ERP

Branża transportowa to dynamicznie zmieniające się środowisko, w którym nowe regulacje prawne stawiają przed firmami liczne wyzwania. Przykładem takich zmian jest Pakiet Mobilności, który wpływa na sposób wynagradzania i rozliczania kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe. Choć wdrażanie nowych przepisów bywa wymagające, to w niektórych przypadkach przynosi realne korzyści dla pracowników. Dobrym przykładem jest tzw. dodatek sanitarny (Sanitariaty), którego celem jest rekompensata kosztów ponoszonych przez kierowców w trasie. Czym są Sanitariaty? Dodatek sanitarny to składnik wynagrodzenia, który przysługuje kierowcom realizującym przewozy międzynarodowe. Służy on pokryciu kosztów korzystania z toalet, pryszniców oraz środków higienicznych podczas wykonywania pracy za granicą. Zgodnie z Ustawą o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym z dnia 28 lipca 2023 roku, koszt ten może być zwrócony kierowcy jako nieopodatkowany i nieoskładkowany dodatek — pod warunkiem, że całkowite miesięczne wynagrodzenie pracownika osiąga co najmniej poziom przeciętnego wynagrodzenia. Co ważne, nie jest wymagane przedstawianie dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków — podobnie jak w przypadku ryczałtów za noclegi poza kabiną. ZOBACZ TAKŻE: Jakie zmiany czekają przedsiębiorców w 2025 roku? Sanitariaty w enova365 – jak to działa? System enova365 w ramach funkcjonalności Pakiet Mobilności (Kierowcy) umożliwia kompleksowe rozliczanie dodatków sanitarnych oraz innych składników wynagrodzenia dla kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe. Dzięki enova365 możesz: Rozliczać składki ZUS dla kierowców delegowanych za granicę zgodnie z obowiązującymi przepisami, Uwzględniać dodatki sanitarne w ewidencji płacowej. Do dyspozycji użytkownika są dwa główne elementy: Sanitariaty WE – dla pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, Sanitariaty WE U – dla zleceniobiorców. Wystarczy dodać odpowiedni składnik w kartotece pracownika lub zleceniobiorcy, podać kwotę i okres, a system automatycznie uwzględni dodatek w wypłacie. Elementy te są domyślnie zdefiniowane jako nieopodatkowane i nieoskładkowane, chyba że łączny przychód pracownika w danym miesiącu nie osiągnie minimalnej podstawy wymiaru składek ZUS. Dodatkowo system zawiera techniczne składniki: Sanitariaty korekta ZUS, Sanitariaty korekta ZUS Uktóre służą do zapewnienia poprawnych wyliczeń i należy je mieć aktywne w bazie danych. ZOBACZ TAKŻE: Nowości w Księdze Przychodów i Rozchodów 2026: 15 kluczowych zmian w projekcie Ministra Finansów Integracja z 4Trans – pełna automatyzacja danych kierowców Dzięki integracji z oprogramowaniem 4Trans, system enova365 pozwala na importowanie danych z ewidencji kierowców bez potrzeby ręcznego wprowadzania informacji. W ramach integracji możesz zaimportować: Diety (zestawienie diet na potrzeby pakietu mobilności), Wyrównania za pracę za granicą, Dodatki płacowe (np. nadgodziny, premie, dodatki za pracę za granicą), Ryczałty i ich wyrównania, Plan pracy (do zakładki Kalendarz/Norma czasu pracy), Nieobecności (np. urlopy, zwolnienia), Czas pracy (do zakładki Kalendarz/Czas pracy), Sanitariaty – sumaryczna kwota dodatku za dany miesiąc zostanie automatycznie przypisana do odpowiedniego składnika „Sanitariaty WE”. Dzięki tej integracji wszystkie niezbędne dane z 4Trans trafiają bezpośrednio do enova365, co znacząco skraca czas potrzebny na przygotowanie listy płac i zapewnia zgodność z aktualnymi przepisami. Podsumowanie System enova365 wspierany przez integrację z 4Trans stanowi kompleksowe rozwiązanie dla firm transportowych, które muszą sprostać wymaganiom Pakietu Mobilności. Obsługa dodatku sanitarnego, rozliczanie diet i wynagrodzeń delegowanych kierowców – wszystko to możesz zrealizować w jednym miejscu, zgodnie z obowiązującymi regulacjami.

System ERP (Enterprise Resource Planning) to dziś nieodzowny element funkcjonowania nowoczesnego przedsiębiorstwa. Integruje procesy biznesowe, porządkuje dane, automatyzuje powtarzalne zadania i wspiera w podejmowaniu trafnych decyzji. Ale skuteczność ERP nie wynika tylko z jego możliwości technologicznych – kluczowe znaczenie ma sposób wdrożenia oraz jakość wsparcia po jego uruchomieniu. Wdrożenie systemu ERP zaczyna się na długo przed jego instalacją. Punktem wyjścia powinna być szczegółowa analiza procesów biznesowych – zarówno obecnych, jak i przyszłych, wynikających z planów rozwoju firmy. Celem analizy jest nie tylko dopasowanie systemu do aktualnych realiów, ale także określenie kierunku jego dalszego rozwoju w ramach organizacji. Skuteczne wdrożenie systemu ERP wymaga przygotowań na etapie przedwrożeniowym: Jasno określonych celów biznesowych, Dopasowania funkcjonalności systemu do realnych potrzeb, Ustalenia wymagań integracyjnych (np. z systemem CRM, DMS, WMS, platformami e-commerce czy narzędziami BI), Zaangażowania odpowiedniego zespołu po stronie klienta oraz firmy wdrażającej oprogramowanie. Etapy wdrożenia systemu ERP Analiza przedwdrożeniowa – ten etap obejmuje właśnie określenie celów biznesowych, opracowanie i dostosowanie procesów oraz określenie szczegółów projektu. Tutaj wskazywane są potrzebne moduły systemu. Zarówno Comarch ERP Optima, jak i Comarch ERP XL są systemami składającymi się z wielu modułów usprawniających konkretne obszary zarządzania przedsiębiorstwem m.in.: księgowość, handel, kadry i płace, w Comarch ERP XL to także produkcja, logistyka i inne. Na etapie analizy przedwdrożeniowej zapada też decyzja o liczbie potrzebnych licencji dla użytkowników systemu oraz przygotowanie infrastruktury informatycznej (serwery, infrastruktura bazodanowa etc.). W analizie określamy także harmonogram wdrożenia i jego metodykę oraz zespoły projektowe.  