Dobre praktyki przedstawione poniżej pomogą zapewnić stabilność działania systemu, zgodność z polskimi przepisami i grupowymi procesami. Migracja danych i ich weryfikacja Sprawna migracja danych oraz ich weryfikacja to fundament skutecznego uruchomienia systemu. W przypadku polskiej lokalizacji szczególną uwagę należy zwrócić na dane wspierające procesy podatkowe i raportowe. Przykłady danych krytycznych: dane firmy wykorzystywane w deklaracjach podatkowych (NIP, adres), adresy, numery NIP, grupy podatkowe na kartotekach dostawców i odbiorców, dane przypisane do właściwych urzędów skarbowych, sprawdzenie kluczowych parametrów dla polskiej lokalizacji takich jak import kursów NBP czy funkcjonalności dla korekt sprzedaży. Organizacja pracy w fazie utrzymania systemu Kontynuacja dobrych praktyk z fazy wdrożeniowej pozwala zachować wysoką jakość działania systemu również po go-live. Kluczowe jest efektywne zarządzanie zgłoszeniami serwisowymi i bieżącymi potrzebami użytkowników. Najlepsze praktyki: wybierz system zgłoszeń z automatycznym nadawaniem priorytetów – np. zgłoszenie dotyczące deklaracji VAT powinno mieć wyższy priorytet niż prośba o zmianę szablonu księgowania, zdefiniuj kto może składać zgłoszenia – wszyscy użytkownicy czy tylko wybrane osoby kluczowe? określ format zgłoszeń, wymagane załączniki oraz czasy reakcji i odpowiedzialności zespołu wsparcia, automatyzuj procesy – przypisywanie zadań, wysyłkę powiadomień, eskalacje. rozdziel zgłoszenia na: błędy (wymagające natychmiastowego działania), pytania i potrzeby szkoleniowe (do realizacji w ramach wsparcia użytkownika). Proaktywna weryfikacja danych i raportów Nie czekaj na ostatnią chwilę z przygotowaniem dokumentacji podatkowej. Błędy w raportach to nie tylko ryzyko kar, ale również opóźnienia w procesach. Co warto zrobić z wyprzedzeniem: sprawdź kompletność i poprawność pliku JPK_V7 – zaplanuj czas na poprawki. zweryfikuj pozostałe pliki JPK, wystawiając fakturę sprzedaży po raz pierwszy – sprawdź dane na wydruku przed jej zaksięgowaniem. Środowisko testowe i aktualizacje systemu Utrzymuj środowisko testowe do weryfikacji zgłoszeń oraz testów zmian przed wdrożeniem na produkcję. Dla każdej aktualizacji systemu: zapoznaj się z listą zmian opublikowaną przez Microsoft, oceń ich wpływ na parametryzację lokalizacji polskiej, przetestuj kluczowe procesy przed uruchomieniem nowej wersji. Monitorowanie zmian prawnych System ERP musi dynamicznie dostosowywać się do zmieniającego się prawa. Dlatego: aktywnie śledź zmiany przepisów (np. KSeF, JPK_CIT, JPK_KR), angażuj zespół w identyfikację potencjalnych zmian w działaniu systemu, korzystaj z dokumentacji i wniosków z fazy analizy – to Twoja mapa drogowa. Podsumowanie Efektywna komunikacja i sprawna realizacja zgłoszeń są kluczem do sukcesu operacyjnego po wdrożeniu systemu. Dzięki temu unikasz nieporozumień, skracasz czas reakcji i budujesz zaufanie użytkowników. Rozważ zastosowanie ankiety satysfakcji użytkowników, aby zbierać informacje zwrotne i stale podnosić jakość wsparcia. Dobre zarządzanie zmianą pozwoli ograniczyć obawy użytkowników związane z nowym systemem i zapewni płynne przejście do nowego modelu pracy. >> Część 2 przeczytasz [TUTAJ] <<