EDI

EDI (Electronic Data Interchange), czyli Elektroniczna Wymiana Danych, to narzędzie umożliwiające automatyczną wymianę standardowych dokumentów biznesowych pomiędzy firmami w formie elektronicznej. Jest to obecnie powszechny standard w wielu branżach, umożliwiający firmom automatyzację procesów, eliminację błędów związanych z ręcznym wprowadzaniem danych oraz przyspieszenie przepływu informacji. Jak działa EDI w systemie Abas ERP? System Abas ERP wspiera pełną integrację EDI, co oznacza, że możliwe jest automatyczne importowanie i eksportowanie kluczowych dokumentów, takich jak zamówienia, faktury, potwierdzenia dostaw, czy zmiany w zamówieniach. System przetwarza te dane bez konieczności angażowania pracowników w ręczne wprowadzanie informacji, co minimalizuje ryzyko błędów i przyspiesza realizację procesów. W kontekście firm współpracujących z branżą motoryzacyjną, gdzie precyzyjne zarządzanie zamówieniami i dostawami jest kluczowe, EDI umożliwia wymianę dokumentów w standardach, takich jak VDA (wykorzystywany w niemieckiej motoryzacji), ODETTE (standard europejski dla motoryzacji), EDIFACT (międzynarodowy standard) oraz ANSI X12 (standard amerykański). Te standardy pozwalają na pełną synchronizację działań pomiędzy producentami, dostawcami i innymi partnerami biznesowymi. Korzyści z wdrożenia EDI w Abas ERP Usprawnienie procesów: dzięki EDI firmy mogą zautomatyzować procesy, takie jak zamówienia, faktury czy potwierdzenia dostaw. Dokumenty są przesyłane i przetwarzane w czasie rzeczywistym, co znacząco przyspiesza realizację zamówień i zmniejsza ryzyko opóźnień. Eliminacja błędów: ręczne wprowadzanie danych wiąże się z dużym ryzykiem pomyłek. Automatyzacja tego procesu poprzez EDI eliminuje błędy, co z kolei zwiększa precyzję operacji i zmniejsza koszty wynikające z konieczności poprawek. Wsparcie standardów branżowych: Abas ERP obsługuje wszystkie kluczowe formaty EDI, takie jak EDIFACT, VDA czy ODETTE, co sprawia, że firmy mogą współpracować z wieloma partnerami z różnych branż bez problemów wynikających z kompatybilności danych. Lepsza współpraca z partnerami biznesowymi: EDI umożliwia bezproblemową wymianę dokumentów między systemami ERP różnych firm, co poprawia płynność i przejrzystość współpracy, szczególnie w branżach o skomplikowanych łańcuchach dostaw, takich jak motoryzacja. W wielu branżach charakteryzujących się napiętymi harmonogramami i wysokimi wymaganiami dotyczącymi terminowości precyzyjne zarządzanie zamówieniami i dostawami jest kluczowe. Firmy korzystające z systemu Abas ERP zintegrowanego z EDI mogą bezproblemowo otrzymywać i przetwarzać zamówienia klientów, a także dostarczać potwierdzenia zamówień i faktury w czasie rzeczywistym. Dzięki obsłudze standardu VDA, dokumenty takie jak dostawy czy zamówienia mogą być automatycznie przetwarzane, co skraca czas reakcji na zamówienia i zwiększa dokładność realizacji dostaw. Podsumowanie Wdrożenie EDI w systemie Abas ERP to kluczowy krok w kierunku zwiększenia efektywności operacyjnej, szczególnie w firmach z branż wymagających precyzyjnej i szybkiej wymiany danych. Automatyzacja procesów, eliminacja błędów oraz wsparcie dla międzynarodowych standardów wymiany danych sprawiają, że system ten staje się niezastąpionym narzędziem w nowoczesnym zarządzaniu przedsiębiorstwem.

e-Doręczenia to nowe rozwiązanie w komunikacji elektronicznej, zmieniające sposób wymiany korespondencji między obywatelami, przedsiębiorcami a administracją publiczną. System można porównać do cyfrowego odpowiednika tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Skuteczne doręczenie pocztą elektroniczną gwarantuje pełną wartość prawną przesyłanej korespondencji. Wprowadzenie do e-Doręczeń Nowoczesny system e-Doręczeń nasz kraj wprowadza zgodnie z rozporządzeniem eIDAS oraz ustawą o doręczeniach elektronicznych. Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego stanowi podstawę tego systemu. Dzięki niemu możliwe będzie znaczne usprawnienie oraz cyfryzacja procesu doręczania oficjalnej korespondencji. Czym jest e-Doręczenie? Doręczenie elektroniczne to usługa zaufania, która umożliwia wysyłanie i odbieranie korespondencji w formie cyfrowej z zachowaniem wszystkich wymogów prawnych. System zapewnia pewność nadania i odbioru, a także niezmienność treści przesyłanej korespondencji. Specjalnym rodzajem e-Doręczeń są doręczenia elektroniczne KPA oraz doręczenia elektroniczne KPC przeznaczone do wykorzystania w komunikacji w postępowaniach administracyjnych i cywilnych. Doręczenie elektroniczne KPC ma szczególne znaczenie w komunikacji z sądami. Elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru Warto zauważyć, że doręczenia elektroniczne funkcjonują jako cyfrowy odpowiednik tradycyjnej przesyłki poleconej. Każda wiadomość wysłana przez system generuje oficjalne potwierdzenie nadania i odbioru, które ma taką samą moc prawną jak tradycyjne zwrotne potwierdzenie odbioru. Korzystanie z e-Doręczeń Dostęp do systemu e-Doręczeń jest możliwy poprzez elektroniczną skrzynkę doręczeń dostępną na platformach mObywatel.gov.pl oraz edoreczenia.gov.pl. Skrzynka do doręczeń elektronicznych oraz skrzynka doręczeń elektronicznych to określenia używane wymiennie w kontekście tego samego narzędzia. Kto może korzystać z e-Doręczeń? System e-Doręczeń jest dostępny dla wszystkich grup użytkowników, tj. obywateli, przedsiębiorców, podmiotów publicznych oraz