Skąd-wiadomo_-że-nasz-dostawca-wystawił-fakturę-w-KSeF

Skąd wiadomo, że nasz dostawca wystawił fakturę w KSeF?

Elektroniczne faktury w KSeF mają odpowiednią strukturę, w której jest miejsce na NIP. Jeżeli dostawca wystawi dla Twojej firmy fakturę w KSeF (NIP Twojej firmy pojawi się w sekcji nabywcy, odbiorcy bądź płatnika e-Faktury*), to nasz system pobierze ją z KSeF. Jak często powinniśmy sprawdzać, czy mamy do odbioru fakturę? Nie wdając się w szczegóły techniczne można powiedzieć, że system robi to cały czas od momentu, w którym zdecydujesz się korzystać z usługi Businesslink.

*Dla ścisłości należy dodać, że nie tylko nabywca, płatnik i odbiorca otrzymają fakturę, ale te szczegóły omówimy innym razem.

Businesslink na bieżąco komunikuje się z KSeF i sprawdza, czy są do odbioru faktury od Twoich dostawców. Jeśli tak, to faktura jest przekazywana do specjalnego bufora w systemie ERP i czeka na kolejny krok w procesie. Od kiedy KSeF będzie obligatoryjny, data otrzymania faktury przez nabywcę będzie równa dacie nadania fakturze numeru przez KSeF.

Faktura w KSeF – data wystawienia i otrzymania

Za datę wystawienia faktury w KSeF uznaje się datę przesłania jej do systemu. Po uznaniu faktury za prawidłową zostaje jej nadany numer identyfikujący w dacie przesłania dokumentu do systemu.

Faktura odebrana – i co dalej?

Mamy kilka propozycji i zachęcamy do przeanalizowania możliwości wspólnie z naszymi konsultantami. Najprościej jest uruchomić elektroniczny obieg faktur zakupu. Dostępne są również inne ścieżki.

Elektroniczny obieg faktur zakupu

Elektroniczny obieg faktur zakupu – z KSeFem to najprostszy sposób odbioru!
E-faktury nie trzeba rejestrować, skanować ani odczytywać OCRem. Elektroniczna wersja dokumentu trafia od razu do systemu ERP i tu jest automatycznie rejestrowana. Pomaga w tym nasz asystent Genius , wykorzystujący sztuczną inteligencję. Inteligentny asystent działa w tle i może podpowiadać typ faktury, ścieżka akceptacji lub nawet wskazywać osoby akceptujące fakturę merytorycznie.

Następnie uprawniony użytkownik sprawdza podpowiedzi Geniusa, ewentualnie uzupełnia osoby akceptujące i dokument rusza w dalszą drogę. Cały proces obiegu dokumentu kończy się dekretacją faktury w Finansach bądź wczytaniem jej do Logistyki.

Na co zwrócić uwagę w trakcie przygotowań do konfiguracji systemu:

  • Szczególne przypadki dotyczące ścieżek akceptacji i reguł podpowiadania osób opisujących i akceptujących dokumenty.
  • Sposób obsługi podziałów controllingowych, które są wprowadzane jako merytoryczny opis faktury. Na ich podstawie można automatycznie tworzyć dekrety.
  • Opisy księgowe, cechy dokumentu księgowego, które zostaną wykorzystane w dalszej części procesu.
  • Powiązanie faktury z innymi dokumentami, np. zapotrzebowaniami, załącznikami dostarczanymi przez dostawców lub pracowników niezależnie od KSeF.

Bezpośrednia rejestracja dokumentu księgowego

Dla kontrahentów Genius może automatycznie ustalić rejestr księgowy, rodzaj dokumentu, rejestr VAT, grupę VAT. Jeżeli w systemie ERP nie będzie wystarczających danych do działania Geniusa, to program poczeka na wskazówki od użytkownika. Następnie, już w module Finanse nastąpi dekretacja i akceptacja dokumentu.

