Czy na pewno wiesz, ile kosztuje Twój sklep e-Commerce?

Korzystanie z platformy e-commerce z zestawem niezbędnych funkcji generuje wiele kosztów, które na pierwszy rzut oka mogą być niewidoczne. O całkowitych wydatkach ponoszonych w trakcie prowadzenia sklepu internetowego decyduje dużo nieoczywistych czynników. Warto zatem zadać sobie pytanie, jaka jest rzeczywista cena, jaką płacicie za obsługę swojego biznesu na rynku e-commerce. Co więcej – wybór platformy do prowadzenia sklepu online bezpośrednio zadecyduje o tym, ile nakładów finansowych będziecie musieli wykorzystać później do jego utrzymania.

Czas wdrożenia platformy e-commerce a koszty

Niezwykle istotną rolę odgrywa czas uruchomienia witryny sprzedażowej. Wdrożenie niektórych bardziej zaawansowanych systemów może zająć nawet lata, a najczęściej dla średniej wielkości sklepu jest to przedział 6-9 miesięcy (razem z makietami, grafiką, testami). W tym czasie może wydarzyć się naprawdę wiele. W szczególności, jeżeli czas wdrożenia się opóźni, co w świecie IT jest częstą sytuacją. Na przykład często dochodzi do konieczności poniesienia dodatkowych opłat licencyjnych powiązanych z wykorzystywanym dotąd oprogramowaniem, choć plan nie zakładał takiej sytuacji. Ponadto przeciągająca się implementacja systemu, oznacza konieczność przeprowadzania aktualizacji starego systemu i de facto, koszty sklepu internetowego zaczynają rosnąć, wbrew założonej koncepcji budżetowej.

Rodzaje licencji platform e-commerce

Nabycie dostępu do płatnej wersji platformy z pełnym pakietem funkcjonalności może odbywać się na kilka sposobów. Najpopularniejsze rozwiązania to:

• jednorazowy wykup (np. w Shopware) – licencję na oprogramowanie kupuje się tylko raz – na początku;
• cykliczne opłaty co miesiąc (np. w Shopify, Big Commerce) lub co rok (np. Magento Commerce);
• oddawanie określonego procentu od osiąganej sprzedaży (np. w Shopify).

Niezależnie od wybranego wariantu, musicie wziąć pod uwagę całkowity koszt tych licencji na przestrzeni kilku lat, żeby zrozumieć, ile Wasza platforma będzie Was kosztowała. Zakup jednorazowy może się wydawać pozornie drogi, ale po przeliczeniu przez 5 lat korzystania z danej platformy, płatności cykliczne sumują się do wielokrotności tej sumy.

 Kontrola jakości i bezpieczeństwa oprogramowania sklepu – ograniczenie niespodziewanych wydatków 

W każdym przypadku oprogramowanie sklepu wymaga stałej kontroli. Niezależnie od platformy. Regularne sprawdzanie prawidłowego funkcjonowania poszczególnych elementów zapewnia możliwość wyłapania kosztowych błędów, a także zapewnienie bezpieczeństwa systemu.

Każdy szanujący się system e-commerce jest też stale weryfikowany i usprawniany przez producenta. Regularnie publikowane są aktualizacje i paczki bezpieczeństwa. Dzięki temu nie musicie martwić się o ew. ataki, a Wasza platforma zdobywa coraz to nowsze funkcje. Trzeba jednak pamiętać, że te zmiany są publikowane w cyklach. W przypadku Shopware, jest to około pół roku na duże zmiany (tzw. Major updates) i około miesiąca na małe (tzw. Minor updates).  Każda platforma robi to jednak w innym tempie i warto sprawdzić te wartości, ponieważ jeżeli taka zmiana nastąpi w trakcie wdrożenia Waszego sklepu – konieczne będą dodatkowe dni robocze programisty, żeby ją zaktualizować.

Utrzymanie i wsparcie platformy e-commerce

Nie wszyscy zdają sobie sprawę z faktu, że obsługa sklepu internetowego każdego roku niesie za sobą coraz wyższe wydatki. Stale rośnie koszt zatrudniania programistów i postępuje inflacja. Za bieżące utrzymanie zaimplementowanego systemu e-commerce oraz jego wsparcie trzeba płacić niemałe kwoty. Szczególnie wtedy, gdy stosujecie rozwiązanie klasy Enterprise (np. Salesforce lub SAP Hybris), gdzie stawka godzinowa programisty potrafi być kilkukrotnie większa niż w innych platformach. Niezależnie od platformy musicie założyć comiesięczny budżet na wsparcie agencji / programisty. Zależeć od platformy będzie jednak ilość tych godzin – od kilku do kilkudziesięciu miesięcznie. Warto zapytać firmę wdrożeniową o to ile takich godzin będzie cyklicznie potrzebne zanim podpiszecie umowę na wdrożenie.