Implementacja rozwiązania, konfiguracja i migracja danych. Etap ten składa się z kilku kluczowych działań. Obejmuje on instalację systemu, adaptację procesów przedsiębiorstwa, aby znalazły odzwierciedlenie w konfiguracji modułów, oraz integrację z pozostałymi narzędziami wykorzystywanymi w firmie. Często, gdy standardowe funkcje okazują się niewystarczające, na tym etapie projektuje się i tworzy również dedykowane rozszerzenia lub dodatki, które odpowiadają na unikalne potrzeby organizacji. Ponadto, jeśli wdrożenie zakłada przeniesienie informacji z dotychczas używanego oprogramowania, przeprowadza się migrację danych. Może ona być poprzedzona audytem i weryfikacją w celu uniknięcia przeniesienia zbędnych lub zduplikowanych informacji. Testy oprogramowania – etap uruchomienia systemu i testowania w realnych warunkach, gdzie szczególną uwagę zwracamy na zgodność z założeniami analizy przedwdrożeniowej oraz optymalizację procesów. To także etap weryfikacji czy przyjęte założenia są właściwe i wpływają na usprawnienie pracy.  Mogą pojawić się nowe potrzeby funkcjonalne, które warto zidentyfikować i zaplanować ich wdrożenie w kolejnych etapach wdrożenia lub systemu.  Szkolenie pracowników – początki bywają trudne, zmiany nie tylko w samej obsłudze nowego narzędzia, ale też w procesach pracy, mogą powodować negatywne nastawienie załogi. Do tego dochodzi złożoność konfiguracji, weryfikacja możliwości systemu przez użytkowników w trakcie intensywnych szkoleń, których jakość wpływa bezpośrednio na ich gotowość do pracy w nowym systemie.  Etap uruchomienia produkcyjnego – start, to moment największego napięcia. Przejście na nowe oprogramowanie wiąże się z ryzykiem błędów, niepewnością użytkowników i nieprzewidzianymi sytuacjami. Właśnie dlatego tak istotna jest obecność zespołu konsultantów i zapewnienie klientowi tzw. asysty powdrożeniowej. Wsparcie powdrożeniowe Asysta powdrożeniowa to wsparcie operacyjne po uruchomieniu systemu. Trwa zwykle od kilku tygodni, nawet do kilku miesięcy. Opieka ta ma na celu szybką reakcję na pojawiające się problemy, wsparcie użytkowników w codziennej pracy, pomoc w interpretacji raportów, statystyk, osiągania KPI, a także bieżące dostosowanie konfiguracji do realiów działania firmy.  To także etap, w którym organizacja zaczyna realnie odczuwać korzyści z wdrożenia ERP – większą przejrzystość danych, lepszą kontrolę kosztów, sprawniejsze planowanie i wyższą efektywność operacyjną. Jednocześnie mogą pojawić się nowe potrzeby funkcjonalne, które warto zidentyfikować i zaplanować ich wdrożenie w kolejnych etapach rozwoju systemu. Przejście do serwisu – czyli długofalowy rozwój systemu ERP Po zakończeniu asysty powdrożeniowej, upływie pierwszej rocznej gwarancji producenta, system ERP zostaje objęty stałą opieką serwisową. Ten etap, choć często pomijany przy planowaniu budżetu wdrożeniowego, ma kluczowe znaczenie dla długoterminowego sukcesu projektu. Serwis ERP to nie tylko reagowanie na zgłoszenia i usuwanie awarii. To także: Aktualizacje systemu wynikające ze zmian przepisów prawa, Rozwój funkcjonalny zgodnie z rozwojem firmy, Integracja z nowymi narzędziami lub systemami zewnętrznymi, Doradztwo i współpraca z Partnerem obsługującym firmę w tym zakresie. W przypadku systemów klasy ERP, które wpływają na kluczowe obszary działalności firmy (finanse, sprzedaż, produkcja, logistyka), istotna jest także gwarancja dostępności wsparcia w sytuacjach krytycznych. Dlatego wielu dostawców, w tym także YOSI.PL, oferuje rozbudowane pakiety asysty serwisowej i umowy SLA, dostosowane do potrzeb Klienta. W świecie systemów ERP ważne jest rozróżnienie między gwarancją a asystą serwisową, ponieważ każda z tych form wsparcia pełni inną funkcję. Gwarancja, standardowo udzielana na 12 miesięcy po uruchomieniu systemu, zapewnia bezpłatne usuwanie wykrytych wad oprogramowania. Można ją przedłużyć lub rozszerzyć w ramach planów dodatkowej asysty. Asysta serwisowa to wyższy poziom wsparcia – obejmuje priorytetową obsługę wszelkich problemów związanych z eksploatacją systemu, takich jak błędy użytkowników, zakłócenia pracy czy awarie środowiska IT. Jeszcze bardziej zaawansowaną formą zabezpieczenia działania systemu jest umowa serwisowa (SLA), która gwarantuje szybką reakcję i kompleksową obsługę w przypadku poważnych awarii. Choć to droższe rozwiązanie, daje firmie realne wsparcie operacyjne, ogranicza ryzyko przestojów oraz umożliwia ciągły rozwój i dostosowanie systemu do zmieniających się potrzeb biznesowych. Oferta asysty serwisowej systemów Comarch ERP w YOSI.PL – wybierz solidnego Partnera  Po pierwszym roku użytkowania systemu ERP, firma staje przed decyzją: czy pozostać przy standardowej gwarancji, czy zainwestować w rozszerzoną asystę? W YOSI PL  proponujemy cztery poziomy wsparcia, dopasowane do różnych potrzeb biznesowych: Podstawowa gwarancja – obejmuje poprawki błędów i aktualizacje do obowiązujących przepisów. Plan Rozszerzony – idealny dla firm oczekujących szybszej reakcji, dostępu do konsultantów telefonicznych i zdalnych, a także zgłoszeń awaryjnych. Plan Premium – dla organizacji o wysokiej krytyczności procesów, z dedykowanym opiekunem, większą liczbą priorytetowych zgłoszeń i systemem zgłoszeniowym. Indywidualna umowa SLA – z gwarantowanym czasem reakcji, dostępnością 24/7 i kompleksową obsługą awarii. Dzięki elastycznym modelom rozliczeń (godzinowym lub abonamentowym), Klient może dopasować zakres usług do swoich potrzeb operacyjnych i budżetowych. Sukces wdrożenia systemu ERP zależy nie tylko od jego funkcjonalności, ale od kompleksowego podejścia: od analizy przedwdrożeniowej, przez kompetentną asystę po uruchomieniu, aż po stałą opiekę serwisową. Firmy, które inwestują w solidnego partnera wdrożeniowego i profesjonalne wsparcie po starcie systemu, szybciej osiągają zwrot z inwestycji i mają większą elastyczność w dostosowywaniu się do zmieniających się warunków rynkowych. YOSI.PL to zespół konsultantów, który pozostaje z Tobą na każdym etapie od analizy, przez wdrożenie, aż po długofalowy rozwój, sprawując opiekę nad systemem.

Po wdrożeniu enova365 w Martex Logistics dane o wejściach i wyjściach pracowników automatycznie trafiają do systemu ERP. Również automatycznie przebiega rozliczanie czasu pracy, a precyzyjne dane są na wyciągnięcie ręki. W efekcie, zarządzanie czasem pracy kilkuset pracowników przestało być problemem. Wyzwanie: zwiększenie efektywności kontroli obecności i godzin pracy Martex Logistics jest częścią grupy Martex Sp. z o. o. – jednego z największych w kraju dystrybutorów części zamiennych do samochodów ciężarowych i autobusów. Zadaniem firmy jest obsługa Magazynu Centralnego Martex o powierzchni 45 000 m², zlokalizowanego w Będzinie. Pracuje nad tym ok. 180 pracowników etatowych, okresowo wspomaganych przez pracowników agencji tymczasowych. I właśnie monitorowanie i ewidencja czasu pracy pracowników etatowych i agencyjnych stanowiła w Martex Logistics największe wyzwanie. Żeby móc lepiej planować zasoby i zwiększyć efektywność operacyjną menedżerowie chcieli mieć możliwość łatwego kontrolowania obecności i godzin pracy personelu. Nie zapewniały tego dotychczas wykorzystywane rozwiązania. Cel: automatyzacja rozliczania czasu pracy i łatwe zarządzanie czasem pracy W Martex Logistics, dane z Systemu Kontroli Dostępu dotyczące obecności pracowników są podstawą do wyliczeń nadgodzin, absencji oraz innych składników rozliczeń pracowniczych. Przed wdrożeniem, były one, co prawda, pozyskiwane z Systemu Kontroli Dostępu, jednak miały postać surową, nieprzetworzoną i niezaokrągloną, co utrudniało ich dalsze wykorzystanie w rozliczeniach kadrowo-płacowych i powodowało pomyłki przy interpretacji danych. Dodatkowo, dostęp do tych informacji nie był ani intuicyjny ani wygodny, a przez to czasochłonny. Mając świadomość, że na rynku są dostępne nowoczesne rozwiązania, które umożliwiają integrację systemów oraz pełną automatyzację procesów kadrowych, zespół Martex Logistics podjął decyzję o takim wdrożeniu. Jego celem było podniesienie efektywności rozliczania czasu pracy i łatwy dostęp do precyzyjnych danych kadrowych. Żeby je zrealizować sformułowano następujące wymagania wobec systemu ERP: otwarte API – nowe rozwiązanie musiało zapewnić możliwość integracji z innymi narzędziami, elastyczność – możliwość odwzorowania procesów w firmie, nowoczesność – system musiał zapewnić daleko idącą automatyzację procesów kadrowo-płacowych, w tym umożliwić samoobsługę pracowniczą. Ważnym kryterium wyboru systemu ERP dla Martex Logistics było także profesjonalne wsparcie na etapie wdrożenia, dlatego poszukiwanofirmy wdrożeniowej z dużym doświadczeniem w branży logistycznej. Po przeprowadzeniu gruntownej analizy dostępnych rozwiązań, wybór padł na enova365, ze względu na bogactwo funkcji w obszarze kadrowo-płacowym oraz możliwość rozbudowy o kolejne moduły w przyszłości. Partnerem wdrożeniowym została natomiast firma Tradiss Piotrowski-Iwaniuk, jeden z czołowych autoryzowanych dystrybutorów systemu enova365. Rozwiązanie: wdrożenie modułów kadrowo-płacowych enova365 W odpowiedzi na potrzeby klienta wdrożono zintegrowane rozwiązanie oparte na systemie ERP enova365. Objęło ono moduły Kadry Płace enova365 oraz Pulpity Pracownika i Kierownika. Kluczowym elementem projektu była także automatyzacja zarządzania czasem pracy poprzez wykorzystanie modułów Harmonogramu zadań oraz enova365 WebAPI. Realizacja projektu przebiegała w następujących etapach. Analiza przedwdrożeniowa i konfiguracja systemuNa początku, przeprowadzono szczegółową analizę potrzeb i oczekiwań poszczególnych działów firmy oraz ustalono jak mają przebiegać kluczowe procesy. Kolejnym krokiem była konfiguracja systemu enova365 Kadry i Płace oraz Pulpitów Pracownika i Kierownika, z uwzględnieniem specyfiki działalności Martex Logistics. Szczególną uwagę poświęcono opracowaniu mechanizmu rozliczania czasu pracy oraz integracji z Systemem Kontroli Dostępu. Szkolenia i współpraca zespołówRównolegle z konfiguracją systemu zespół Martex Logistics przeprowadził szkolenia dla użytkowników, aby zapewnić im komfort pracy z nowym narzędziem. Zespół wdrożeniowy Tradiss odpowiadał za koordynację techniczną wszystkich działań, natomiast po stronie klienta kluczową rolę odegrały działy kadr i IT, które aktywnie wspierały proces wdrożenia na każdym etapie. Testy i uruchomienie produkcyjnePo zakończeniu konfiguracji przeprowadzono testy funkcjonalne poprawności działania systemu. Dzięki pozytywnym wynikom tych działań możliwe było uruchomienie systemu w trybie produkcyjnym i rozpoczęcie codziennej pracy z nowym rozwiązaniem. Efekty: mniej błędów, efektywniejsze zarządzanie zasobami Dzięki wdrożeniu udało się zintegrować system do ewidencji czasu pracy z modułem kadrowo-płacowym systemu ERP. Teraz dane między systemami są przesyłane automatycznie. Automatycznie przebiega też rozliczanie czasu pracy, a kadra zarządzająca ma łatwy wgląd w dane dotyczące czasu pracy załogi. Przyniosło to szereg następujących korzyści. Mniej błędów, więcej czasuWyeliminowano konieczność manualnej obróbki informacji, co znacząco skróciło czas potrzebny na przygotowanie rozliczeń oraz zredukowało liczbę potencjalnych błędów. Przejrzysty proces planowania czasu pracyAutomatyzacja wpłynęła również na poprawę przejrzystości i organizacji procesu planowania czasu pracy. Planowanie grafików stało się szybsze, bardziej efektywne i mniej podatne na błędy. Wzrost efektywności działu HRNajbardziej wymiernym rezultatem wdrożenia było znaczące skrócenie czasu potrzebnego na ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy zarówno pracowników etatowych, jak i agencyjnych. Teraz zespół może się skupić na zadaniach o wyższej wartości dla organizacji. System gotowy, by sprostać rosnącym potrzebomDzięki elastyczności enova365 system pozostaje skalowalny, co daje możliwość dalszego rozwoju i dostosowania do przyszłych potrzeb organizacji. W efekcie wdrożenie systemu wpłynęło na wzrost konkurencyjności Martex Logistics na rynku. Chcesz przenieść swój biznes na wyższy poziom automatyzacji? Jeszcze dziś umów się na bezpłatną prezentację online, w czasie której nasi konsultanci pokażą, jak system ERP enova365 wspiera pracę w firmie. Umów prezentację enova365