przedstawicieli zawodów zaufania publicznego. Dla osób wykluczonych cyfrowo przewidziano specjalną usługę hybrydową. Obowiązek korzystania z e-Doręczeń Od 1 stycznia 2025 roku korzystanie z e-Doręczeń staje się obowiązkowe dla określonych grup podmiotów, w tym instytucji publicznych oraz firm rejestrowanych w KRS i CEiDG. e-Doręczenia dla różnych grup użytkowników e-Doręczenia zostały zaprojektowany z myślą o różnych grupach odbiorców, uwzględniając ich specyficzne potrzeby i wymagania. Transformacja cyfrowa administracji publicznej wymaga dostosowania rozwiązań do wielu odmiennych scenariuszy użycia. e-Doręczenia dla obywateli Polscy obywatele mogą dobrowolnie korzystać z usługi e-Doręczeń. System umożliwia szybkie i bezpieczne wysyłanie oraz odbieranie korespondencji bez konieczności osobistej wizyty w placówce pocztowej. Dodatkowo, platforma zapewnia stały dostęp do historii korespondencji i automatyczne powiadomienia o nowych przesyłkach. e-Doręczenia dla firm Przedsiębiorcy zyskują narzędzie do prowadzenia oficjalnej korespondencji drogą elektroniczną. System e-Doręczeń pozwala na znaczące obniżenie kosztów związanych z tradycyjną korespondencją, przyspieszenie procesów biznesowych oraz automatyzację obiegu dokumentów. Platforma wspiera również integrację z popularnymi systemami zarządzania dokumentami. e-Doręczenia dla podmiotów publicznych Instytucje publiczne otrzymują kompleksowe rozwiązanie do prowadzenia korespondencji elektronicznej. System umożliwia sprawną komunikację i automatyzację procesów administracyjnych oraz łatwe zarządzanie dokumentacją. e-Doręczenia dla zawodów zaufania publicznego Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego, tacy jak notariusze, radcy prawni czy adwokaci, otrzymują profesjonalne narzędzie do bezpiecznej komunikacji elektronicznej. System gwarantuje najwyższe standardy bezpieczeństwa i poufności przesyłanych dokumentów. Rejestracja firm w kontekście e-Doręczeń Proces rejestracji w systemie e-Doręczeń został dostosowany do różnych form prawnych prowadzenia działalności gospodarczej. Firmy zarejestrowane w KRS Podmioty wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego muszą przejść przez szczegółowy proces rejestracji w systemie e-Doręczeń, składający się z kilku etapów. Weryfikacji danych rejestrowych. Przygotowania niezbędnej dokumentacji. Wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń. Musimy także pamiętać o konfiguracji uprawnień dla pracowników. Firmy zarejestrowane w CEiDG Przedsiębiorcy indywidualni zarejestrowani w CEiDG przechodzą uproszczony proces rejestracji, obejmujący poniższe etapy. Potwierdzenie tożsamości przez Profil Zaufany. Uzupełnienie danych kontaktowych. Aktywację skrzynki doręczeń. Ostatnim etapem jest konfiguracja powiadomień. Obowiązek korzystania z e-Doręczeń Wdrożenie systemu e-Doręczeń wiąże się z określonymi obowiązkami dla różnych podmiotów. Harmonogram wdrożenia został rozłożony w czasie, żeby umożliwić płynne przejście na nowy system. Obowiązek korzystania z e-Doręczeń od 1 stycznia 2025 r. Od początku 2025 roku system e-Doręczeń staje się obowiązkowym kanałem komunikacji dla szerokiej grupy podmiotów. Wprowadzenie tego obowiązku ma na celu m.in. przyspieszenie cyfryzacji administracji publicznej oraz poprawę bezpieczeństwa wymiany dokumentów. Podmioty zobowiązane do korzystania z e-Doręczeń Organy administracji rządowej. Jednostki samorządu terytorialnego. Przedsiębiorcy wpisani do KRS. Przedstawiciele zawodów zaufania publicznego. Podmioty realizujące zadania publiczne. Materiały informacyjne i szkoleniowe o e-Doręczeniach Dla zapewnienia sprawnego wdrożenia systemu, przygotowano specjalny pakiet materiałów edukacyjnych i wsparcia technicznego. Dostęp do materiałów informacyjnych i szkoleniowych Użytkownicy systemu mają do dyspozycji szczegółowe instrukcje obsługi, materiały wideo instruktażowe, webinaria i szkolenia online, dokumentację techniczną oraz przewodniki dla administratorów. Zgłaszanie problemów z usługą e-Doręczeń System wsparcia technicznego został zaprojektowany z myślą o zapewnieniu użytkownikom szybkiej i skutecznej pomocy. Formularz zgłoszeniowy do zgłaszania problemów Dedykowany formularz zgłoszeniowy umożliwia precyzyjny opis problemu, załączanie zrzutów ekranu czy śledzenie statusu zgłoszenia. Infolinia do zgłaszania problemów Wsparcie telefoniczne dostępne pod numerem 22 250 01 45 zapewnia pomoc w czasie rzeczywistym, wsparcie w procesie rejestracji oraz rozwiązywanie problemów technicznych. Jeśli potrzebujesz wsparcia w zakresie e-Doręczeń, to sprawdź naszą kompleksową ofertę na kwalifikowany.pl w sekcji e-Doręczenia

