Jak się przygotować do wyzwań księgowych związanych z rozwojem e-commerce?

Z roku na rok możemy zaobserwować coraz większy rozwój e-commerce. Nie ma co się dziwić, sprzedaż internetowa oznacza szereg korzyści i jest coraz bardziej pożądana przez konsumentów. Jeżeli zastanawiasz się nad wprowadzeniem sprzedaży internetowej warto wziąć pod uwagę, że taka sprzedaż wiąże się z dodatkowymi wyzwaniami z zakresu księgowości. W jaki sposób trzeba więc przygotować się do zarządzania e-sprzedażą z perspektywy księgowości ?

Handel e-commerce – co to takiego?

Handel e-commerce to najprościej rzecz ujmując sprzedaż oraz kupno towarów czy usług przy pomocy Internetu. Taka forma handlu wykorzystywana jest nie tylko między przedsiębiorcą a konsumentem tzw. B2C ale także pomiędzy przedsiębiorcami – sprzedaż B2B. Dodatkowo handel e-commerce może odbywać się miedzy konsumentami (C2C), szczególnie przy użyciu przystosowanych do tego platform np. OLX, Allegro.pl czy Vinted. Najpopularniejszymi formami handlu e-commerce są sklepy internetowe, portale ogłoszeniowe oraz serwisy aukcyjne.

Sprzedaż internetowa = dodatkowe obowiązki

Jeżeli przedsiębiorca zdecyduje się połączyć dwie formy sprzedaży – tradycyjną i internetową, zarówno jego jak i jego księgowego czekają dodatkowe obowiązki. Połączenie dwóch form sprzedaży wiąże się m.in z większą ilością dokumentów koniecznych do zarejestrowania. W takim wypadku warto zwrócić też uwagę na kwestie podatkowe – zwłaszcza jeżeli dane przedsiębiorstwo zarejestrowane jest na VAT z tytułu sprzedaży wysyłkowej. W przypadku sprzedaży internetowej, każda osoba fizyczna kupująca towar lub usługę dokumentowana jest osobną fakturą – generowanie takiej liczby dokumentów zajmuje znacznie większej czasu. Co więcej przeprowadzanie tak dużej ilości codziennych transakcji wpływa na zwiększenie ryzyka popełnienia błędów rachunkowych.

W takim wypadku z pomocą przychodzą zaawansowane programy do księgowości i fakturowania. W przypadku e-commerce koniczne jest także pilnowanie terminów w których powstaje obowiązek podatkowy dla sprzedaży online.

Zobacz także: PIT-11 – czy należy posiadać potwierdzenie odbioru przez pracownika?

Konieczność edukacji

Handel e-commerce wymaga posiadania odpowiedniego poziomu wiedzy na tematy sprzedażowych platform internetowych czy handlu międzynarodowego. Przedsiębiorcy decydujący się na taką sprzedaż powinni posiadać doświadczony w zakresie sprzedaży internetowej dział księgowości. Nie każdy księgowy bowiem posiada wystarczającą wiedzę w temacie e-commerce. Ci, którzy takiej wiedzy nie posiadają nie będą w stanie zagwarantować odpowiedniego wsparcia i doradztwa z zakresu prawa oraz podatków. Szczególnym wyzwaniem dla działów księgowości czy zewnętrznych biur rachunkowych jest aspekt sprzedaży internetowej na rynku międzynarodowym.

Biura Rachunkowe decydujące się na współprace z klientem prowadzącym sprzedaż internetową muszą szczegółowo zaznajomić się z tematem. Zazwyczaj oznacza to dodatkowy czas poświęcony na pracę niezwiązaną bezpośrednio z księgowością. Często konieczne okazuje się że taka współpraca oznacza wzięcie udziału w odpowiednim szkoleniu, które przygotowuje do zarządzania księgowością w obszarze e-commerce.

Zakup odpowiednych narzędzi

Nie wszystkie rozwiązania dostępne na rynku pozwalają na zarządzanie sprzedaż internetową klientów. Oznacza to, że nie każde biuro będzie w stanie od razu przyjąć klienta z taką sprzedażą. Decydując się na współpracę z przedsiębiorcą prowadzącym sprzedaż e-commerce, często trzeba zainwestować w dodatkowe oprogramowanie, które pozwoli na ewidencjonowanie transakcji w sklepie online. Oprócz samych poszukiwań odpowiedniego narzędzia warto zadbać o odpowiednie przygotowanie przed jego wdrożeniem i zastanowić się nad konkretną strategią pracy.

Ważne jest, żeby system księgowy współpracował z programem sprzedażowym wykorzystywanym przez klienta. Przykładem takiego oprogramowania jest Symfonia ERP, który obejmuje takie obszary jak finanse i księgowość, wsparcie sprzedaży, zarządzanie magazynem, kadry, płace i HR oraz zarządzanie produkcją. Dodatkowo program umożliwia powiązanie danych klasycznego kanału sprzedaży ze sprzedażą e-commerce i gromadzi w jedynie miejscu wszystkie niezbędne dane.

Zobacz także: Zarządzanie czasem pracy w firmie – jak wybrać oprogramowanie?

Przekroczenie progów dla sprzedaży wysyłkowej

Wyjątkową sytuacją jest sprzedaż produktów zagranicę. Polscy przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż e-commerce do osób fizycznych z innych państw Unii Europejskiej musza liczyć się z możliwością przekroczenia progów sprzedaży wysiłkowej, które ustalone są w przepisach VAT w danym kraju. Limity te wiążą się często z obowiązkami rejestracyjnymi na potrzeby VAT, tym razem w konkretnych krajach Unii. W takim przypadku biuro rachunkowe powinno zapewnić swoim klientom, którzy taką działalność prowadzą wsparcie m.in. w zakresie rejestracji na potrzeby VAT oraz wymogów podatkowych danego państwa.

