Dlaczego-nie-warto-czekać-na-ostatnią-chwilę-z-testowaniem-wysyłki-faktur-do-KSeF

Dlaczego nie warto czekać na ostatnią chwilę z testowaniem wysyłki faktur do KSeF?

Obowiązek korzystania z KSeF zbliża się wielkimi krokami. Za niespełna rok każdy przedsiębiorca będzie zobligowany do stosowania KSeF, zaś niedopełnienie tego obowiązku będzie skutkować nałożeniem na niego kary. Biorąc pod uwagę wielość i różnorodność działań, jakie firma powinna podjąć, aby rzetelnie przygotować się na te skądinąd rewolucyjne zmiany w ewidencjonowaniu obrotu gospodarczego, zachęcamy do rozpoczęcia przygotowań do wdrożenia KSeF w Państwa organizacji już dziś i wyjaśniamy, krok po kroku, jak się za nie zabrać.

Środowisko testowe vs środowisko produkcyjne

Zanim przejdziemy do części praktycznej, kilka istotnych definicji, które pozwolą zrozumieć i usystematyzować wiedzę dotyczącą zasobów niezbędnych do uruchomienia KSeF.

Co udostępnia w KSeF Ministerstwo Finansów?

Aktualnie Ministerstwo Finansów udostępnia dwie wersje KSeF, z których można korzystać: wersje testowe i wersję produkcyjną:

  • Wersja testowa służy do testów, jest to wersja, która pozwala zapoznać się z funkcjonalnościami KSeF oraz ćwiczyć jego obsługę przed obligatoryjnym wprowadzeniem tego obowiązku. Strefa testowa jest bardzo istotna dla firm, które będą wystawiać faktury w KSeF. W ramach środowisk testowych KSeF są dostępne:
    • środowisko demo (przedprodukcyjne) oraz
    • środowisko testowe.

    Dokumenty przesyłane do KSeF na środowiska testowe nie wywierają żadnych skutków podatkowych i po pewnym czasie zostaną z tych środowisk usunięte.

  • Na wersję produkcyjną KSeF można już teraz dobrowolnie wysyłać i odbierać faktury. Wysłanie faktury na to środowisko powoduje określone skutki fiskalne.

Krótki opis środowisk testowych jest dostępny na stronach Ministerstwa Finansów.

Jak można korzystać ze środowiska testowego?

Z założenia środowisko demo i środowisko testowe są do siebie podobne – pozwalają na testy. Zarówno końcowym użytkownikom, jak i programistom. Występują jednak pewne różnice, przede wszystkim w sposobach uwierzytelniania się w każdym z tych środowisk.

  • Środowisko demo opiera się o faktyczne dane uwierzytelniające zgodne z rejestrem informacji o właścicielach firm. W celu zalogowania się do usługi konieczne jest posiadanie faktycznych uprawnień, analogicznych jak dla środowiska produkcyjnego.
  • Środowisko testowe wymaga innego uwierzytelniania, podanie NIP pozwala na pełen dostęp do danych: do faktur sprzedażowych i zakupowych oraz do konfiguracji.

Ministerstwo Finansów zaleca, aby w trakcie testów, zarówno w środowisku testowym, jak i demo, używać zanonimizowanych dokumentów.

Jak przygotować się do testowania KSeF?

Przygotowanie do testów powinno odbyć się w kilku krokach:

  1. Uzyskanie dostępu do KSeF. O tym, jak uzyskać dostęp do KSeF, pisaliśmy już w artykule Czy moja firma potrzebuje zgłoszenia do KSeF?
  2. Ustalenie wszystkich ważnych kwestii dotyczących uruchomienia KSeF, czyli konsultacje z zespołem wdrożeniowym Asseco BS, z którym na bieżąco Państwo współpracują.
  3. Przygotowanie systemu ERP oraz uruchomienie usług Businesslink i Businesscheck (ich wdrożeniem zajmuje się Asseco BS).
  4. Nadanie uprawnień dla użytkowników i właściwych słowników – proponujemy, aby ten krok zrealizować wspólnie.

Wykonanie powyższych kroków pozwoli uruchomić testy KSeF wykorzystujące środowiska testowe KSeF, bez potrzeby przekazywania dokumentów do systemu MF.

W komputerowej bazie danych termin słowniki oznacza specjalne tabele lub listy, które zawierają zestaw wartości. Te wartości mogą być wykorzystane w innych tabelach lub listach w bazie danych. Słowniki ułatwiają zachowanie spójności i pomagają we wprowadzaniu danych: zamiast wpisywać dane ręcznie, można je wybrać z listy.

