Co to jest system OMS i w jaki sposób usprawnia pracę

System OMS to skrót od order management system - czyli oprogramowanie do zarządzania sprzedażą internetową. System, którego zadaniem jest pobieranie zamówień klientów z wielu miejsc sprzedaży (sklep internetowy, allegro, Erli, Amazon etc.) i procesowanie ich w jednym ustalonym workflow.

W zależności od systemu może on być mniej lub bardziej rozbudowany a w zasadzie modułowy. Jeśli za punkt odniesienia weźmiemy Baselinkera to mamy obszary takie jak:

• pobieranie zamówień
• wystawianie ofert sprzedaży
• automatyzacje
• kompletowanie i pakowanie
• tworzenie i drukowanie listów przewozowych
• integracje z systemami ERP
• API umożliwiające pobieranie i przesyłanie danych dwukierunkowo
• integracje z hurtowniami (pobieranie ofert, cen sprzedaży, wysyłanie zamówień)

Omówmy zatem po kolei każdy z tych obszarów

Nie ulega wątpliwości że zespół obsługi klienta potrzebuje jednego miejsca (systemu) w którym ma wgląd w wszystkie zamówienia klientów i podczas rozmów z z nimi  nie musi się przełączać między system ERP, zaplecze sklepu internetowego czy konto na allegro. W kolejnym kroku istotne jest aby każde zamówienie było procesowane dokładnie w taki sam sposób. Po pobraniu zamówienia w zależności od potrzeb i systemu mam również informacje dodatkowe takie jak:

• historia płatności zamówienia
• ilość dni na nadanie przesyłki i dostarczenie zamówienia (dostępne np. przez API z allegro i szczególnie istotne dla sprzedających na marketplace-ach)
• uwagi klienta do zamówienia
• status zamówienia
• historia wykonanych akcji automatycznych
• podgląd statusu przesyłki u kuriera (paczka nadana, w drodze, w doręczeniu, awizowana, doręczona itd.)
• dodatkowe informacje w tzw. polach dodatkowych do zamówienia

W procesie może być też istotna funkcja rozdzielania i scalania zamówień, np. z uwagi na gabaryty przesyłek, miejsce nadania przesyłek (np. część towaru jest nadawana z magazynu własnego a część z fulfillment).

Zdarza się, że dla sklepów internetowych Open Source takich jak Magento czy PrestaShop producenci systemów OMS zapewniają dodatkowe moduły, które umożliwiają rozszerzenie API sklepu internetowego i przekazywanie informacji dodatkowych takich jak punkty odbioru przesyłek z modułów kurierskich (np. od sensbit), dodatkowe informacje o wariantach w zamówieniu czy płatności za zamówienie.

Nie ulega wątpliwości, że jedno miejsce z którego można szybko wystawić oferty na allegro, Empik, czy inny marketplace jest wygodne. Szereg udogodnień w postaci mapowanie kategorii, domyślnych parametrów dla ofert, mapowania parametrów produktów na parametry ofert w marketplace przyspiesza pracę. Dodatkowo moduły AI wspierające tworzenie opisów czy tytułów obniżają koszty pracy nad zbudowaniem atrakcyjnej oferty sprzedaży.

Początkujący Sprzedawcy nastawieni na model dropshippingu docenią integracje z hurtowniami skąd mogą automatycznie pobierać oferty, aktualizować stany magazynowe czy wysyłać swoje zamówienia klientów do realizacji z magazynu hurtowni. Osobiście nie jestem zwolennikiem tego nie skalowalnego modelu biznesowego natomiast są klienci, którzy nie wyobrażają sobie systemu OMS bez integracji z hurtownią.

Po wystawieniu ofert istotna rolę odgrywa zarządzanie nimi i śledzenie błędów stąd też systemy OMS mają dostępne na swoim interfejsie akcje masowe oraz rozbudowane filtry. Najbardziej popularna akcja masowa to np. połącz oferty w wielowariantowość allegro, zmień cenę, połącz oferty z produktami z magazynu czy wystaw ofertę na nowym koncie (duplikuj). Z filtrów będą to np. pokaż aukcje z błędami czy wyłączona synchronizacja stanów magazynowych lub oferty nie powiązane z produktami w magazynie.

