DMS

Każda firma prędzej czy później staje przed wyzwaniem: jak okiełznać rosnącą górę umów, aneksów, załączników i dokumentów? W teorii to kwestia odpowiedniego segregatora i utrzymania w nim porządku. W praktyce – wystarczy jeden brakujący podpis, przeterminowana licencja albo klauzula odbiegająca od wzorca, by biznes wpadł w wir nerwowych telefonów, niepewności i ryzyka. Wyobraźmy sobie dział prawny w średniej firmie technologicznej. Codziennie spływają do niego nowe kontrakty: umowy z dostawcami, partnerami, klientami. W każdej z nich trzeba sprawdzić dziesiątki parametrów: czy warunki finansowe mieszczą się w ramach? Czy mamy komplet załączników? Czy klauzule nie odbiegają od przyjętych wzorców? A do tego dochodzi kalendarz: wygasające licencje, terminy odnowień, konieczność przypomnienia klientowi lub menedżerowi o zbliżającym się końcu obowiązywania kontraktu. To właśnie tutaj wkracza DocuWare, czyli narzędzie klasy DMS (Document Management System), które zamienia papierowy labirynt w przejrzysty, cyfrowy obieg. Automatyczna kontrola parametrów umów – mniej błędów, więcej bezpieczeństwa DocuWare potrafi samodzielnie sprawdzić kluczowe parametry kontraktu. Działa jak strażnik, który uważnie czyta każdą linijkę kontraktu. Np. jeśli umowa ma trwać dłużej niż 36 miesięcy, może „podnosić rękę”, by zaalarmować: „Sprawdźmy to jeszcze raz, bo horyzont jest naprawdę odległy”. Albo gdy w kontrakcie SaaS pojawia się liczba użytkowników wykraczająca poza ustalony limit licencji – natychmiast uruchomi dodatkową ścieżkę zatwierdzenia, zanim skala projektu wymknie się spod kontroli. W ten sposób zamiast ryzyka pomyłki czy niedopatrzenia, mamy jasne procedury i spokój ducha. W praktyce oznacza to mniej maili w stylu „czy ktoś to widział?” i więcej czasu na prawdziwą analizę biznesową. Eskalacja i powiadomienia w DocuWare Kontrakt odbiega od standardu? W tradycyjnym modelu zaczyna się lawina telefonów i „przeklejania” dokumentu od osoby do osoby. DocuWare rozwiązuje to inaczej: wbudowana macierz eskalacji automatycznie przekierowuje dokument do odpowiedniego menedżera. Jeżeli trzeba, do gry wchodzi dyrektor lub nawet członek zarządu – i to wszystko bez ręcznych interwencji. Efekt? Zamiast chaosu mamy przejrzystość i pewność, że żaden kontrakt nie zostanie zatwierdzony „po cichu” wbrew procedurom. Koniec z przegapionymi terminami Ile razy zdarzyło się, że firma dowiadywała się o wygasającej licencji w ostatniej chwili? Albo że kluczowa umowa skończyła się w piątek, a w poniedziałek trzeba było wstrzymać współpracę? DocuWare monitoruje terminy za nas. Na 30, 20 i 10 dni przed wygaśnięciem kontraktu odpowiednie osoby dostają powiadomienia. Jeżeli nikt nie reaguje – informacja wędruje szczebel wyżej. Po prostu DocuWare działa jak cyfrowy asystent, który nigdy nie zapomina i zawsze przypomina o tym, co naprawdę ważne. Historia z życia 1: Sprzedaż bez błądzenia Pani Katarzyna, szefowa sprzedaży w firmie technologicznej, dobrze pamięta dni, gdy negocjacje z klientem ciągnęły się w nieskończoność. Nie dlatego, że strony nie mogły się dogadać, lecz dlatego, że handlowcy nie mieli szybkiego dostępu do aktualnych wersji umów. Czasem wysyłali klientowi nie ten plik, co trzeba, innym razem czekali godzinami, aż dział prawny odkopie właściwy dokument. Od kiedy zespół korzysta z DocuWare, wszystkie kontrakty i ich historie są pod ręką. Handlowiec widzi od razu, która wersja jest obowiązująca, jakie poprawki wprowadzono i kto już zatwierdził dokument. Negocjacje przyspieszyły, a klienci zaczęli doceniać sprawność i przejrzystość procesu. Dzięki temu firma więcej sprzedaje, a mniej szuka. Historia z życia 2: jak DocuWare pomaga prawnikom i menedżerom Pani Anna z zespołu prawnego pamięta czasy, kiedy wersje umów krążyły w plikach typu „Umowa_final2_poprawka_ostateczna.docx”. Dziś wystarczy jedno kliknięcie, aby zobaczyć całą historię dokumentu – kto zmieniał, co dopisał, a w razie potrzeby wrócić do poprzedniej wersji. Dzięki temu zamiast godzin spędzonych na porównywaniu plików, prawnicy mają pewność, że pracują na najnowszej, zatwierdzonej wersji. Menedżerowie natomiast zyskali spokój: wiedzą, że każda decyzja opiera się na aktualnych danych, a ryzyko oparcia się na błędnym dokumencie praktycznie nie istnieje. DocuWare bowiem zwiększa efektywność, oszczędzając czasu, a jednocześnie realnie chroni przed kosztownymi pomyłkami i utratą zaufania klientów. Współpraca ponad działami i bezpieczeństwo Wyobraźmy sobie negocjacje kontraktu z nowym