Biuro-obsługi-klienta-–-czyli-co-robić_-gdy-coś-poszło-nie-tak

Biuro obsługi klienta – czyli co robić, gdy coś poszło „nie tak”?

Negatywne opinie klientów rozprzestrzeniają się w Internecie błyskawicznie. Jeżeli nie zareagujesz odpowiednio szybko, straty (wizerunku i zamówień) mogą być bolesne. Jednak kryzys to także szansa – możesz go przekuć w sukces. Pod warunkiem, że masz odpowiednie narzędzia. Biuro obsługi klienta na platformie Softlab ERP dla e-commerce pozwala błyskawicznie wykryć i efektywnie rozwiązać problemy powstające w trakcie realizacji zamówień.

Do czego potrzebne jest biuro obsługi klienta?

Obsługa większości zamówień w e-commerce przebiega bez najmniejszych problemów. Tak się dzieje wtedy, gdy towar jest na stanie, klient dokonał płatności, podał poprawny adres dostawy. Jednak przy tysiącach realizowanych zamówień zawsze znajdzie się niewielki procent takich, przy obsłudze których coś idzie nie tak, jak powinno. Wtedy do akcji wkracza biuro obsługi klienta, aby sprostać oczekiwaniom klienta czy załagodzić potencjalnie konfliktową sytuację, zanim rozwinie się w spór. Jeżeli reakcja BOKu będzie właściwa, rozczarowany klient (potencjalny autor negatywnych ocen, które zszargają opinię Twojej firmie) może stać się klientem lojalnym.

Jak usprawnić obsługę w BOK?

Biuro obsługi klienta to miejsce dialogu z klientem. Dlatego kluczem do sukcesu jest właściwie wyszkolony, doświadczony zespół. Aby zażegnać potencjalny konflikt z klientem, często wystarczy wysłuchać uważnie zastrzeżeń, przeprosić (nawet wtedy, gdy klient nie ma racji, bo z definicji zawsze ją ma), zaproponować zadośćuczynienie (bonus, zniżkę, rabat, wymianę). To proste i skuteczne metody. Pod jednym warunkiem: musisz je zastosować na czas. Szybka reakcja jest niezwykle ważna. Powstaje pytanie: jak z tysięcy zamówień wyłowić te problematyczne? Odpowiedzią na to pytanie jest automatyzacja w BOK.

Przy setkach zamówień tygodniowo tradycyjne sposoby weryfikacji poprawności danych są trudne. Przy tysiącach zamówień dziennie stają się nieskuteczne. Potrzebujesz wydajnych i bezbłędnych narzędzi (odpowiedniego oprogramowania), które przeprowadzi błyskawiczną weryfikacjęi automatycznie przekaże trudne czy odstępujące do normy przypadki do konsultantów z BOK. Taki jest właśnie cel działania modułu BOK na platformie Softlab ERP dla e-commerce.

Jak działa automatyzacja w BOK by Asseco?

Rozwiązania proponowane przez Asseco są reakcją na realne problemy rynku. Moduł BOK na platformie Softlab ERP dla e-commerce zapewnia kompleksową obsługę zamówień.

 Automatyzacja BOK obejmuje kluczowe procesy kontrolne:

  • import zamówień – moduł BOK automatycznie importuje wszystkie zamówienia napływające z wielu różnych kanałów sprzedaży (e-commerce, marketplace);
  • weryfikacja kontrahentów – jeżeli klient ma już historię w systemie, jest ona natychmiast dostępna;
  • automatyczna weryfikacja treści zamówień – algorytm sprawdza, czy dane w zamówieniu zostały poprawnie wprowadzone;
  • wychwytywanie zdublowanych kontrahentów – sytuacja może wystąpić przy sprzedaży wielokanałowej, np. na wielu platformach marketplace;
  • automatyczna weryfikacja płatności – moduł BOK sprawdza, czy klient opłacił zamówienie;
  • obsługa komentarzy – oprogramowanie nie tylko wykrywa komentarze klientów, lecz może też odróżnić te istotne (dotyczące cech towaru, np. wersji kolorystycznej) od takich, które nie modyfikują zamówienia (np. dopisek „wyślijcie szybko”) i nie wymagają skierowania do konsultanta;
  • obsługa braków towaru – weryfikacja stanów magazynowych: jeżeli brakuje towaru w magazynie, zamówienie jest automatycznie kierowane do konsultantów z BOK, którzy ustalają bezpośrednio z klientem dalsze postępowanie.