Nauka platformy e-commerce – konsekwencje finansowe

Po zakupie licencji na dany system sprzedażowy zachodzi konieczność poznania jego kluczowych funkcji oraz ich wykorzystania w praktyce. Konieczne więc będzie szkolenie, ale nawet to czasami nie obroni Was przed koniecznością korzystania z pomocy z zewnątrz. Niektóre systemy są zaprojektowane w intuicyjny sposób i szybko będziecie w stanie sami zarządzać w pełni sklepem. Niektóre jednak zawierają tysiące małych funkcji i przełączników, a zmiana jednego ustawienia powoduje problemy w innym miejscu. Prowadzi to później do nieprawidłowego edytowania ustawień i w konsekwencji wywołuje różnego rodzaju awarie i błedy, które należy niezwłocznie naprawić, aby uniknąć utraty potencjalnych zamówień.

Warto zastanowić się, czy panel administracyjny (z którego będziesz codziennie korzystał) jest przejrzysty i czy sam będziesz w stanie zrozumieć, jak pewne rzeczy zrobić. Pozwoli Ci to zaoszczędzić niemałe kwoty na konsultacjach z agencją wdrożeniową.

Koszty platformy e-commerce w wieloletniej perspektywie

Wydaje się, że wszystkie platformy e-commerce generują bardzo zbliżone wydatki, lecz to tylko złudzenie. W zależności od skali Waszego projektu to mogą nawet być różnice liczone w milionach. Sam koszt wdrożenia to tylko mała składowa i to cykliczne koszty mają największy wpływ na koszt. Zawsze powinniście patrzeć na tę kwestię w perspektywie wieloletniej, jeśli chcecie porównać koszty wdrożenia na różnych platformach. Najczęściej osoby zakładające własny sklep internetowy biorą pod uwagę jedynie nakłady na zakup licencji (zazwyczaj biorą pod uwagę błędnie tylko pierwszy rok) oraz wdrożenie danego systemu sprzedażowego. Tymczasem należy jeszcze uwzględnić hosting witryny, zainstalowanie i zakup modułów, a także utrzymanie i wsparcie.

Nagle początkowo proste kalkulacje zamieniają się w skomplikowane wyliczenia obejmujące dużo danych. Nie jesteście w stanie przewidzieć wszystkiego, ale możecie łatwo poznać orientacyjne koszty wdrożenia i prowadzenia sklepu internetowego w perspektywie kilku lat. Dopiero wtedy możecie stwierdzić, która platforma stanowi ekonomiczniejszą opcję i która jest dla Was najlepsza.

Wybór architektury – SaaS czy Open-Source? 

Wybór rodzaju platformy zależy głównie od zysków osiąganych ze sprzedaży produktów. Zasadniczo w przypadku małych sklepów z rocznym przychodem sięgającym maksymalnie 8 mln PLN najlepiej sprawdzają się rozwiązania Software as a Service (chyba, że planujesz bardzo szybki wzrost). Oznacza to, że otrzymujecie dostęp do systemu e-commerce w formie kompleksowej usługi, dzięki czemu nie musicie martwić się instalacją, aktualizowaniem, hostingiem czy naprawą usterek technicznych – dostawca przejmuje te obowiązki. Zazwyczaj wiąże się to z miesięcznymi opłatami oraz pobierany jest procent od sprzedaży. Przy małej skali nie boli to tak bardzo.

Dla średnich oraz dużych przedsiębiorstw platforma SaaS nie stanowi już tak korzystnej opcji. Zdecydowanie lepiej sprawdzi się u nich otwarte oprogramowanie o elastycznym charakterze dostosowanym do konkretnych wymagań. Tutaj w zależności od platformy będzie to darmowe oprogramowanie, jednorazowa opłata lub cykliczna opłata (co miesiąc/co rok). W tym ostatnim przypadku warto zastanowić się, czy nie grozi nam zwiększenie opłat np. w przeciągu 2 lat, po przekroczeniu pewnego pułapu cenowego.

W perspektywie kilku lat działalności wybranie właściwej platformy sklepowej pozwala zaoszczędzić nawet kilka milionów złotych, a zatem naprawdę sporo. Powinniście rozważyć wszystkie argumenty za i przeciw zastosowaniu konkretnej technologii, zanim podejmiecie ostateczną decyzję. Co ciekawe – platforma, która będzie najlepsza dla małego sklepu, może się okazać najdroższa dla większego sklepu.