Firmy i instytucje coraz częściej sięgają po nowoczesne technologie w celu usprawnienia swoich procesów. Jednym z kluczowych elementów tej transformacji jest elektroniczny obieg dokumentów oraz eDoręczenia. Wprowadzenie tych narzędzi przynosi liczne korzyści, począwszy od oszczędności czasu i kosztów, aż po zwiększenie bezpieczeństwa i efektywności operacyjnej. Elektroniczny Obieg Dokumentów – co to takiego? Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to system zarządzania dokumentami, który pozwala na ich tworzenie, przechowywanie, przesyłanie oraz archiwizację w formie cyfrowej. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii procesy związane z dokumentacją stają się bardziej przejrzyste i efektywne. Obieg dokumentów: ZOBACZ WIĘCEJ Korzyści z Elektronicznego Obiegu Dokumentów Oszczędność czasu i kosztów – Automatyzacja procesów eliminuje konieczność ręcznego przetwarzania dokumentów, co znacząco redukuje czas potrzebny na ich obsługę oraz zmniejsza koszty związane z papierem i drukowaniem. Zwiększone bezpieczeństwo – Cyfrowe dokumenty są zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem, a systemy EOD oferują ścisłą kontrolę dostępu oraz śledzenie zmian i operacji na dokumentach. Łatwość dostępu i współpracy – Dokumenty w formie elektronicznej są dostępne z dowolnego miejsca i urządzenia, co ułatwia współpracę zespołową, zwłaszcza w dobie pracy zdalnej. Lepsza organizacja i archiwizacja – Systemy EOD umożliwiają łatwe katalogowanie, wyszukiwanie i przechowywanie dokumentów, co ułatwia ich późniejsze odnalezienie i zarządzanie archiwum. Symfonia Obieg Dokumentów: kompleksowa platforma chmurowa Symfonia Obieg Dokumentów to zaawansowana platforma chmurowa, która łączy w sobie funkcjonalności systemu ECM (Enterprise Content Management) z systemem pracy grupowej oraz elementami ERP (Enterprise Resource Planning). Dzięki tej nowoczesnej technologii, możesz usprawnić zarządzanie dokumentami w swojej firmie, eliminując problemy związane z długim czasem oczekiwania na akceptację dokumentów oraz niedotrzymaniem ustalonych terminów. Kluczowe zalety Symfonia Obieg Dokumentów: Automatyzacja procesów: Usprawnia procedury obiegu informacji. Terminowość: Gwarantuje dotrzymywanie ustalonych terminów. Eliminacja opóźnień: Redukuje czas oczekiwania na akceptację dokumentów. Obieg Dokumentów Symfonia: ZOBACZ WIĘCEJ   eDoręczenia – nowoczesna forma komunikacji eDoręczenia to usługa polegająca na elektronicznym doręczaniu dokumentów urzędowych i biznesowych. eDoręczenia to nowoczesna usługa, która stanowi elektroniczną alternatywę dla tradycyjnych listów poleconych z potwierdzeniem odbioru. Umożliwia ona podmiotom publicznym, obywatelom oraz firmom korzystanie z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych, które posiadają równoważną moc prawną. W przyszłości, wszystkie podmioty publiczne, przedsiębiorstwa oraz zawody zaufania publicznego będą zobowiązane do posiadania adresu do e-Doręczeń, aby prowadzić korespondencję w sposób elektroniczny. Zalety eDoręczeń Szybkość i efektywność – Możliwość wysyłania i odbierania dokumentów elektronicznych w dowolnym czasie i miejscu, pod warunkiem dostępu do internetu. Dokumenty doręczane są natychmiastowo, co przyspiesza procesy biznesowe i administracyjne. Śledzenie i potwierdzenie doręczenia – Usługi eDoręczeń oferują funkcje śledzenia statusu doręczenia oraz uzyskania potwierdzenia odbioru, co zwiększa przejrzystość i pewność komunikacji. Redukcja kosztów – Brak potrzeby wysyłki fizycznych dokumentów redukuje koszty pocztowe oraz koszty związane z obsługą tradycyjnej korespondencji. Bezpieczeństwo i zgodność z przepisami – eDoręczenia są zabezpieczone przed nieautoryzowanym dostępem, a także zgodne z wymaganiami prawnymi dotyczącymi ochrony danych osobowych. Kogo dotyczy obowiązek korzystania z e-Doręczeń Obowiązek korzystania z e-Doręczeń będzie dotyczył wszystkich podmiotów publicznych oraz firm rejestrowanych w KRS i CEiDG.Obowiązek ten będzie wprowadzany stopniowo, zgodnie z ustalonym harmonogramem. 1 października 2024 r. pierwsza grupa podmiotów będzie obowiązana stosować e-doręczenia. Należą do niej m.in. organy administracji rządowej i samorządowej, osoby wykonujące zawody zaufania publicznego, a także nowi przedsiębiorcy wpisani do Krajowego Rejestru Sądowego. Moduł e-Doręczenia w Symfonia Obieg Dokumentów Moduł e-Doręczenia integruje system Symfonia Obieg Dokumentów z Krajowym Systemem e-Doręczeń, umożliwiając powszechną komunikację elektroniczną z podmiotami posiadającymi adres w tym systemie. Kluczowe Funkcje Modułu e-Doręczenia Integracja z Krajowym Systemem e-Doręczeń: Bezproblemowa wymiana dokumentów z różnymi instytucjami. Wsparcie Wysyłki Dokumentów: Automatyczna wysyłka dokumentów utworzonych w aplikacji Dokumenty poprzez moduł e-Doręczenia. Śledzenie Wysyłek i Odbiorów: Informacje o wysyłce, dokumenty do wysyłki oraz ślady operacji odbioru są łatwo dostępne. Korzyści Bezpieczeństwo i Zgodność: Bezpieczna i zgodna z przepisami wymiana dokumentów. Efektywność: Szybsze i prostsze procesy komunikacyjne. Śledzenie Procesów: Pełna kontrola nad wysyłką i odbiorem dokumentów. Wykorzystaj moduł e-Doręczenia w Symfonia Obieg Dokumentów, aby usprawnić zarządzanie dokumentami i komunikację w swojej firmie. Praktyczne zastosowania Elektronicznego Obiegu Dokumentów i eDoręczeń Elektroniczny obieg dokumentów i eDoręczenia znajdują zastosowanie w wielu branżach i sektorach. W administracji publicznej umożliwiają szybkie i sprawne obsługiwanie spraw obywateli, w bankowości przyspieszają procesy kredytowe i obsługę klienta, a w sektorze zdrowotnym ułatwiają zarządzanie dokumentacją medyczną i komunikację między placówkami. Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów oraz eDoręczeń to krok w kierunku nowoczesnego i efektywnego zarządzania dokumentacją. Korzyści związane z oszczędnością czasu, redukcją kosztów, zwiększeniem bezpieczeństwa oraz poprawą organizacji pracy sprawiają, że są to narzędzia niezbędne dla każdej współczesnej firmy i instytucji. Inwestycja w te technologie to inwestycja w przyszłość, która przynosi wymierne korzyści i pozwala na lepsze funkcjonowanie w cyfrowym świecie.

