Rozwój e-commerce a wyzwania księgowe. Jak się przygotować?

Sektor e-commerce w Polsce rozwija się z roku na rok coraz bardziej. Nic w tym dziwnego – sprzedaż internetowa przynosi sprzedającym wiele korzyści i jest bardzo pożądana przez konsumentów. Wiąże się ona jednak z pewnymi dodatkowymi wyzwaniami z zakresu księgowości. W jaki sposób przygotować się do zarządzania e-sprzedażą jako księgowy lub przedsiębiorca samodzielnie zarządzający księgowością?

Handel e-commerce – podstawowe informacje

Mówiąc o handlu e-commerce, mamy na myśli sprzedaż oraz kupno towarów i usług za pośrednictwem Internetu. Wykorzystuje się go zarówno na linii przedsiębiorca-konsument (B2C), jak również pomiędzy samymi przedsiębiorcami (sprzedaż B2B). Wyróżniamy także sprzedaż internetową między konsumentami (C2C) – dobry przykład stanowi m.in. serwis OLX czy Allegro.pl. Najpopularniejsze formy handlu elektronicznego to sklepy internetowe, portale ogłoszeniowe czy serwisy aukcyjne.

Dodatkowe obowiązki wynikające ze sprzedaży internetowej

Po połączeniu tradycyjnego kanału sprzedaży ze sprzedażą internetową zarówno przed przedsiębiorcą, jak i przed jego księgowym, stają dodatkowe obowiązki. Są one związane m.in. z większą liczbą niezbędnych dokumentów, które koniecznie trzeba zarejestrować, czy też z kwestiami podatkowymi – zwłaszcza jeśli przedsiębiorstwo jest zarejestrowane na VAT z tytułu sprzedaży wysyłkowej. Internetowa sprzedaż jest dokumentowana osobną fakturą dla każdej osoby fizycznej, która kupuje dany towar lub usługę – a generowanie takiej liczby dokumentów zajmuje znacznie więcej czasu. Tak wiele codziennych transakcji wpływa również na zwiększenie ryzyka błędów rachunkowych.

Przeczytaj także: Elektroniczny obieg dokumentów w małych i średnich firmach: wyzwania i rozwiązania – Symfonia

Z pomocą przychodzą jednak zaawansowane programy do księgowości i fakturowania. W przypadku sprzedaży e-commerce niezbędne jest także pilnowanie terminów, w których powstaje obowiązek podatkowy dla sprzedaży online.

Konieczność poszerzania wiedzy na temat e-commerce

Handel e-commerce wymaga odpowiedniego poziomu wiedzy na temat sprzedażowych platform internetowych czy międzynarodowego handlu. Powinni posiadać ją nie tylko właściciele sklepów internetowych, ale i osoby zajmujące się księgowością danej firmy. Nie każdy księgowy orientuje się jednak w tematyce e-commerce, a tym samym – nie zawsze może zagwarantować odpowiednie wsparcie i doradztwo z zakresu prawa oraz podatków. Szczególne wyzwanie dla niektórych biur rachunkowych stanowi temat międzynarodowej sprzedaży towarów.

Chcąc prowadzić klienta zajmującego się taką sprzedażą, personel biura musi szczegółowo zaznajomić się z tematem, a to dodatkowy czas poświęcony na pracę niezwiązaną bezpośrednio z księgowością. Aby posiąść jak największy poziom wiedzy przed rozpoczęciem współpracy, warto wziąć udział w sprawdzonym szkoleniu – również w wersji online – które zapewni odpowiednie przygotowanie do zarządzania księgowością w e-commerce.

Konieczność inwestycji w odpowiednie narzędzia

Nie wszystkie oprogramowania księgowe pozwalają na zarządzanie sprzedażą internetową klientów, w związku z czym nie każde biuro jest w stanie od razu zająć się księgowością takich firm. Decydując się na współpracę z klientem z branży e-commerce, trzeba więc często wdrożyć dodatkowe oprogramowanie, umożliwiające ewidencjonowanie transakcji w sklepie online. Oprócz samych poszukiwań odpowiedniego narzędzia warto zadbać o odpowiednie przygotowanie przed jego wdrożeniem i zastanowić się nad konkretną strategią pracy.

Co ważne, program powinien współpracować z oprogramowaniem sprzedażowym, które wykorzystuje klient. Dobry przykład stanowi nasze oprogramowanie Symfonia ERP obejmujące takie obszary jak finanse i księgowość, wsparcie sprzedaży, zarządzanie magazynem, kadry, płace i HR oraz zarządzanie produkcją. Program pozwala na powiązanie danych z klasycznego kanału sprzedaży ze sprzedażą e-commerce i gromadzi w jednym miejscu wszystkie niezbędne dane.

Przekroczenie progów dla sprzedaży wysyłkowej

Polscy przedsiębiorcy zajmujący się sprzedażą internetową do osób fizycznych z innych państw Unii Europejskiej muszą liczyć się z możliwością przekroczenia progów dla sprzedaży wysyłkowej, ustalonych w przepisach VAT w danych krajach. Wiąże się to z następnymi obowiązkami rejestracyjnymi na potrzeby VAT, tym razem w konkretnych krajach Unii. W takim przypadku biuro rachunkowe powinno zapewnić swoim klientom wsparcie m.in. w zakresie rejestracji na potrzeby VAT czy samych wymogów podatkowych danego państwa.