partnerem. Sprzedaż chce wprowadzić dodatkową klauzulę, dział prawny musi ją przeanalizować, a finanse sprawdzają zgodność warunków. W tradycyjnym podejściu oznaczałoby to całe dnie, a może i tygodnie maili i spotkań. DocuWare pozwala komentować dokumenty, przypisywać zadania i śledzić, kto i kiedy je zatwierdził. Dzięki temu wszystkie strony pracują w jednym systemie, a nie w skrzynkach pocztowych. To szczególnie ważne, bo firma nie podpisuje przecież zwykle jednej jedynej umowy, ale całą ich sieć: kontrakt główny, aneksy, dodatki, dokumenty pomocnicze. W DocuWare wszystkie te dokumenty można powiązać w grupę i przeglądać jako całość. Pozwala to widzieć las zamiast pojedynczych drzew, czyli mieć pełny wgląd w kontekst współpracy z partnerem biznesowym. A co jeśli nie wszystkie dokumenty powinny być widoczne dla wszystkich? I z tym DocuWare doskonale sobie radzi, dając możliwość nadawania dostępu według roli, jurysdykcji czy grupy klientów. W rezultacie każdy widzi tylko to, co powinien. Dlaczego to działa? Historie firm wdrażających DocuWare pokazują, że cyfryzacja obiegu umów to nie tylko oszczędność czasu. To przede wszystkim redukcja ryzyka, większe bezpieczeństwo i komfort pracy. Mniej błędów – parametry kontraktów są weryfikowane automatycznie Przejrzystość – każdy dokument ma swoją „kartę kontraktu” z pełnym zestawem metadanych Oszczędność czasu – system przypomina o terminach i kieruje dokumenty do odpowiednich osób Zgodność z regulacjami – dokumenty są przechowywane bezpiecznie i aktualizowane zgodnie z wymaganiami prawa Kontrola historii – każda wersja dokumentu pozostaje dostępna i porównywalna Lepsza współpraca – zamiast mailowych „pętli” mamy jedno źródło prawdy. Podsumowanie Umowy to fundament biznesu – ale bez odpowiednich narzędzi łatwo zamieniają się w źródło problemów. DocuWare sprawia, że firmy odzyskują nad nimi kontrolę. Zamiast gasić pożary, można skupić się na tym, co naprawdę buduje przewagę: dobrych relacjach z klientami, przejrzystości i sprawnym działaniu. Bo w świecie, w którym dane i regulacje zmieniają się szybciej niż kiedykolwiek, zaufanie zaczyna się od porządku w dokumentach. Zaproszenie Chcesz zobaczyć, jak w praktyce wygląda cyfrowy obieg umów w DocuWare? Zapraszamy na webinar, podczas którego pokażemy krok po kroku, jak system automatycznie sprawdza parametry kontraktów, pilnuje terminów, przechowuje dokumenty i wspiera współpracę zespołów. To świetna okazja, aby przekonać się, jak proste i bezpieczne może być zarządzanie umowami. Opis wydarzenia Elektroniczny Obieg Umów w DocuWare Im większa organizacja, tym bardziej potrzebny jest sprawny i bezpieczny system do zarządzania umowami. Skomplikowane procesy negocjacji i akceptacji angażują wiele działów Twojej firmy, spowalniając finalizację kluczowych ustaleń? Tracisz czas na przeszukiwanie segregatorów, dysków sieciowych i skrzynek mailowych w poszukiwaniu jednego kontraktu? Masz wątpliwości, czy pracownicy korzystają z aktualnych wzorów umów, a nie z przypadkowych plików z dopiskiem „ostateczna_wersja_2”? Obawiasz się, że wrażliwe dokumenty mogą zaginąć lub trafić w niepowołane ręce, bo brakuje kontroli nad dostępem? Nie masz pewności, która wersja jest ostateczna, a śledzenie historii zmian przypomina szukanie igły w stogu maili? Zapisz się na spotkanie online 14 października, podczas którego pokażemy, jak DocuWare rozwiązuje te problemy. Zobaczysz w praktyce: jak system automatycznie kontroluje kluczowe parametry umów i uruchamia proces eskalacji, jak działa wersjonowanie dokumentów, które eliminuje chaos i zapewnia pewność, że każdy pracuje na właściwym pliku, w jaki sposób DocuWare wspiera współpracę między działami – od sprzedaży po finanse i prawników, jak proste jest monitorowanie terminów, przedłużeń i aneksów bez ryzyka przegapienia, oraz jak bezpieczne przechowywanie kontraktów i metadanych daje pełną przejrzystość w zarządzaniu relacjami z klientami i partnerami. Dołącz do spotkania i przekonaj się, jak cyfrowy obieg umów w DocuWare oszczędza czas, redukuje ryzyko i przywraca kontrolę nad jednym z najważniejszych procesów w firmie. [Zapisz się TUTAJ]

