Jak się przygotować do wyzwań księgowych związanych z rozwojem e-commerce?

Z roku na rok możemy zaobserwować coraz większy rozwój e-commerce. Nie ma co się dziwić, sprzedaż internetowa oznacza szereg korzyści i jest coraz bardziej pożądana przez konsumentów. Jeżeli zastanawiasz się nad wprowadzeniem sprzedaży internetowej warto wziąć pod uwagę, że taka sprzedaż wiąże się z dodatkowymi wyzwaniami z zakresu księgowości. W jaki sposób trzeba więc przygotować się do zarządzania e-sprzedażą z perspektywy księgowości ?

Handel e-commerce – co to takiego?

Handel e-commerce to najprościej rzecz ujmując sprzedaż oraz kupno towarów czy usług przy pomocy Internetu. Taka forma handlu wykorzystywana jest nie tylko między przedsiębiorcą a konsumentem tzw. B2C ale także pomiędzy przedsiębiorcami – sprzedaż B2B. Dodatkowo handel e-commerce może odbywać się miedzy konsumentami (C2C), szczególnie przy użyciu przystosowanych do tego platform np. OLX, Allegro.pl czy Vinted. Najpopularniejszymi formami handlu e-commerce są sklepy internetowe, portale ogłoszeniowe oraz serwisy aukcyjne.

Sprzedaż internetowa = dodatkowe obowiązki

Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się połączyć dwie formy sprzedaży – tradycyjną i internetową, zarówno jego jak i jego księgowego czekają dodatkowe obowiązki. Połączenie dwóch form sprzedaży wiąże się m.in z większą ilością dokumentów koniecznych do zarejestrowania. W takim wypadku warto zwrócić też uwagę na kwestie podatkowe – zwłaszcza jeżeli dane przedsiębiorstwo zarejestrowane jest na VAT z tytułu sprzedaży wysyłkowej. W przypadku sprzedaży internetowej, każda osoba fizyczna kupująca towar lub usługę dokumentowana jest osobną fakturą – generowanie takiej liczby dokumentów zajmuje znacznie większej czasu. Co więcej przeprowadzanie tak dużej ilości codziennych transakcji wpływa na zwiększenie ryzyka popełnienia błędów rachunkowych.

W takim wypadku z pomocą przychodzą zaawansowane programy do księgowości i fakturowania. W przypadku e-commerce koniczne jest także pilnowanie terminów w których powstaje obowiązek podatkowy dla sprzedaży online.

Zobacz także: PIT-11 – czy należy posiadać potwierdzenie odbioru przez pracownika?

Konieczność edukacji

Handel e-commerce wymaga posiadania odpowiedniego poziomu wiedzy na tematy sprzedażowych platform internetowych czy handlu międzynarodowego. Przedsiębiorcy decydujący się na taką sprzedaż powinni posiadać doświadczony w zakresie sprzedaży internetowej dział księgowości. Nie każdy księgowy bowiem posiada wystarczającą wiedzę w temacie e-commerce. Ci, którzy takiej wiedzy nie posiadają nie będą w stanie zagwarantować odpowiedniego wsparcia i doradztwa z zakresu prawa oraz podatków. Szczególnym wyzwaniem dla działów księgowości czy zewnętrznych biur rachunkowych jest aspekt sprzedaży internetowej na rynku międzynarodowym.

Biura Rachunkowe decydujące się na współprace z klientem prowadzącym sprzedaż internetową muszą szczegółowo zaznajomić się z tematem. Zazwyczaj oznacza to dodatkowy czas poświęcony na pracę niezwiązaną bezpośrednio z księgowością. Często konieczne okazuje się że taka współpraca oznacza wzięcie udziału w odpowiednim szkoleniu, które przygotowuje do zarządzania księgowością w obszarze e-commerce.

Zakup odpowiednych narzędzi

Nie wszystkie rozwiązania dostępne na rynku pozwalają na zarządzanie sprzedaż internetową klientów. Oznacza to, że nie każde biuro będzie w stanie od razu przyjąć klienta z taką sprzedażą. Decydując się na współpracę z przedsiębiorcą prowadzącym sprzedaż e-commerce, często trzeba zainwestować w dodatkowe oprogramowanie, które pozwoli na ewidencjonowanie transakcji w sklepie online. Oprócz samych poszukiwań odpowiedniego narzędzia warto zadbać o odpowiednie przygotowanie przed jego wdrożeniem i zastanowić się nad konkretną strategią pracy.

Ważne jest, żeby system księgowy współpracował z programem sprzedażowym wykorzystywanym przez klienta. Przykładem takiego oprogramowania jest Symfonia ERP, który obejmuje takie obszary jak finanse i księgowość, wsparcie sprzedaży, zarządzanie magazynem, kadry, płace i HR oraz zarządzanie produkcją. Dodatkowo program umożliwia powiązanie danych klasycznego kanału sprzedaży ze sprzedażą e-commerce i gromadzi w jedynie miejscu wszystkie niezbędne dane.

Zobacz także: Zarządzanie czasem pracy w firmie – jak wybrać oprogramowanie?

Przekroczenie progów dla sprzedaży wysyłkowej 

Wyjątkową sytuacją jest sprzedaż produktów zagranicę. Polscy przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż e-commerce do osób fizycznych z innych państw Unii Europejskiej musza liczyć się z możliwością przekroczenia progów sprzedaży wysiłkowej, które ustalone są w przepisach VAT w danym kraju. Limity te wiążą się często z obowiązkami rejestracyjnymi na potrzeby VAT, tym razem w konkretnych krajach Unii. W takim przypadku biuro rachunkowe powinno zapewnić swoim klientom, którzy taką działalność prowadzą wsparcie m.in. w zakresie rejestracji na potrzeby VAT oraz wymogów podatkowych danego państwa.