Rozliczanie kosztów produkcji w systemie ERP

Nowoczesne firmy produkcyjne wdrażają oprogramowanie ERP między innymi w celu rozliczania kosztów produkcji. Według różnych badań dostępnych w Internecie średnio ok.  80% przedsiębiorstw nie potrafi wyliczyć, jaki był realny koszt produkcji w kontekście pojedynczego zlecenia. Większość organizacji radzi sobie z zarządzaniem cashflow za pomocą analizy danych w szerszym kontekście. Może to dawać fałszywy obraz doskonałej kondycji firmy – w końcu miesiąc do miesiąca przychody są większe niż koszty. W rzeczywistości, może jednak okazać się, że zyski mogłyby być znacznie wyższe, ponieważ koszty produkcji są poza naszą kontrolą i nie jesteśmy w stanie uchwycić wąskich gardeł i niegospodarności pracowników. W tym artykule opiszemy, w jaki sposób rozliczać koszty produkcji w oparciu o dane w systemie ERP.

KROK 1: WYZNACZ NAJWAŻNIEJSZE WSKAŹNIKI DO OBLICZANIA KOSZTÓW

Przeprowadź analizę, która pozwoli Ci na rozpisanie jakie czynniki mają największy wpływ na koszty produkcji oraz, co zazwyczaj wpływa najmocniej na to, czy produkcja wyrobu kończy się zyskiem lub stratą.

KROK 2: NORMY TO KLUCZ DO ZARZĄDZANIA KOSZTAMI

Ten krok jest opcjonalny, ponieważ nie wszędzie jest możliwe (lub opłacalne) – wdrożenie norm. Jeżeli prowadzisz produkcję seryjną lub powtarzalną, warto zastanowić się nad wdrożeniem norm czasowych i kosztowych związanych z wykonaniem danego wyrobu.

KROK 3: MONITOROWANIE DANYCH PRODUKCYJNYCH

Wykorzystaj dane zbierane w module produkcyjnym systemu ERP oraz dane z innych systemów (np. MES), aby monitorować zdarzenia związane z procesem produkcyjnym. Pozwoli to na wychwycenie ewentualnych wąskich gardeł lub niedoskonałości procesu.

KROK 4: OBLICZAJ KOSZTY MATERIAŁÓW

Jest to ważny krok, jeżeli koszty związane z materiałami mają wysokie przełożenie na ogólny koszt produkcji. Projektuj technologie w systemie ERP tak, aby dokładnie odzwierciedlały zapotrzebowanie materiałowe, a następnie dopilnuj wprowadzania realnych wartości rozchodowanego na zlecenie materiału.

KROK 5: WYLICZAJ KOSZTY ROBOCIZNY

Wykorzystaj moc systemu ERP do wyliczania kosztów robocizny. Dla każdej operacji możesz przypisać koszt roboczogodziny lub robocizny za jednostkę produktu. Dane te pomogą w ustaleniu kosztu robocizny w kontekście pojedynczego zamówienia.

KROK 6: KOSZTY MASZYN TEŻ SĄ WAŻNE

Oprócz czasu pracy ludzi, rejestruj czas pracy maszyn oraz wszystkich zdarzeń powiązanych z ich obsługą. W koszty maszyny wliczaj również czas przestoju, przezbrojeń, remontów czy napraw.

KROK 7: PODWYKONAWCY

Wiele firm korzysta z usług podwykonawców. Staraj się tak rejestrować informacje o zakupach usług lub półproduktów od swoich kontrahentów, aby łatwo prześledzić koszty współpracy w powiązaniu z danym zamówieniem lub jeśli to możliwe – z jego pojedynczą pozycją.

KROK 8: KOSZTY POŚREDNIE

Koszty pośrednie to wszystkie koszty, które ponosi firma, aby funkcjonować, ale nie są bezpośrednio powiązane z procesem produkcji. Wliczaj w koszty wytworzenia koszty zarządu, działów nieprodukcyjnych, leasing maszyn itp.

KROK 9: WYLICZ KOSZT PRODUKCJI

W dobrym systemie ERP możesz zebrać wszystkie opisane wyżej informacje i przekuć je na solidny raport o realnych kosztach produkcji i zysku na zleceniu. Informacje te pozwolą Ci na doskonalenie procesu produkcyjnego oraz tworzenie dokładniejszych wycen na wyższych marżach.