OCR to system usprawniający pracę niejednego działu przedsiębiorstwa. Znajduje zastosowanie w wielu miejscach, o czym przekonuje się coraz więcej polskich firm. Jeśli zastanawiasz się, czym dokładnie jest technologia Optical Character Recognition przeczytaj nasz poradnik. Wyjaśniamy w nim, co to jest OCR i jakie korzyści przynosi dla biznesu! Co to jest OCR? OCR to technologia wykorzystująca zaawansowane algorytmy do rozpoznawania znaków znajdujących się na zdigitalizowanym pliku. Skrót OCR pochodzi od angielskiego wyrażenia optical character recognition, oznaczającego optyczne rozpoznawanie znaków. Program odczytuje tekst z elektronicznych dokumentów, zmienia dane w postać cyfrową, a następnie importuje je do dostępnego na urządzeniu systemu. Dzięki temu skany i fotografie mogą zostać przekształcone w możliwy do edytowania dokument tekstowy.   Oprogramowanie OCR – co to jest i do czego służy? Możliwości, jakie daje ta technologia, sprawiają, że jest ona chętnie implementowana do wielu programów biurowych. System, który z niej korzysta, umożliwia inteligentne elektroniczne rozpoznawanie, opis, kategoryzację i digitalizację dokumentów. Z tych względów przydaje się np. podczas skanowania oraz odczytywania faktur księgowych. Co więcej, rozpoznaje nie tylko pismo drukowane, lecz również odręczne, a także dane tabelaryczne czy te umieszczone w stopce. Dzięki takim funkcjonalnościom programowanie OCR może rozpoznawać: pełen tekst z całego dokumentu; dane z dokumentów strukturalnych; poszczególne rodzaje dokumentów – systemy pobierają dane, wykorzystując sztuczną inteligencję.   W jaki sposób wykorzystać OCR w przedsiębiorstwie? Teraz gdy już wiesz, co to jest OCR, warto omówić zalety tego rozwiązania. A tych jest naprawdę sporo! Działający w przedsiębiorstwie system OCR, który pozwala na optyczne rozpoznawanie dokumentów, umożliwia automatyzację wielu firmowych procesów. Oprócz skanowania i odczytywania faktur ułatwia m.in. tworzenie elektronicznych archiwów różnorodnych dokumentów – a w takiej wersji są one znacznie łatwiejsze do wyszukania oraz udostępniania. Technologia OCR usprawnia również zarządzanie całą kadrą, m.in. poprzez elektroniczne rozpatrywanie wniosków czy prowadzenie akt osobowych – zwłaszcza po zintegrowaniu oprogramowania z programem kadrowym. Co więcej, pozwala ona na wygodną pracę w formie elektronicznej na przetwarzanych dokumentach. Wykorzystując OCR, możemy też skanować i odczytywać dane z transakcji z potwierdzeń przelewu czy wyciągów z banku. Przeczytaj także: 3 powody, dla których warto wdrożyć elektroniczny system obiegu dokumentów w firmie Kluczowe zalety OCR w firmie Oprogramowanie OCR wiąże się z wieloma zaletami. Przede wszystkim, pozwala ono znacząco usprawnić pracę wielu różnych działów organizacji – m.in. księgowości, HR, administracji czy finansów. Dzięki temu pracownicy oszczędzają cenny czas, który mogą poświęcić na realizację kluczowych zadań. System umożliwia znacznie szybsze wprowadzanie faktur do systemu. Dzięki eliminacji ręcznego wprowadzania danych prowadzi on do automatyzacji obiegu dokumentów oraz jego przyspieszenia. System pozwala również na łatwe i wygodne wprowadzanie danych oraz zmniejszenie kosztów związanych z wykorzystaniem sprzętu. Dzięki opcji konwersji tekstu w wielu różnych językach, oprogramowanie OCR może być stosowane w różnorodnych środowiskach. Technologia ta wpływa na poprawę jakości danych i pozwala zredukować ilość błędów w dokumentach. Dużą zaletą OCR jest także bezpieczeństwo dokumentów. Z racji, że są one przechowywane w chmurach lub na dyskach zewnętrznych – nie mogą więc ulec zagubieniu lub uszkodzeniu. Skanowanie OCR w systemie Symfonia eBiuro Symfonia eBiuro to rozwiązanie, które pozwala na szybkie skanowanie OCR. Cały proces składa się tylko z kilku etapów. Jeśli chcesz dodać do systemu faktury elektroniczne lub skany dokumentów, po prostu wczytaj je do programu. System automatycznie podzieli zaimportowany plik na pojedyncze faktury, a następnie odczyta znajdujące się na nich dane, jak np.: nazwa kontrahenta, numer dokumentu, daty, pozycje. Aby uniknąć błędów podczas skanowania OCR, pamiętaj o sprawdzeniu poprawności danych oraz ewentualnym ich skorygowaniu. Na tak przygotowanym dokumencie możesz wykonywać różne operacje, a w tym np. zlecić do zaksięgowania lub archiwizacji.

Za sprawny obieg dokumentów firmie dziś w dużej mierze odpowiada digitalizacja. Zastąpienie papierowych dokumentów ich cyfrowymi wersjami zapewnia szereg korzyści dla każdego przedsiębiorstwa. Jakie? Przeczytaj, jak system ERP wpływa na płynne działanie firmy w zakresie dokumentacji. Digitalizacja dokumentacji firmowej – możliwości i szanse Ostatnie lata przynoszą prawdziwą rewolucję w biznesowej rzeczywistości. Rewolucję, której na imię „digitalizacja”. Jest to proces, w którym zamiast papierowych dokumentów, jak faktury, umowy, czy różnego rodzaju wnioski, wykorzystujemy cyfrowo wygenerowane pliki. Możliwość taką dają nam liczne zmiany w przepisach, m.in. związanych z obiegiem elektronicznych faktur, czy wprowadzających kwalifikowane podpisy elektroniczne jako alternatywny (do klasycznego podpisu) sposób akceptacji dokumentów. Daje to dziś przedsiębiorcom możliwość wykorzystania cyfrowej dokumentacji w codziennych działaniach, upraszczając i znacznie przyspieszając ich pracę. Zmiany te sprawiły, że w biznesowej rzeczywistości pojawił się nowy trend – firmy paperlesswykorzystujące w swojej działalności zero lub – w ostateczności – minimalną ilość papierowych dokumentów. Jak to wygląda w praktyce? Obieg dokumentów w firmie, czyli historia o tym, jak paperless zmienia pracę księgowych (i nie tylko!) Historia Marka z przeszłości Marek bardzo lubił swoją pracę na stanowisku księgowego. Jedyną rzeczą, która mu przeszkadzała, były stosy papierowych faktur, z jakimi mierzyć musiał się każdego dnia. Faktur, które najpierw należało odpowiednio opisać, a następnie zdobyć akceptację przełożonego, aby w odpowiedni sposób rozksięgować znajdujące się na nich pozycje. Dla każdego dokumentu musiał udać się najpierw do osoby odpowiedzialnej za zamówienie produktów, aby go dokładnie opisała, następnie musiał odwiedzić managera działu zlecającego zakup i uzyskać jego akceptację. Dopiero wtedy mógł spokojnie, ręcznie wprowadzić fakturę do systemu. Tak było w przeszłości. Przeszłości, którą Marek wspomina dzisiaj jako słusznie minioną. Obecnie korzysta bowiem z rozwiązań paperless, które usprawniają nie tylko jego pracę, ale też wszystkich innych osób zaangażowanych w obieg dokumentów