Jak wybrać system BI ?

Oprogramowanie Business Intelligence (BI) pomaga organizacjom analizować swoje zasoby danych w celu podejmowania świadomych decyzji, usprawniania procesów i realizacji celów biznesowych. Funkcją sygnatury rozwiązania jest współdzielenie analizy danych – w postaci pulpitów i raportów – z zespołami. Mając na uwadze kluczowe wskaźniki wydajności (KPI), analizę historyczną i prognozowanie przyszłości, BI daje organizacjom możliwość spojrzenia na swój biznes z perspektywy całościowej.

Tradycyjny BI lub samoobsługowy BI

Pierwszym krokiem w kierunku wyboru oprogramowania BI jest wybór pomiędzy BI tradycyjnym a samoobsługowym. Tradycyjny BI od dawna jest ograniczony do dużych korporacji ze względu na jego koszt i złożoność. Nowoczesny BI (tzw.samoobsługowy) jest tym, co pojawiło się w chmurze, a technologie cyfrowe przechyliły rozwiązania BI w stronę przyjaznych dla użytkownika i dostępnych opcji.

Tradycyjne rozwiązania BI:

• Wysoce kontrolowane środowisko analityczne, w którym wiedza analityczna jest niezbędna do korzystania z danych.
• Specjalnie przeszkoleni ludzie tworzą statyczne raporty i dzielą się nimi z zespołem.
• Raporty analityczne, choć wysokiej jakości, są powolne i ograniczone przez obciążenie informatyczne. Natomiast bezpośrednia kontrola nad serwerami zapewnia większe bezpieczeństwo.
• Więcej opcji personalizacji, choć ograniczone przez predyspozycje personelu do programowania języków i zdolność do kodowania integracji pomiędzy platformami programowymi.

Samoobsługowy BI:

• Otwarte środowisko analityczne, w którym przyjazne dla użytkownika, intuicyjne i wysoce interaktywne narzędzia pozwalają każdemu na przeprowadzenie wartościowej analizy danych.
• Umożliwia użytkownikom danych, którzy nie są naukowcami w dziedzinie danych, tworzenie wartości z danych biznesowych i BI pomimo braku formalnych szkoleń z zakresu analizy i statystyki.
• Znacznie łatwiejsze do skalowania, ponieważ praktycy BI mogą być rekrutowani z istniejącego personelu.
• Uwolnienie pracowników do pracy nad bardziej złożonymi projektami o wartości dodanej.
• Przyczynia się do uzyskania wglądu w czasie rzeczywistym, pozwalając każdemu pracownikowi na szybką personalizację zapytań o dane i manipulację filtrami analitycznymi.
• Przydziela zasoby IT do procesów liniowych, jak również do działów i użytkowników bezpośrednio stojących przed wyzwaniami biznesowymi.

Kluczowe pytanie, które należy zadać sprzedawcy BI przed zakupem: 

W jaki sposób Twoja firma poradzi sobie z danymi pierwotnymi?, jak również z danymi wielkoskalowymi, oraz jak utrzyma bezpieczeństwo i dostępność moich danych?

Chmura BI czy on-premise BI?

Następną krytyczną kwestią, którą należy rozważyć, są opcje wdrożenia: cloud BI lub on-premise BI. Wybór ten będzie czasem rozłożony na dostępne funkcje, ale główny czynnik decydujący będzie sprowadzał się do różnorodności, prędkości i ilości danych, które będą przechowywane przez hosty biznesowe, a także kosztów i wymagań infrastrukturalnych.

On-premise BI

• Wysoki, początkowy koszt, ale duża część inwestycji to jednorazowa opłata.
• Lepszy do zarządzania niezorganizowanymi treściami, takimi jak obrazy, niezwykle duże zbiory danych i dane, które szybko rosną, często się aktualizują lub stale przychodzą.
• Szybsza migracja dużych, starszych zbiorów danych.
• Kontrole bezpieczeństwa są bardziej konfigurowalne, podczas gdy dane w chmurze są tylko tak bezpieczne, jak Twój sprzedawca.
• Może pozostać w tyle w zakresie aktualizacji lub parytetu funkcji z opcją SaaS.

Software-as-a-Service (SaaS)

• Niższy całkowity koszt i ponoszone ryzyko w porównaniu z BI lokalnie.
• Szybki czas wdrożenia i łatwa skalowalność.
• Eliminacja personelu i nieruchomości IT potrzebnych do obsługi infrastruktury BI.
• Odpowiedni dla zdalnych zespołów z prostym współdzieleniem danych mobilnych i cross-lokalizacyjnych.
• Kluczowe pytanie, które należy zadać sprzedawcy BI przed zakupem:  Jak szybko dane będą dostępne dla moich użytkowników i jakie narzędzia są dostępne, aby dzielić się spostrzeżeniami z rozproszonymi lub zdalnymi zespołami?

