DMS

Nowoczesne technologie przekształcają sposób funkcjonowania firm. Jednym z narzędzi, które może znacząco wpłynąć na efektywność Twojego biznesu, jest system zarządzania dokumentami, czyli DMS. Jeśli Twoje przedsiębiorstwo dąży do optymalizacji procesów związanych z dokumentacją, oto argumenty przemawiające za wdrożeniem systemu. Czym jest DMS? System Zarządzania Dokumentami (DMS, ang. Document Management System) to zintegrowane narzędzie technologiczne służące do przechowywania, zarządzania i śledzenia dokumentów elektronicznych oraz obrazów papierowych dokumentów. DMS pozwala na cyfrowe archiwizowanie dokumentów, co ułatwia ich wyszukiwanie, edycję, udostępnianie oraz monitorowanie historii zmian. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą zwiększyć efektywność pracy, poprawić bezpieczeństwo danych oraz zoptymalizować procesy biznesowe związane z obiegiem dokumentów. Dla kogo jest DMS? System Zarządzania Dokumentami jest dedykowany dla przedsiębiorstw i organizacji każdej wielkości, które chcą usprawnić i zautomatyzować procesy związane z dokumentacją. DMS jest szczególnie korzystny dla firm działających w branżach o dużym obiegu dokumentów, takich jak finanse, medycyna, prawo czy nieruchomości. Dzięki zarządzaniu dokumentami, menedżerowie, pracownicy działu IT, księgowi, prawnicy oraz inni specjaliści mogą skupić się na swoich głównych zadaniach, mając pewność, że wszystkie dokumenty są bezpieczne, łatwo dostępne i zorganizowane w przejrzysty sposób. 1. Oszczędność czasu Poszukiwanie konkretnego dokumentu w tradycyjnych archiwach może być męczące i nieefektywne. DMS umożliwia błyskawiczny dostęp do wszystkich zasobów, co pozwala pracownikom skoncentrować się na priorytetowych zadaniach, zamiast przeszukiwać stosy papierów. 2. Ochrona informacji Dokumenty fizyczne są podatne na różnego rodzaju uszkodzenia i zagrożenia. System oferuje funkcje takie jak szyfrowanie, tworzenie kopii zapasowych i zabezpieczenia hasłowe, gwarantując, że Twoje dane są chronione. 3. Redukcja wydatków Koszty związane z fizycznym przechowywaniem, drukowaniem czy wysyłką dokumentów mogą się sumować. DMS pozwala zredukować te koszty, jednocześnie przyczyniając się do ochrony środowiska poprzez ograniczenie zużycia papieru. 4. Dostęp z dowolnego punktu globu W erze cyfrowej zdolność do dostępu do dokumentów z różnych lokalizacji jest nieoceniona. DMS umożliwia pracownikom i współpracownikom dostęp do niezbędnych danych niezależnie od miejsca, w którym się znajdują. 5. Współpraca na nowym poziomie DMS ułatwia koordynację działań w zespole, umożliwiając jednoczesne edytowanie, udostępnianie i komunikowanie się w czasie rzeczywistym. 6. Zmniejszenie ryzyka błędów Chociaż pomyłki są nieuniknione, owy system pomaga je zminimalizować poprzez automatyczne powiadomienia, gotowe szablony i zintegrowane procedury. 7. Zgodność z normami Dla wielu sektorów przestrzeganie standardów i regulacji jest kluczowe. DMS oferuje funkcje monitorowania zmian w dokumentach, co jest niezbędne w przypadku kontroli i audytów. Podsumowanie Jeśli Twoje przedsiębiorstwo poszukuje skutecznych rozwiązań w zakresie zarządzania dokumentami, wdrożenie DMS może być odpowiedzią na Twoje potrzeby. To inwestycja, która przynosi nie tylko korzyści finansowe, ale także podnosi standardy pracy w firmie. Chcesz dowiedzieć się więcej? skontaktuj się z HQS Systems

Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Handlowo-Usługowe Unipaco S.A. to lider rynku w produkcji giętkich materiałów opakowaniowych. Kontynuując tradycje sięgające lat 90-tych, Unipaco korzysta z gruntownej wiedzy z zakresu przetwórstwa papieru i tworzyw sztucznych, które pozwalają na rozwinięcie szerokiej gamy oferowanych wyrobów. Odwiedziliśmy zakład produkcyjny w Kostrzynie, aby zebrać najważniejsze informacje dot. wdrożenia nowego rozwiązania cyfrowego. Założenia projektu Głównym celem projektu było przejście na cyfrową realizację zleceń produkcyjnych, optymalizacja wykorzystania surowców, zarządzanie magazynem i dokumentami, a także redukcja papierowej dokumentacji. Zaproponowane oprogramowanie Rozwiązaniem było stworzenie aplikacji umożliwiającej planowanie i realizację produkcji, a także łączenie zamówień w celu optymalizacji zużycia surowców i minimalizacji odpadów poprodukcyjnych. Unipaco zdecydowało się na system Comarch XL, który złożony jest z modułu Comarch WMS do zarządzania magazynem oraz Comarch DMS do elektronicznego obiegu dokumentów. Rezultaty wdrożenia Wdrożenie zaproponowanych rozwiązań nie tylko pozwoliło na realizację założonych celów, ale przyniosło również dodatkowe korzyści. Unipaco przyspieszyło proces produkcji, co zwiększyło liczbę realizowanych zamówień. Zarządzanie magazynem poprawiło efektywność procesów przyjęć i wydań magazynowych, a elektroniczny obieg dokumentów pozwolił na szybsze wprowadzanie dokumentów do systemu oraz przyspieszyło proces akceptacji. Dzięki modułowi Comarch DMS Unipaco usprawniło zarządzanie pocztą wychodzącą, co poprawiło zarządzanie wysyłką listów. W ten sposób, przedsiębiorstwo Unipaco z sukcesem przeszło kolejny krok w kierunku cyfryzacji swoich operacji.