w firmie. Marek w świecie SEOD i paperless Dzisiaj również przyszła do niego faktura zakupowa na tablet dla nowego handlowca. W przeciwieństwie do standardowej sytuacji, zamiast papierowego dokumentu kurzącego się na biurku, Marek otrzymał powiadomienie w systemie ERP od Asseco, że dokument został wprowadzony i czeka na jego działanie. Zakup dokonany został przez firmowy dział IT, gdzie odpowiadał za niego Jan. Marek przy pomocy ledwie kilku kliknięć myszką przypisał więc koledze zadanie opisania faktury. Jan otrzymał powiadomienie i niezwłocznie dodał wymagane informacje, w tym m.in. nazwę działu, na którego zlecenie dokonał zamówienia sprzętu. Działem tym był dział eksportu kierowany przez Stanisława. Dlatego w kolejnym kroku to właśnie on otrzymał powiadomienie, że w systemie ERP czeka na niego faktura do akceptacji. Stanisław przejrzał jeszcze raz dokument, a że wszystko się zgadzało – potwierdził zakup. Nim pierwsza kawa ostatecznie przegoniła poranną senność, Marek otrzymał wszystkie potrzebne potwierdzenia i przy pomocy kilku kolejnych kliknięć odpowiednio rozksięgował koszty, przypisując je do działu eksportu. I zrobił to – co najważniejsze – bez potrzeby wstawania od biurka.I bez zaśmiecania blatu dziesiątkami papierowych dokumentów. Co więcej, tego ranka, nim Stanisław ostatecznie potwierdził dokument, Marek zdążył zainicjować podobną procedurę dla kilku kolejnych faktur zakupowych. Wykorzystanie narzędzi ERP w obiegu dokumentacji firmowej Trend paperless widoczny jest w wielu nowoczesnych firmach, które korzystają z tego udogodnienia wszędzie tam, gdzie są w stanie. Dotyczy to nie tylko obiegu faktur, ale również innej dokumentacji, którą do tej pory znaliśmy w wersji papierowej. Umowy z pracownikami, aneksy do umów, wnioski urlopowe, zamówienia – to tylko kilka pozycji z długiej listy dokumentów, które dzięki odpowiedniemu rozwiązaniu informatycznemu jesteśmy w stanie obsługiwać cyfrowo. Umożliwiają to nowoczesne systemy ERP jak np. Softlab czy Macrologic od Asseco, wraz z rozwiązaniem odpowiadającym za elektroniczny obieg dokumentów. SEOD to narzędzie pozwala na stworzenie procesów, dzięki którym każda elektroniczna faktura, każdy wniosek i umowa ekspresowo trafią do odpowiednich osób i pozwolą im podjąć zdefiniowane wcześniej czynności, jak akceptacja, uzupełnienie danych czy też odrzucenie dokumentu. Dobrze ustawione procesy dla elektronicznego obiegu dokumentacji zapewniają skuteczne działanie całej firmy oraz przyspieszenie wielu działań w jej obrębie. Do głównych zalet obiegu dokumentów elektronicznych zaliczyć możemy: oszczędność czasu – nie jest potrzebne już osobiste przekazywanie dokumentacji; prostota i dostępność z wielu różnych urządzeń – aplikacji desktopowej, przeglądarki, a także tabletów i smartfonów; bezpieczeństwo danych – szyfrowanie dostępu do danych najnowocześniejszymi technologiami zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa, minimalizując ryzyko ich przechwycenia; porządek w procesie – każdy krok jest jasno zdefiniowany i system automatycznie prowadzi użytkownika przez wszystkie wymagane do podjęcia czynności; brak papieru – czyli z jednej strony ekologia, z drugiej zaś oszczędność pieniędzy, które w innym wypadku przeznaczyć musielibyśmy m.in. na ryzy papieru, na toner do drukarek, czy też miejsce na przechowywanie fizycznych wersji dokumentów.

Technologia elektronicznej wymiany danych (EDI) sięga wstecz aż do lat 60-tych XX wieku, jednak do dziś jest ona powszechnym narzędziem wykorzystywanym przez wiele firm. To, co przedłużyło jej żywotność, to bezpieczeństwo, niezawodność i wszechobecność. I chociaż wiele osób mówiło o możliwości zastąpienia oprogramowania EDI przez API, nie wygląda na to, żeby wkrótce miało to nastąpić. Przewiduje się, że rynek EDI będzie wart prawie sześć miliardów dolarów do roku 2025, przy czym 85 procent branży wykorzystującej tę technologię dzisiaj. W związku z tym, jest to wciąż mądre posunięcie, aby zainwestować w te narzędzia. Aby pomóc Ci w wyborze oprogramowania, opracowaliśmy listę kontrolną popularnych wymagań EDI. Użyj jej do porównania dostawców, aby uzyskać system, który idealnie pasuje do Twoich potrzeb. Pytania, które należy sobie zadać Funkcje oprogramowania EDI są bardzo ważne, aby wziąć je pod uwagę przy zakupie nowego systemu. Należy jednak wziąć pod uwagę również inne czynniki. Jakiego rodzaju system wsparcia technicznego oferuje mój sprzedawca EDI? Jest to dobre pytanie, które należy zadać podczas wyboru oprogramowania, ale jest ono szczególnie ważne, gdy chodzi o EDI. Systemy EDI nie są rozwiązaniami niestandardowymi, wymagającymi dużej ilości konfiguracji do prawidłowego wykorzystania. Upewnij się, że Twój dostawca oferuje gruntowne wsparcie lub że posiadasz silny zespół IT, który poradzi sobie z dodatkową pracą. Dodatkowo, jeśli prowadzisz działalność międzynarodową, możesz zapytać o wsparcie 24/7. Czy moi partnerzy biznesowi korzystają z EDI? Jeśli coraz więcej Twoich partnerów biznesowych korzysta z EDI, to prawdopodobnie najwyższy czas, aby zaadoptować go samemu. Twoi partnerzy biznesowi dostrzegają już korzyści płynące z ograniczenia formalności i czasu potrzebnego na ich przetworzenie. Nie chcesz być tym, który powstrzyma ich przed pełnym usprawnieniem swojej działalności. I odwrotnie, jeśli Twoi partnerzy biznesowi nie korzystają z EDI, musisz zastanowić się nad efektami jego zastosowania w swoich praktykach. Najwyższe wymagania EDI Transformacja i tłumaczenie EDI Twoje oprogramowanie EDI powinno obsługiwać wszystkie typy systemów tłumaczeniowych, aby móc konwertować wszystkie standardowe formaty EDI na inne formaty. Powinno ono również móc integrować się z systemami ERP i rozwiązaniami księgowymi. Istnieją samodzielne systemy, ale wymagają one niewielkiej ilości pracy ręcznej. W pełni zintegrowane systemy są również w pełni zautomatyzowane. Oznacza to, że jest jeszcze mniejsza szansa na popełnienie błędu ludzkiego. Należy również poszukać rozwiązania, które będzie w stanie bezpiecznie przesyłać pliki zarówno przez sieci publiczne, jak i prywatne. Oprogramowanie EDI wykorzystuje szyfrowane protokoły transferu plików, takie jak VAN, AS2, FTP/sFTP i HTTPS. Dodatkowo, oprogramowanie EDI może obsługiwać kilka różnych formatów, takich jak ASC X12, EDIFACT, XML i innych.  