Firma Soneta, producent systemu ERP enova365, poinformowała o nowej integracji swojego oprogramowania z rozwiązaniem Archivista, służącym do digitalizacji dokumentacji kadrowej. Nowa funkcjonalność pozwala firmom w ekspresowym tempie przekształcać papierowe akta osobowe w zgodne z przepisami cyfrowe e-teczki. Dzięki integracji możemy korzystać z efektów pracy systemu Archivista bezpośrednio w module elektronicznej dokumentacji pracowniczej enova365, co daje finalnie komfort pracy w jednym systemie. Integracja Archivista z enova365 pozwala nawet siedmiokrotnie przyspieszyć cyfryzację dokumentów kadrowych w porównaniu do metod tradycyjnych. Przykładowa 100-stronicowa teczka pracownicza może być zdigitalizowana i kompleksowo opisana w zaledwie 20 minut, zamiast w 2,5 godziny. Program wykorzystuje zawansowaną technologię OCR oraz mechanizmy AI do automatycznego rozpoznania dokumentów. Następnie Archivista nadaje im odpowiednie nazwy i sprawnie przypisuje je do właściwych kategorii, a także wzbogaca niezbędnymi metadanymi. Gotowe e-akta trafiają bezpośrednio do modułu Kadry Płace enova365. Block Quote Block Quote Rozwiązanie w swoim zamyśle ma służyć zarówno firmom, które już korzystają z enova365, jak przedsiębiorstwom, które poszukują rozwiązania umożliwiającego  przejście na cyfrowe zarządzanie kadrami. Konektor Archivista instaluje się wewnątrz środowiska enova365, bez konieczności przebudowy istniejących procesów czy szkolenia zespołu od podstaw. Block Quote Korzyści z integracji: Ekspresowa digitalizacja akt osobowych (7-krotne przyspieszenie procesu), Automatyczne rozpoznawanie i przypisywanie dokumentów, Pełna zgodność z przepisami (RODO, rozporządzenia ministerialne), Bezpieczny i kontrolowany dostęp do e-dokumentów 24/7, Gotowość na pracę zdalną i hybrydową.

Współczesne przedsiębiorstwa – niezależnie od branży – muszą zarządzać coraz większą liczbą dokumentów, danych i powtarzalnych procesów. Szybkość działania, zgodność z regulacjami oraz kontrola kosztów stają się nie tylko oczekiwaniami rynkowymi, ale warunkiem utrzymania konkurencyjności. Odpowiedzią na te potrzeby jest integracja systemów klasy DMS (Document Management System), takich jak DocuWare, z systemami ERP. W niniejszym artykule przedstawiamy możliwości i korzyści wynikające z takiej integracji, zrealizowanej przez Komputronik Biznes, autoryzowanego partnera DocuWare. Złożona struktura projektowa a automatyzacja faktur Firma, dla której Komputronik zintegrował DocuWare z systemem ERP (enova365), prowadzi równolegle kilkanaście dużych inwestycji, zorganizowanych w systemie projekt–podprojekt. Każdy projekt ma przypisany budżet, limity kosztowe, a także określony zespół zatwierdzający dokumenty. Kluczowym wymaganiem było umożliwienie rozliczania jednej faktury na wiele projektów i podprojektów, przy jednoczesnej weryfikacji budżetów i zachowaniu spójności danych w ERP. W ramach wdrożenia: Faktury usługowe i materiałowe trafiają do DocuWare automatycznie (np. z e-maila, skanera). System rozpoznaje dokument i odczytuje dane (dostawca, kwoty, terminy, numery umów). Użytkownik przypisuje pozycje faktury do konkretnych projektów i podprojektów. DocuWare weryfikuje w tle limity zapisane w ERP. Jeśli są przekroczone: zatrzymuje proces akceptacji, informuje użytkownika o konieczności zwiększenia limitu lub podpisania nowej umowy, po zatwierdzeniu zmian, limit aktualizuje się w ERP i faktura może zostać przekazana do zaksięgowania. Takie podejście pozwala na skuteczną kontrolę budżetową na poziomie projektu, a jednocześnie eliminuje ryzyko omyłek przy ręcznym wpisywaniu danych. Centralne zarządzanie umowami i danymi zabezpieczającymi DocuWare pełni także funkcję repozytorium dokumentów kontraktowych. Umowy z klientami i podwykonawcami – zarówno papierowe (zeskanowane), jak i elektroniczne – są przechowywane w ustrukturyzowanej formie. Dodatkowo system przechowuje informacje o kaucjach zabezpieczających, które stanowią istotny element rozliczeń w wielu branżach. Po zakończeniu prac, podwykonawca może złożyć wniosek o zwrot kaucji. Weryfikacja odbywa się na podstawie zapisanych danych w DocuWare i przekazywana jest automatycznie do ERP. Dzięki temu cały proces jest szybki, przejrzysty i możliwy do audytu. Wielopoziomowa akceptacja dokumentów W wielu organizacjach procesy decyzyjne nie są liniowe. Często dokumenty muszą zostać zatwierdzone przez kilka osób – niekoniecznie w tej samej kolejności czy strukturze. DocuWare umożliwia konfigurowanie zarówno wielopoziomowych, jak i równoległych ścieżek akceptacji. Możliwe jest: importowanie dokumentów z wielu lokalizacji (np. oddziały firmy, jednostki terenowe), definiowanie dynamicznych ścieżek akceptacji w zależności od typu dokumentu, kwoty, kontrahenta lub projektu, automatyczne powiadamianie odpowiednich osób o konieczności podjęcia decyzji, rejestrowanie każdej akcji w dzienniku zdarzeń – co