E-fakturowanie już niedługo obowiązkowe w Polsce

Wysyłaj i odbieraj e-faktury za pośrednictwem KSeF zgodnie z przepisami dot. e-fakturowania, które będą wkrótce obowiązywać w Polsce, włączając swoją firmę do otwartej, opartej na chmurze sieci Pagero.

E-fakturowanie w KSeF

Polska przyjęła standard Peppol do e-fakturowania B2G w listopadzie 2019 r. Obecnie obrano kurs na ogólnokrajowy obowiązek e-fakturowania B2B. Zgodnie z nowelizacją ustawy, e-fakturowanie stanie się obowiązkowe dla wszystkich firm w Polsce w 2024 r. Podatnicy będą zobowiązani do wystawiania i otrzymywania faktur za pośrednictwem KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur).

Polska w coraz szybszym tempie zmierza w kierunku wprowadzenia ogólnokrajowego elektronicznego fakturowania. Pomimo tego, że jesteśmy jednym z pierwszych krajów w Europie, który wprowadził podstawy prawne dla faktur elektronicznych, zdecydowana większość polskich przedsiębiorstw nadal korzysta z dotychczasowych systemów, papieru lub poczty elektronicznej do dystrybucji faktur. Jednak już za kilka miesięcy to się zmieni, ponieważ e-fakturowanie B2B stanie się obowiązkowe.

Siła napędowa cyfryzacji

Początkowo to sektor prywatny był głównym motorem rozwoju rynku e-faktur na całym świecie. Korzyści płynące z e-fakturowania są oczywiste i są naturalnym krokiem naprzód dla firm, które chcą usprawnić działalność i poprawić swoje wewnętrzne procesy biznesowe. E-fakturowanie nie tylko umożliwia oszczędność kosztów i zmniejsza ryzyko błędów; zapewnia również cenny wgląd, a także dokładność i bezpieczeństwo operacji biznesowych.

Chociaż ostatnio to rządy w coraz większym stopniu napędzają zmiany, ponieważ większy nacisk kładzie się na wydajności administracyjnej i zmniejszania luki podatkowej. Luka podatkowa w znaczny sposób wpływa na gospodarkę każdego kraju, a co za tym idzie rządy chętniej sięgają po faktury elektroniczne i podobne dokumenty, aby usprawnić bezpośredni pobór podatków w swoich jurysdykcjach.

Obowiązkowe e-fakturowanie w 2024 r.

Na przykład w Europie unijna Dyrektywa w sprawie fakturowania elektronicznego w zamówieniach publicznych jest już rozpatrywana na szczeblach krajowych państw członkowskich. W wielu krajach e-fakturowanie jest obowiązkiem nie tylko w sektorze publicznym, ale także wśród przedsiębiorstw z sektora prywatnego. Tak dzieje się również w Polsce. Od II kwartału 2023 roku miał wejść w życie obowiązek wystawiania e-faktur, który będzie dotyczyć wszystkich podmiotów zarejestrowanych w Polsce jako płatnicy podatku VAT.

W świetle przepisów prawa polskiego obowiązujących od 2005 r., każda faktura elektroniczna stanowiła prawny odpowiednik dokumentu w formie papierowej. Mimo dopuszczenia do obiegu faktur elektronicznych, ich popularność była znacznie niższa niż zakładano. W ramach promocji cyfryzacji polskie Ministerstwo Rozwoju zdecydowało się stworzyć jedną wspólną platformę do fakturowania elektronicznego pod nazwą PEF. Dzięki temu jednostki administracji publicznej mogły pobierać e-faktury, a dostawcy przesyłać faktury elektroniczne za pośrednictwem platformy.

Tuż po uruchomieniu w 2019 r. platforma szybko zyskała pokaźne grono użytkowników, jednak jej dalszy rozwój był utrudniony z uwagi na fakt, że system PEF adresowany był wyłącznie do podmiotów z sektora publicznego. Aby umożliwić wdrożenie e-fakturowania na skalę krajową, stworzono nową centralną platformę – KSeF (Krajowy System e-Faktur).

Nowa platforma KSeF

Proces testowania platformy KSeF trwa, a od stycznia 2022 r. usługa jest dostępna dla przedsiębiorstw, które zechcą dobrowolnie przesyłać i odbierać elektroniczne faktury za pośrednictwem platformy. Okres dobrowolnego korzystania z usługi kończy się pod koniec 2023 roku. Po tym czasie wszystkie przedsiębiorstwa ze wszystkich sektorów i branż będą zobowiązane prowadzić wymianę faktur z kontrahentami za pośrednictwem nowej platformy.

W praktyce oznacza to, że dostawcy i kupujący nie posługują się żadnym bezpośrednim dokumentem faktury ani nie wymieniają między sobą informacji w tym zakresie. Wszystkie czynności odbywają się na poziomie platformy KSeF. Aby przekazać dokument za pośrednictwem platformy, użytkownik ma obowiązek wystawić fakturę w standardowym formacie krajowym (FA_VAT) oraz musi mieć możliwość odebrania wiadomości zwrotnej z KSeF.

Korzyści KSeF

KSeF daje użytkownikom szereg korzyści. Przykładowo, czas oczekiwania na zwrot podatku zostanie skrócony z sześćdziesięciu do czterdziestu dni. Zniesiony zostanie także obowiązek przechowywania e-faktur przez podatnika, ponieważ system KSeF sam wykona archiwizację. Co więcej, nie trzeba będzie generować odrębnie plików kontrolnych (JPK_FA), ponieważ instytucje rządowe będą miały wgląd do wszystkich danych w systemie.

Po zatwierdzeniu e-faktury na platformie KSeF, dostawcy mają pewność, że kupujący odebrał prawidłowy dokument. Nie będzie trzeba zastanawiać się, czy wiadomość trafiła do adresata lub czy załączony PDF trafił do spamu.

Kiedy i jak zacząć?

Najpierw sprawdź możliwości systemu ERP w twojej firmie. Czy jest w stanie generować i odbierać dane ustrukturyzowane, czy też opiera się na dokumentach papierowych lub plikach w formacie PDF. Jeśli system nie jest odpowiednio przygotowany, przeprowadź aktualizację i popraw dane tak, by spełniać wymogi stawiane przezlokalne przepisy prawa.

Nie musisz korzystać z zewnętrznego dostawcy, który będzie realizować usługi w twoim imieniu. Jeśli jednak nie jesteś w stanie spełnić wymogów dotyczących kwestii technicznych lub specyfikacji formatu faktur, które warunkują ich przekazanie na platformę KSeF, skontaktuj się z dostawcą usług, np. Pagero, który pomoże rozwiązać problemy wynikające z lokalnych wymagań i uwarunkowań.

Ostatnia wskazówka to: zacznij działać już dziś. Jeśli prowadzisz polską firmę lub kierujesz międzynarodową organizacją działającą w Polsce, nie warto czekać. Zostało już nie wiele czasu, biorąc pod uwagę realizację długotrwałych projektów, szczególnie w dużych strukturach. Choć proces transformacji może wydawać się skomplikowany, e-fakturowanie regulowane przepisami prawa niesie ze sobą bezpośrednie korzyści dla twojego biznesu. Wysyłanie elektronicznych faktur, które spełniają odgórne wymogi przyspiesza realizację wewnętrznych procedur i buduje silne podstawy do zwiększania wydajności i dalszej automatyzacji twoich działań operacyjnych.

A naszą rolą jest wspierać przedsiębiorstwa – ułatwiając procesy zakupowe.