Jak rozliczać produkcję w systemie ERP? 

Controlling produkcji daje pełny obraz poniesionych kosztów składających się na koszt wytworzenia produktów. Dzięki temu firma wie, na których produktach zarabia, a do których dokłada. Rozliczanie produkcji jest bardzo ważne, szczególnie że według statystyk aż 8 na 10 firm nie jest w stanie policzyć faktycznego kosztu produkcji danego wyrobu w odniesieniu do danego zlecenia (według qcadoo).

Sposób rozliczenia kosztów produkcji zależy od wielkości przedsiębiorstwa. W małych zakładach zwykle odbywa się to w najprostszy sposób, a mianowicie prowadzona jest ewidencja kosztów tylko według rodzaju. Natomiast w średnich i dużych przedsiębiorstwach mamy do czynienia ze złożonym procesem produkcyjnym, dlatego zalecany jest rozbudowany system ewidencyjny, który może być prowadzony według: rodzaju kosztów, miejsc ich powstawania (wydziały produkcyjne) czy nośników kosztów (podział na poszczególne produkty).

Rozliczanie produkcji w systemie ERP

Podczas produkcji generowana jest duża ilość danych, co wymaga wdrożenia odpowiednich rozwiązań gwarantujących ich spójność i aktualność. Wszystkie dane, na przykład terminy zleceń produkcyjnych, odchylenia cenowe czy amortyzacje z księgowości, wpływają do ERP, zatem kontroler finansowy ma dostęp do wartości podstawowych.

Zaletą jest również import z innych systemów, dzięki temu zbędna jest ponowna rejestracja danych, a typowe źródło błędów jest niwelowane. Kontroler lub szef produkcji w ten sposób może porównywać dane w wielorakich przekrojach, jak kategorie zleceń, grupy wyrobów, klientów czy zakres czasu. Może również przeglądać i analizować archiwum zleceń produkcyjnych.

Skuteczny controlling produkcji w proALPHA

Dzięki oprogramowaniu proALPHA pracownicy na wszystkich szczeblach mają dostęp do rozbudowanych narzędzi umożliwiających pełny controlling i analizy. Business Intelligence (BI) składa się z czterech elementów, to jest:

• System informacyjny proALPHA MIS to narzędzie do szybkiego i wygodnego generowania powtarzalnych zestawień standardowych i sprawozdań.
• System wskaźników i wczesnego ostrzegania automatycznie informujący o osiągnięciu wartości krytycznych.
• Pulpity (Business Cockpit) dostępne również na urządzeniach mobilnych służą do przejrzystego przedstawiania wskaźników takich jak terminowość, czas przebiegu czy koszty produkcji.
• proALPHA Analyzer pozwala uzyskać odpowiedzi na wszystkie pytania, dla których nie istnieją wcześniej zdefiniowane zestawienia, co umożliwia wielowymiarowe wartościowanie danych.

W proALPHA już na etapie kalkulacji wstępnej można definiować jej schematy oraz uzyskać różne podstawy wyceny do symulacji rozwoju cen. Dzięki temu można porównać rzeczywiste i docelowe koszty, co z kolei pozwala na oszacowanie kosztów całkowitych. Co ważne, w ten sposób można wcześnie zidentyfikować ewentualne przekroczenie tych kosztów – ma to znaczenie dla controlerów finansowych, którzy zyskują cenne dane biznesowe.

Rozliczenie kosztów produkcji jest tematem skomplikowanym ze względu na to, że wiele czynników wpływa na ostateczny koszt wytworzenia danego wyrobu. Jednak dzięki spójnym danym i controllingowi można analizować produkty, procesy i usługi z różnych punktów widzenia, co z kolei przekłada się na efektywność i zyskowność produkcji.

Rozliczenie kosztów produkcji jest tematem skomplikowanym ze względu na to, że wiele czynników wpływa na ostateczny koszt wytworzenia danego wyrobu. Jednak dzięki spójnym danym i controllingowi można analizować produkty, procesy i usługi z różnych punktów widzenia, co z kolei przekłada się na efektywność i zyskowność produkcji.

Zainteresował Cię system proALPHA? Zapraszamy Cię do odwiedzenia naszej strony internetowej – kliknij tutaj!

Dodatkowo zachęcamy do obejrzenia filmiku o metodyce wdrożenia systemu ERP według proALPHA!