ułatwia kontrolę i spełnienie wymogów compliance. Po zakończeniu procesu zatwierdzania dokument trafia do ERP, gdzie jest rejestrowany i księgowany zgodnie z firmowymi zasadami. Obsługa wniosków urlopowych i delegacji DocuWare może być również z powodzeniem wykorzystywany w procesach kadrowych, w szczególności w zakresie obsługi wniosków urlopowych i delegacji. Pracownicy składają wnioski bezpośrednio w systemie DocuWare, gdzie: wybierają typ nieobecności (urlop, delegacja, chorobowe, praca zdalna) i załączają dokumenty potwierdzające (np. bilety, rezerwacje, zaświadczenia). Wniosek trafia do akceptacji przełożonego, następnie do działu kadr, a po akceptacji dane są automatycznie przekazywane do systemu ERP. Takie podejście znacząco skraca czas obsługi administracyjnej i zmniejsza liczbę błędów, zwłaszcza przy planowaniu urlopów i raportowaniu czasu pracy. Archiwizacja dokumentów i zarządzanie terminami Wbudowane funkcje archiwizacji w DocuWare pozwalają nie tylko na bezpieczne przechowywanie dokumentów, ale również na ich automatyczne klasyfikowanie i powiązanie z konkretnymi osobami lub projektami. Przykłady zastosowań i wynikających z nich korzyści: dokumenty pracowników są przypisywane do tzw. teczek pracowniczych, dzięki czemu są kompletne, bezpieczne i wygodnie dostępne dla upoważnionych osób, system przypomina o kończących się badaniach lekarskich, uprawnieniach czy ważności dokumentów, co wspiera zarządzanie, zapobiega przestojom i dotkliwym karom, możliwość pełnej integracji z danymi kadrowymi z systemu ERP pozwala na jednolite zarządzanie informacją. DocuWare zintegrowany z systemami ERP, takimi jak enova365 czy Symfonia, staje się fundamentem efektywnego zarządzania procesami dokumentowymi. Od obsługi faktur i umów, przez wnioski kadrowe, po wieloetapową akceptację i archiwizację – wszystko odbywa się w jednej platformie, z pełną zgodnością danych. Gdzie w tym wszystkim IDP? Dzięki technologii IDP możliwe jest nie tylko automatyczne rozpoznanie danych dokumentów (faktury, umowy, formularze), ale także ich klasyfikacja, interpretacja oraz przygotowanie do dalszego przetwarzania. W praktyce oznacza to, że: System automatycznie identyfikuje typ dokumentu (np. faktura kosztowa, umowa z podwykonawcą, protokół odbioru), Ekstrahuje dane kluczowe (np. numer faktury, NIP, kwoty netto/brutto, daty, numery projektów), Sprawdza kompletność dokumentu i porównuje dane z informacjami znajdującymi się już w ERP, Wstępnie uzupełnia metadane wymagane w dalszych procesach akceptacji lub księgowania, Uczy się na bazie historii – im dłużej działa, tym lepiej rozumie organizację. Dzięki IDP możliwe jest znaczące ograniczenie ręcznej pracy związanej z wprowadzaniem danych oraz eliminacja błędów wynikających z pomyłek lub nieczytelnych dokumentów. Z punktu widzenia integracji z ERP – dokumenty trafiają do systemu już w formie gotowej do zaksięgowania, zgodnie z przyjętymi strukturami danych i wymaganiami formalnymi. W efekcie IDP wspiera organizacje nie tylko w przyspieszeniu procesów, ale także w zapewnieniu spójności, skalowalności i większej odporności. To rozwiązanie, które realnie usprawnia codzienną pracę działów finansów, HR, administracji i zarządu. Efekt końcowy? Mniej ręcznej pracy, mniej błędów i większa skalowalność. Chcesz zobaczyć, jak wygląda działanie IDP, DMS i ERP w praktyce? Dołącz do spotkania online 24 lipca o godzinie 11.00, podczas którego pokażemy, jak zautomatyzować ekstrakcję danych w obiegu dokumentów i jak wygląda współpraca systemów DocuWare i ERP. Zarejestruj się już dziś:https://myerp.clickmeeting.com/zautomatyzuj-ekstrakcje-danych-w-obiegu-dokumentow-idp-w-akcji/register

Na początku był papier. Potem ręczne wpisy, skanery, Excel. Aż wreszcie nadeszła ona: sztuczna Inteligencja. I zaczęła zadawać pytania nie o to, gdzie jest numer faktury, lecz co też takiego ten dokument znaczy. Czy wiesz, ile czasu Twoja firma traci każdego dnia na ręczne przetwarzanie dokumentów? Dziesiątki minut na jednej fakturze, godziny w skali tygodnia, dni w skali miesiąca. A przecież faktura to tylko wierzchołek góry lodowej. A są jeszcze: dowody dostawy, potwierdzenia zamówień, noty uznaniowe, umowy… Każdy z tych dokumentów dosłownie aż się prosi, by ktoś go otworzył, przeczytał, zakwalifikował, przepisał i… popełnił błąd. Dlatego DocuWare wprowadza Intelligent Document Processing (IDP) – rozwiązanie, które łączy sztuczną inteligencję, uczenie maszynowe, NLP i OCR, by raz na zawsze pożegnać papierowy chaos. Nie wystarczy