Kiedy zdecydować się na ERP – przed czy po wdrożeniu Business Intelligence?

Współcześnie przedsiębiorstwa każdego dnia mierzą się z koniecznością przetwarzania ogromnych wolumenów danych. W związku z tym wśród kluczowych trendów cyfrowych w obszarze systemów ERP, obok rozwiązań takich jak IoT czy AI, istotne miejsce zajmuje zaawansowana analityka biznesowa (Business Intelligence). Dostęp do kompletnych, spójnych danych umożliwia zrozumienie zachodzących zmian, a także tworzenie wiarygodnych prognoz i scenariuszy rozwoju. W organizacjach posiadających już system ERP, które rozważają wdrożenie narzędzi BI, pojawia się konieczność odpowiedzi na pytania dotyczące przygotowania infrastruktury oraz oceny, czy aktualne środowisko systemowe pozwala na efektywne wykorzystanie analityki biznesowej.

Dobrym przykładem ilustrującym skalę wyzwań związanych z analizą danych jest przypadek jednego z klientów Solemis, u którego występował problem z bieżącym raportowaniem wyników finansowych. Uzyskanie informacji o wyniku z poprzedniego dnia zajmowało nawet tydzień, co znacząco ograniczało możliwość szybkiego reagowania na zagrożenia, podejmowania decyzji operacyjnych oraz prowadzenia wiarygodnych prognoz niezbędnych do dynamicznego rozwoju przedsiębiorstwa.

W analizowanym okresie organizacja funkcjonowała w 17 lokalizacjach, posiadających zróżnicowaną infrastrukturę oraz różne systemy ERP. Część z nich oferowała funkcjonalności analityczne, w tym analizy wielowymiarowe OLAP, natomiast inne pełniły wyłącznie rolę systemów finansowo-księgowych. Taki stan był konsekwencją przyjętej strategii rozwoju polegającej na przejmowaniu kolejnych lokalizacji wraz z ich wyposażeniem, infrastrukturą oraz działającymi w nich systemami informatycznymi.

Przez pewien czas model ten spełniał swoje zadanie. Wdrożono również rozwiązanie Business Intelligence wraz z hurtownią danych, którego celem była konsolidacja informacji z różnych oddziałów. Jednak wraz z dalszym rozwojem przedsiębiorstwa oraz zwiększającą się liczbą spółek zależnych pojawiły się istotne trudności. Rosnąca ilość danych powodowała problemy z zarządzaniem zmianą, utrzymaniem spójnej logiki analitycznej oraz dostosowaniem wielowymiarowości analiz. Wydłużał się również czas wprowadzania modyfikacji w systemie.

W konsekwencji podjęto decyzję o wdrożeniu jednego, skonsolidowanego systemu ERP dla wszystkich lokalizacji, co miało umożliwić osiągnięcie nowego poziomu jakości analiz w istniejącym środowisku Business Intelligence. Wnioskiem wynikającym z tego doświadczenia jest fakt, że utrzymanie wysokiej jakości systemu BI jest znacząco utrudnione w sytuacji, gdy dane pochodzą z wielu niezależnych systemów ERP o różnej strukturze i logice działania.

Opisany przypadek wskazuje, że w organizacjach dynamicznie rozwijających się, posiadających wiele lokalizacji i rozbudowaną infrastrukturę, zasadne jest rozważenie konsolidacji systemów ERP przed rozpoczęciem rozbudowy hurtowni danych i narzędzi Business Intelligence. Choć początkowy koszt takiego przedsięwzięcia jest wyższy, w dłuższej perspektywie rozwiązanie to pozwala ograniczyć koszty utrzymania, skrócić czas wdrażania zmian oraz zwiększyć efektywność zarządzania. Jednolity system ERP stanowi stabilną podstawę do dalszego rozwoju, w tym dołączania nowych lokalizacji, oddziałów, kanałów dystrybucji czy procesów biznesowych. Zwrot z inwestycji w konsolidację systemów najczęściej kalkulowany jest w horyzoncie od trzech do pięciu lat.

Brak decyzji o ujednoliceniu środowiska ERP w dynamicznie rozwijającej się organizacji wiąże się natomiast z koniecznością ponoszenia wysokich kosztów utrzymania infrastruktury. Różne systemy wymagają odmiennych kompetencji, często współpracy z wieloma dostawcami zewnętrznymi oraz znacznego zaangażowania zasobów ludzkich. Dodatkowo duża liczba lokalizacji korzystających z różnych systemów komplikuje i wydłuża ewentualny projekt wdrożenia jednolitego systemu ERP w przyszłości.

Istnieją jednak sytuacje, w których bezpośrednie wdrożenie systemu Business Intelligence może być uzasadnione. Dotyczy to organizacji posiadających ograniczoną liczbę lokalizacji, stabilną strukturę oraz brak planów intensywnej rozbudowy, a także firm działających w oparciu o jeden system ERP. W takich przypadkach rozwój analityki biznesowej bez wcześniejszej konsolidacji systemów może przynieść oczekiwane rezultaty przy relatywnie niższych kosztach.

W praktyce nie istnieje jedno uniwersalne rozwiązanie właściwe dla wszystkich organizacji. Wybór odpowiedniej strategii powinien wynikać z analizy aktualnego etapu rozwoju przedsiębiorstwa, planów rozbudowy struktury, liczby wykorzystywanych systemów oraz oczekiwań dotyczących raportowania i analityki. Zarówno konsolidacja systemów ERP, jak i bezpośrednie wdrożenie Business Intelligence mogą być właściwą decyzją, o ile są zgodne z długoterminową strategią organizacji.

Kluczowe znaczenie ma rzetelna ocena obecnej sytuacji oraz świadome zaplanowanie kolejnych kroków rozwoju środowiska informatycznego, ponieważ to właśnie spójność danych i stabilność systemów stanowią fundament efektywnego zarządzania przedsiębiorstwem.