To chyba “serce” systemu OMS gdzie oszczędzamy najwięcej czasu na eliminację powtarzalnych czynności. W zależności od dostępnych opcji w danym systemie OMS możemy wdrożyć np.:

• jeżeli istnieje zwrot z allegro to wyślij formularz o zwrot prowizji
• jeśli zamówienie jest w statusie nie opłacone przez co najmniej 3 dni robocze to zmień status na anulowane a jeżeli jest jeszcze z allegro to wyślij formularz o zwrot prowizji
• jeśli do zamówienia istnieje dokument sprzedaży i jest to faktura i zamówienie jest z allegro to wyślij fakturę w PDF do allegro
• jeżeli status przesyłki u kuriera to odebrana i zamówienie nie pochodzi z marketplace to wyślij e-mail do klienta
• jeżeli zamówienie jest opłacone lub za pobraniem to zmień status na “do pobrania do ERP”
• jeżeli istnieją uwagi do zamówienia od klienta i zamówienie jest opłacone lub za pobraniem to zmień status na do wyjaśnienia w BOK
• jeżeli zamówienie spakował pracownik Jan Kowalski to zmodyfikuj zamówienie i dodaj w pole własne Magazynier wartość Jan Kowalski
• jeżeli zamówienie jest z allegro i czas do wysyłki jest ujemny to wyślij e-mail do klienta (szablon: przepraszamy za opóźnienie)
• jeżeli powstała przesyłka do zamówienia to wydrukuj etykietę na drukarce termicznej przypisanej do profilu pracownika
• jeżeli przesyłka u kuriera zmieniła status na awizo lub problem z doręczeniem to wyślij wiadomość na slack do zespołu

Przykładów można oczywiście mnożyć. Każda firma jest inna. Powyższe automatyzacje są tylko pokazem możliwości jakie daje nam system OMS a tak naprawdę pozwala skalować biznes bo wzrost ilości zamówień to wzrost ryzyka błędów oraz nakładu pracy jeśli nie automatyzujemy swoich procesów.

Kompletowanie i pakowanie

Istotny moduł w procesie obsługi zamówienia. Klienci szukający alernatywy na Base (dawniej Baselinker) często pytają o asystenta pakowania, który na specjalnym ekranie wyglądającym jako dobry system POS pozwala skanować lub wpisywać ilości do spakowanych produktów, grupować zamówienia wg. lokalizacji, nazwy czy innych warunków. W przypadku OMS IDEAerp klienci otrzymują rozbudowany moduł WMS, który ma jeszcze więcej możliwości i funkcjonalności w tym natywną aplikację na kolektory dostępną w kilku wersjach językowych.

Funkcjonalność powiązana z modułem kompletowania i pakowania. Chyba nikt już dzisiaj nie wyobraża sobie, że musi logować się do konta przewoźnika i ręcznie przepisywać dane do wysyłki a potem pobierać etykiety w pdf i drukować na drukarce. Na takim manualnym procesie można tracić wiele godzin pracy. Załóżmy, że mamy dziennie 300 zamówień i stworzenie listu i jego wydrukowanie zajmuje minutę to przekłada się to automatycznie na 300 minut czyli 5 godzin pracy dziennie co daje 0,6 etatu a to może nas kosztować nawet kilka tys. złotych miesięcznie. A co w sytuacji gdy przesyłek jest dziennie 500 lub 2 000 ?

Częstym problemem w kompletacji jest wielopaczkowość i manualna obsługa procesu. W przypadku PowerHub mamy funkcjonalność szablonów przesyłek, które możemy szybko wybrać z poziomu edycji zamówienia i praktycznie od ręki nadać list przewozowy z 2,3, czy 4 paczkami.

