Już niebawem rusza kolejna edycja konferencji #EnergizeYourBusiness, zatem przypomnijmy sobie, co usłyszeliśmy na spotkaniu podsumowującym zeszły rok projektu. W środowisku przedsiębiorców i dostawców rozwiązań technologicznych, wdrażanie systemów ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to istotne wyzwanie. Podczas ostatniego zjazdu w Warszawie, eksperci z firm partnerskich IFS podzielili się swoimi doświadczeniami i spostrzeżeniami na temat kluczowych aspektów procesu implementacji tych narzędzi. Ich wypowiedzi rzucają światło na wyzwania, z którymi mierzą się firmy wdrożeniowe, oraz przedstawiają strategie, które okazują się skuteczne..
Obecne wyzwania firm wdrożeniowych
Robert Pawlak z L-systems zwraca uwagę na istotny aspekt wdrożeń w średnich i dużych firmach. Mówi:
„Średnich bądź dużych firm, które nie mają jakichkolwiek systemów jest bardzo niewiele – o ile w ogóle takie istnieją. Zazwyczaj posiadają już jakieś narzędzie informatyczne, które było eksploatowane przez ostatnie lata działalności. Wchodząc do takiej firmy z nowym wdrożeniem, użytkownicy przedstawiają często powtarzające się wymagania. Przykładowo, chcą aby nowy system miał wszystko to, co dobrego posiadał stary. Natomiast to, co było złe, należałoby usprawnić bądź poszerzyć o nowe funkcjonalności – to naturalne. Z kolei kadra zarządzająca wymaga, żeby system został wdrożony jak najszybciej, a inwestycja zwróciła się w krótkim okresie.
Naszą rolą jest uświadamianie klientów, że proces ten wymaga czasu. Projekt wdrożeniowy powinien zamknąć się w ciągu roku, półtora – góra 2 latach. Kluczem do sukcesu całego procesu jest przekonanie osób decyzyjnych, że do tego poziomu musimy dojść sukcesywnie. W pierwszej kolejności uruchamiamy to, co jest niezbędne do funkcjonowania biznesu, a następnie dodajemy te funkcjonalności, które zostały określone jako ważne. Jak pokazuje nasze doświadczenie, nie zawsze jest to łatwe.”
Wypowiedź ta rzuca światło na złożoność wdrożenia ERP w firmach, które posiadały już jakieś systemy informatyczne. Wyważenie między oczekiwaniami użytkowników a realiami technicznymi i finansowymi projektu jest tutaj bardzo ważne.
Mariusz Basan z Delegate IT podkreśla inną ważną kwestię – przygotowanie klientów na zmiany:
„Przede wszystkim, na samym początku, staramy się uświadomić klientów, że nadchodzą zmiany. Są one narzucone przez standardy systemów, które istnieją niezależnie od wybranego oprogramowania. Proces wdrożenia staje się znacznie łatwiejszy, kiedy się z nimi zapozna.”
Wskazuje to na konieczność zarządzania oczekiwaniami oraz edukacji klientów na temat standardów i praktyk związanych z systemami ERP.
Przedstawiciel firmy CGI, Rafał Opyrchal podchodzi do tematu z perspektywy consultingowej, wskazując na indywidualne podejście do każdego klienta:
„Jako firma consultingowa, do każdego przypadku podchodzimy indywidualnie. Poszukiwanie przez klientów systemu, często wynika z dotychczasowych bolączek z perspektywy zarządzania firmą. Tego typu problemy mogą okazać się dobrym punktem wyjścia do optymalizacji konkretnych procesów. Pojawia się bowiem okazja, aby pokazać klientowi, że coś można zrobić lepiej – poprzez wprowadzenie odpowiedniego systemu. To wymaga jednak licznych analiz obszarów, które poprzez optymalizację doprowadzą do redukcji m.in. kosztów operacyjnych. Nie każda firma jest jednak gotowa na inwestycje w oparciu o takie podejście.”
Uwydatnia to fakt, że identyfikacja i rozwiązywanie specyficznych problemów biznesowych klienta może być kluczowym elementem skutecznego wdrożenia systemu ERP.
