EDI, czyli elektroniczna wymiana danych. Na czym to polega? 

Coraz więcej przedsiębiorstw bazuje na elektronicznej wymianie danych – EDI. W dobie powszechnej cyfryzacji, w której większość firm korzysta z komputerów oraz Internetu, optymalizacja przepływu informacji staje się kluczem do rynkowego sukcesu. Czym dokładnie jest to rozwiązanie i w jaki sposób elektroniczna wymiana danych optymalizuje pracę nowoczesnych systemów B2B?  

Elektroniczna wymiana danych (ang. Electronic Data Interchange) to zautomatyzowany proces, który odbywa się bezpośrednio pomiędzy różnymi systemami komputerowymi. Proces ten wykorzystuje z góry ustalone formaty komunikatów.  

Warto podkreślić, czym EDI nie jest. Rozwiązania tego nie należy kojarzyć z pocztą elektroniczną czy tradycyjnymi komunikatorami internetowymi. Wymiana informacji następuje tu wyłącznie między systemami informatycznymi, z pominięciem bezpośredniej komunikacji między ludźmi. Dzięki temu dane mogą być przetwarzane w pełni automatycznie przez maszyny, bez konieczności angażowania w ten proces człowieka. 

Dzięki wykorzystaniu systemów wspierających elektroniczną wymianę danych EDI, firmy mogą współpracować ze sobą znacznie efektywniej. Głównym celem tego rozwiązania jest zauważalna oszczędność zarówno czasu, jak i pieniędzy.  

Aby systemy z różnych firm mogły się ze sobą płynnie “dogadać”, niezbędne są standardy EDI. Standard to ściśle określony format dokumentów, które są wymieniane między uczestnikami elektronicznej wymiany danych.  

Na rynku najczęściej spotykane są uniwersalne standardy (EDIFACT, X12) oraz formaty oparte na XML. To właśnie dzięki wspólnej bazie komunikatów i standardów, stosowanie EDI nie jest w żaden sposób limitowane przez różnice w oprogramowaniu wykorzystywanym przez poszczególnych kontrahentów. Każdy z uczestników wymiany ma dostęp do przejrzystych informacji - niezależnie od używanego oprogramowania. Wynika to z tego, że wszystkie systemy posługują się wspólnym “językiem”.  

Oprócz standardów, kluczowym elementem infrastruktury są komunikaty EDI. Komunikat to techniczny sposób zapisu komunikacji między dwiema stronami. Może on funkcjonować zarówno wewnątrz struktury danego przedsiębiorstwa, jak i wychodzić do zewnętrznych kontrahentów biznesowych.  

Dzięki temu, że elektroniczna wymiana danych wykorzystuje te same, ujednolicone komunikaty i standardy, cały proces przepływu informacji jest znacznie łatwiejszy. Z kolei same sposoby przesyłania tych komunikatów mogą być różne - systemy nie narzucają tu jednej drogi. Najczęściej stosuje się sprawdzone protokoły sieciowe, takie jak: 

• AS2 - standard opisujący bezpieczne przesyłanie komunikatów drogą internetową,
• TCP/IP - zestaw protokołów odpowiedzialnych kolejno za transmisję danych oraz adresowanie i routing ich pakietów,
• HTTPS - bezpieczna wersja protokołu HTTP, szyfrująca informacje między przeglądarką a serwerem,
• FTP - protokół służący do przesyłania plików między komputerem a serwerem (np. w trakcie zarządzania stroną internetową),
• SOAP - umożliwia komunikację systemom napisanym w technologiach Java, .NET czy PHP,
• X400 - międzynarodowy standard ITU-T definiujący systemy obsługi wiadomości (MHS),
• TIP/EAP - protokół zajmujący się obsługą wielu różnych metod uwierzytelniania (np. przy pomocy hasła jednorazowego czy TLS),
• ISDN - cyfrowa sieć telekomunikacyjna, która umożliwia jednoczesne przesyłanie głosu, danych i wideo przy zastosowaniu tradycyjnych linii telefonicznych.

Co więcej, w ramach tych komunikatów, platformy najczęściej przesyłają następujące rodzaje dokumentów biznesowych: 

• Faktury  
• Zamówienia i ich potwierdzenia 
• Awiza wysyłki 
• I wiele innych.  

Obecnie elektroniczna wymiana danych uznawana jest za fundament funkcjonowania nowoczesnego rynku B2B.  

Z tego powodu EDI stosuje się w: 

• Sektorach produkcyjnych – do optymalizacji łańcucha dostaw i przepływu informacji materiałowych,  
• Sektorach detalicznych – do automatyzacji procesów zakupowych i współpracy z wieloma dostawcami, 
• Dystrybucji i logistyki – do precyzyjnego śledzenia transportu i zarządzania flotą,  
• Magazynowania – do automatyzacji przy uzupełnianiu zapasów,  
• Finansach – do obsługi i księgowania przy płatnościach elektronicznych.  

Aby móc w pełni czerpać z tych korzyści w swoim biznesie, przedsiębiorcy muszą dokonać wyboru odpowiedniego systemu EDI, a następnie sprawnie wdrożyć go w swoich strukturach. Warto pamiętać, że na polskim rynku działa już kilka firm specjalizujących się w tych rozwiązaniach. Jedną z nich jest od lat dostarczające takie systemy firma Edison.  

Dlaczego firmy inwestują w to rozwiązanie? Przede wszystkim EDI pozwala wyeliminować konieczność wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji do różnych systemów księgowych czy ERP. Wykorzystanie dedykowanych aplikacji komputerowych znacząco przyspiesza przepływ danych.  

Dzięki temu firmy mogą liczyć na: 

• Zmniejszenie czasochłonności procesów biznesowych,  
• Błyskawiczny dostęp do potrzebnych danych,  
• Eliminację ryzyka błędów ludzkich powstających przy ręcznym przepisywaniu dokumentów,  
• Oszczędności pod względem kosztów.  

Podsumowując, elektroniczna wymiana danych stanowi element długoterminowej strategii, która usprawnia działania całego przedsiębiorstwa.  

Źródło: crowley.pl