czytać – trzeba rozumieć Tradycyjne systemy OCR potrafią odczytać tekst, o ile znajduje się on dokładnie tam, gdzie system go szuka. Jeśli numer faktury zsunie się o kilka milimetrów albo zostanie wpisany ręcznie – rozpoznanie kończy się fiaskiem. IDP działa inaczej. System „czyta” dokument w sposób przypominający ludzkie myślenie: analizuje kontekst, typ dokumentu, strukturę danych. Dzięki użytym technologiom wnosi do firm zupełnie nowe jakości. Zaawansowany OCR i HTR (Handwritten Text Recognition) pozwalają na rozpoznawanie tekstów drukowanych i odręcznych. ML (Machine Learning) i sieci neuronowe sprawiają, że narzędzie uczy się na podstawie danych i stale się doskonali. NLP (Natural Language Processing) sprawia, że IDP rozumie znaczenie języka używanego w dokumentach. Dlatego IDP dobrze sobie radzi z każdym dokumentem: zeskanowanym, cyfrowym, chaotycznym, z nietypową czcionką czy układem. Case study HVVG: faktura przestaje pożerać czas Historia HVVG, niemieckiej sieci domów opieki, to opowieść o tym, jak 70% oszczędności czasu w przetwarzaniu faktur może zmienić oblicze organizacji. Przed wdrożeniem DocuWare, ich procesy były rozproszone, czasochłonne i w dużej mierze papierowe. Faktury przychodziły do różnych lokalizacji, gdzie były ręcznie przetwarzane i wysyłane do centrali. Tam były ponownie wprowadzane do systemu. Po wdrożeniu IDP: dokumenty są skanowane i przesyłane do centralnych skrzynek mailowych, AI rozpoznaje dane niezależnie od ich układu na stronie, indeksacja przebiega automatycznie, a współczynnik rozpoznawalności przekracza 94%, dane są przekazywane bezpośrednio do systemu księgowego. Co więcej, zautomatyzowany workflow zatwierdza dokumenty i porównuje je z zobowiązaniami. Cały proces jest cyfrowy, szybki i bezpieczny. A pracownicy? Mają czas na prawdziwą pracę z ludźmi, co jest sednem działalności firmy. Księgowość, która myśli za Ciebie IDP to nie tylko rewolucja w dziale finansowym. To zmiana paradygmatu. Dzięki tej technologii możliwe jest: automatyczne przypisywanie faktur do odpowiednich kont, rozpoznawanie duplikatów i nieprawidłowości, prowadzenie uzgodnień kont, kontrola terminów płatności i raportów przeterminowań, budowanie prognoz finansowych na podstawie przetworzonych danych. IDP wspiera również tworzenie gotowych raportów, przygotowanie przelewów, a nawet identyfikowanie błędów w kartach czasu pracy. To nie tylko automatyzacja – to inteligentna księgowość. Więcej niż faktury: dokumenty HR, zgody, wnioski Niektóre firmy wykorzystują IDP do digitalizacji nie tylko faktur, ale też: akt osobowych i dokumentów pracowniczych, formularzy zgód i wniosków (np. o urlop), notatek z rozmów rekrutacyjnych, podręczników jakości i dokumentacji ISO. Każdy dokument, który trzeba przeczytać, zakwalifikować i wprowadzić do systemu  to potencjalna przestrzeń dla IDP, który działa skutecznie i błyskawicznie – w sekundzie potrafi przetwarzać nawet tysiące dokumentów. Bezpieczeństwo, które nie śpi DocuWare IDP został zaprojektowany z myślą o ochronie danych: oferuje szyfrowanie, zapewnia kontrolę dostępu, pełne logi audytowe, gwarantuje zgodność z RODO i standardami branżowymi (np. HIPAA w medycynie). To szczególnie ważne w środowiskach, gdzie obrót dokumentów wiąże się z ryzykiem: medycyna, finanse, HR. Wakacje – świetny moment, by zaplanować przyszłość Nie lubisz słowa „webinar”? My też nie. Dlatego 24 lipca zapraszamy na spotkanie, podczas którego poznasz IDP i zobaczysz je w akcji. Pokażemy, jak wygląda inteligentne przetwarzanie dokumentów w praktyce: faktura, workflow, dane – wszystko na Twoich oczach. Głos oddamy praktykom z HR, ERP i technologii, którzy pokażą, jak IDP porządkuje ich codzienność. To nie będzie prezentacja – to historia cyfrowej przemiany, której możesz być częścią. 📌 Zarezerwuj miejsce i sprawdź, jak AI może odmienić Twoje biuro. LINK DO REJESTRACJI