System weryfikuje też zamówienia pochodzące z zagranicy, opiewające na kwotę powyżej 15 tys. zł (limit dla transakcji gotówkowych przy sprzedaży B2B) czy z niewłaściwą formą płatności (nieakceptowaną przez firmę kurierską). Kryteria, które prowadzą do zablokowania zamówienia i przekazania go do personelu BOK, można dopasować indywidualnie do specyfiki prowadzonej działalności. Blokady można w każdej chwili włączyć lub wyłączyć, a także odpowiednio sparametryzować (uzależnić ich stosowanie od spełnienia ustalonych warunków).

Jeżeli automatyczna kontrola nie wykaże żadnych nieprawidłowości, zamówienie trafia bezpośrednio do magazynu.

Innymi słowy, automatyzacja w BOK sprawia, że obsługa poprawnie złożonych zamówień odbywa się bez udziału człowieka.

Algorytm wykonuje ogrom żmudnej i czasochłonnej pracy. Robi to błyskawicznie i bezbłędnie. To nieocenione wsparcie dla personelu BOK i realna oszczędność kosztów pracy.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Pierwszy w Polsce magazyn z robotami Skypod® już działa

Nowoczesna automatyzacja, inteligentne zarządzanie i najwyższa efektywność – tak wygląda przyszłość magazynów, a ILS Logistics właśnie ją urzeczywistniło. W Zakroczymiu powstał pierwszy w Polsce magazyn z systemem Skypod® od firmy Exotec, który radykalnie zmienia sposób kompletacji i składowania towarów. Za sukces wdrożenia odpowiadają trzy kluczowe firmy: ILS Logistics – lider logistyki w Grupie Inter Cars, który jako pierwszy wdrożył Skypod®, Asseco Business Solutions – dostawca systemu WMS i ERP, pełniącego rolę „mózgu” operacji magazynowych, A1 Sorter – polski producent automatyki magazynowej, przedstawiciel na Polskę i Europę Środkowo-Wschodnią technologii Skypod® od Exotec. Nowoczesne rozwiązanie objęło 61,5 tys. pojemników i flotę 205 autonomicznych robotów, a jego produkcyjne uruchomienie nastąpiło zgodnie z planem w III kwartale 2024 roku. To jedno z najbardziej zaawansowanych technologicznie wdrożeń w Polsce, które otwiera nowy rozdział w logistyce. Block Quote Nowoczesna technologia dla magazynu przyszłości    System Skypod® od firmy Exotec to zaawansowane rozwiązanie technologiczne, które radykalnie zwiększa efektywność magazynów. Jego kluczowym elementem są roboty, które poruszają się w trzech wymiarach, transportując towar. Dzięki temu możliwa jest znaczna oszczędność przestrzeni magazynowej, skrócenie czasu realizacji zamówień oraz eliminacja błędów kompletacyjnych. System Skypod® umożliwia składowanie towarów na regałach o wysokości nawet 12 metrów, co pozwala maksymalnie wykorzystać przestrzeń magazynową. Ponadto system osiąga techniczną wydajność 450 pików na godzinę na pojedynczej stacji, co stanowi znaczący wzrost w porównaniu z tradycyjnymi rozwiązaniami. Rozwiązanie zapewnia: kilkukrotnie większą przepustowość magazynu w porównaniu do pracy manualnej, którą zastępuje, dostarczanie towaru do stanowiska kompletacyjnego w maksymalnie 2 minuty (niezależnie od jego położenia w magazynie), łatwą rozbudowę systemu poprzez dodawanie robotów, regałów lub stanowisk kompletacyjnych bez przerywania pracy, większe bezpieczeństwo pracowników dzięki eliminacji ręcznego przenoszenia towarów i ograniczeniu ryzyka urazów Na świecie z systemu Skypod® korzystają giganci, tacy jak Decathlon, Uniqlo i Carrefour. Integracja systemów Skypod®, WMS i ERP Jednym z ważniejszych aspektów projektu była integracja systemu Skypod® z systemami WMS i ERP dostarczanymi przez Asseco Business Solutions. W systemie WMS (Warehouse Management