KSeF jako pretekst. Jak wykorzystać obowiązek, by zrobić porządek w całym obiegu faktur?

Zdarzają się w biznesie momenty, gdy zmiana pojawia się nagle, zdecydowanie, nie pozostawiając nam wyboru. W takiej chwili wielu przedsiębiorców odruchowo widzi nowe obciążenie, przykrą konieczność, wręcz zagrożenie dla funkcjonowania firmy. Tymczasem nawet wymuszona zmiana może stać się początkiem czegoś pozytywnego - impulsem do porządkowania obszarów, które od dawna wymagały uwagi, ale w codziennym biegu zawsze przegrywały z zadaniami pilniejszymi.

Barwnie tę sytuację ilustruje historia opowiedziana przez Adama Chodkowskiego z DocWay, autoryzowanego partnera DocuWare. Po wieloletniej walce z nałogiem nikotynowym znalazł się w sytuacji nagromadzenia „wyzwań” zawodowych i prywatnych. Przytłoczony nimi spojrzał w sufit i pomyślał: - Skoro to wszystko mi się i tak zwaliło na głowę, to dodanie do tego teraz rzucenia palenia właściwie niewiele zmieni. Podjął więc decyzję i… od tamtej pory nie pali!

Ta anegdota doskonale oddaje naturę KSeF-u. Jest problemem, być może nawet dużym, ale właśnie dlatego może stać się pretekstem, aby przy jednej okazji uporządkować znacznie więcej niż sam obowiązek prawny.

Zanim zaczniemy mówić o korzyściach, warto uświadomić sobie, jak wyglądają procesy fakturowe w wielu firmach - również tych, których nie podejrzewalibyśmy o „papierologię”. Choć część przedsiębiorstw pracuje już na uporządkowanych procesach, w ogromnej liczbie organizacji faktury nadal wpływają różnymi kanałami, lądując na kilku skrzynkach e-mailowych, trafiając do konkretnych pracowników lub nawet przychodząc papierową pocztą.

Dane z faktur są często przepisywane ręcznie, co nie tylko zajmuje czas, lecz również rodzi ryzyko błędów, duplikatów czy opóźnień, a także zmusza księgowość do roli detektywa, który musi ustalić, gdzie dokument utknął i kto ostatni go widział. W dodatku faktura potrafi nagle wynurzyć się po trzech tygodniach, często w najmniej odpowiednim momencie, kiedy jej kwota ma istotny wpływ na cashflow.

Zestawienia wykonywane w Excelu są świetnym rozwiązaniem przy niewielkiej liczbie użytkowników, natomiast w środowisku, które wymaga szerokiej współpracy, zaczynają sprawiać problemy, tworząc błędne wersje, niezsynchronizowane dane i chaos informacyjny.

KSeF nie rozwiąże tych kwestii za nas, jednak może stać się iskrą, od której zacznie się proces prawdziwego porządkowania nie tylko wdrażania wymogu, lecz również naprawiania całego systemu obiegu dokumentów.

Najważniejszą rzeczą, którą trzeba sobie uświadomić, jest to, że KSeF dostarcza ujednoliconych danych, choć nie tworzy procesów wokół nich. Przynosi jeden format - z pewnymi wyjątkami wynikającymi np. z faktur zagranicznych - jedno źródło prawdy oraz bogaty zestaw metadanych, dzięki którym faktury mogą być automatycznie interpretowane i opisywane. Ustanawia również precyzyjny, cyfrowy moment otrzymania dokumentu, co eliminuje wiele nieporozumień.

Nie oznacza to jednak, że KSeF potrafi zapewnić organizacji porządek. Nie przeprowadzi akceptacji, nie zweryfikuje ryzyka, nie przypisze dokumentu do odpowiedniego działu, nie pilnuje terminów, nie analizuje zgodności z zamówieniami czy umowami, a przede wszystkim - nie sprawi, że proces stanie się płynny i przejrzysty.

Dlatego wszystkie wypływające z KSeF dane muszą zostać otoczone odpowiednią logiką biznesową, automatyzacją i mechanizmami kontroli, które zamienią surowy materiał w całościowy, przewidywalny i powtarzalny proces.

KSeF jest punktem startu, natomiast narzędzia do obiegu dokumentów pełnią rolę serca i układu nerwowego całego procesu. W momencie, gdy dane z faktur zostaną wprowadzone do odpowiedniego systemu, można uruchomić automatyzacje, które zmieniają sposób pracy w całej firmie.