Dla wielu działów księgowości codziennym narzędziem jest system ERP – nieodzowny, choć niekiedy wymagający. Pomaga prowadzić księgi, zarządzać płatnościami, rozliczać VAT i zamykać miesiąc. Jednak biznesowa praktyka pokazuje, że ERP – choć niezbędny – nie rozwiązuje wszystkich problemów. Gdy faktury spływają różnymi kanałami, proces ich zatwierdzania przeciąga się w nieskończoność, a archiwizacja dokumentów przypomina układanie papierowego domina – praca z systemem ERP daleka jest od wydajności i efektywności. I nie jest to wina ERP-a – bo on został stworzony do zarządzania rekordami w bazie danych, a nie do zarzadzania dokumentami. Z tego względu wejście w życie KSeF nie za dużo tutaj zmieni. Odpadnie nam pozyskiwanie danych z faktur od polskich kontrahentów, ale pozostanie cała reszta innych dokumentów i – oczywiście – pozostaną procesy, czasami bardzo skomplikowane. A w tym właśnie wymiarze pomaga DMS, czyli Document Management System. Taki jak DocuWare. DocuWare nie konkuruje z ERP, nie próbuje go zastąpić. On z nim współpracuje, uzupełnia, automatyzuje to, czego ERP nie potrafi – lub potrafi, ale w ograniczonym stopniu. Dla działu księgowości oznacza to nie tylko mniej klikania, ale przede wszystkim mniej błędów, mniej stresu i więcej czasu na pracę merytoryczną. DMS to narzędzie, które przenosi księgowość z trybu „gaszenia pożarów” w tryb „kontroli procesów”. Gdzie ERP się kończy, DMS zaczyna działać System ERP świetnie przechowuje dane – numery kont, kwoty, terminy – ale to DMS zarządza procesem, który do tych danych prowadzi. Co to znaczy w praktyce? Automatyczne przechwytywanie dokumentów – bez względu na to, czy dokument przyszedł mailem, w papierze, DocuWare go rozpozna, odczyta kluczowe dane (dzięki OCR i AI) i przypisze do właściwego procesu. Inteligentne zatwierdzanie – nie trzeba już dopytywać, kto ma zatwierdzić fakturę ani przypominać o terminach. DocuWare sam przypisuje zadanie odpowiedniej osobie zgodnie z polityką firmy. A gdy ktoś jest nieobecny – przekaże je zastępcy. Pełna zgodność z procedurami – system pilnuje limitów zatwierdzeń, poziomów autoryzacji i przypisań do centrów kosztów lub kont księgowych. Jeśli faktura nie spełnia warunków – trafia do korekty, nie dalej. Błyskawiczny dostęp do dokumentów – koniec z przeszukiwaniem segregatorów i skrzynek mailowych. Każdy dokument znajduje się w bezpiecznym, szyfrowanym repozytorium i można go odnaleźć w kilka sekund, także z poziomu smartfona. Praca z DocuWare to mniej frustracji, więcej kontroli Pracownicy księgowości często mówią, że największą ich bolączką jest… chaos. Zagubione faktury, brak podpisów, brak decyzji. DocuWare eliminuje ten chaos, bo tworzy ramy, w których wszystko ma swoje miejsce. System przypomina, eskaluje, deleguje – nie trzeba za nikim biegać. To praktyczna automatyzacja – bo realnie odciąża ludzi od mechanicznych zadań, które można wykonać szybciej i bezbłędnie. Co więcej, zintegrowanie DMS z ERP oznacza brak konieczności ręcznego przepisywania danych. Zatwierdzona faktura trafia do systemu księgowego bez pośredników – co zmniejsza ryzyko błędów i pozwala skupić się na analizie, nie na przepisywaniu. A zintegrowane raportowanie, np. z Power BI, pozwala śledzić procesy w czasie rzeczywistym. Kiedy DMS naprawdę robi różnicę? Jeśli Twoja firma przetwarza setki lub tysiące faktur miesięcznie, ma wielu decydentów zatwierdzających z różnych działów i lokalizacji, DMS to nie gadżet. To konieczność. Zamiast zatrudniać kolejną osobę do śledzenia statusów faktur, warto dać narzędziu pracować za ludzi. Bo najlepsze zespoły księgowe to nie te, które szybko przepisują dane, ale te, które mają czas analizować, planować i doradzać. To właśnie dla nich DMS jest partnerem – cichym, ale skutecznym – który w tle wykonuje ciężką, żmudną pracę. A księgowość może wreszcie przestać gasić pożary i zacząć działać strategicznie. Czujesz niedosyt informacji? Jeśli chcesz zobaczyć, jak to działa w praktyce – weź udział w rozmowie „Elektroniczny obieg faktur w erze KSeF – Kiedy jest potrzebny? Rady i wskazówki”. To spotkanie stworzone z myślą o osobach z działów księgowości i finansów, które chcą zrozumieć, jak nowoczesne DMS-y zmieniają sposób pracy. W programie m.in. automatyzacja obiegu faktur, gotowość na KSeF, demo systemu DocuWare i przegląd trendów na 2025 rok. To doskonała okazja, by zyskać wiedzę, która pozwoli Twojej księgowości nie tylko nadążyć za zmianami, ale wyprzedzić je. Nie czekaj – dołącz do dyskusji na żywo dot. cyfryzacji dokumentów! [ZAPISZ SIĘ TERAZ]