Tłumaczenie EDI Formaty EDI/EDI Normy Transliteracja (EBCDIC, ASCII, UTF) Transfer plików danych EDI/Zarządzana komunikacja Skryptowanie Windows Skryptowanie powłoki Mapowanie i wdrażanie EDI W celu prawidłowego wysyłania i odbierania danych za pomocą oprogramowania EDI, musisz mapować swoje wiadomości EDI. Mapa EDI konwertuje pliki z Twojego systemu ERP na plik EDI, konfigurując wszystkie szczegóły w celu ich poprawnego dopasowania. Następnie oprogramowanie Twoich partnerów handlowych pobiera plik EDI i odwraca proces konfiguracji tak, aby był on ponownie czytelny dla ich systemu ERP. Oprogramowanie mapujące EDI ułatwia ten proces, eliminując potrzebę kosztownych operacji wewnętrznych. Jednakże, oprogramowanie EDI nie jest rozwiązaniem niestandardowym. W związku z tym Twoja firma prawdopodobnie potrzebuje pomocy konsultantów i ekspertów do prawidłowego przeprowadzenia procesu mapowania. Upewnij się, że Twój dostawca EDI zapewnia tę pomoc w niezawodny sposób. EDI Testowanie Testy EDI są niezbędne w celu spełnienia wymagań zgodności branżowej. Na przykład, organizacje medyczne muszą testować swoje transakcje EDI, aby sprawdzić, czy są one zgodne z HIPAA. Wiele systemów oferuje środowisko testowe dla administratorów systemów, które umożliwia weryfikację wszystkich funkcji i właściwości przed wdrożeniem oprogramowania. Zapewnia to, że usługi dostarczane użytkownikowi końcowemu są zgodne z wymaganiami partnera handlowego przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa danych. Inni dostawcy oferują przeprowadzenie testów we własnym zakresie. Integracja EDI Jak wspomniano wcześniej, w przypadku wyboru samodzielnego oprogramowania EDI w firmie występują pewne procesy manualne. Daje to możliwość zaprezentowania się z błędami ludzkimi i spustoszeniem. Wystarczy, że jedno miejsce po przecinku znajdzie się w złym miejscu, aby wyrządzić jakieś ogromne szkody. Dlatego tak ważne jest, aby Twój system mógł być w pełni zintegrowany z Twoim systemem ERP lub systemem księgowym. Samodzielne systemy są dobre dla firm z bardzo niewielu transakcji EDI lub tych, które znajdują się tylko zajęte podczas niektórych części roku. Zazwyczaj, firmy te mają zasoby, aby skupić się na zapobieganiu błędom ludzkim. Jeśli jednak Twoja firma spodziewa się wzrostu, dobrym pomysłem może być integracja wcześniej niż później. Ta funkcjonalność zależy głównie od konkretnych systemów, z którymi każde oprogramowanie EDI jest w stanie się w pełni zintegrować. Musisz mieć pewność, że system, który wybierzesz dla swojej firmy, będzie w stanie zintegrować się ze wszystkimi Twoimi programami, urządzeniami mobilnymi i że będzie działał ze wszystkimi metodami wdrożenia, z których korzystają Twoje inne aplikacje. Integracja EDI jest również wspierana przez API, aby ułatwić niestandardową integrację. Dodatkowo, niektóre systemy posiadają protokół LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), który umożliwia dostęp do bazy danych Active Directory (AD). Integracja niestandardowa Integracja ERP Integracja z Microsoftem Serwis API/Web LDAP/AD Integracja handlu elektronicznego Integracja mobilna Zarządzanie dokumentami Dobre oprogramowanie EDI powinno obsługiwać nawet najbardziej złożone dokumenty EDI. Zarządzanie dokumentami pozwala na automatyczną konwersję zwykłych dokumentów biznesowych, takich jak zamówienia zakupu lub faktury, na wersję zgodną z EDI. Możesz również zakupić system, który może obsługiwać wyjątki, spełniając jednocześnie wymogi zgodności. Wyjątki mogą stanowić kopie zapasowe zamówień, a bez automatycznej metody ich rozwiązywania Twoja firma prawdopodobnie wyda więcej na rozwiązywanie problemów. Dodatkowo, oprogramowanie EDI może obsługiwać cross-document tracking, orkiestrację EDI i zarządzanie danymi głównymi (MDM). MDM pozwala Twojemu zespołowi na dostęp do jednego źródła prawdy. Dzięki temu można łatwo uniknąć błędów spowodowanych przez różne zestawy informacji. Zarządzanie wyjątkami Obsługa wyjątków Śledzenie dokumentów krzyżowych Zarządzanie danymi głównymi (MDM) Zarządzanie zamówieniami Przetwarzanie zamówień za pomocą papieru i poczty może wiele kosztować. EDI  koszt ten minimalizuje do minimum . Aby jednak zobaczyć tak doskonały zwrot z inwestycji, musisz się upewnić, że Twój system jest w stanie obsłużyć wszystkie potrzebne funkcje zarządzania zamówieniami. Rozwiązania do zarządzania zleceniami automatyzują kluczowe procesy EDI i zarządzanie wyjątkami. Na przykład, wielu dostawców zapewnia zarządzanie przepływem pracy EDI wraz z automatycznym śledzeniem transakcji EDI i powiadomieniami. Oba te narzędzia redukują czas i koszty, jednocześnie poprawiając widoczność łańcucha dostaw. Dodatkowo, wiele narzędzi do zarządzania zamówieniami zapewnia bezpieczne przechowywanie i tłumaczenie zamówień, faktur i list przewozowych. Obsługują one również potwierdzenia zamówień zakupu w celu potwierdzenia cen, ilości i czasu dostawy. EDI Workflow Scheduler Zamówienia zakupu Faktury Lista opakowaniowa Zaawansowane przetwarzanie powiadomień o wysyłce (ASN) Sprawozdawczość i analiza Platformy EDI mogą być zintegrowane z aplikacjami zewnętrznymi do raportowania. Pozwala to użytkownikom na przeglądanie danych na żądanie . Użytkownik może również wybrać rozwiązanie, które ma duże znaczenie dla SLA, monitorowania, czasu pracy i dostępności. Wiele systemów oferuje niestandardowe umowy SLA, aby spełnić również wymagania klientów. Niektóre rozwiązania obiecują nawet ponad 99,9-procentowy czas sprawności serwisowej. Środowisko wdrażania Sposób, w jaki wdrażasz oprogramowanie, może zmienić sposób jego użytkowania i konfiguracji. Rozwiązania wdrażane na miejscu zapewniają większą kontrolę, ale mogą być kosztowne. Ten rodzaj wdrożenia jest często preferowany przez firmy, które troszczą się o bezpieczeństwo Jednakże, rozwiązania hostowane obniżają opłaty instalacyjne i zapotrzebowanie na personel wewnętrzny. Ułatwiają one również znacznie aktualizację systemu. Niektóre systemy wspierają również dostęp mobilny. Oznacza to, że użytkownicy mogą uzyskać dostęp do systemu z takich platform jak iOS, Android i innych. Metoda, którą wybierzesz, będzie zależała od potrzeb Twojej firmy. Instalacja na miejscu (On-Premise Installation) Instalacja hostowana Mobile Kolejne kroki Mając to wszystko na uwadze, jesteście gotowi do rozpoczęcia oceny systemów. Oprócz oceny rozwiązań pod kątem wymagań biznesowych, musisz również porównać systemy ze sobą. Ale zebranie wszystkich potrzebnych informacji od każdego rozważanego dostawcy nie jest łatwe. Nie wspominając już o próbie zorganizowania tego wszystkiego w spójny sposób, tak abyś Ty i inni interesariusze mogli określić, który z nich jest najlepszy. Mamy jednak narzędzie, które może wyeliminować ból głowy związany z porównywaniem dostawców.