Tutaj Robert Pawlak z L-systems wraca do kwestii precyzyjnego definiowania celów projektu wdrożeniowego:
„Przed wdrożeniem oprogramowania ważne jest, aby precyzyjnie określić co jest jego celem. Jest nim to, aby w firmie funkcjonował system, który wspiera jej działalność. Wszystkie strony, które są zaangażowane w projekt, powinny być skoncentrowane na tym celu. Niekiedy dochodzi do konfliktów na linii klienta z firmą wdrożeniową, kiedy nie jest jasne to, kto jest operatorem zgromadzonych danych. Proces ich przygotowywania nie powinien być spontaniczny, a dobrze zorganizowany. Niekiedy dochodzi do sytuacji, kiedy pojawiają się rozbieżne dane czy informacje, które znacząco utrudniają wdrożenie.”
Wypowiedź Roberta podkreśla znaczenie jasnego zdefiniowania oczekiwanych rezultatów oraz efektywnej komunikacji i zarządzania danymi w trakcie wdrożenia.
Kolejny istotny problem poruszył Bartłomiej Denkowski z firmy InfoConsulting, który mówi:
„Bywają sytuacje, kiedy osoba odpowiedzialna za system w danej firmie odchodzi. Przeszkolenie nowej osoby może okazać się czasochłonne, co nie jest rozsądne ani bezpieczne, jeśli chcemy utrzymać mieć pewność o ciągłości działania wdrożonego oprogramowania. Firmy są wtedy zmuszone do outsourcingu, tzn. zwrócenia się do dostawcy z prośbą o pomoc. Jednak, ponad wszystko, posiadanie osoby znającej system oraz procesy firmy jest niezwykle ważne do wprowadzania mniejszych, bieżących usprawnień.”
Z powyższych wypowiedzi ekspertów jasno wynika, że wdrożenie systemów ERP jest procesem złożonym, wymagającym zarówno technicznego know-how, jak i umiejętności zarządzania projektami i oczekiwaniami klientów. Wizja, doświadczenie i umiejętności firm partnerskich IFS okazują się kluczowe dla osiągnięcia sukcesu.
Rozliczenie projektu – Fixed Price czy Time & Materials?
Wybór modelu rozliczeniowego dla projektów wdrożeniowych systemów ERP, takich jak IFS Cloud, jest kluczową decyzją, która może znacząco wpływać na sukces całego przedsięwzięcia. W trakcie konferencji eksperci podkreślali różnice między modelami Fixed Price i Time & Materials, rzucając światło na ich zalety i wyzwania.
- Fixed Price – model ten jest często preferowany w fazach projektu o wyraźnie zdefiniowanych wymaganiach. Jego zaletą jest przewidywalność kosztów dla klienta, co jest szczególnie ważne, gdy klient ma ograniczoną wiedzę na temat zakresu projektu lub jest to jego pierwsze wdrożenie ERP. W takich przypadkach model Time & Materials może być postrzegany jako bardziej ryzykowny, ponieważ finalny koszt jest trudniejszy do oszacowania na początku projektu. Jednak metoda ta ma też swoje ograniczenia, szczególnie gdy w trakcie projektu zachodzi potrzeba zmian. Rotacja w zespole w trakcie realizacji projektu może wpłynąć na efektywność i spójność pracy, co może być trudne do zakomunikowania i rozliczenia między dostawcą a klientem.
- Time & Materials – jest to model, który może oferować większą elastyczność. Pozwala na adaptację do zmieniających się wymagań w trakcie trwania projektu. Jest to szczególnie ważne w przypadkach, gdy zakres projektu jest dynamiczny lub trudny do precyzyjnego zdefiniowania na początku. Eksperci podkreślali znaczenie ewidencjonowania każdego kroku w procesie wdrożenia, co jest kluczowe w modelu Time & Materials, aby zapewnić przejrzystość kosztów i postępu prac.
IFS Cloud – czy wymaga wprowadzania dedykowanych rozwiązań?
W kontekście IFS Cloud, eksperci zwrócili uwagę, że system ten jest na tyle rozbudowany i konfigurowalny, że w wielu przypadkach nie ma uzasadnienia biznesowego dla wprowadzania modyfikacji. Standardowe funkcje systemu są na tyle zaawansowane, że mogą zaspokoić większość potrzeb operacyjnych bez dodatkowych kosztów i komplikacji związanych z modyfikacjami.