Cyfryzacja wkracza do coraz większej liczby firm, usprawniając rozmaite procesy. Przydatny w większości przedsiębiorstw, niezależnie od branży, jest między innymi system DMS (document management system), czyli system zarządzania dokumentami. To zespół narzędzi ułatwiających gromadzenie, indeksowanie, udostępnianie i wyszukiwanie dokumentów firmowych. Sprawdź, jak może usprawnić działalność Twojego biznesu! Czym jest w praktyce document management system? Jak działa? System DMS, czyli zarządzania dokumentami, to zazwyczaj część zaawansowanych systemów ERP ułatwiających zarządzanie firmą i kontrolę procesów. Jest to przede wszystkim funkcjonalna baza danych gromadząca wszystkie dokumenty wewnętrzne firmy, jak również te otrzymywane przez nią z zewnątrz. Ułatwia to przetwarzanie dokumentów, ale także ich przechowywanie. DMS zapewnia łatwy sposób na wyszukiwanie dokumentów według określonych kryteriów. Oferuje funkcje zdalnego dostępu i udostępniania, również za pomocą aplikacji mobilnej. Pozwala segregować i klasyfikować dokumenty, ułatwia ich rejestrację i archiwizowanie. Umożliwia rozpoznawanie i obsługę procesów przepływu dokumentów w całej firmie oraz zarządzanie ich obiegiem. Oprogramowanie łączy się m.in. z pocztą e-mail, programami i urządzeniami biurowymi. Dzięki temu wszystkie dokumenty są rejestrowane automatycznie, a ich przetwarzanie staje się znacznie prostsze. Jak DMS ułatwia zarządzanie dokumentami? Systemy DMS to znaczne ułatwienie dla każdej firmy w zakresie organizowania przepływu i przechowywania dokumentów. Pozwalają oszczędzać czas oraz usprawniać komunikację, dzięki czemu umożliwiają szybszą i dokładniejszą realizację bieżących zadań. Przeniesienie bazy do systemu elektronicznego sprawia, że każdy dokument może być łatwo sklasyfikowany, a w razie potrzeby – odnaleziony. Niewątpliwym atutem jest również to, że oprogramowanie integruje dokumenty różnych typów i pochodzące z wielu źródeł. Co daje firmom elektroniczny przepływ dokumentów od Exact? Jakie korzyści zapewniają usługi typu document management system? Wdrożenie funkcjonalnego systemu do zarządzania dokumentami, takiego jak Exact DMS, pozwala przede wszystkim zwiększać wydajność wielu działów – np. księgowości, HR, obsługi klienta, sprzedaży czy marketingu. Redukuje do minimum czas potrzebny na obsługę faktur, a jednocześnie pomaga minimalizować związane z tym błędy. Gromadzi i archiwizuje również wszystkie inne dokumenty przepływające przez firmę, zapewniając do nich wygodny dostęp z dowolnego miejsca – co może być niezwykle przydatne przy pracy zdalnej. Ważnym atutem systemu DMS są również funkcje bezpieczeństwa. Określone usługi czy pliki mogą być przeznaczone tylko dla powołanych osób, a dane zawarte w dokumentach są chronione, zgodnie z wymogami RODO. Zalety systemów DMS Systemy DMS są niezwykle funkcjonalne, a przy tym proste w obsłudze. Stanowią bardzo ważny element procesu cyfryzacji. Wśród ich zalet należy na pewno wymienić: szybką i wygodną obsługę dokumentów oraz usprawnienie ich przepływu, udoskonalenie pracy wielu działów – w tym sprzedaży, marketingu, księgowości, HR czy obsługi klienta, polepszenie komunikacji między działami w firmie, możliwość wyszukiwania dokumentów poprzez dowolne atrybuty, a dzięki systemom OCR (rozpoznawania tekstu) również na podstawie treści, zaoszczędzenie czasu potrzebnego na wprowadzanie dokumentów czy danych do systemu, uporządkowanie i usprawnienie realizacji wielu zadań, minimalizację błędów związanych z obsługą dokumentów i ryzyka duplikacji danych, obsługę wielu typów dokumentów – w tym faktur elektronicznych, obsługę dokumentów z wielu źródeł – automatyczne archiwizowanie między innymi z poczty e-mail, programów i urządzeń biurowych (takich jak faks, skaner), zdalny dostęp do danych (np. za pomocą aplikacji) – ułatwienie pracy zdalnej. Document management system to kompleksowe narzędzie do zarządzania dokumentami, które umożliwia firmie skuteczniejszą, szybszą i łatwiejszą pracę. Wspomaga realizację wielu procesów i zarządzanie jakością. Co nie mniej istotne, jego implementacja i obsługa są bardzo łatwe, a zastosowanie uniwersalne!