Jak przyspieszyć aktualizowanie systemów ERP? Dzięki API!
W ostatnich latach przedsiębiorcy zmagają się z coraz większą liczbą zmian w przepisach, co powoduje konieczność częstego aktualizowania systemów wspomagających zarządzanie. Wbudowanie do systemu ERP interfejsu API pozwala samodzielnie szybko zaktualizować system, bez konieczności wzywania do tej operacji specjalistów ze strony dostawcy oprogramowania.
Większość firm, wdrążając systemy ERP, dokonuje ich mniejszej lub większej kastomizacji pod kątem własnych potrzeb biznesowych. Dlatego późniejsze aktualizacje, a także dodawanie do systemu nowych funkcjonalności wymagają indywidualnego podejścia. Wiąże się to z pracą ekspertów ze strony dostawcy oprogramowania, co zazwyczaj wydłuża czas wykonania potrzebnych operacji, ponieważ konsultanci nie zawsze są dostępni od zaraz. Niekiedy też, zależnie od rodzaju umowy na świadczenie usług, aktualizowanie systemu oznacza dla przedsiębiorcy dodatkowe koszty.
Coraz częstsza konieczność aktualizowania systemów to niejedyne wyzwanie związane z utrzymaniem oprogramowania we właściwej wersji. W czasach cyfrowej transformacji systemy są także integrowane z zewnętrznymi rozwiązaniami i aplikacjami, co zwiększa zapotrzebowanie na usługi informatyczne i konsultacje oferowane przez dostawców ERP. To niekomfortowa sytuacja dla firm – jednak na powyższe wyzwania odpowiada interfejs API dostępny w ramach systemu.
API (Application Programming Interface) nie jest rynkową nowością. Interfejsy programistyczne aplikacji (API) istnieją, odkąd pojawiło się oprogramowanie użytkowe, jednak dopiero od kilku lat zyskują na znaczeniu ze względu na konieczność integrowania ze sobą różnego rodzaju rozwiązań i baz danych pochodzących od różnych dostawców.
Interfejs API umożliwia wewnętrznym funkcjom programu udostępnianie danych bez ujawniania całego kodu źródłowego oprogramowania, co oszczędza czas i zmniejsza ryzyko naruszenia bezpieczeństwa. API pełni funkcję pośrednika, dzięki któremu aplikacje mogą wchodzić ze sobą w interakcje i wymieniać się między sobą danymi. Zamiast więc tworzyć kosztowne indywidualne rozwiązania, można podłączyć się do istniejącego programu za pośrednictwem interfejsu API i zaspokoić wymagania użytkowników przy znacznie mniejszych nakładach. Badanie przeprowadzone przez Oxford Economic na zlecenie CA Technologies wykazało, że 88% przedsiębiorstw korzysta obecnie z interfejsów API, a jedna trzecia z nich generuje z nich przychody. Ponad połowa kadry kierowniczej wskazuje na wykorzystanie API jako konkurencyjnego wyróżnika.
Interfejsy API są dzisiaj częściej oparte na standardzie REST (Representational State Transfer), niż dotychczas stosowanym SOAP (Simple Object Access Protocol), co oznacza, że są interfejsami opartymi na protokole HTTP. Ich architektura odzwierciedla architekturę Internetu – przekaz informacji pomiędzy urządzeniami końcowymi realizowany jest za pomocą protokołów Internetowych. Standard SOAP jest wciąż wykorzystywany, ale częściej w ramach wewnętrznych zasobów przedsiębiorstw niż w sieci i chmurze. Standard REST spopularyzował się w erze rozwoju social mediów, kiedy duże organizacje (m.in. Google, Facebook, YouTube czy Yahoo) zaczęły udostępniać swoje API użytkownikom zewnętrznym. W biznesie API najczęściej umożliwia użytkownikom bezpośredni dostęp do korporacyjnych danych, przechowywanych np. w systemie CRM czy ERP.
API i ERP – razem można więcej
W przypadku systemów ERP czasami konieczne jest rozszerzenie ich funkcjonalności – można to zrobić z pomocą API, który jest pośrednikiem między ERP a programem żądającym danych. API odbiera żądanie i otrzymuje określone dane, o ile istnieją odpowiednie uprawnienia. Sage jako dostawca ERP wychodzi naprzeciw potrzebom swoich klientów i oferuje własne interfejsy API (w systemie Sage Symfonia ERP). API w oprogramowaniu Sage Symfonia ERP pozwala:
- szybko aktualizować system ERP do najnowszej wersji,
- budować nowe, uzupełniające aplikacje i usługi,
- zintegrować z systemem oprogramowanie strony trzeciej, np. od zewnętrznego partnera, dostawcy lub określonego systemu płatności,
- zintegrować z ERP wewnętrzne systemy przedsiębiorstwa, co jest istotne zwłaszcza w organizacjach o rozległej infrastrukturze IT, budowanej i rozwijanej latami.
Dzięki API wszystkie te działania może wykonać wewnętrzny firmowy dział IT lub zewnętrzny deweloper bez angażowania sił dostawcy ERP. Największe korzyści, jakie klienci i użytkownicy systemów osiągają dzięki aplikacyjnym interfejsom programistycznym, to:
- redukcja kosztów – firma przy niższym zaangażowaniu środków może uruchomić nowe funkcjonalności, aplikacje i usługi;
- szybsze aktualizacje użytkowanego rozwiązania – firma może zaktualizować system ERP w momencie udostępnienia nowej wersji przez dostawcę;
- innowacyjne rozwiązania w zasięgu ręki – klienci, korzystając z interfejsów API udostępnianych przez dostawców, mogą projektować i dostarczać innowacyjne rozwiązania oprócz podstawowych usług świadczonych przez dostawcę API. Takie niestandardowe rozwiązania mogą zapewnić unikalne usługi i doświadczenie użytkownikom, zgodnie z ich potrzebami,
- wygoda i lepsze doświadczenia klientów – odpowiednio zaprojektowane i dostosowane do potrzeb usługi mają przełożenie na wygodę klientów przedsiębiorstwa, któremu łatwiej jest wdrażać strategię opartą na customer experience.
API jako element systemu komunikacji oprogramowania z jego otoczeniem to oczekiwana przez użytkowników biznesowych odpowiedź na potrzeby integrowania środowiska informatycznego – aplikacji, systemów, technologii, języków programowania, baz danych i użytkowników.