Dzielenie się informacjami, dokumentami i dużymi ilościami danych jest integralną częścią biznesu. Od rozliczeń i faktur, raportów projektowych, zamówień zakupu, zawiadomień do potwierdzeń, istnieje tak wiele dokumentów, które są udostępniane w organizacjach, jak również z ich klientami i partnerami. Różne firmy przyjmują różne narzędzia do dzielenia się dokumentami. Niektóre polegają na tradycyjnych praktykach, takich jak e-mail, faks lub poczta, podczas gdy niektóre nawet wykorzystują API. API– zbiór reguł ściśle opisujący, w jaki sposób programy lub podprogramy komunikują się ze sobą. API jest przede wszystkim specyfikacją wytycznych, jak powinna przebiegać interakcja między komponentami programowymi.  Jest jeszcze jeden element technologii, który zyskuje znaczącą popularność. Jest to Elektroniczna Wymiana Danych (EDI) Jeśli wdrożysz oprogramowanie ERP, to możesz zintegrować EDI w ERP. Cokolwiek wybierzesz, będziesz w stanie połączyć swój back-end i front-end. Jak? Omówimy to wszystko w tym artykule. Ale zanim to nastąpi, zacznijmy od podstaw. Czym jest technologia EDI? Najprościej rzecz ujmując, EDI umożliwia wymianę dokumentów biznesowych w standardowym formacie elektronicznym pomiędzy firmami. Niektóre z zalet przejścia na platformę EDI obejmują: Minimalizacja błędów Obniżenie kosztów Zautomatyzowany przepływ pracy Szybkie przetwarzanie dokumentów Ułatwienie zdrowych relacji z partnerami i klientami. Czym różni się EDI od emaila i API? EDI jest dość podobny do emaila, ponieważ oba są elektronicznymi metodami przesyłania dokumentów. Różnica polega jednak na tym, że EDI nie wymaga interwencji człowieka. Cały proces wymiany jest obsługiwany przez komputer. EDI różni się od API, ponieważ działa w ramach standardów wymiany danych. Jak działa EDI ? Ponieważ technologia dominuje w obecnym krajobrazie od dziesięcioleci, organizacje agresywnie poszukują rozwiązań EDI, które mogą wspierać zmieniające się wymagania biznesowe. Omówmy teraz jak działa EDI Krok 1: Po pierwsze, nadawca eksportuje dokument biznesowy z własnego systemu lub aplikacji. Na przykład, zamówienie zakupu towarów i usług. Krok 2: Następnie dokument biznesowy lub zamówienie zakupu jest konwertowane z dedykowanego systemu komputerowego do formatu EDI poprzez translatory EDI lub narzędzia oprogramowania mapującego. Krok 3: Zamówienie zakupu lub dokument biznesowy EDI przechodzi następnie przez oprogramowanie do przetwarzania EDI, aby zapewnić, że jest on oparty na aktualnych standardach EDI. Krok 4: Po tym, dane z dokumentu EDI są przesyłane za pomocą bezpiecznego protokołu komunikacyjnego (SFTP, AS2 lub HTTPS) do sieci o wartości dodanej. Krok 5: Wreszcie, strona odbierająca otrzymuje plik, identyfikuje i weryfikuje dane uwierzytelniające, a następnie odszyfrowuje pliki, aby zapewnić, że muszą być one wprowadzone do systemu. Korzyści z EDI Istnieją liczne powody, dla których firmy wykorzystują EDI, aby skorzystać z wielu korzyści, czyniąc z niego cenne narzędzie, między innymi. Oto lista korzyści płynących z wyboru EDI. 1. Niższe koszty operacyjne Z przyjęciem EDI,wiążą się zmniejszone koszty administracyjne.  2. Zwiększona wydajność Podczas gdy EDI zapobiega monotonnym zadaniom, możesz z łatwością skupić się na głównych działaniach tworzących wartość dodaną. To ostatecznie zwiększyłoby wydajność i efektywność, pozwalając Ci dostarczać towary i usługi szybciej niż wcześniej. 3. Szybsze cykle biznesowe Twoja firma nie może sobie pozwolić na opóźnienia, zwłaszcza jeśli chodzi o czas przetwarzania zamówień. EDI oferuje automatyzację procesów, która może przyspieszyć cykle biznesowe i wyeliminować opóźnienia związane z ręcznym wprowadzaniem danych. Ponieważ technologia ta pozwala na otrzymywanie aktualizacji w czasie rzeczywistym, Twoje podejście do zarządzania zapasami będzie bardziej usprawnione i wydajne. Dzięki protokołom komunikacyjnym i wyrafinowanym standardom bezpieczeństwa, Twoje transakcje będą zabezpieczone na niespotykaną dotąd skalę. 4. Dokładniejsze rekordy Nie da się ukryć, że ręczne przetwarzanie dokumentów jest podatne na błędy wynikające z niewłaściwej obsługi dokumentów, nieczytelności pisma, potencjalnych problemów i innych. Kiedy wdrożysz EDI, doświadczysz redukcji przeróbek i poprawy jakości danych. Ponadto, otrzymasz dokładne zapisy, które przechodzą przez minimalne etapy. Czym jest EDI w ERP? Obecnie większość rozwiązań EDI jest specjalnie dostosowana do integracji z platformami czołowych dostawców ERP. EDI wyłącznie może ułatwić łatwiejszą wymianę dokumentów między firmami, ale kiedy jest to zespół się z ERP, możliwości te mogą być rozszerzone. 1. Lepsza widoczność łańcucha dostawZ EDI integracji ERP, będziesz miał dogłębną widoczność na swoje operacje łańcucha dostaw. Mieszanka pozwala zminimalizować czas realizacji, przetwarzania zamówień szybko, i zmniejszyć zamówienie do cyklu gotówki. Korzystanie z solidnej łączności ERP, łatwiej jest na pokładzie nowych klientów obsługujących EDI. 2. Łatwiejsza synchronizacja danychPo wdrożeniu EDI i ERP, użytkownicy z różnych firm mogą wyświetlać dokładnie ten sam typ danych w swoich systemach ERP. Minęły już czasy, kiedy Twoja firma wysyłała zlecenie wysyłki ręcznie do partnera magazynowego. Dzięki EDI w ERP, dane mogą być synchronizowane elektronicznie, w tym adres docelowy i rozliczeniowy oraz numery produktów i ich ilości. 