Jak udowodnić zgodność z NIS2? Kilka słów o systemie workflow 

Otwierasz rano kilka programów naraz. W jednym obsługujesz zamówienia od klientów, w drugim stany magazynowe, w trzecim fakturowanie, w czwartym kwestie kadrowe. Każdy działa poprawnie osobno. Jednak w momencie, gdy dane w tych narzędziach zaczynają się od siebie różnić, powstaje problem operacyjny.  Tak wygląda codzienność wielu firm, które rosły organicznie i po drodze dokładały kolejne narzędzia, mające wesprzeć ich dalszy rozwój. Platforma sprzedażowa, magazyn, program księgowy, system kadrowy – każdy z nich ma swój określony cel i potrzebę do spełnienia. Razem jednak tworzą układ, który nie potrafi ze sobą rozmawiać. Odpowiedzią na tę przeszkodę jest skuteczna integracja systemów.   “Kup nasz system, zrezygnuj z całej reszty”  Tak właśnie brzmi tradycyjne podejście dostawców oprogramowania. Oznacza to migrację danych z kilkunastu narzędzi i zmuszanie zespołu do nauki nowego interfejsu. Jednocześnie zatracane są funkcje, do których firma zdążyła już przywyknąć.   W momencie, gdy zaistnieje potrzeba niestandardowej funkcjonalności, dopasowanej do konkretnego procesu w firmie, sytuacja się pogarsza. Tego typu zmiany bywają wyceniane na dziesiątki tysięcy złotych i miesiące pracy. Wynika to z faktu, że w sztywnej architekturze każda modyfikacja oznacza długi okres testowania i spore ryzyko. W międzyczasie nadal trzeba ręcznie przepisywać dane między programami, co prędzej czy później generuje dodatkowe błędy.   Jest jednak inne podejście. Zamiast szukać zamiennika dla wszystkich narzędzi, warto zainwestować w rozwiązanie, które połączy je w jeden ekosystem.   Twój nowy ERP jako integrator danych firmowych  Nowoczesne oprogramowanie nie musi być kolejnym, odizolowanym bytem. Może zamiast tego zająć pozycję pośrodku – jako warstwa, która łączy się z narzędziami już używanymi w firmie i porządkuje przepływ informacji między nimi.  Integracja systemów w takim modelu wygląda następująco:  System podłącza się do istniejących źródeł danych – platformy e-commerce, zewnętrznego magazynu, systemu sprzedażowego – i na bieżąco pobiera z nich informacje.   Następnie przetwarza dane i dokłada logikę, której do tej pory brakowało. Liczy rabaty według specyficznych reguł, uruchamia automatyzację, uzupełnia dane o elementy potrzebne w kolejnym etapie.   Ostatecznie przekazuje gotowy, uporządkowany zestaw danych dalej – na przykład do programu księgowego – dokładnie w takiej formie, jakiej ten docelowy system potrzebuje.  Dzięki temu system działa jak tłumacz i analityk jednocześnie. Rozumie język różnych narzędzi, dokłada do niego własną logikę i przekazuje informacje gotowe do użycia. Przy tym nie potrzebuje człowieka przepisującego dane z ekranu na ekran.  Korzyść z takiego podejścia jest prosta do policzenia. Nie trzeba przechodzić rewolucji technologicznej ani rezygnować z narzędzi, które już działają i do których zespół jest przyzwyczajony. Wdrożenie integracje jest znacznie szybsze i tańsze niż wymiana całej infrastruktury. Przy tym też łatwiej się skaluje – kolejne źródło danych można podłączyć bez przebudowywania wszystkiego od nowa.   Niezależne wtyczki zamiast przebudowy rdzenia  Każda firma ma swoje procesy, których nie znajdzie w żadnym pudełkowym rozwiązaniu. W podejściu opartym na integracji te unikalne reguły traktowane są jako niezależne moduły (tzw. wtyczki), dokładane obok głównego systemu.   Co kluczowe, taka wtyczka nie miesza się z rdzeniem platformy. Gdy dostawca aktualizuje główny system do nowszej wersji, dodatkowe reguły klienta pozostają nietknięte i działają niezawodnie.  Przypuśćmy, że firma chce zorganizować nietypową akcję marketingową: rabat na okulary równy wiekowi klienta. Żaden gotowy CRM nie ma takiej funkcji w standardzie. Tymczasem system-integrator pozwala dodać pole z datą urodzenia, regułę wyliczającą wysokość rabatu i dodatkowe pytanie, które pojawi się sprzedawcy na ekranie. Zmiana wejdzie w życie, zanim promocja oficjalnie ruszy w salonach optycznych.  Zainwestuj w integrację systemów  Jeśli zmagasz się z kilkoma programami, które nie chcą ze sobą współpracować, zadaj sobie kluczowe pytanie. Które z tych systemów faktycznie działają dobrze, a które rzeczywiście należy zastąpić?  Destiny Software od wielu lat pracuje jako partner, który zaczyna od zrozumienia procesów w konkretnej firmie, a dopiero potem dobiera rozwiązanie. Zdarza się, że największy problem rozwiązuje integracja systemów przy użyciu Platformy Destiny z narzędziami, które już działają.   Jeśli chcesz sprawdzić, co z Twoich obecnych narzędzi da się połączyć w jeden spójny przepływ danych – skontaktuj się z nami. Chętnie porozmawiamy o możliwościach dla Twojego biznesu.