Warto więc uświadamiać klientów o możliwościach standardowych rozwiązań przed decyzją o modyfikacjach, które nie tylko są droższe i bardziej skomplikowane, ale również wydłużają czas oraz poziom zwrotu z inwestycji (ROI). Dodatkowo, modyfikacje systemu ERP, jak IFS Cloud, nie są jednorazowym kosztem. Wymagają one dedykowanego serwisowania, co generuje dodatkowe koszty i straty czasu w długim okresie.
KSeF a produkty IFS
W związku z nowymi regulacjami dotyczącymi e-faktur w Polsce, nasuwa się pytanie o kompatybilność systemów IFS z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). InfoConsulting, będąc partnerem IFS, oferuje autorską platformę, która umożliwia integrację produktów IFS z KSeF. Rozwiązanie to pozwoli firmom wykorzystującym narzędzia IFS na bezproblemowe przesyłanie e-faktur do systemu KSeF, co znacznie ułatwi i zautomatyzuje proces fakturowania. Wprowadzenie takiej integracji stanowi odpowiedź na wymogi rynku i nowe regulacje podatkowe, zapewniając przedsiębiorstwom ciągłość działania oraz efektywność operacyjną.
Perspektywa na 2024 rok
Według specjalistów, rok 2024 zapowiada się obiecująco. Dzięki ciągłym innowacjom i ulepszeniom, szczególnie w obszarze IFS Cloud, można oczekiwać wzrostu popytu na te systemy. Wśród zainteresowanych są m.in. obecni posiadacze oprogramowania od IFS, którzy podjęli się wdrożenia dłuższy czas temu. To tej grupie odbiorców zwiększa się dług technologiczny, który może wymusić potrzebę zaktualizowania swojego systemu do nowszej wersji. Dlaczego warto i co może na to wpłynąć? Poniżej przedstawiamy kilka kluczowych cech, które użytkownicy mogą dostrzec w obecnej postaci systemu IFS Cloud.
- Poprawa cyberbezpieczeństwa – najnowsza wersja IFS Cloud wprowadza znaczące ulepszenia w zakresie cyberbezpieczeństwa. W dobie rosnących zagrożeń cyfrowych, takie usprawnienia są kluczowe i z pewnością przyciągną uwagę przedsiębiorstw, które coraz bardziej koncentrują się na ochronie swoich danych i infrastruktury IT.
- Dostępność i skalowalność– obecnie IFS Cloud jest dostępny z poziomu przeglądarki, co znacząco ułatwia dostęp do systemu z różnych urządzeń i lokalizacji. Skalowalność rozwiązania sprawia, że jest ono odpowiednie zarówno dla małych, jak i dużych przedsiębiorstw, umożliwiając łatwą adaptację systemu do zmieniających się potrzeb biznesowych.
- Ulepszony interfejs i wygoda użytkowania – nowa wersja systemu charakteryzuje się lepszym interfejsem i większą wygodą użytkowania, co jest kluczowe dla akceptacji systemu przez użytkowników. Brak oporu przed zmianą i pozytywna akceptacja systemu w pierwotnej postaci to ważny czynnik sukcesu każdego wdrożenia IT.
- Odblokowanie środków unijnych – rok 2024 może przynieść również zwiększony popyt na systemy IFS Cloud dzięki odblokowaniu środków unijnych w ramach KPO (Krajowego Planu Odbudowy). Programy dofinansowań mogą zachęcać przedsiębiorców do inwestowania w nowe systemy lub aktualizacji istniejących. Możliwość uzyskania wsparcia finansowego dla projektów automatyzacji i cyfryzacji będzie znaczącym czynnikiem motywującym firmy do modernizacji ich infrastruktury IT.
Podsumowanie
W obliczu licznych zmian, firmy wdrożeniowe systemów IFS mogą oczekiwać zwiększonego zainteresowania ze strony rynku. Zdolność do dostarczania rozwiązań, które są nie tylko technologicznie zaawansowane, ale również bezpieczne i łatwe w użyciu, będzie kluczowa dla wykorzystania nowych możliwości. Ponadto, zdolność do skutecznego wykorzystania funduszy unijnych i dostarczenia wartości dodanej klientom może znacznie wpłynąć na dynamikę rynku i pozycję firm wdrożeniowych w branży rozwiązań ERP.