Nowoczesne technologie przekształcają sposób funkcjonowania firm. Jednym z narzędzi, które może znacząco wpłynąć na efektywność Twojego biznesu, jest system zarządzania dokumentami, czyli DMS. Jeśli Twoje przedsiębiorstwo dąży do optymalizacji procesów związanych z dokumentacją, oto argumenty przemawiające za wdrożeniem systemu. Czym jest DMS? System Zarządzania Dokumentami (DMS, ang. Document Management System) to zintegrowane narzędzie technologiczne służące do przechowywania, zarządzania i śledzenia dokumentów elektronicznych oraz obrazów papierowych dokumentów. DMS pozwala na cyfrowe archiwizowanie dokumentów, co ułatwia ich wyszukiwanie, edycję, udostępnianie oraz monitorowanie historii zmian. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą zwiększyć efektywność pracy, poprawić bezpieczeństwo danych oraz zoptymalizować procesy biznesowe związane z obiegiem dokumentów. Dla kogo jest DMS? System Zarządzania Dokumentami jest dedykowany dla przedsiębiorstw i organizacji każdej wielkości, które chcą usprawnić i zautomatyzować procesy związane z dokumentacją. DMS jest szczególnie korzystny dla firm działających w branżach o dużym obiegu dokumentów, takich jak finanse, medycyna, prawo czy nieruchomości. Dzięki zarządzaniu dokumentami, menedżerowie, pracownicy działu IT, księgowi, prawnicy oraz inni specjaliści mogą skupić się na swoich głównych zadaniach, mając pewność, że wszystkie dokumenty są bezpieczne, łatwo dostępne i zorganizowane w przejrzysty sposób. 1. Oszczędność czasu Poszukiwanie konkretnego dokumentu w tradycyjnych archiwach może być męczące i nieefektywne. DMS umożliwia błyskawiczny dostęp do wszystkich zasobów, co pozwala pracownikom skoncentrować się na priorytetowych zadaniach, zamiast przeszukiwać stosy papierów. 2. Ochrona informacji Dokumenty fizyczne są podatne na różnego rodzaju uszkodzenia i zagrożenia. System oferuje funkcje takie jak szyfrowanie, tworzenie kopii zapasowych i zabezpieczenia hasłowe, gwarantując, że Twoje dane są chronione. 3. Redukcja wydatków Koszty związane z fizycznym przechowywaniem, drukowaniem czy wysyłką dokumentów mogą się sumować. DMS pozwala zredukować te koszty, jednocześnie przyczyniając się do ochrony środowiska poprzez ograniczenie zużycia papieru. 4. Dostęp z dowolnego punktu globu W erze cyfrowej zdolność do dostępu do dokumentów z różnych lokalizacji jest nieoceniona. DMS umożliwia pracownikom i współpracownikom dostęp do niezbędnych danych niezależnie od miejsca, w którym się znajdują. 5. Współpraca na nowym poziomie DMS ułatwia koordynację działań w zespole, umożliwiając jednoczesne edytowanie, udostępnianie i komunikowanie się w czasie rzeczywistym. 6. Zmniejszenie ryzyka błędów Chociaż pomyłki są nieuniknione, owy system pomaga je zminimalizować poprzez automatyczne powiadomienia, gotowe szablony i zintegrowane procedury. 7. Zgodność z normami Dla wielu sektorów przestrzeganie standardów i regulacji jest kluczowe. DMS oferuje funkcje monitorowania zmian w dokumentach, co jest niezbędne w przypadku kontroli i audytów. Podsumowanie Jeśli Twoje przedsiębiorstwo poszukuje skutecznych rozwiązań w zakresie zarządzania dokumentami, wdrożenie DMS może być odpowiedzią na Twoje potrzeby. To inwestycja, która przynosi nie tylko korzyści finansowe, ale także podnosi standardy pracy w firmie. Chcesz dowiedzieć się więcej? skontaktuj się z HQS Systems

Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Handlowo-Usługowe Unipaco S.A. to lider rynku w produkcji giętkich materiałów opakowaniowych. Kontynuując tradycje sięgające lat 90-tych, Unipaco korzysta z gruntownej wiedzy z zakresu przetwórstwa papieru i tworzyw sztucznych, które pozwalają na rozwinięcie szerokiej gamy oferowanych wyrobów. Odwiedziliśmy zakład produkcyjny w Kostrzynie, aby zebrać najważniejsze informacje dot. wdrożenia nowego rozwiązania cyfrowego. Założenia projektu Głównym celem projektu było przejście na cyfrową realizację zleceń produkcyjnych, optymalizacja wykorzystania surowców, zarządzanie magazynem i dokumentami, a także redukcja papierowej dokumentacji. Zaproponowane oprogramowanie Rozwiązaniem było stworzenie aplikacji umożliwiającej planowanie i realizację produkcji, a także łączenie zamówień w celu optymalizacji zużycia surowców i minimalizacji odpadów poprodukcyjnych. Unipaco zdecydowało się na system Comarch XL, który złożony jest z modułu Comarch WMS do zarządzania magazynem oraz Comarch DMS do elektronicznego obiegu dokumentów. Rezultaty wdrożenia Wdrożenie zaproponowanych rozwiązań nie tylko pozwoliło na realizację założonych celów, ale przyniosło również dodatkowe korzyści. Unipaco przyspieszyło proces produkcji, co zwiększyło liczbę realizowanych zamówień. Zarządzanie magazynem poprawiło efektywność procesów przyjęć i wydań magazynowych, a elektroniczny obieg dokumentów pozwolił na szybsze wprowadzanie dokumentów do systemu oraz przyspieszyło proces akceptacji. Dzięki modułowi Comarch DMS Unipaco usprawniło zarządzanie pocztą wychodzącą, co poprawiło zarządzanie wysyłką listów. W ten sposób, przedsiębiorstwo Unipaco z sukcesem przeszło kolejny krok w kierunku cyfryzacji swoich operacji.