3. Łatwiejsza komunikacjaEDI ułatwia komunikację. Z EDI, dane mogą być bezproblemowo wymieniane zarówno z klientami jak i pracownikami. To ostatecznie zredukowałoby wszystkie czynności wykonywane na papierze, utrzymując koszty zaopatrzenia na niskim poziomie i usprawniając cały proces zakupu. 4. Szybsze przetwarzanie zamówieńZe zintegrowanym EDI i rozwiązania ERP, Twoja firma może być bardziej zwinna, elastyczna i produktywna. Jeśli chodzi o procesy zarządzania zamówienia, funkcje są szczególnie korzystne. Ponadto, integracja pomoże Ci zamknąć więcej transakcji i dostarczyć znaczący impuls do swoich danych sprzedaży. 5. Dostęp do większych, krajowych partnerówWiele firm będzie wymagało integracji EDI w ERP, aby wyeliminować potrzebę komunikacji międzyludzką.  Ostatnie pytanie brzmi – Dlaczego EDI w ERP? Cóż, jest to funkcja, która może zaoszczędzić czas firmy, pieniądze i partnerstwa. Jeśli jesteś rodzajem firmy, która skutecznie przetwarza ogromną ilość dokumentów przez różnych partnerów biznesowych, to nie można przeoczyć wdrożenia EDI w ERP. Niezależnie od wielkości firmy, musisz wykorzystać EDI do usprawnienia swoich wysiłków bez żadnych trudności. Jeśli szukasz rozwiązania dla swojej firmy, czy to małego/średniego przesiębiorstwa, skorzystaj z naszego kalkulatora lub odezwij się bezpośrednio na maila kontakt@myerp.pl

Coraz więcej przedsiębiorstw bazuje na elektronicznej wymianie danych – EDI. Czym dokładnie jest ? i jakie ma zastosowanie w biznesie? Elektroniczna wymiana danych (ang. Electronic Data Interchange) to określenie automatycznej wymiany danych oraz dokumentów odbywającej się pomiędzy różnymi systemami komputerowymi z użyciem ustalonych formatów komunikatów. Dzisiaj większość firm korzysta z komputerów oraz z internetu. Dzięki systemom wykorzystującym EDI – elektroniczną wymianę danych, mogą one współpracować ze sobą jeszcze efektywniej. Jaki jest cel EDI? Głównym celem Electronic Data Interchange, czyli elektronicznej wymiany danych jest oszczędność czasu i pieniędzy. Taki efekt uzyskuje się poprzez eliminację wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji do systemów oraz przyspieszenie przepływu danych dzięki użyciu specjalnych aplikacji komputerowych wykorzystywanych przez firmy stosujące EDI. W konsekwencji dochodzi do zmniejszenia czasochłonności i pracochłonności procesów, informacje są łatwiej dostępne, eliminuje się ryzyko ich nieprawidłowego wprowadzenia, poszerza się i uściśla ważne dane. Dane dostępne są natychmiastowo, dlatego nie trzeba oczekiwać na ich uzyskanie. Warto przy tym zaznaczyć, że EDI nie należy kojarzyć z rodzajem poczty elektronicznej czy komunikatora internetowego. Wymiana danych odbywa się między systemami informatycznymi, a nie bezpośrednio między ludźmi. Dane te mogą być wtedy przetwarzane automatycznie przez komputery, bez potrzeby angażowania w ten proces człowieka. Na czym polega elektroniczna wymiana danych? Aby przedsiębiorcy mogli cieszyć się z tych korzyści, muszą wybrać system EDI i wdrożyć go. W systemach tego rodzaju stosuje się specjalne komunikaty EDI oraz standardy, na których bazują systemy elektronicznej wymiany danych. Komunikat – techniczny sposób zapisu komunikacji między stronami – zarówno wewnątrz przedsiębiorstwa, jak i do zewnętrznych kontrahentów. Standard – ściśle określone formaty dokumentów wymienianych między uczestnikami EDI. Nie określa się jednak sposobów komunikacji, które mogą być różne. Najczęściej stosuje się takie jak: AS2, TCP/IP, HTTPS, FTP, SOAP, X400, TGMS, TIP/EAP, Frame Relay, ISDN, OFTP. Dzięki temu, że w procesie elektronicznej wymiany danych stosuje się takie same standardy i komunikaty, możliwe jest znaczne ułatwienie całego procesu. Każdy z uczestników wymiany informacji ma je jak na dłoni – niezależnie od tego, z jakiego rodzaju oprogramowania korzysta, ponieważ mają one wspólny „język”. Stosowanie EDI nie jest limitowane różnicami w oprogramowaniu dzięki wspólnej bazie komunikatów i standardów. Zastosowanie EDI w przedsiębiorstwach Aktualnie elektroniczna wymiana danych uznawana jest za fundament nowoczesnego rynku. Doskonale sprawdza się w sektorach produkcyjnych, detalicznych, przy śledzeniu transportu w dystrybucji, także przy uzupełnianiu zapasów oraz przy płatnościach elektronicznych. Badania wskazują, że wdrożenie elektronicznej wymiany danych pozwala na uzyskanie oszczędności wynoszących aż do 80%! EDI pozwala na wymianę danych takich jak: faktury faktury korygujące zamówienia potwierdzenia zamówień awiza wysyłki i wiele innych EDI należy postrzegać jako element długoterminowej strategii, która usprawnia kompleksowo działanie przedsiębiorstw, daje oszczędności czasów i kosztów, zmniejsza błędy, ponieważ eliminuje procesy, które prowadzone są ręcznie przez pracowników. Jak możemy wdrożyć EDI w firmie? Aktualnie w Polsce działa kilka firm specjalizujących się w dostarczaniu rozwiązań w ramach elektronicznej wymiany danych – jedną z nich jest firma Edison, która od lat zajmuje się oferowaniem klientom zaawansowanych systemów tego rodzaju. Źródło : crowley.pl