KSeF jak przegląd samochodu. Ekspert omawia nowy system kilka dni przed startem

– Warto wdrożyć KSeF już teraz. Często mamy tendencję do odkładania obowiązków, ale w tym przypadku sytuacja przypomina przegląd techniczny samochodu. Możemy zwlekać, jednak prędzej czy później i tak musimy go wykonać. Im dłużej czekamy, tym większe ryzyko, że trafimy na ogromne kolejki i niepotrzebne problemy – przestrzegał w rozmowie w Onet Rano Finansowo poświęconej Krajowemu Systemowi e-Faktur Radosław Lasota, Product Manager ds. Biur Rachunkowych w Comarch ERP. 

Kluczowe są dwie daty. Duże podmioty będą miały obowiązek wystawiania faktur w KSeF od 1 lutego. Mniejsze firmy zobowiązane do tego zostaną od 1 kwietnia. Jak przypomina Radosław Lasota, Product Manager ds. Biur Rachunkowych w Comarch ERP: – Pamiętajmy, że ten obowiązek dotyczy wystawiania faktur, ale te dokumenty trzeba jeszcze w KSeF odbierać. W przypadku dużych przedsiębiorstw, takich jak operatorzy telekomunikacyjni czy sieci stacji benzynowych, wysyłka faktur do systemu stanie się faktem, ale jako odbiorcy musimy być gotowi na ich sprawne przyjmowanie, bez względu na wielkość organizacji. Można zatem przypuszczać, że znaczna część przedsiębiorców zacznie korzystać z KSeF właśnie od początku lutego.

Co więcej, nowy system fakturowania nie dotyczy tylko dużych czy średnich przedsiębiorców, ale też osób prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze. Rodzaj i wielkość organizacji wiążą się z różnymi wyzwaniami związanymi z integracją KSeF.   

Mimo że KSeF stanie się obowiązkowy już za moment, to zaledwie kilka miesięcy temu aż 37 proc. firm z sektora MŚP przyznało, że nie rozpoczęło jeszcze przygotowań do wdrożenia systemu (źródło: raport Comarch i PMR). Tymczasem wdrożenie KSeF, zwłaszcza w przypadku większych organizacji, oznacza zwykle wielomiesięczny proces: konieczność przeszkolenia pracowników, wdrożenia rozwiązań IT, zapoznania się z procedurami. Najmniejsi przedsiębiorcy również nierzadko bagatelizują przygotowania do zmian.

Jak dodaje specjalista, jednym z najczęściej popełnianych przez firmy błędów jest przeświadczenie, że  system rozwiąże problemy za przedsiębiorcę. – Przekonanie, że przedsiębiorca nie musi zagłębiać się w zasady KSeF, jest bardzo ryzykowne. Musimy pamiętać, że nowelizacja przepisów zmienia cały model operacyjny: od sposobu wystawiania dokumentów, przez ich odbiór, aż po archiwizację. System informatyczny jest jedynie narzędziem, ale to po stronie przedsiębiorcy leży zrozumienie tej modelowej zmiany – mówi.

Ekspert przestrzega przed zwlekaniem z integracją nowego systemu.

– Warto wdrożyć KSeF już teraz. Często mamy tendencję do odkładania obowiązków, ale w tym przypadku sytuacja przypomina przegląd techniczny samochodu. Możemy zwlekać, jednak prędzej czy później i tak musimy go wykonać. Im dłużej czekamy, tym większe ryzyko, że trafimy na ogromne kolejki i niepotrzebne problemy. Wykorzystajmy obecny czas na spokojne przygotowanie, zwłaszcza że działamy w okresie bez sankcji. To najlepszy moment, by oswoić się z systemem bez zbędnej presji – podsumowuje.

Całą rozmowę obejrzysz poniżej: