Budżetowanie dla systemu ERP to proces, który wymaga zastosowania kilku dodatkowych narzędzi i metod prognozowania. Są one nieodłączną częścią cyklu życia wdrożenia systemu ERP. Oprócz zwykłych prognoz i nakładów, które idą do każdego zadania budżetowania, decydenci muszą pilnować budżetu. To jest kluczowe dla zapobiegania przekroczeniu kosztów i unikania wąskich gardeł realizacji.
Zazwyczaj wdrożenie systemu ERP składa się z trzech różnych elementów: aspektów technicznych, zaangażowania ludzi i migracji danych. Budżety ERP są w zasadzie utkane wokół tych aspektów, z uwzględnieniem innych komponentów, takich jak wydatki na nieprzewidziane okoliczności.
Wbrew powszechnemu przekonaniu, obliczanie kosztów technicznych może być najłatwiejszym składnikiem budżetowania ERP. Decydenci, którzy mają dobrze zdefiniowany zakres projektu, mogą szukać ofert u dostawców i decydować o najlepszym wyborze po dopasowaniu wymagań funkcjonalnych i oceny dostawców. Koszty techniczne obejmują wszystkie koszty związane ze sprzętem, hostingiem, konserwacją, wsparciem technicznym, siecią, komunikacją techniczną, oprogramowaniem aplikacyjnym i interfejsami itp.
Prognoza i plan kosztów związanych z zapotrzebowaniem na zasoby ludzkie
Zaangażowanie zasobów w projekcie ERP obejmuje zasoby wewnętrzne i zewnętrzne. Uzyskanie konkretnej liczby lub szacunku może być wyzwaniem, ale jest to niezbędne, aby jak najbardziej zbliżyć się do rzeczywistych kosztów. Aspekty, które tworzą element ludzki w cyklu życia ERP, to zarządzanie projektem, konsultanci, koszty zasobów w stosunku do zastępowanych członków zespołu oraz szkolenia.
Koszty związane z migracją danych mogą być nieuchwytnym czynnikiem w budżecie ERP. Należy uważnie przyjrzeć się kosztom związanych z pozyskiwaniem danych ze starych systemów i ich migracją do nowego systemu ERP. Wysiłek ten ma kluczowe znaczenie dla skuteczności oprogramowania ERP, a budżet powinien przewidywać odpowiednią alokację.
Budżet ERP powinien dysponować funduszem awaryjnym w celu ograniczenia zidentyfikowanego ryzyka, które może wystąpić na każdym etapie realizacji. Właściwe planowanie z pewnością ograniczy ryzyko, ale czynniki pozostające poza kontrolą organizacji są podatne na ryzyko i rozsądnie jest przygotować się z alokacją awaryjną.
Podczas wdrożenia systemu ERP możliwe jest uzyskanie większej jasności co do przewidywanych i rzeczywistych oszczędności. Postępy muszą być dokładnie udokumentowane, z obiektywnym porównaniem i analizą, która musi być zweryfikowana po zakończeniu wdrożenia systemu ERP.