Biuro obsługi klienta – czyli co robić, gdy coś poszło „nie tak”?

Systemy ERP są sercem procesów biznesowych w wielu organizacjach. Ich efektywność zależy nie tylko od zaawansowanych funkcjonalności, ale również od łatwości i intuicyjności obsługi. Niestety, wiele rozwiązań ERP boryka się z problemami w zakresie UX (User Experience), co obniża komfort pracy użytkowników i negatywnie wpływa na ich produktywność. W tym artykule przedstawiamy 5 największych bolączek UX w systemach ERP oraz sposoby, w jakie rozwiązaliśmy te wyzwania. Przeładowany interfejs Problem: Systemy ERP często przytłaczają użytkowników nadmiarem informacji. Rozbudowane menu, gęste tabele i zbyt wiele widocznych funkcji na pierwszy rzut oka utrudniają szybkie odnalezienie potrzebnych informacji. Nasze rozwiązanie: Wdrożyliśmy adaptacyjny interfejs, który korzysta zarówno ze statystyk użytkowania, jak i sztucznej inteligencji. Nasz system analizuje zachowania użytkowników i automatycznie dostosowuje widok, eksponując najczęściej używane funkcje, a rzadziej wykorzystywane elementy ukrywa w rozwijanych menu. Dodatkowo zapewniliśmy wszechstronne możliwości personalizacji: personalizacja układu interfejsu, możliwość wyboru widocznych funkcji, opcje dostosowania motywów kolorystycznych do preferencji użytkownika. Efekt? Mniej chaosu, większa efektywność pracy i bardziej przejrzysty interfejs dostosowany do potrzeb użytkownika. Brak intuicyjnej nawigacji Problem: Zawiłe struktury menu, niespójne ścieżki nawigacyjne i brak wyraźnych wskazówek sprawiają, że użytkownicy tracą czas na poszukiwanie potrzebnych funkcji. Nasze rozwiązanie: Usprawniliśmy nawigację, wprowadzając: możliwość wyszukiwania w menu, dodawanie najczęściej używanych funkcji do ulubionych, szybki dostęp do ostatnio otwieranych elementów, Ponadto stosujemy grupujące ikony z odpowiednimi symbolami, które pomagają użytkownikom łatwiej zrozumieć funkcjonalności i ich lokalizację. Te zmiany znacząco skróciły czas potrzebny na odnalezienie potrzebnych funkcji i poprawiły komfort użytkowania. Nieczytelna prezentacja danych Problem: Systemy ERP operują dużą ilością danych, ale ich prezentacja często jest chaotyczna. Nadmiar tekstu, brak wyróżnienia kluczowych informacji oraz niespójne formatowanie utrudniają analizę i podejmowanie decyzji. Nasze rozwiązanie: Postawiliśmy na czytelność i interaktywność, wprowadzając: różnorodne formy prezentacji danych, takie jak wykresy, diagramy czy panele interaktywne, inteligentne tabele, które eksponują dane reprezentatywne, a dane mniej istotne informacje umieszczane są w zintegrowanych sekcjach dostępnych na żądanie, możliwość dostosowania formatowania według preferencji użytkownika. Taki sposób prezentacji danych nie tylko upraszcza analizę, ale także przyspiesza podejmowanie decyzji biznesowych umożliwiając użytkownikom szybko znaleźć kluczowe informacje, jednocześnie zachowując pełen dostęp do szczegółowych danych. Brak personalizacji Problem: Użytkownicy ERP pełnią różne role w organizacjach i mają odmienne potrzeby, jednak wiele systemów oferuje jeden uniwersalny interfejs. Takie podejście ignoruje specyfikę pracy poszczególnych użytkowników i utrudnia efektywne korzystanie z systemu. Nasze rozwiązanie: Zapewniamy wielopoziomową samodzielną personalizację interfejsu, obejmującą: możliwość dostosowania układu interfejsu, wybór widocznych funkcji i narzędzi, opcję zmiany motywów kolorystycznych, automatyczne dostosowanie ustawień interfejsu do ról i zadań użytkownika. Dzięki tym funkcjom użytkownicy mogą korzystać z systemu idealnie dopasowanego do swoich obowiązków i preferencji, co znacznie zwiększa ich komfort pracy oraz pozwala zwiększyć efektywność działań i szybciej osiągać założone cele. Niewystarczające testy z użytkownikami Problem: Systemy ERP często projektowane są bez odpowiedniego uwzględnienia opinii końcowych użytkowników. W rezultacie wdrażane rozwiązania nie zawsze odpowiadają na ich rzeczywiste potrzeby. Nasze rozwiązanie: Stawiamy na ciągłą współpracę z użytkownikami, realizowaną poprzez: regularne rozmowy z klientami, prowadzone przez dedykowanego badacza UX, zbieranie opinii za pomocą ankiet, testów użyteczności oraz analiz statystycznych, iteracyjne doskonalenie systemu na podstawie zebranych danych. Dzięki takiemu podejściu tworzymy rozwiązania, które rzeczywiście odpowiadają na potrzeby naszych klientów. Podsumowanie Rozwiązanie największych bolączek UX w systemach ERP wymaga ciągłej pracy, innowacyjności oraz wsłuchiwania się w potrzeby użytkowników. Dzięki naszym działaniom, takim jak: adaptacyjny interfejs, zaawansowana nawigacja, inteligentna prezentacja danych, wielopoziomowa personalizacja, ścisła współpraca z użytkownikami, oferujemy systemy, które nie tylko odpowiadają na oczekiwania, ale także je przewyższają. Inwestując w doskonały UX inwestujemy w sukces naszych klientów, a jednocześnie budujemy swoją przewagę na rynku. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach systemów ERP by Asseco, zapraszamy do kontaktu!