System) od Asseco firma ILS zarządza kluczowymi danymi magazynowymi, takimi jak lokalizacja produktów, poziomy zapasów czy harmonogramy kompletacji falowej. To właśnie WMS pełni rolę centralnego koordynatora, zapewniając płynną współpracę Skypod® z innymi systemami automatyki magazynowej, takimi jak taśmociągi i sortery, dzięki czemu cały proces magazynowy działa jak jeden spójny, zintegrowany mechanizm. System WMS komunikuje się z rozwiązaniem firmy Exotec, wywołując odpowiednie towary, które roboty Skypod® dowożą wprost do pracownika magazynu kompletującego zamówienie. Z kolei system ERP (Enterprise Resource Planning) integruje dane z całej firmy, w tym zamówienia i dostawy, zapewniając pełną synchronizację procesów magazynowych i logistycznych. Płynna współpraca między tymi systemami zapewnia: Synchronizację danych w czasie rzeczywistym: Informacje o lokalizacji produktów czy zmianach w stanach magazynowych są natychmiast aktualizowane we wszystkich systemach, co eliminuje ryzyko błędów. Optymalizację procesów kompletacji zamówień: Roboty Skypod® otrzymują precyzyjne instrukcje, co pozwala na szybkie i dokładne pobieranie produktów. Zwiększenie efektywności operacyjnej: Dzięki integracji rozwiązania firmy Exotec z ERP procesy logistyczne są zsynchronizowane z innymi działaniami firmy, takimi jak sprzedaż, zaopatrzenie. Lepszą obsługę klienta: Automatyzacja i precyzja działań magazynowych skracają czas realizacji zamówień, co przekłada się na znaczne zwiększenie wydajności oraz szybkości realizacji zamówień od klientów Block Quote Block Quote Wzorzec dla przyszłych wdrożeń Sukces pierwszego w Polsce wdrożenia systemu Skypod® stanowi doskonały przykład dla innych firm, które rozważają modernizację swoich procesów logistycznych. Zarówno A1 Sorter, jak i Asseco Business Solutions udowodniły, że są liderami w swoich dziedzinach, zdolnymi do realizacji kompleksowych projektów integracyjnych. Wdrożenie robotów autonomicznych  Skypod® od Exotec nie tylko usprawnia działanie magazynu ILS, ale również wyznacza nowe standardy dla branży logistycznej w Polsce. *** Asseco Business Solutions S.A. znajduje się obecnie w czołówce polskich dostawców oprogramowania ERP i WMS. Od ponad 30 lat dostarcza przedsiębiorcom w Polsce i na świecie oprogramowanie, które wspiera prowadzenie biznesu w obszarach ERP i SFA. Firma obecna jest w 40 krajach na całym świecie i zatrudnia ponad 1 tys. pracowników. Należy do międzynarodowej Grupy Asseco. A1 Sorter to polski producent automatyki magazynowej, przedstawiciel na Polskę i Europę Środkowo-Wschodnią technologii Skypod® od Exotec. ILS Logistics to stabilny i niezawodny operator logistyczny, specjalizujący się w kompleksowych usługach logistycznych m.in. w Grupie Inter Cars. Jest liderem w branży, który świadczy wyspecjalizowane usługi dla segmentu automotive oraz systematycznie wprowadza innowacyjne rozwiązania dla Klientów z innych branż.
Pierwszy-w-Polsce-magazyn-z-robotami-Skypod®-już-działa
Logo firmy Asseco Business Solutions
zweryfikowano

4/5(1 głosy)

Asseco Business Solutions

Rozwój bez ograniczeń #genius #anywhere #paperless


Softlab ERP
+3
Lubelskie
1000 osób
Zobacz profil
Branża
Automotive, Biura rachunkowe, eCommerce, Meblarska, Metalurgiczna, Produkcyjna, Spożywcza FMCG, Transportowa
Opis
Asseco Business Solutions to jeden z czołowych dostawców systemów ERP w Polsce. Firma powstała z połączenia spółek zajmujących się rozwiązaniami IT dla przedsiębiorstw i może poszczycić się 30 latami doświadczenia....
rozwiń