System EDI – co to jest i jak wybrać odpowiednie oprogramowanie? 

Technologia elektronicznej wymiany danych (EDI) ma swoje korzenie w latach 60., ale jej wysoka niezawodność i bezpieczeństwo sprawiają, że do dziś stanowi fundament zautomatyzowanej komunikacji B2B. Jeśli zastanawiasz się, co kryje się za tym skrótem oraz jak oprogramowanie EDI może zoptymalizować procesy w Twojej firmie, poniższy artykuł rozwieje Twoje wątpliwości. Dowiedz się, jak technicznie działa system EDI, czym różni się od pojedynczego pliku oraz jak wdrożyć to rozwiązanie.  

EDI (ang. Electronic Data Interchange) to technologia umożliwiająca bezpośrednią wymianę ustrukturyzowanych dokumentów biznesowych (takich jak zamówienia zakupu, faktury czy potwierdzenia dostaw) między systemami informatycznymi różnych firm. Całość odbywa się w ustandaryzowanym formacie i bez konieczności ręcznego wprowadzania danych. 

W praktyce najczęściej wymiana przez system EDI zachodzi między dostawcami i odbiorcami. Dlatego też często ten program jest traktowany jako rozwiązanie idealne dla branży handlowej. Może jednak być również dobrym rozwiązaniem dla biur rachunkowych, które na co dzień wymieniają dokumenty ze swoimi klientami.  

Głównym celem tego systemu jest minimalizacja kosztów i czasu potrzebnego na tradycyjny obieg dokumentów. Tym samym praktycznie całkowicie eliminuje papier, ale również pocztę e-mail. Wynika to z tego, że nawet przesyłanie wiadomości e-mailowych odbywa się wraz z udziałem człowieka. W przypadku EDI, zaangażowanie ludzi nie jest konieczne - cały proces ma charakter systemowy.  

Automatyzacja komunikacji redukuje do zera ryzyko kosztownych błędów przy przepisywaniu zamówień. Prawidłowo wdrożony system EDI staje się bezawaryjnym mostem między systemami ERP albo finansowo-księgowymi różnych firm, poprawiając widoczność w całym łańcuchu dostaw. 

Aby wymiana dokumentów była w ogóle możliwa, każda ze stron musi posługiwać się identycznym słownikiem biznesowym. Zanim utworzony zostanie plik EDI, oprogramowanie tłumaczące konwertuje i mapuje parametry wewnętrzne na globalne standardy dokumentów. Wśród nich należą między innymi: 

• EDIFACT – międzynarodowy standard ONZ, powszechnie stosowany w Europie,  
• ANSI ASC X12 - główny standard w Ameryce Północnej,  
• ODETTE i VDA – dedykowane dla przemysłu motoryzacyjnego,  
• XML – uniwersalny język znaczników, stosowany w różnych branżach, m.in. w platformach e-commerce.  

Bezpieczeństwo transferu takich danych zapewniane jest przez szyfrowane protokoły sieciowe dedykowane do przesyłania plików. Oprogramowanie EDI najczęściej wykorzystuje takie standardy transferu jak VAN, AS2, FTP/sFTP oraz bezpieczne połączenia HTTPS.  

• Niewielka interwencja ludzka – elektroniczna wymiana danych sprawia, że dokumenty przepływają z i do systemu ERP lub finansowo-księgowego praktycznie bez czynnika ludzkiego. To znacznie przyspiesza proces zamówień, a także działa korzystnie na wydajność firm.  
• Redukcja błędów - co naturalnie wynika z wyżej wymienionej korzyści w postaci automatycznej wymiany dokumentów. Wysyłka pocztą czy kurierem, a także kwestie związane z sortowaniem i drukowaniem dokumentów nie odbywają się przy korzystaniu z systemu EDI.  
• Redukcja kosztów - automatyzacja procesów EDI ogranicza koszty związane z wprowadzaniem danych i sortowaniem dokumentów. Wdrożenie systemu natychmiastowo zmniejsza wydatki na papier, druk oraz fizyczne przechowywanie dokumentów.  
• Optymalizacja łańcucha dostaw – dzięki automatycznej komunikacji z dostawcami, naturalnie zmniejsza się ryzyko opóźnień i przestojów.  
• Lepsza współpraca z kontrahentami – szybka wymiana informacji znacząco usprawnia komunikację z partnerami biznesowymi, co działa korzystnie na dalszej współpracy.  
• Wysokie bezpieczeństwo - EDI wykorzystuje szyfrowanie i mechanizmy uwierzytelniania, co zapewnia bezpieczną transmisję i odbiór danych wrażliwych. 

System EDI można bezpiecznie połączyć z wewnętrznymi oprogramowaniami firmy, a także z krajowymi platformami podatkowymi czy globalnym ekosystemem partnerów handlowych. Istnieje kilka sposobów na taką integrację: 

• Integracja bezpośrednia (point-to-point) - polega na połączeniu EDI z każdym osobnym systemem. Nie jest to jednak efektywne podejście. Wymusza to ciągłe monitorowanie zmian w standardach, a także ręczne zarządzanie aktualizacjami prawnymi.  
• Integracja poprzez zewnętrznego partnera – wówczas firma jedynie integruje system ERP z platformą dostawcy. Jest to znacznie wygodniejsze rozwiązanie, które odciąża wewnętrzny zespół IT od konieczności utrzymywania tysięcy połączeń jednocześnie.  

Mając to wszystko na uwadze, jesteście gotowi do rozpoczęcia oceny systemów. Oprócz oceny rozwiązań pod kątem wymagań biznesowych, musisz również porównać systemy ze sobą. Ale zebranie wszystkich potrzebnych informacji od każdego rozważanego dostawcy nie jest łatwe. Nie wspominając już o próbie zorganizowania tego wszystkiego w spójny sposób, tak abyś Ty i inni interesariusze mogli określić, który z nich jest najlepszy. Mamy jednak narzędzie, które może wyeliminować ból głowy związany z porównywaniem dostawców.