Sprawdź faktury! Businesscheck

Proponujemy korzystanie z naszej nowej usługi Businesscheck. Struktura XML, w jakiej są zapisywane dane faktury, umożliwia zautomatyzowanie merytorycznej kontroli wystawianych i odbieranych dokumentów. Zawartość pliku XML można automatycznie przeanalizować przed wysłaniem do KSeF i znaleźć ewentualne niezgodności, zanim zrobi to Krajowa Administracja Skarbowa.

Businesscheck może zweryfikować zawartość merytoryczną faktur i kompletność danych:

  • pozwoli Państwu zweryfikować dokumenty historyczne pod kątem zgodności formatu KSeF oraz
  • na podstawie udostępnionych formuł kontrolnych na bieżąco (jeszcze przed przekazaniem faktury do KSeF) sprawdzi zgodność dokumentu z przepisami ustawy o VAT.
Businesscheck to narzędzie analityczne Asseco Business Solutions, które automatyzuje merytoryczną kontrolę e-faktur.

Czy warto robić testy na ostatni dzwonek?

Każda organizacja musi sama odpowiedzieć sobie na to pytanie. Jako dostawca oprogramowania ERP stanowczo rekomendujemy, aby testy rozpocząć już teraz.

Testy to pierwszy etap weryfikacji gotowości systemu i całej organizacji na obsługę obowiązkowego KSeF. Testowanie funkcjonalności pozwoli m.in. zweryfikować procesy obsługi faktur i dokumentów z nimi powiązanych.

Ostatni krok to decyzja o rozpoczęciu korzystania z KSeF. Warto sprawdzić, jak działa wysyłanie i odbieranie dokumentów z KSeF, zanim stanie się to obligatoryjne. Przeprowadzone testy pozwolą bezpiecznie uruchomić komunikację z KSeF dla wersji produkcyjnej systemu w Państwa firmie i zminimalizować ryzyko wystąpienia błędów i problemów w przyszłości.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Pierwszy w Polsce magazyn z robotami Skypod® już działa