Tradycyjne firmy produkcyjne coraz częściej przyjmują modele oparte na subskrypcji usług i oprogramowania jako dodatek do istniejącej, podstawowej oferty. Zmiana ta zaspokaja zapotrzebowanie na elastyczność i personalizację, jednocześnie zwiększając zaangażowanie klientów i zapewniając bardziej stabilny model przychodów. Aby wesprzeć klientów w ich modelach subskrypcyjnych, RamBase wprowadził nowe rozwiązanie do zarządzania subskrypcjami w ramach RamBase Cloud ERP. Zarządzanie Subskrypcjami zapewnia elastyczne zarządzanie umowami i kompleksowy wgląd zarówno w bieżące, jak i prognozowane przychody. Czym są usługi oparte na subskrypcji? W przypadku firm produkcyjnych modele oparte na subskrypcji są wykorzystywane do dostarczania niefizycznych ofert, takich jak usługi lub oprogramowanie: • Usługi: Klienci płacą cykliczną opłatę za dostęp do usług, na przykład konserwacji, wsparcia technicznego lub magazynowania. Opłata ta jest zazwyczaj stała i naliczana regularnie, np. tygodniowo, miesięcznie lub rocznie. • Oprogramowanie: Klienci subskrybują licencje na oprogramowanie, które umożliwia im dostęp i kontrolę nad produktami fizycznymi, takimi jak maszyny, roboty i urządzenia elektryczne. Opłata ta jest zazwyczaj naliczana na podstawie liczby użytkowników lub licencji i pobierana regularnie, na przykład co miesiąc lub co rok. Warto zauważyć, że różni się to od wynajmu produktów fizycznych, który jest zarządzany w RamBase za pomocą modułu Wynajmu. Dlaczego klienci potrzebują Zarządzania Subskrypcjami? Sprzedając usługi i oprogramowanie w modelu subskrypcyjnym, firmy mogą zapewnić sobie stały przychód, poprawić przewidywalność finansową i wzmocnić swoją rentowność. Model ten nie tylko zwiększa zaangażowanie klientów poprzez utrzymywanie długoterminowych relacji, ale także otwiera nowe możliwości przychodowe dzięki stabilnym źródłom dochodu. Dostarczając ciągłą wartość, przedsiębiorstwa mogą zwiększać i maksymalizować wartość klienta w całym cyklu jego życia, co prowadzi do większej stabilności finansowej oraz dokładniejszego prognozowania i planowania długoterminowego. Jonas Pettersson, Chief Product Officer w RamBase zwraca jednak uwagę, że tworzenie takich modeli nie odbywa się bez przeszkód: Block Quote Angażuj, usprawniaj i rozwijaj Użytkownicy, którzy są zaznajomieni z systemem RamBase Cloud ERP, mogą już znać obecne funkcje subskrypcyjne dostępne w systemie. Jednak ta premiera wprowadza zupełnie nowe rozwiązanie opracowane od podstaw, w ścisłej współpracy z klientami. Block Quote Zarządzanie Subskrypcjami jest już dostępne dla wszystkich klientów RamBase Cloud ERP. Kluczowe funkcje obejmują: • Dynamiczne zarządzanie umowami: Dostosowywanie planów, dodatków i rabatów w czasie rzeczywistym, umożliwiające szybkie dostosowanie stawek w oparciu o negocjacje z klientem lub obowiązujące promocje. • Scentralizowana obsługa subskrypcji: Ujednolicona, zorientowana na użytkownika obsługa subskrypcji umożliwia tworzenie, zarządzanie i skalowanie ofert w jednym miejscu. • Tworzenie spersonalizowanych ofert: Zachęcaj klientów do subskrypcji dzięki specjalnym ofertom, rabatom, indywidualnym cenom i dopasowanym cyklom rozliczeniowym. Czas na wygodne Zarządzanie Subskrypcjami! Niezależnie od tego, czy uruchamiasz swoją pierwszą subskrypcję, czy optymalizujesz istniejący model, Zarządzanie Subskrypcjami od RamBase ułatwia tworzenie i zarządzanie płynnym procesem subskrypcji. Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej!

W większości firm system kadrowo-płacowy działa tak długo, jak długo nie zawodzi. Ale to pozorna stabilność. Bo nawet jeśli „jakoś to idzie”, to codzienność działu kadr i płac wygląda zwykle tak samo: ręczne listy, ciągłe poprawki, ryzyko błędów i stres. Tymczasem HR może szybciej, bezpieczniej. I z większym wpływem na biznes. Zamiast „jakoś działa” – „wiemy, ile to kosztuje i ile zyskujemy” Wypłata pensji to proces. I jak każdy proces – może być ręczny, czasochłonny i pełen wyjątków. Albo uporządkowany, zautomatyzowany i przewidywalny. Z danych firm, które wdrożyły nowoczesny system kadrowo-płacowy enova365, jasno wynika, że: naliczanie wynagrodzeń zajmuje o 30–50% czasu mniej, przygotowanie raportów kadrowych skraca się nawet o 60%, obsługa urlopów, wniosków i zaświadczeń jest zautomatyzowana niemal w 100%. Oszczędzasz nie tylko czas pracy zespołu HR. Zyskujesz większą pewność, że wszystko działa tak, jak trzeba – zgodnie z przepisami i oczekiwaniami zarządu. Argument nr 1: dane, które mówią same za siebie Zarząd nie kupi kolejnej opowieści o „intuicji” czy „łatwiejszej pracy”. Potrzebuje konkretów. Dlatego dzięki panelom BI w enova365 możesz pokazać: realny koszt wynagrodzeń – z podziałem na działy, stanowiska, formy zatrudnienia, poziom absencji i rotacji – nie jako trend, ale twardą liczbę, wykorzystanie urlopów – z raportem pokazującym, kto ma zaległości, dynamikę kosztów kadrowych – porównania miesiąc do miesiąca. To nie tylko informacje. To argumenty, które przekładają się na decyzje. → Chcesz wiedzieć więcej? Zobacz, jak analizować dane kadrowo-płacowe. Argument nr 2: inni już to zrobili Zarząd lubi benchmarki. A Ty możesz je pokazać. Firmy, które korzystają z enova365, mówią wprost: to inwestycja, która się zwraca – w czasie, w bezpieczeństwie, w możliwościach. dr Irena Eris Grupa ERBUD Ministerstwo Edukacji Narodowej Atalian Global Services Poland To dopiero początek listy. Konkretne przykłady organizacji, które są już po reorganizacji HR pod szyldem enova365. I mówią jednym głosem – to się opłaca!  → Sprawdź przykłady wdrożeń i sukcesów klientów. Argument nr 3: ryzyko braku zmiany Co się stanie, jeśli nic nie zrobisz? To nie tylko pytanie – to jedna z najważniejszych części Twojej prezentacji dla zarządu. Bez nowoczesnego systemu HR ryzykujesz: błędy w naliczaniu wynagrodzeń – a więc potencjalne kontrole i kary, trudności ze skalowaniem procesów kadrowych – gdy firma się rozwija, frustrację zespołu – zarówno HR, jak i pracowników oczekujących e-wniosków, szybkich odpowiedzi i dostępu do dokumentów, utratę zaufania – bo dział HR staje się hamulcem, a nie partnerem. I nie chodzi tu o scenariusze z przyszłości. To realne problemy, które pączkują w firmach uparcie trzymających się „sprawdzonych” rozwiązań. Dlaczego enova365? Bo to narzędzie stworzone z myślą o HR, który ma działać sprawnie i mieć wpływ. Moduł Kadry Płace enova365: automatyzuje listy płac i rozliczenia – zgodnie z harmonogramem i przepisami, obsługuje premie, dodatki, potrącenia – bez ręcznego liczenia, przypomina o terminach – więc nic nie umyka, raportuje w czasie rzeczywistym – z danymi, które dają kontrolę, dba o zgodność z RODO i Kodeksem pracy – co pozwala spać spokojnie. To rozwiązanie, które wspiera dział HR w codziennej pracy i rozmowach z zarządem. Masz dane. Masz argumenty. Teraz działaj Przygotuj swoją prezentację. Pokaż liczby. Porównaj czas i koszty. Pokaż, co można zyskać, a co stracić.  I zaproponuj rozwiązanie.  Zarząd nie potrzebuje kolejnej opowieści o „ułatwieniach”. Potrzebuje uzasadnienia inwestycji. Bo dziś HR musi mówić językiem biznesu. Z enova365 wszystko jest łatwiejsze.   [Umów prezentację enova365]

Block Quote „To tylko kupon” – myślisz. A co, jeśli powiem Ci, że ten „tylko kupon” może być jednym z najpotężniejszych narzędzi, jakie możesz wykorzystać, by klienci wracali częściej, kupowali więcej i czuli się naprawdę docenieni? Nowa funkcja e-kuponów w systemie Asseco ERP to coś znacznie więcej niż ładny PDF z rabatem. To pełnoprawny, inteligentny mechanizm, który możesz wpleść w codzienną sprzedaż — a system, na podstawie wcześniej zdefiniowanych warunków, wygeneruje kupon i prześle go do klienta. Kupon, który zawsze masz pod ręką E-kupon to nic innego jak elektroniczny kupon rabatowy, który trafia bezpośrednio na adres e-mail klienta – bez potrzeby drukowania, laminowania, szukania go w portfelu czy noszenia w kieszeni. To wygodne, ekologiczne i – co najważniejsze – praktyczne. Bo o ile telefon mamy przy sobie niemal zawsze, to papierowy kupon… już niekoniecznie. Jak to działa? Wyobraź sobie, że chcesz nagradzać klientów rabatem za określone zakupy. Zamiast tworzyć ręcznie kupony, możesz skorzystać z nowej funkcjonalności i zrobić to w trzech krokach: 1. Tworzysz szablon kuponu W systemie znajduje się słownik Kupony demonstracyjne – definicje szablonów – a tam pełna swoboda: dodajesz nagłówki (np. „Rabat 50 zł”) wstawiasz grafikę, np. promowany produkt dorzucasz kod kreskowy lub kod QR układasz układ kuponu jak w edytorze graficznym – przesuwasz, zmieniasz, testujesz Chcesz tylko tekst? Proszę bardzo. Chcesz kupon z kolorowym banerem, dużym tytułem i obrazkiem nowego produktu? Prościej się nie da. To Ty decydujesz, jak wygląda Twój kupon. I możesz stworzyć dowolną liczbę szablonów. 2. Wiążesz kupon z warunkiem Kiedy kupon ma się pojawić? Tylko przy większych zakupach? Przy konkretnym produkcie? W określonym terminie? System pozwala Ci przypisać szablon kuponu do warunku – a warunek ten może być powiązany np. z cennikiem sprzedaży. Co to oznacza? Określasz kwotę zakupu, produkt lub usługę Ustawiasz czas trwania promocji Podłączasz szablon kuponu Gotowe Gdy klient spełni te warunki – kupon zostanie automatycznie wygenerowany. 3. Kupon trafia do klienta automatycznie Wystarczy, że klient poda maila i dokona zakupu zgodnie z warunkami. System: rozpozna warunek generuje spersonalizowany kupon z unikalnym kodem kreskowym lub QR, przekazuje go do wysyłki przez usługę Businesslink. Czym jest Businesslink? To platforma komunikacyjna z kontrahentami, która odpowiada za wysyłkę e-dokumentów. Działa cicho w tle, ale odgrywa kluczową rolę: pilnuje, aby wygenerowany kupon został skutecznie wysłany na wskazany adres e-mail, trafił do właściwego odbiorcy i został potwierdzony w systemie. Nie musisz niczego ręcznie nadzorować – Businesslink obsługuje kolejkę wysyłek, monitoruje statusy i zapewnia pełną automatyzację całego procesu. Co jeszcze warto wiedzieć? Każdy kupon jest unikalny Chociaż szablon kuponu może być jeden, każdy klient otrzymuje inny – z indywidualnym kodem identyfikującym konkretną transakcję. Dzięki temu łatwo go później rozliczyć w systemie. To bezpieczne, spójne i logiczne. Klient może zeskanować kupon z telefonu Kod kreskowy lub QR na kuponie jest powiązany z systemem – wystarczy, że klient pokaże kupon na ekranie, a system sam wie, ile rabatu przyznać i czy kupon jest ważny. Ustawiasz czas ważności Możesz określić, kiedy kupon ma być wydawany i do kiedy można go zrealizować. Np. wydajemy w lipcu, realizujemy do końca sierpnia. Prosto i skutecznie. Pełna automatyzacja, ale też ręczna kontrola Możesz działać w pełni automatycznie – kupony będą się generować i wysyłać same. Ale nic nie stoi na przeszkodzie, żebyś stworzył kupon ręcznie, na specjalną okazję – np. podziękowanie dla lojalnego klienta. Masz pełną kontrolę nad wysyłką System monitoruje każdy etap wysyłki e-kuponu – od momentu jego wygenerowania, aż po skuteczne dostarczenie do klienta. Widzisz, które kupony zostały już wysłane, które czekają w kolejce i kiedy dokładnie trafiły do odbiorcy. Wszystkie wysłane kupony rejestrowane są w systemie jako osobne dokumenty wychodzące, a ich statusy (np. wysłany, oczekujący) są aktualizowane automatycznie. A teraz wyobraź sobie… Klient kupuje u Ciebie coś drobnego. Po chwili dostaje maila: Block Quote Co robi klient? Uśmiecha się. I wraca. Bo czuje się zauważony. Nie musisz inwestować w ogromne systemy lojalnościowe. Wystarczy jeden dobrze zaprojektowany mechanizm, który zamienia każdą sprzedaż w szansę na powrót klienta. Czy warto? Jeśli zależy Ci na tym, by klienci wracali, polecali Cię innym i zostawiali więcej – to zdecydowanie tak. E-kupony w systemie Asseco ERP to nie kolejna „papierologia”. To konkretne narzędzie sprzedażowe, które automatyzuje działania marketingowe, skraca dystans do klienta i daje realny efekt. Jedna transakcja. Jeden e-mail. Jeden kupon. A za nim – kolejny powrót klienta. To nie teoria. To e-kupony w praktyce.