Cyfryzacja wkracza do coraz większej liczby firm, usprawniając rozmaite procesy. Przydatny w większości przedsiębiorstw, niezależnie od branży, jest między innymi system DMS (document management system), czyli system zarządzania dokumentami. To zespół narzędzi ułatwiających gromadzenie, indeksowanie, udostępnianie i wyszukiwanie dokumentów firmowych. Sprawdź, jak może usprawnić działalność Twojego biznesu! Czym jest w praktyce document management system? Jak działa? System DMS, czyli zarządzania dokumentami, to zazwyczaj część zaawansowanych systemów ERP ułatwiających zarządzanie firmą i kontrolę procesów. Jest to przede wszystkim funkcjonalna baza danych gromadząca wszystkie dokumenty wewnętrzne firmy, jak również te otrzymywane przez nią z zewnątrz. Ułatwia to przetwarzanie dokumentów, ale także ich przechowywanie. DMS zapewnia łatwy sposób na wyszukiwanie dokumentów według określonych kryteriów. Oferuje funkcje zdalnego dostępu i udostępniania, również za pomocą aplikacji mobilnej. Pozwala segregować i klasyfikować dokumenty, ułatwia ich rejestrację i archiwizowanie. Umożliwia rozpoznawanie i obsługę procesów przepływu dokumentów w całej firmie oraz zarządzanie ich obiegiem. Oprogramowanie łączy się m.in. z pocztą e-mail, programami i urządzeniami biurowymi. Dzięki temu wszystkie dokumenty są rejestrowane automatycznie, a ich przetwarzanie staje się znacznie prostsze. Jak DMS ułatwia zarządzanie dokumentami? Systemy DMS to znaczne ułatwienie dla każdej firmy w zakresie organizowania przepływu i przechowywania dokumentów. Pozwalają oszczędzać czas oraz usprawniać komunikację, dzięki czemu umożliwiają szybszą i dokładniejszą realizację bieżących zadań. Przeniesienie bazy do systemu elektronicznego sprawia, że każdy dokument może być łatwo sklasyfikowany, a w razie potrzeby – odnaleziony. Niewątpliwym atutem jest również to, że oprogramowanie integruje dokumenty różnych typów i pochodzące z wielu źródeł. Co daje firmom elektroniczny przepływ dokumentów od Exact? Jakie korzyści zapewniają usługi typu document management system? Wdrożenie funkcjonalnego systemu do zarządzania dokumentami, takiego jak Exact DMS, pozwala przede wszystkim zwiększać wydajność wielu działów – np. księgowości, HR, obsługi klienta, sprzedaży czy marketingu. Redukuje do minimum czas potrzebny na obsługę faktur, a jednocześnie pomaga minimalizować związane z tym błędy. Gromadzi i archiwizuje również wszystkie inne dokumenty przepływające przez firmę, zapewniając do nich wygodny dostęp z dowolnego miejsca – co może być niezwykle przydatne przy pracy zdalnej. Ważnym atutem systemu DMS są również funkcje bezpieczeństwa. Określone usługi czy pliki mogą być przeznaczone tylko dla powołanych osób, a dane zawarte w dokumentach są chronione, zgodnie z wymogami RODO. Zalety systemów DMS Systemy DMS są niezwykle funkcjonalne, a przy tym proste w obsłudze. Stanowią bardzo ważny element procesu cyfryzacji. Wśród ich zalet należy na pewno wymienić: szybką i wygodną obsługę dokumentów oraz usprawnienie ich przepływu, udoskonalenie pracy wielu działów – w tym sprzedaży, marketingu, księgowości, HR czy obsługi klienta, polepszenie komunikacji między działami w firmie, możliwość wyszukiwania dokumentów poprzez dowolne atrybuty, a dzięki systemom OCR (rozpoznawania tekstu) również na podstawie treści, zaoszczędzenie czasu potrzebnego na wprowadzanie dokumentów czy danych do systemu, uporządkowanie i usprawnienie realizacji wielu zadań, minimalizację błędów związanych z obsługą dokumentów i ryzyka duplikacji danych, obsługę wielu typów dokumentów – w tym faktur elektronicznych, obsługę dokumentów z wielu źródeł – automatyczne archiwizowanie między innymi z poczty e-mail, programów i urządzeń biurowych (takich jak faks, skaner), zdalny dostęp do danych (np. za pomocą aplikacji) – ułatwienie pracy zdalnej. Document management system to kompleksowe narzędzie do zarządzania dokumentami, które umożliwia firmie skuteczniejszą, szybszą i łatwiejszą pracę. Wspomaga realizację wielu procesów i zarządzanie jakością. Co nie mniej istotne, jego implementacja i obsługa są bardzo łatwe, a zastosowanie uniwersalne!