Nowoczesna automatyzacja, inteligentne zarządzanie i najwyższa efektywność – tak wygląda przyszłość magazynów, a ILS Logistics właśnie ją urzeczywistniło. W Zakroczymiu powstał pierwszy w Polsce magazyn z systemem Skypod® od firmy Exotec, który radykalnie zmienia sposób kompletacji i składowania towarów. Za sukces wdrożenia odpowiadają trzy kluczowe firmy: ILS Logistics – lider logistyki w Grupie Inter Cars, który jako pierwszy wdrożył Skypod®, Asseco Business Solutions – dostawca systemu WMS i ERP, pełniącego rolę „mózgu” operacji magazynowych, A1 Sorter – polski producent automatyki magazynowej, przedstawiciel na Polskę i Europę Środkowo-Wschodnią technologii Skypod® od Exotec. Nowoczesne rozwiązanie objęło 61,5 tys. pojemników i flotę 205 autonomicznych robotów, a jego produkcyjne uruchomienie nastąpiło zgodnie z planem w III kwartale 2024 roku. To jedno z najbardziej zaawansowanych technologicznie wdrożeń w Polsce, które otwiera nowy rozdział w logistyce. Block Quote Nowoczesna technologia dla magazynu przyszłości    System Skypod® od firmy Exotec to zaawansowane rozwiązanie technologiczne, które radykalnie zwiększa efektywność magazynów. Jego kluczowym elementem są roboty, które poruszają się w trzech wymiarach, transportując towar. Dzięki temu możliwa jest znaczna oszczędność przestrzeni magazynowej, skrócenie czasu realizacji zamówień oraz eliminacja błędów kompletacyjnych. System Skypod® umożliwia składowanie towarów na regałach o wysokości nawet 12 metrów, co pozwala maksymalnie wykorzystać przestrzeń magazynową. Ponadto system osiąga techniczną wydajność 450 pików na godzinę na pojedynczej stacji, co stanowi znaczący wzrost w porównaniu z tradycyjnymi rozwiązaniami. Rozwiązanie zapewnia: kilkukrotnie większą przepustowość magazynu w porównaniu do pracy manualnej, którą zastępuje, dostarczanie towaru do stanowiska kompletacyjnego w maksymalnie 2 minuty (niezależnie od jego położenia w magazynie), łatwą rozbudowę systemu poprzez dodawanie robotów, regałów lub stanowisk kompletacyjnych bez przerywania pracy, większe bezpieczeństwo pracowników dzięki eliminacji ręcznego przenoszenia towarów i ograniczeniu ryzyka urazów Na świecie z systemu Skypod® korzystają giganci, tacy jak Decathlon, Uniqlo i Carrefour. Integracja systemów Skypod®, WMS i ERP Jednym z ważniejszych aspektów projektu była integracja systemu Skypod® z systemami WMS i ERP dostarczanymi przez Asseco Business Solutions. W systemie WMS (Warehouse Management System) od Asseco firma ILS zarządza kluczowymi danymi magazynowymi, takimi jak lokalizacja produktów, poziomy zapasów czy harmonogramy kompletacji falowej. To właśnie WMS pełni rolę centralnego koordynatora, zapewniając płynną współpracę Skypod® z innymi systemami automatyki magazynowej, takimi jak taśmociągi i sortery, dzięki czemu cały proces magazynowy działa jak jeden spójny, zintegrowany mechanizm. System WMS komunikuje się z rozwiązaniem firmy Exotec, wywołując odpowiednie towary, które roboty Skypod® dowożą wprost do pracownika magazynu kompletującego zamówienie. Z kolei system ERP (Enterprise Resource Planning) integruje dane z całej firmy, w tym zamówienia i dostawy, zapewniając pełną synchronizację procesów magazynowych i logistycznych. Płynna współpraca między tymi systemami zapewnia: Synchronizację danych w czasie rzeczywistym: Informacje o lokalizacji produktów czy zmianach w stanach magazynowych są natychmiast aktualizowane we wszystkich systemach, co eliminuje ryzyko błędów. Optymalizację procesów kompletacji zamówień: Roboty Skypod® otrzymują precyzyjne instrukcje, co pozwala na szybkie i dokładne pobieranie produktów. Zwiększenie efektywności operacyjnej: Dzięki integracji rozwiązania firmy Exotec z ERP procesy logistyczne są zsynchronizowane z innymi działaniami firmy, takimi jak sprzedaż, zaopatrzenie. Lepszą obsługę klienta: Automatyzacja i precyzja działań magazynowych skracają czas realizacji zamówień, co przekłada się na znaczne zwiększenie wydajności oraz szybkości realizacji zamówień od klientów Block Quote Block Quote Wzorzec dla przyszłych wdrożeń Sukces pierwszego w Polsce wdrożenia systemu Skypod® stanowi doskonały przykład dla innych firm, które rozważają modernizację swoich procesów logistycznych. Zarówno A1 Sorter, jak i Asseco Business Solutions udowodniły, że są liderami w swoich dziedzinach, zdolnymi do realizacji kompleksowych projektów integracyjnych. Wdrożenie robotów autonomicznych  Skypod® od Exotec nie tylko usprawnia działanie magazynu ILS, ale również wyznacza nowe standardy dla branży logistycznej w Polsce. *** Asseco Business Solutions S.A. znajduje się obecnie w czołówce polskich dostawców oprogramowania ERP i WMS. Od ponad 30 lat dostarcza przedsiębiorcom w Polsce i na świecie oprogramowanie, które wspiera prowadzenie biznesu w obszarach ERP i SFA. Firma obecna jest w 40 krajach na całym świecie i zatrudnia ponad 1 tys. pracowników. Należy do międzynarodowej Grupy Asseco. A1 Sorter to polski producent automatyki magazynowej, przedstawiciel na Polskę i Europę Środkowo-Wschodnią technologii Skypod® od Exotec. ILS Logistics to stabilny i niezawodny operator logistyczny, specjalizujący się w kompleksowych usługach logistycznych m.in. w Grupie Inter Cars. Jest liderem w branży, który świadczy wyspecjalizowane usługi dla segmentu automotive oraz systematycznie wprowadza innowacyjne rozwiązania dla Klientów z innych branż.
Pierwszy-w-Polsce-magazyn-z-robotami-Skypod®-już-działa
Logo firmy Asseco Business Solutions
zweryfikowano

4/5(1 głosy)

Asseco Business Solutions

Rozwój bez ograniczeń #genius #anywhere #paperless


Softlab ERP
+3
Lubelskie
1000 osób
Zobacz profil
Branża
Automotive, Biura rachunkowe, eCommerce, Meblarska, Metalurgiczna, Produkcyjna, Spożywcza FMCG, Transportowa
Opis
Asseco Business Solutions to jeden z czołowych dostawców systemów ERP w Polsce. Firma powstała z połączenia spółek zajmujących się rozwiązaniami IT dla przedsiębiorstw i może poszczycić się 30 latami doświadczenia....
rozwiń