Chcesz zarządzać firmą nowocześnie, elastycznie i bezpiecznie? WAPRO ERP w chmurze to rozwiązanie, które pozwala optymalizować procesy w firmie niezależnie od miejsca i czasu. To narzędzie dla przedsiębiorstw, które cenią mobilność, przejrzystość kosztów i szybkie wdrożenie. Poznaj WAPRO ERP w chmurze WAPRO ERP online to kompleksowe oprogramowanie dla małych i średnich firm, które chcą skutecznie zarządzać sprzedażą, księgowością, kadrami czy magazynem – wszystko z poziomu jednego systemu i z dowolnego urządzenia. Jakie korzyści oferuje WAPRO ERP online? Dostępność i mobilność Z WAPRO w chmurze masz dostęp do danych 24/7 – niezależnie od miejsca. Pracujesz w biurze, domu czy w podróży? Wszystko działa tak samo sprawnie. To idealne rozwiązanie dla zespołów rozproszonych lub pracujących zdalnie. Ochrona danych Twoje dane są przechowywane w bezpiecznym środowisku, chronione przed utratą, awarią i atakami z zewnątrz. Hosting w chmurze zapewnia nieprzerwaną ciągłość działania firmy. Szybka rozbudowa Nowy pracownik? Więcej danych? W kilka minut możesz zwiększyć zasoby systemu i skonfigurować kolejne konta – bez inwestycji w sprzęt i bez przestojów w pracy. Błyskawiczne wdrożenie Przeniesienie systemu do chmury nie musi być trudne. Dzięki doświadczeniu zespołu Itmation, migracja WAPRO ERP przebiega sprawnie, nie zakłócając codziennej pracy. Transparentność kosztów Dzięki modelowi abonamentowemu możesz łatwo planować firmowy budżet. Koszty są przewidywalne, a rozliczenia jasne, bez ukrytych opłat. Niższe koszty IT Nie potrzebujesz serwerowni ani dedykowanego działu IT. Chmura eliminuje wydatki na sprzęt, jego utrzymanie i serwis – to realna oszczędność dla Twojej firmy. Masz WAPRO ERP? Przenieś go do chmury Już dziś możesz korzystać z posiadanej licencji WAPRO ERP w środowisku chmurowym. Nie musisz jej kupować od nowa. Zyskujesz za to zdalny dostęp, ochronę danych i bezpieczne środowisko serwerowe. Zespół Itmation zapewni Ci pełne wsparcie techniczne i przeprowadzi przez proces migracji krok po kroku. Szybko, bezpiecznie i bez zakłóceń w działalności operacyjnej. Nie masz jeszcze WAPRO ERP? Zacznij z wersją online WAPRO ERP online to modułowy system wspierający kluczowe obszary działalności: Sprzedaż i magazyn (Wapro Mag), Księgowość i finanse (Wapro Fakir), Księga podatkowa (Wapro Kaper), Kadry i płace (HR), Zarządzanie majątkiem trwałym (Wapro Best), Obieg dokumentów i komunikacja z KSeF, Wymiana dokumentów z kontrahentami (Businesslink), Aplikacje mobilne dla handlowców i magazynierów. To skalowalne rozwiązanie rośnie razem z Twoją firmą. Niezależnie, czy prowadzisz małą działalność, czy rozwijasz średnie przedsiębiorstwo – WAPRO ERP online dopasuje się do Twoich potrzeb. Wybierz Itmation – partnera chmurowego WAPRO ERP Jesteśmy sprawdzonym dostawcą usług chmurowych i wspieramy firmy na każdym etapie cyfrowej transformacji: oferujemy stabilne i wydajne środowisko serwerowe, zapewniamy zdalny dostęp do aplikacji i danych, wspieramy użytkowników technicznie i merytorycznie. Z WAPRO ERP w chmurze Twoja firma działa sprawniej, taniej i bezpieczniej. Skontaktuj się z nami, by dobrać odpowiedni pakiet i rozpocząć wdrożenie. Pomożemy Ci zrobić ten krok – bez ryzyka i zbędnych komplikacji.

Chcesz zarządzać firmą z dowolnego miejsca na świecie? Zależy Ci na łatwym dostępie do danych, bezpieczeństwie i przewidywalnych kosztach? Poznaj SYMFONIA w chmurze z Itmation – rozwiązanie, które pozwoli Twojemu biznesowi działać szybciej, sprawniej i bezpieczniej. Zarządzaj firmą w chmurze – z każdego miejsca, na każdym urządzeniu Niezależnie od tego, czy pracujesz z biura, domu czy podróży, SYMFONIA online daje Ci pełen dostęp do danych i aplikacji 24/7. Wystarczy dostęp do internetu, by korzystać z narzędzi do księgowości, kadr, płac czy fakturowania – dokładnie wtedy, kiedy tego potrzebujesz. Dlaczego warto przenieść SYMFONIA do chmury? 1. Dostępność bez ograniczeńSYMFONIA w chmurze to swobodny dostęp do aplikacji z każdego miejsca – jest to idealne sposób na organizację pracy dla firm działających zdalnie lub hybrydowo. 2. Najwyższy poziom bezpieczeństwaTwoje dane są chronione zgodnie z najlepszymi praktykami i normami bezpieczeństwa. Zyskujesz zabezpieczenie przed awariami, utratą danych i atakami hakerskimi. 3. Elastyczność użytkowaniaMożesz swobodnie zarządzać licencjami, liczbą kont użytkowników czy pamięcią RAM  – płacisz tylko za to, czego naprawdę potrzebujesz. To doskonałe rozwiązanie dla rozwijających się zespołów. 4. Szybkie wdrożenieNie musisz obawiać się długiego procesu migracji. Zespół Itmation przeprowadzi Cię przez każdy etap – od analizy po uruchomienie środowiska chmurowego. Termin migracji zostanie uzgodniony z Tobą i dobrany tak, aby nie powodować przestojów w firmie. 5. Przewidywalne koszty ITDzięki abonamentowemu modelowi opłat, łatwiej zaplanujesz budżet i unikniesz nieprzewidzianych wydatków. 6. Brak konieczności inwestowania w infrastrukturę ITOszczędzasz na serwerach, sprzęcie i utrzymaniu infrastruktury. Korzystasz z gotowego, bezpiecznego środowiska IT, którym opiekują się wysoko wykwalifikowani specjaliści. Masz już SYMFONIA? Przenieś ją do chmury Jeśli korzystasz z SYMFONIA w wersji stacjonarnej, czas na modernizację. Przejście do chmury pozwala zachować dotychczasowe licencje, a jednocześnie zyskać nowoczesną infrastrukturę, zdalną obsługę i pełne bezpieczeństwo danych. Nie potrzebujesz dodatkowych zakupów ani skomplikowanej konfiguracji – Itmation zapewni wsparcie na każdym etapie. Dopiero zaczynasz z SYMFONIA? Zacznij od wersji online Nie masz jeszcze SYMFONIA, ale chcesz korzystać z niej online? Oto, co zyskujesz: Księgowość (KPiR, ryczałt, deklaracje, amortyzacja), Kadry i płace (urlopy, ewidencja czasu pracy, listy płac), OCR do automatycznego odczytu dokumentów, Fakturowanie i integracje z innymi systemami. Wszystko to dostępne w jednym miejscu, z pełną automatyzacją procesów i łatwym dostępem z każdego urządzenia. Oszczędzasz czas, zmniejszasz ryzyko błędów i masz zawsze aktualne dane pod ręką. Dlaczego warto wybrać Itmation? Jesteśmy autoryzowanym partnerem SYMFONIA. Zapewniamy wydajne, stabilne środowisko do pracy. Oferujemy pełne wsparcie techniczne i programistyczne w konfiguracji i zapewnieniu dostępu do SYMFONIA w chmurze. Obsługujemy firmy z różnych branż – z naszych usług korzysta ponad 600 firm z całej Polski. Przejdź do SYMFONIA w chmurze z Itmation Zastanawiasz się, czy SYMFONIA online to rozwiązanie dla Twojej firmy? Skontaktuj się z nami – pomożemy dobrać odpowiedni pakiet, odpowiemy na pytania i przeprowadzimy Cię przez cały proces wdrożenia. Nie musisz się znać na chmurze – od tego masz nas. Zyskaj nową jakość zarządzania firmą dzięki SYMFONIA w chmurze z Itmation.

Każdy przedsiębiorca, który buduje swoje środowisko pracy w oparciu o technologię Microsoft, staje w pewnym momencie przed koniecznością zakupu licencji. Naturalnym odruchem jest skierowanie kroków prosto do źródła – na stronę producenta. To logiczne, ale czy na pewno najbardziej opłacalne? Co, jeśli istnieje strategia, która pozwala nie tylko uzyskać dokładnie te same, w pełni legalne i funkcjonalne licencje i to znacznie taniej? To nie jest teoretyczna możliwość. To realny wynik, jaki osiągają każdego dnia nasi klienci. Czas obalić mit, że najlepsza cena na oprogramowanie Microsoft jest u samego producenta. Jedno pytanie, którego prawdopodobnie sobie nie zadajesz W ferworze codziennych obowiązków i strategicznych decyzji, rzadko kiedy zastanawiamy się nad procesem zakupu oprogramowania. Traktujemy go jako standardowy koszt. Warto jednak zatrzymać się i zadać jedno, kluczowe pytanie: Czy muszę kupować licencje bezpośrednio od Microsoft? Odpowiedź brzmi: Nie, nie musisz. Istnieje inteligentniejszy i bardziej efektywny model dystrybucji, z którego korzystają świadomi przedsiębiorcy – zakup poprzez autoryzowanego partnera. Strategia Partnera: Dlaczego zakup licencji poza Microsoft po prostu się opłaca? Model biznesowy jest prosty i transparentny. Jako INLOGICA jesteśmy autoryzowanym resellerem oprogramowania Microsoft, co oznacza, że kupujemy licencje taniej niż klient końcowy. Ponieważ udostępnianie licencji nie jest naszym głównym i jedynym źródłem przychodu, a elementem kompleksowej strategii wspierania firm w cyfrowej transformacji, możemy oferować je z minimalną marżą. Naszym celem jest budowanie długoterminowych, partnerskich relacji i umożliwienie firmom dostępu do najlepszych narzędzi biznesowych bez zbędnych obciążeń finansowych. Dowód jest w liczbach: Realne oszczędności polskich firm Teoria to jedno, ale biznes opiera się na twardych danych. Strategia zakupu licencji przez partnera przynosi wymierne, policzalne korzyści. Oto kilka przykładów z naszego portfolio, pokazujących roczne oszczędności, jakie osiągnęli klienci po przeniesieniu do nas swoich subskrypcji: Firma z branży transportowej: zaoszczędziła 2 077,92 EUR rocznie na pakiecie licencji Power BI i Microsoft 365. Producent systemów teleinformatycznych: zaoszczędził 1 443,60 EUR rocznie, optymalizując koszty licencji m.in. na Exchange Online, Office 365 i Power BI. Przedsiębiorstwo z branży spożywczej: zaoszczędziło 322,92 EUR rocznie na podstawowym zestawie licencji biznesowych. To realne pieniądze, które zostają w firmie i mogą być przeznaczone na rozwój, innowacje lub inwestycje. Więcej niż cena: Ukryta wartość Niższa cena to argument, który przemawia do wyobraźni, ale prawdziwa wartość współpracy z partnerem takim jak INLOGICA leży w warstwie usług dodanych. Kupując licencje u nas, zyskujesz znacznie więcej niż tylko klucz aktywacyjny: Bezpłatne doradztwo: Plany Microsoft 365 bywają skomplikowane. Pomożemy Ci dobrać licencje idealnie dopasowane do realnych potrzeb Twojego zespołu, eliminując ryzyko przepłacania za niewykorzystywane funkcje. Elastyczność: Oferujemy rozliczenia miesięczne lub roczne i nie wymagamy minimalnej wartości zamówienia. Możesz kupić nawet jedną licencję. Wsparcie techniczne i administracyjne: Masz problem z konfiguracją? Potrzebujesz pomocy w migracji? Nasz certyfikowany zespół specjalistów jest do Twojej dyspozycji. Prostota i szybkość: Zamówienia realizujemy maksymalnie w ciągu 3 dni roboczych, a zarządzanie wolumenem licencji staje się proste i przejrzyste. Sprawdź swoje oszczędności w 60 sekund: Poznaj Kalkulator Licencji Nie musisz wierzyć nam na słowo. Stworzyliśmy narzędzie, które pozwoli Ci błyskawicznie sprawdzić, ile Twoja firma może zaoszczędzić. Nasz Kalkulator Licencji Microsoft to prosty i niezobowiązujący sposób na uzyskanie natychmiastowej wyceny. Jak to działa? Wejdź na stronę kalkulatora: https://inlogica.com/microsoft/kalkulator-licencji-microsoft/ Wybierz licencje, których potrzebujesz. Określ ich liczbę. Wyślij formularz, aby otrzymać na maila zestawienie z wyceną. Wysłanie koszyka do niczego nie zobowiązuje. To informacja dla Ciebie, która pozwoli Ci podjąć świadomą decyzję biznesową. Po otrzymaniu zapytania, skontaktujemy się z Tobą, aby potwierdzić szczegóły i odpowiedzieć na wszelkie pytania. Przestań traktować koszty licencji jako stały, niezmienny wydatek. Zacznij postrzegać je jako obszar do inteligentnej optymalizacji. Skorzystaj z naszego Kalkulatora Licencji Microsoft już teraz i zrób pierwszy krok w kierunku mądrzejszego zarządzania budżetem IT. Masz pytania lub potrzebujesz licencji, których nie ma w kalkulatorze (np. wieczystych)? Napisz do nas na store@inlogica.com – z przyjemnością przygotujemy dla Ciebie indywidualną ofertę.