Funkcje oprogramowania Business Intelligence

Po wdrożeniu, kolejną przeszkodą jest określenie, które cechy są najważniejsze dla Twojej organizacji. Najlepszą praktyką jest dokonanie zrównoważonego zakupu: zaspokojenie bieżących potrzeb, a jednocześnie pozostawienie miejsca na przyszły rozwój. Unikaj jednak pokusy nadmiernego wykupu, gdyż przytłacza on tylko użytkowników niepotrzebną funkcjonalnością. Poniżej przedstawiamy kilka typowych funkcji oferowanych przez dostawców BI:

Niestandardowe Dashboardy:

Tworzy przegląd metryk w konfigurowalnych tablicach, które mogą być filtrowane przez kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) i mogą być zużywane na pierwszy rzut oka przez wszystkich użytkowników.

Wbudowana analityka:

Zapewnia użytkownikom dostęp do możliwości analitycznych i BI, które są samodzielne w ramach platformy BI i analizy lub są dostępne do importu i integracji z narzędziami innych producentów.

Funkcje współpracy:

Pomaga użytkownikom dzielić się i omawiać informacje, analizy, treści analityczne i wizualizacje za pośrednictwem wątków dyskusyjnych, czatu i adnotacji; zdalny dostęp za pośrednictwem urządzeń mobilnych jest kluczowym elementem i oferuje zespołom udostępnianie danych w sposób asynchroniczny w czasie i w różnych miejscach geograficznych.

Samodzielne przygotowanie danych:

Umożliwia dostęp do różnych źródeł danych i ich łączenie, przekształca dane za pomocą operatorów arytmetycznych, logicznych i funkcji, a ostatecznie ładuje dane do samodzielnej warstwy pamięci masowej.

Zaawansowana analityka:

Modelowanie predykcyjne, eksploracja danych, konstruowanie przepływów pracy, możliwości uczenia się maszyn(Machine Learning), przetwarzanie w języku naturalnym (NLP) oraz platformy do tworzenia własnych modeli przy użyciu języków zapytań takich jak SQL.

Kluczowe pytanie, które należy zadać sprzedawcy BI przed zakupem:

Jaką unikalną wartość oferuje twoje narzędzie dla moich głównych wymagań ?

Integracje z systemem BI

Teraz upewnijmy się, że oprogramowanie BI jest kompatybilne z Twoją firmą: Bez odpowiedniej integracji z Twoimi źródłami danych i krytycznymi systemami, oprogramowanie BI jest bezwartościową inwestycją.

Narzędzia integracyjne:

Po pierwsze, należy upewnić się, że wszystkie dane – niezależnie od tego, gdzie się znajdują – są wprowadzane do platformy analitycznej. Obejmuje to informacje zebrane z najważniejszych systemów biznesowych, takich jak rozwiązanie do zarządzania relacjami z klientami (CRM) lub system planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP). Upewnij się, że Twoje przyszłe rozwiązanie BI jest wyposażone w niezbędne narzędzia integracyjne, które umożliwią zebranie wszystkich danych do analizy.

Transformacje (ETL):

 Przetwarzaj dane z operacyjnych baz danych, przekształcaj je w znormalizowany format do analizy i ładuj do hurtowni danych, która jest dostarczana jako narzędzie lub ręcznie kodowana.

Łączenie danych:

Self-service BI oferuje gotowe konektory danych, które łączą się z różnymi magazynami danych, upraszczając lub eliminując procesy back-end ETL.

Zewnętrzna platforma integracyjna: Oprogramowanie wypełnia proces ekstrakcji zarządzania danymi back-end i przygotowuje dane w chmurze lub na miejscu do analizy poprzez podłączenie ich do bazy danych, hurtowni danych lub aplikacji analitycznej.

Kluczowe pytanie, które należy zadać sprzedawcy BI przed zakupem:

Czy Twój produkt jest w stanie wyświetlać kompleksowy widok wszystkich danych mojej organizacji w czasie rzeczywistym?

Zaawansowana konfiguracja BI

Jednym z twoich ostatnich rozważań – aczkolwiek prawdopodobnie najważniejszym – jest zaawansowana konfiguracja. Chociaż nie każdy użytkownik, czy firma, wykorzysta możliwości, jakie ma do zaoferowania narzędzie BI, to właśnie brakujące „funkcje zasilania” prowadzą do przedwczesnej dezaktualizacji. Oto kilka opcji konfiguracyjnych, które, jeśli są istotne dla Twojej firmy, powinieneś upewnić się, że wybrany przez Ciebie produkt jest w stanie zapewnić:

Architektura: Narzędzia do uruchamiania BI jako konfiguracji rozproszonej z wieloma węzłami w stosunku do pojedynczego stosu.

Audyt i uprawnienia: Logowanie do śledzenia interakcji z użytkownikami oraz ustawienia do zarządzania, którzy użytkownicy lub grupy użytkowników mają dostęp do poszczególnych zbiorów danych lub funkcji BI.