Przeczytaj również:

Zmiany w stażu pracy od 2026 roku – co naprawdę się zmienia i co to oznacza dla HR?

Od 2026 roku wchodzą w życie przepisy, które w praktyce zmieniają sposób myślenia o stażu pracy. To jedna z tych zmian, które na pierwszy rzut oka wydają się „techniczną korektą”, ale w rzeczywistości mają bardzo konkretne skutki – zarówno dla pracowników, jak i dla działów HR. Najważniejsza zmiana? Rozszerzenie katalogu okresów wliczanych do stażu pracy. Od kiedy obowiązują nowe przepisy? Zmiany są wdrażane etapami: od 1 stycznia 2026 r. – w sektorze publicznym od 1 maja 2026 r. – w sektorze prywatnym Co do tej pory wliczaliśmy do stażu? Dotychczas katalog był dość „etatocentryczny”. Uwzględniano głównie: okresy zatrudnienia na umowę o pracę, pracę tymczasową, wybrane okresy związane z ochroną stosunku pracy (np. przywrócenie do pracy), urlopy wychowawcze, opiekuńcze czy służbę wojskową, urlop bezpłatny w ramach porozumienia pracodawców, okres przyznania świadczeń dla osób chronionych w przypadku likwidacji, okres pobierania zasiłku dla bezrobotnych, a także niektóre mniej oczywiste przypadki, jak prowadzenie gospodarstwa rolnego. To się jednak zmienia. Co nowego wlicza się do stażu pracy? Nowe przepisy znacząco rozszerzają katalog okresów. W praktyce oznacza to, że wiele osób „odzyska” lata, które wcześniej nie były uwzględniane. Do stażu pracy będą wliczane m.in.: Działalność gospodarcza i współpraca prowadzenie pozarolniczej działalności gospodarczej, współpraca przy prowadzeniu działalności. Umowy cywilnoprawne umowy zlecenia, umowy agencyjne, okresy współpracy przy tych umowach. Praca za granicą udokumentowane okresy wykonywania pracy zarobkowej poza Polską – nawet jeśli nie była to umowa o pracę. Ważne! Nowe okresy zaliczane są w momencie jeżeli osoba podlegała ubezpieczenie emerytalnemu i rentownemu. Wyjątek stanowią udokumentowane okresy, w których osoba fizyczna nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów. Wybrane okresy bez składek niektóre okresy, w których nie było obowiązku opłacania składek (jeśli są odpowiednio udokumentowane), np. ulga na start czy określone sytuacje związane z opieką nad dzieckiem. Służby mundurowe szeroki katalog służb, m.in. Policja, ABW, Straż Graniczna, PSP czy Służba Więzienna. To fundamentalna zmiana – staż pracy przestaje być powiązany wyłącznie z etatem. Co się zmieni w praktyce? Najważniejsza konsekwencja jest prosta: staż pracy wielu pracowników wzrośnie. A to automatycznie wpływa na ich uprawnienia. W szczególności zmiany mogą dotyczyć: wymiaru urlopu wypoczynkowego, długości okresu wypowiedzenia, wysokości dodatku stażowego, prawa do nagrody jubileuszowej, odpraw, czasu potrzebnego do awansu. W praktyce oznacza to, że HR będzie musiał na nowo przeliczyć staż – często „wstecznie” od momentu wejścia przepisów w życie. Kluczowy warunek: dokumenty Jest jeden element, który spina cały system – dokumentacja. Nowe okresy będą uwzględniane tylko wtedy, gdy pracownik je udokumentuje. W praktyce oznacza to: zaświadczenia z ZUS (tzw. USP), umowy, rachunki, potwierdzenia przelewów, inne dokumenty potwierdzające wykonywanie pracy lub aktywności. Co ważne, ZUS nie potwierdzi wszystkiego. W wielu przypadkach konieczne będzie zebranie dodatkowych dowodów. Terminy dostarczania dokumentów – o tym nie można zapomnieć Ustawodawca przewidział konkretne terminy na dostarczenie dokumentów: sektor publiczny – do 31 grudnia 2027 r. sektor prywatny – do 30 kwietnia 2028 r. Po ich upływie pracodawca nie będzie miał obowiązku uwzględniania nieudokumentowanych okresów. To oznacza, że temat nie „rozłoży się sam”, będzie wymagał aktywnej komunikacji z pracownikami. Wyzwania dla HR Z perspektywy działów HR zmiana oznacza kilka konkretnych wyzwań: zebranie i weryfikacja dużej liczby dokumentów, aktualizacja stażu pracy i powiązanych świadczeń, dostosowanie systemów kadrowo-płacowych, komunikacja zasad pracownikom, uniknięcie chaosu dokumentacyjnego. Z drugiej strony to też dobra okazja, żeby uporządkować dane kadrowe i wprowadzić jasne procedury. Na co warto zwrócić uwagę już teraz? Największym błędem byłoby zostawienie tematu „na później”. Warto już teraz: przygotować wewnętrzne zasady przyjmowania dokumentów, ustalić sposób komunikacji z pracownikami, określić, jakie dokumenty będą akceptowane, zaplanować proces weryfikacji. Im wcześniej zostanie to uporządkowane, tym mniej problemów w 2026 roku. Zmiany w stażu pracy to nie tylko nowelizacja przepisów to realna zmiana w podejściu do doświadczenia zawodowego. Dla pracowników oznacza to większe uprawnienia.Dla HR – więcej pracy, ale też większą kontrolę nad procesem, jeśli zostanie dobrze zaplanowany.

Wercom

27 maj 2026

HR creative idea. Wooden cubes with staff and red leader person