Współczesne przedsiębiorstwa – niezależnie od branży – muszą zarządzać coraz większą liczbą dokumentów, danych i powtarzalnych procesów. Szybkość działania, zgodność z regulacjami oraz kontrola kosztów stają się nie tylko oczekiwaniami rynkowymi, ale warunkiem utrzymania konkurencyjności. Odpowiedzią na te potrzeby jest integracja systemów klasy DMS (Document Management System), takich jak DocuWare, z systemami ERP. W niniejszym artykule przedstawiamy możliwości i korzyści wynikające z takiej integracji, zrealizowanej przez Komputronik Biznes, autoryzowanego partnera DocuWare. Złożona struktura projektowa a automatyzacja faktur Firma, dla której Komputronik zintegrował DocuWare z systemem ERP (enova365), prowadzi równolegle kilkanaście dużych inwestycji, zorganizowanych w systemie projekt–podprojekt. Każdy projekt ma przypisany budżet, limity kosztowe, a także określony zespół zatwierdzający dokumenty. Kluczowym wymaganiem było umożliwienie rozliczania jednej faktury na wiele projektów i podprojektów, przy jednoczesnej weryfikacji budżetów i zachowaniu spójności danych w ERP. W ramach wdrożenia: Faktury usługowe i materiałowe trafiają do DocuWare automatycznie (np. z e-maila, skanera). System rozpoznaje dokument i odczytuje dane (dostawca, kwoty, terminy, numery umów). Użytkownik przypisuje pozycje faktury do konkretnych projektów i podprojektów. DocuWare weryfikuje w tle limity zapisane w ERP. Jeśli są przekroczone: zatrzymuje proces akceptacji, informuje użytkownika o konieczności zwiększenia limitu lub podpisania nowej umowy, po zatwierdzeniu zmian, limit aktualizuje się w ERP i faktura może zostać przekazana do zaksięgowania. Takie podejście pozwala na skuteczną kontrolę budżetową na poziomie projektu, a jednocześnie eliminuje ryzyko omyłek przy ręcznym wpisywaniu danych. Centralne zarządzanie umowami i danymi zabezpieczającymi DocuWare pełni także funkcję repozytorium dokumentów kontraktowych. Umowy z klientami i podwykonawcami – zarówno papierowe (zeskanowane), jak i elektroniczne – są przechowywane w ustrukturyzowanej formie. Dodatkowo system przechowuje informacje o kaucjach zabezpieczających, które stanowią istotny element rozliczeń w wielu branżach. Po zakończeniu prac, podwykonawca może złożyć wniosek o zwrot kaucji. Weryfikacja odbywa się na podstawie zapisanych danych w DocuWare i przekazywana jest automatycznie do ERP. Dzięki temu cały proces jest szybki, przejrzysty i możliwy do audytu. Wielopoziomowa akceptacja dokumentów W wielu organizacjach procesy decyzyjne nie są liniowe. Często dokumenty muszą zostać zatwierdzone przez kilka osób – niekoniecznie w tej samej kolejności czy strukturze. DocuWare umożliwia konfigurowanie zarówno wielopoziomowych, jak i równoległych ścieżek akceptacji. Możliwe jest: importowanie dokumentów z wielu lokalizacji (np. oddziały firmy, jednostki terenowe), definiowanie dynamicznych ścieżek akceptacji w zależności od typu dokumentu, kwoty, kontrahenta lub projektu, automatyczne powiadamianie odpowiednich osób o konieczności podjęcia decyzji, rejestrowanie każdej akcji w dzienniku zdarzeń – co ułatwia kontrolę i spełnienie wymogów compliance. Po zakończeniu procesu zatwierdzania dokument trafia do ERP, gdzie jest rejestrowany i księgowany zgodnie z firmowymi zasadami. Obsługa wniosków urlopowych i delegacji DocuWare może być również z powodzeniem wykorzystywany w procesach kadrowych, w szczególności w zakresie obsługi wniosków urlopowych i delegacji. Pracownicy składają wnioski bezpośrednio w systemie DocuWare, gdzie: wybierają typ nieobecności (urlop, delegacja, chorobowe, praca zdalna) i załączają dokumenty potwierdzające (np. bilety, rezerwacje, zaświadczenia). Wniosek trafia do akceptacji przełożonego, następnie do działu kadr, a po akceptacji dane są automatycznie przekazywane do systemu ERP. Takie podejście znacząco skraca czas obsługi administracyjnej i zmniejsza liczbę błędów, zwłaszcza przy planowaniu urlopów i raportowaniu czasu pracy. Archiwizacja dokumentów i zarządzanie terminami Wbudowane funkcje archiwizacji w DocuWare pozwalają nie tylko na bezpieczne przechowywanie dokumentów, ale również na ich automatyczne klasyfikowanie i powiązanie z konkretnymi osobami lub projektami. Przykłady zastosowań i wynikających z nich korzyści: dokumenty pracowników są przypisywane do tzw. teczek pracowniczych, dzięki czemu są kompletne, bezpieczne i wygodnie dostępne dla upoważnionych osób, system przypomina o kończących się badaniach lekarskich, uprawnieniach czy ważności dokumentów, co wspiera zarządzanie, zapobiega przestojom i dotkliwym karom, możliwość pełnej integracji z danymi kadrowymi z systemu ERP pozwala na jednolite zarządzanie informacją. DocuWare zintegrowany z systemami ERP, takimi jak enova365 czy Symfonia, staje się fundamentem efektywnego zarządzania procesami dokumentowymi. Od obsługi faktur i umów, przez wnioski kadrowe, po wieloetapową akceptację i archiwizację – wszystko odbywa się w jednej platformie, z pełną zgodnością danych. Gdzie w tym wszystkim IDP? Dzięki technologii IDP możliwe jest nie tylko automatyczne rozpoznanie danych dokumentów (faktury, umowy, formularze), ale także ich klasyfikacja, interpretacja oraz przygotowanie do dalszego przetwarzania. W praktyce oznacza to, że: System automatycznie identyfikuje typ dokumentu (np. faktura kosztowa, umowa z podwykonawcą, protokół odbioru), Ekstrahuje dane kluczowe (np. numer faktury, NIP, kwoty netto/brutto, daty, numery projektów), Sprawdza kompletność dokumentu i porównuje dane z informacjami znajdującymi się już w ERP, Wstępnie uzupełnia metadane wymagane w dalszych procesach akceptacji lub księgowania, Uczy się na bazie historii – im dłużej działa, tym lepiej rozumie organizację. Dzięki IDP możliwe jest znaczące ograniczenie ręcznej pracy związanej z wprowadzaniem danych oraz eliminacja błędów wynikających z pomyłek lub nieczytelnych dokumentów. Z punktu widzenia integracji z ERP – dokumenty trafiają do systemu już w formie gotowej do zaksięgowania, zgodnie z przyjętymi strukturami danych i wymaganiami formalnymi. W efekcie IDP wspiera organizacje nie tylko w przyspieszeniu procesów, ale także w zapewnieniu spójności, skalowalności i większej odporności. To rozwiązanie, które realnie usprawnia codzienną pracę działów finansów, HR, administracji i zarządu. Efekt końcowy? Mniej ręcznej pracy, mniej błędów i większa skalowalność. Chcesz zobaczyć, jak wygląda działanie IDP, DMS i ERP w praktyce? Dołącz do spotkania online 24 lipca o godzinie 11.00, podczas którego pokażemy, jak zautomatyzować ekstrakcję danych w obiegu dokumentów i jak wygląda współpraca systemów DocuWare i ERP. Zarejestruj się już dziś:https://myerp.clickmeeting.com/zautomatyzuj-ekstrakcje-danych-w-obiegu-dokumentow-idp-w-akcji/register