Klienci, którzy prowadzą gospodarkę magazynową i/lub sprzedaż stacjonarną najczęściej mają w firmie Subiekt GT a co za tym idzie przechowują w nim informacje o dostępnych stanach magazynowych i wystawiają dokumenty sprzedaży. W takiej sytuacji częstym pytaniem jest czy dany system OMS ma integrację z Subiekt GT, Nexo PRO, Comarch Optima, Enova czy inne rozwiązanie klasy ERP. Dostawcami integracji z ERP są najczęściej firmy zewnętrzne (integratorzy), którzy wyspecjalizowali się w łączeniu systemów ze sobą do przesyłania dwukierunkowo danych. Aktualnym i chyba największym dostawcą integracji jest RTnet czyli integratory.pl. W przypadku Baselinkera (Base) był/ jest to Sellintegro. Co warto podkreślić IDEAerp ma własną integrację z Subiekt GT i od kwietnia 2025 Nexo PRO co nie wiążę się z dodatkowymi kosztami.

Klienci z systemami ERP potrzebują integrację z OMS dlatego często pada pytanie o API i dostępną dokumentację. Producenci systemów OMS inspirowali się tym co oferował i dalej oferuje API Baselinker traktując tą dokumentację jako pewnego rodzaju “punkt odniesienia” (skoro z Base korzystało prawdopodobnie 90% sprzedawców internetowych to po co wymyślać koło na nowo ?).

Oczywiście z API korzystają też niektórzy producenci systemów ERP pod kątem tworzenia etykiet logistycznych (np. Iluo integruje się z Baselinker aby tworzyć etykiety - Base zdejmuje z nich “ciężar” pisania integracji do wszystkich kurierów i pilnowania czy API danego kuriera się nie zmieniło i nadal działa).

Najczęściej API powinno pozwalać na:

• zmianę statusu zamówienia
• zmianę dostępnego stanu magazynowego
• zmianę ceny sprzedaży
• dodanie dokumentu sprzedaży w formacie PDF
• dodawanie produktów
• dodawanie zamówień
• aktualizację zamówień
• tworzenie listów przewozowych
• pobieranie etykiet logistycznych
• zmianę ilości zapytań na minutę (dla dużych projektów > 500 na minutę)

Obszar głównie skierowany do sprzedawców w modelu dropshippingu gdzie bez konieczności zakupu towaru na swój magazyn a co za tym idzie kompletowaniu i pakowaniu produktu prowadzimy aktywną sprzedaż. Moje stanowisko do tego modelu biznesowego nie zmieniło się i gdy widzę system OMS z szeregiem integracji z hurtowniami (pomijam system Base) przeglądając kolejne funkcjonalności i widząc ich poziom zaawansowania widzę wyraźnie, że system nie poradzi sobie z dużym e-commerce bo celowo dostarcza funkcjonalności wystarczające sprzedawcom w dropshippingu.

Zasługuje tu jednak na uwagę i podkreślenie fakt, że rozwiązanie baselinker connect wykorzystywane do wymiany danych pomiędzy producentem/ hurtownią a jego/ich klientami a nawet pomiędzy 2 firmami działającymi w ramach jednej grupy kapitałowej jest bardzo praktyczne a nie dostępne w alternatywach dla Baselinker (base). Jednym z rozwiązań alternatywnych jest integracja po API (rzadko efektywna kosztowo) lub eksport zamówień i dopasowanie pliku importu danych do konkretnego systemu OMS.

Dobrze wybrany i wdrożony system OMS przyniesie nam optymalizację czasu pracy na powtarzalnych czynnościach oraz ustandaryzuje sposób procesowania zamówień. Moment automatyzacji i standaryzacji jest albo na początku uruchomienia sprzedaży internetowej lub w sytuacji gdy dalsze skalowanie sprzedaży pogłębia chaos operacyjny firmy lub drenuje koszty prowadzenia działalności. 

Wychodząc naprzeciw potrzebie porównania, przetestowania i wybrania systemu dla siebie przygotowaliśmy ranking i recenzje alternatyw do Baselinekra (Basepa) dostępnego pod linkiem: https://lampart.expert/ranking-alternatyw-dla-baselinkera/