Automatyzacja: Przydatna do usprawnienia zadań, w tym integracji danych i przygotowania danych.

Tworzenie kopii zapasowych: Planowanie ciągłości działania w przypadku awarii IT lub naruszenia bezpieczeństwa.

Indywidualny branding: Ustawienia do tworzenia podpisów dla pulpitów i wizualizacji BI.

Zarządzanie danymi: Kontrole mające na celu utrzymanie właściwego wykorzystania danych zgodnie z przepisami.

Bezpieczeństwo danych: Logowanie, uwierzytelnianie i bezpieczeństwo na poziomie aplikacji w celu uniknięcia naruszenia danych lub ekspozycji.

Eksport i publikowanie: Funkcje pobierania i udostępniania analizy danych za pośrednictwem różnych kanałów i w różnych formatach plików.

Wtyczki i skrypty: Buduj przepływ pracy, osadzaj wizualizacje i udostępniaj różne inne, niekrajowe lub trudne do wdrożenia funkcje.

Narzędzia internetowe: Konfiguracja protokołów i portów internetowych w celu udostępnienia środowiska BI jako aplikacji internetowej.

Kluczowe pytanie, które należy zadać sprzedawcy BI przed zakupem:

Jakie funkcje lub opcje oferuje twoje oprogramowanie dla małej firmy z ograniczonymi zasobami IT i/lub umiejętnościami analitycznymi? Jakie opcje są dostępne, aby zaspokoić potrzeby użytkowników zaawansowanych systemów zasilania lub niszowych przypadków użycia?

Szacowany czas uruchomienia

Wreszcie, jak długo potrwa wdrożenie BI? Oszacowanie czasu potrzebnego na wdrożenie oprogramowania BI jest trudne, ponieważ jest ono oparte na wielu zmiennych i każdy projekt jest inny. Czas potrzebny do uruchomienia projektu BI będzie zależał od następujących czynników:

• Różnorodności i objętości danych.
• Liczba i złożoność KPI, które mają być mierzone.
• Istniejąca infrastruktura informatyczna, lub jej brak.
• Indywidualny przypadek użycia, cele, wymagania dotyczące danych i wybrane oprogramowanie BI.
• Pierwsze wdrożenie lub rozszerzenie istniejącego wdrożenia BI.
• Identyfikacja celów analitycznych i wymagań dotyczących danych przed zakupem oprogramowania.
• Możliwości techniczne członków zespołu i kluczowych interesariuszy.
• Uzyskanie akceptacji kierownictwa wyższego szczebla lub przezwyciężenie oporu przed zmianami.
• Kultywowanie kultury opartej na danych i przyjęcie na szeroką skalę narzędzi analitycznych i BI.

Kluczowe pytanie, które należy zadać sprzedawcy BI przed zakupem:

Jaki jest najbardziej efektywny sposób na ocenę i ilościowe określenie zwrotu z inwestycji przy użyciu produktu?

Funkcje business intelligence, na które należy zwrócić uwagę

Czy Twoje rozwiązanie będzie nadal przydatne za 1-5 lat i będzie w stanie dotrzymać kroku konkurencji? Przygotowywanie się na przyszłość jest trudne, ale aby zapewnić zwrot z inwestycji i przewagę konkurencyjną, należy patrzeć w przyszłość i oceniać planowaną rozbudowę oprogramowania dostawcy BI. Warto zwracać uwagę na tzw. Roadmap oprogramowania, którą często udostępniają producenci oprogramowania. Można się z niej dowiedzieć jakie nowości nas czekają w przyszłości. Na początek przedstawiamy pięć funkcji, które zgodnie z naszymi przewidywaniami będą określać przebieg BI dla małych firm w ciągu następnej dekady.:

• Wirtualizacja danych: Alternatywa dla ETL, tworzy zwirtualizowany i zintegrowany widok danych w pamięci, zapewniając warstwę abstrakcji, która maskuje fizyczną implementację danych.
• Wbudowane BI: Dashboardy BI i wizualizacje analityczne wstrzykiwane bezpośrednio do aplikacji, aby umożliwić wgląd w dane w czasie rzeczywistym.
• Nauka maszynowa: Algorytmiczne i statystyczne techniki wykorzystywane przez potężne systemy komputerowe do przeprowadzania analiz prognostycznych i innych funkcji BI.
• Przetwarzanie języka naturalnego (NLP): Mechanizm służący do generowania zapytań o dane za pomocą rozpoznawania głosu i rozmów z wykorzystaniem chatbotów.
• Personalizowane raporty: Szablonowe raporty analityczne i raporty danych statycznych zostaną zastąpione przez spersonalizowane raporty dostosowane do potrzeb każdego użytkownika.

Kluczowe pytanie, które należy zadać sprzedawcy BI przed zakupem:

Jaka jest roadmapa Twojego produktu i jak oprogramowanie będzie się rozwijać w miarę rozwoju mojej firmy?