Jak zabezpieczyć firmowe dane przed urlopem? 

Zbliżają się wakacje, które dla wielu zarządów oznaczają długo wyczekiwany odpoczynek. Jednak cyberprzestępcy i awarie sprzętu nie biorą urlopu. O czym warto pamiętać przed zaznaczeniem statusu “Poza biurem”?  

Okres wakacyjny to czas, gdy firmy są najbardziej narażone na wyciek bądź utratę danych. Wynika to zarówno z kompleksowych cyberataków, jak i ludzkich błędów. Czasem wystarczy jedno kliknięcie w fałszywą wiadomość. Z tego powodu powstał ten tekst. Choć większość z nas zna metody zabezpieczeń ze szkoleń oraz prelekcji IT, warto o nich cyklicznie przypominać. Szczególnie że w przedurlopowym pośpiechu może nam umknąć kilka kluczowych aspektów.  

Kto ma dostęp do kluczowych informacji, gdy główny menedżer wygrzewa się na plaży? Delegowanie uprawnień to proces wręcz obowiązkowy przed każdym urlopem. Choć przechodzimy przez to regularnie, często powielamy te same błędy. Zamykamy szafki na klucz, ale przekazujemy hasła osobom trzecim na samoprzylepnych karteczkach.  

Zamiast tego powinieneś przeprowadzić ten proces bezpośrednio w systemie, na którym pracujesz. Pamiętaj o możliwości tymczasowego nadawania dostępów - z zaznaczeniem konkretnej daty, kiedy dany użytkownik straci uprawnienia do określonego modułu lub dane do logowania.  

Backup to kluczowy filar działania każdej firmy. Bez niego utrata dokumentów czy haseł może zatrzymać pracę zespołu na wiele godzin. Choć tworzenie kopii zapasowych powinno być codziennością, a nie czynnością wykonywaną od święta, warto sprawdzić jej skuteczność przed urlopem. Upewnij się, czy backup danych jest wykonywany poprawnie i czy bez problemu można go odtworzyć. 

W przypadku systemu ERP kopia zapasowa powinna obejmować bazy danych, kartoteki kontrahentów oraz wszelkie dokumenty związane z procesami sprzedażowymi i magazynowymi. Należy również sprawdzić, czy dokładnie przebiega procedura przywracania tych informacji w oprogramowaniu.  

Przed wyjazdem upewnij się, że zaktualizowałeś swój system operacyjny (Windows lub macOS). To samo zrób w przypadku wszystkich programów, które obsługujesz w swojej codziennej pracy (np. ERP, CRM). Dlaczego to takie ważne? Nawet najlepsi programiści mogą zostawić w kodzie pewne luki, które cyberprzestępcy z łatwością wykorzystują. Jedynym pewnym zabezpieczeniem jest w tej sytuacji bieżące instalowanie aktualizacji. 

Co niezwykle ważne - jeśli Twój system ERP działa w wersji przeglądarkowej, samo zaktualizowane programu to za mało. Podczas wyjazdów bezwzględnie unikaj korzystania z otwartych, publicznych sieci Wi-Fi (np. na lotniskach, w centrach handlowych czy hotelach). Mogą one być stale monitorowane przez hakerów. Zamiast tego skorzystaj z firmowego połączenia VPN. Szyfruje ono cały ruch sieciowy, tworząc bezpieczny, zamknięty tunel dla Twoich danych.  

Przy okazji, jeśli nie masz jeszcze wdrożonej dwuetapowej weryfikacji konta, nadrób to przed przekazaniem uprawnień swojemu zastępcy. Ta dodatkowa warstwa ochrony sprawi, że nawet w przypadku wycieku hasła niepowołana osoba nie zaloguje się do firmowych zasobów.  

Warto uczulić pracowników, którzy zostają w biurze, na potencjalne zagrożenia czyhające w ich skrzynkach mailowych. Coraz popularniejszą metodą ataków jest spear phishing. Polega to na wysyłaniu spersonalizowanych maili, które łudząco przypominają wiadomości od przełożonego lub klienta. Należy zachować szczególną czujność i za każdym razem weryfikować, czy adres nadawcy jest wiarygodny i faktycznie pochodzi ze znanej domeny. 

Ty wyjeżdżasz, ale firma pracuje dalej – umowy są negocjowane, faktury opłacane, a stany magazynowe aktualizowane. Aby ułatwić sobie powakacyjny powrót do rzeczywistości, wykorzystaj ślad rewizyjny dostępny w Twoim oprogramowaniu ERP.  

Ślad rewizyjny to cyfrowa ewidencja, która działa jak “czarna skrzynka”. System automatycznie rejestruje każdą operację w bazie danych. Dzięki temu zyskujesz pełen wgląd w to, kto i kiedy dokonał edycji, a także co dokładnie zmodyfikowano. Nie musisz dopytywać współpracowników o szczegóły – wystarczy, że masz przed sobą pełną, obiektywną oś czasu.  

Spokojne, bezpieczne wakacje zaczynają się od zaufania do systemu i własnego zespołu. Jeśli chcesz, aby Twoje firmowe dane były chronione 24/7, dbaj o regularne aktualizacje oraz rzetelnie wykonywany backup.  

Sprawdź, jak nowoczesny system ERP automatyzuje kwestie bezpieczeństwa. Wejdź na koszt-wdrożenia.pl i skontaktuj się z nami, aby dobrać system idealnie dopasowany do specyfiki Twojej branży.