Do sukcesu rozwiązań ERP z chmury przyczyniają się niewątpliwie czynniki gospodarcze, takie jak prędkość i koszty. Mimo to wielu małym i średnim przedsiębiorstwom nie łatwo podejmują decyzję. Decyzję o przekazaniu głównych systemów pod opiekę zewnętrznych, wyspecjalizowanych partnerów z branży IT. Pomocne okazuje się często rozłożenie tego procesu na pojedyncze etapy. Odpowiadając na sześć strategicznych pytań, producent oprogramowania ERP proALPHA wyjaśnia. Wyjaśnia w jaki sposób małe i średnie przedsiębiorstwa mogą krok po kroku przenieść swoje oprogramowanie do chmury.

Systemy ERP są kluczowe dla funkcjonowania przedsiębiorstwa i dlatego ich transfer do chmury wymaga rzetelnego przygotowania. Zwłaszcza w przypadku głównych procesów produkcyjnych przedsiębiorcy zwykle nie chcą podejmować decyzji pochopnie. Zbyt duża powściągliwość przy wdrażaniu rozwiązania ERP z chmury może jednak spowodować utratę produktywności. Średni okres użytkowania instalacji ERP wynosi ponad 11 lat.  Dlatego w przypadku planowanej wymiany lub aktualizacji oprogramowania, przedsiębiorcy powinni przynajmniej zapoznać się z zaletami hybrydowej architektury w chmurze.

Jaki model rozwiązania ERP z chmury jest idealny?

Jeżeli przedsiębiorstwo decyduje się na wykorzystanie systemu ERP z chmury, należy zastanowić się nad optymalnym rozwiązaniem. Jeżeli przedsiębiorstwo znajduje się w fazie rozwoju lub modernizacji, najlepiej zastosować standardowe rozwiązanie SaaS (ang. Software as a Service). Jeśli aktualnie wykorzystywany system ERP ma w całości lub częściowo zostać przeniesiony do chmury, najlepsze rozwiązanie to hosting. Przetestowanie procesów w takim trybie umożliwia ograniczony w czasie hosting implementacji, za pośrednictwem indywidulanej replikacji systemu dostępnej lokalnie.

Czy konieczne jest całościowe wykorzystanie systemu ERP z chmury?

Korzystanie ze wszystkich dostępnych funkcjonalności w chmurze nie jest konieczne. Dzięki architekturze hybrydowej istnieje możliwość użytkowania niektórych aplikacji lokalnie i w chmurze. Taka kombinacja zapewnia producentom aktualnie najwięcej korzyści. Obowiązuje przy tym zasada, że im bardziej związana aplikacja z podstawowymi procesami przedsiębiorstwa, tym większe ryzyko związane z przeniesieniem do chmury. Analogicznie oznacza to również, że im bardziej oddalona aplikacja od podstawowych procesów, tym łatwiejsza migracja do chmury. Przykładem mogą być rozwiązania z zakresu eProcurement.

W jaki sposób można zapewnić sprawną wymianę danych z i do chmury?

W przemyśle produkcyjnym obok systemów ERP wykorzystywane są często inne, specjalistyczne aplikacje. Aplikacje do sterowania produkcją lub do przygotowywania konstrukcji technicznych, których nie można przenieść do chmury w prosty sposób. Mogą one w dalszym ciągu być stosowane lokalnie. Poprzez standardowe platformy integracyjne, jak np. Integration Workbench (INWB), aplikacje to zostają przyłączone do sytemu ERP. Jedynym warunkiem jest istnienie jednoznacznie zaadresowanego interfejsu w systemie docelowym. Transfer danych następuje poprzez bezpieczne połącznie VPN.

W jakich przypadkach również inne aplikacje powinny zostać przeniesione do chmury?

Wiele aplikacji do realizacji procesów następczych doskonale nadaje się do wykorzystywania w chmurze. W szczególności, gdy wspierają pracowników stosujących urządzenia mobilne lub obejmują wiele oddziałów przedsiębiorstwa. Przykładem może być hosting aplikacji MS Office w połączeniu z systemem ERP. Również inne aplikacje, jak np. telefonia VOIP, EDI, Exchane, sklep internetowy lub rozwiązania b2b. Takie aplikacje mogą być obsługiwane przez operatorów zewnętrznych. ERP z chmury pozostaje przy tym w centrum firmowej infrastruktury IT i funkcjonuje jako węzeł integrujący dane.

Jaka architektura bazowa stanowi najlepszą podstawę dla hostingu?

Akceptacja pracowników jest ważna. Dlatego interfejs użytkownika rozwiązania ERP z chmury powinien być obsługiwany intuicyjnie i z dużą łatwością. Jeżeli nie jest planowane wdrożenie nowego systemu ERP, zalecane jest przejęcie 1:1 wykorzystywanego interfejsu użytkownika dotychczasowego systemu. Interfejs musi przy tym spełniać wszystkie warunki stawiane bezpiecznemu, elastycznemu i wirtualnemu stanowisku pracy. Do tych warunków zaliczamy dostęp do systemu niezależnie od czasu i miejsca. Dostęp poprzez dowolne urządzenie mobilne oraz duża wydajność i nieskomplikowany proces logowania użytkowników.

Jak zapewnić bezpieczeństwo i zgodność danych w odniesieniu do operatorów?

Środowisko chmury oferuje przedsiębiorstwom z reguły wyższe standardy bezpieczeństwa niż w przypadku wewnętrznej obsługi systemu ERP, tj. w centrum danych w siedzibie firmy. Czynnikiem wskazującym na rzetelną obsługę danych produktywnych przez usługodawcę jest replikacja danych do drugiego centrum danych w chmurze. W celu ich zabezpieczenia oraz uzyskane certyfikaty, np. zgodność z normą ISO 27001 dotyczącą zarządzania bezpieczeństwem informacji. Aby zapewnić przestrzeganie surowych przepisów odnoszących się do bezpieczeństwa danych, np. w Niemczech korzystanie z usług centrum danych w chmurze jest nieuniknione.

„Hybrydowa strategia przynosi firmom małej i średniej wielkości obecnie najwięcej korzyści“, wyjaśnia Michael Bzdega, odpowiedzialny za architekturę rozwiązania biznesowego w chmurze w proALPHA. „Producenci oprogramowań ERP coraz częściej łączą rozwiązania Best-of-Breed i Best-of-Suite. proALPHA rozwija platformę innowacyjności, obejmującą takie rozwiązania jak Financial Performance Management lub zarządzanie jakością danych dla całego systemu. W efekcie dalszego rozwoju systemu ERP w architekturze mikroserwisów możliwa będzie jeszcze łatwiejsza integracja aplikacji innych operatorów z aplikacjami platformy innowacji. W takim scenariuszu przedsiębiorstwa będą korzystały ze wszystkich zalet chmury dla wybranych obszarów i jednocześnie w dalszym ciągu z systemu lokalnego, według własnego uznania.“