Dane z KSeF pozwalają m.in. na:

• wizualizowanie dokumentów w sposób przejrzysty, niezależnie od technicznej struktury XML,
• natychmiastową walidację dostawcy z białą listą, właściwymi rachunkami, statusem podatkowym czy ryzykiem duplikatów,
• kierowanie dokumentów różnymi ścieżkami - zależnie od kwoty, działu, kategorii kosztów, typu usług lub historii przeszłych faktur,
• pilnowanie terminów dzięki automatycznym powiadomieniom i eskalacjom,
• pełną ścieżkę audytu, obejmującą nie tylko akceptacje, lecz nawet samo otwarcie dokumentu przez użytkownika.

Najciekawsze jest jednak to, w jaki sposób można wykorzystać sztuczną inteligencję. Połączenie danych z KSeF z AI pozwala tworzyć reguły i modele, które nie tylko rozpisują faktury na MPK, ale również uczą się na podstawie korekt użytkowników, dzięki czemu z czasem automatyzacja staje się coraz bardziej dokładna i wymaga coraz mniej interwencji człowieka.

Współczesny obieg faktur nie ogranicza się już do pasywnego rejestrowania danych, lecz staje się aktywnym systemem kontroli, wsparcia decyzyjnego i komunikacji między działami. Dzięki odpowiednio ustawionym regułom można:

• tworzyć zaawansowane mechanizmy weryfikacji, które działają zarówno przy wejściu dokumentu do systemu, jak i przy jego wyjściu do ERP,
• doprowadzić do sytuacji, w której część faktur akceptuje się samoczynnie - o ile wszystkie warunki związane z zamówieniem, umową czy potwierdzeniem dostawy zostają spełnione,
• konsekwentnie skracać czas akceptacji poprzez automatyczne przypomnienia, które nie tylko informują o zadaniach, lecz także eskalują je w razie opóźnień,
• zapewnić użytkownikom pewność, że zawsze wiedzą, na jakim etapie jest dokument i kto powinien wykonać kolejny krok.

Tego rodzaju automatyzacja usuwa z procesów element przypadkowości, zwiększa bezpieczeństwo finansowe firmy i sprawia, że praca księgowości przestaje polegać na szukaniu faktur, a zaczyna na analizie i nadzorze.

Technologia potrafi dużo, jednak jej sens ujawnia się dopiero wtedy, gdy organizacja jednoznacznie odpowie sobie na pytanie „po co wdrażamy zmiany?”. To fundamentalne „po co” decyduje o wyborze funkcji, konfiguracji systemu, zakresie automatyzacji oraz o tym, czy proces będzie naprawdę służył firmie, czy stanie się kolejnym obowiązkiem do odhaczenia.

Warto również pamiętać, że obieg faktur dotyczy niemal całej organizacji, nie tylko księgowości. Na pierwszej linii są osoby, które przyjmują dokumenty; dalej kierownicy działów, którzy je akceptują; pracownicy operacyjni, którzy potwierdzają wykonanie usług; a dopiero potem księgowość, która nadaje ostateczny kształt danym finansowym.

Dlatego, zanim zaczniemy budować proces, powinniśmy zaprosić do rozmowy wszystkie strony, ponieważ to one - a nie technologia - znają rzeczywistość organizacyjną i wiedzą, gdzie faktycznie pojawiają się utrudnienia.

Skoro KSeF i tak trzeba wdrożyć, to naturalnym pytaniem jest, dlaczego nie wykorzystać tego momentu do wprowadzenia rozwiązań, które przyniosą firmie korzyści znacznie wykraczające poza samo wypełnienie obowiązku. W praktyce oznacza to:

• radykalne zmniejszenie liczby błędów oraz pracy ręcznej,
• przyspieszenie obiegu dokumentów między działami,
• pełną zgodność z przepisami bez konieczności ręcznego pilnowania terminów,
• centralizację informacji, która jest nieoceniona, gdy firma działa w wielu lokalizacjach,
• możliwość pracy w oparciu o dane rzeczywiste, a nie domysły i e-maile,
• oraz odzyskanie kontroli nad finansami, zarówno w skali mikro (pojedyncze faktury), jak i makro (budżety, płynność, limity).

Jeśli więc KSeF ma być obowiązkiem, niech stanie się obowiązkiem, który naprawdę się opłaca.
A skoro już zaczynamy porządki, to warto posprzątać naprawdę dobrze - tak, aby następne zmiany prawne nie były problemem, lecz naturalną ewolucją uporządkowanego procesu.