 

W systemie Macrologic ERP

Ułatwienia procesu przekazania e-Faktury do modułu Logistyka

  • Przypisanie pobranej faktury do konkretnego typu dokumentu.
  • Powiązanie faktury z wybranym stanowiskiem zakupu na podstawie wybranych parametrów pracy.
  • „Tłumaczenie” artykułów z faktury dostawcy na nasze pozycje magazynowe.
  • Weryfikacja i akceptacja dokumentów.

 

W systemie Softlab ERP

Ułatwienia procesu przekazania e-Faktury do modułu Logistyka

  • Przypisanie pobranej faktury do wybranego rodzaju dowodu i magazynu.
    Powiązanie faktury z wybranym dokumentem przyjęcia (PZ) lub korekty z dokumentem korygowanym.
  • Powiązanie faktury odebranej z KSeF z zamówieniem do dostawcy, zapotrzebowaniem.
  • Automatyzacja i wspomaganie przypisania artykułów z faktury dostawcy na nasze pozycje magazynowe.
  • Kopiowanie opisów i danych dodatkowych z wcześniej przygotowanych dokumentów .
  • Kopiowanie wymiarów kontrolingowych ze wskazanego dokumentu.

Poważne wyzwanie?

Systemy ERP Asseco Business Solutions są przygotowane do współpracy z KSeF. Pamiętamy, że nasze programy są przeznaczone dla Państwa. Dlatego na bieżąco wprowadzamy dodatkowe elementy, które mogą ułatwić pracę użytkownikom. Dbamy o zgodność naszych systemów z przepisami polskiego prawa. Stale monitorujemy zmiany, jakie pojawiają się w nowych ustawach i rozporządzeniach.

Komentarze (0)

Napisz komentarz

Nie ma tutaj jeszcze żadnego komentarza, bądź pierwszy!

Napisz komentarz
Dodaj komentarz

Przeczytaj również:

Więcej niż system HR – dlaczego interfejs Asseco HR robi różnicę

W świecie, gdzie każda sekunda ma znaczenie, a nadmiar informacji przytłacza, przewagę zyskują te narzędzia, które potrafią odciążyć człowieka. Wyobraź sobie system HR, który nie tylko przechowuje dane, ale rzeczywiście wspiera Twoją codzienną pracę. Który zamiast zmuszać do zapamiętywania skomplikowanych ścieżek w menu, sam podpowiada, co robić dalej. Który eliminuje frustrację z eksportowania danych do Excela, bo wszystkie analizy można zrobić na miejscu. W Asseco HR każdy element interfejsu powstał z myślą o różnych potrzebach – ale jednym celu: sprawić, żeby Twoja codzienne praca była bardziej przejrzysta, płynna i dostępna Kto skorzysta na dobrym interfejsie? Dział HR, który chce skupić się na ludziach, a nie na obsłudze zapytań.Menedżer, który potrzebuje dostępu do danych i decyzji tu i teraz – bez pośredników.Pracownik, który chce działać samodzielnie, bez czekania, bez maili, bez zbędnych kroków. Interfejs, który nie przytłacza, tylko pomaga Na pierwszy rzut oka system może wyglądać skomplikowanie – dziesiątki zakładek, wiele poziomów menu. Ale to tylko pozorna złożoność. Prawdziwą siłą Asseco HR jest pełna personalizacja środowiska pracy. Każdy użytkownik może w kilka kliknięć dostosować widok do własnych potrzeb: zorganizować własny układ okien; stworzyć zakładki z najczęściej używanymi funkcjami; zapisać najczęściej używane filtry i widoki; zbudować własne menu ulubionych słowników; ukryć to, co zbędne np. nieistotne kolumny – by widzieć tylko to, co ważne. To jak stworzenie własnego, spersonalizowanego „pulpitu HR” – bez pomocy IT. System ponadto uczy się użytkownika i daje mu wolność działania w obrębie przyjaznego interfejsu.  Asystenci AI – inteligentna pomoc w pracy Nie musisz znać systemu, żeby z niego korzystać jak ekspert.W systemie Asseco HR znajdziesz trzech inteligentnych Asystentów AI, którzy rozumieją, co chcesz zrobić – i pomagają Ci to zrobić szybciej, łatwiej i bez stresu. To nie są klasyczne „boty pomocy”, tylko realne wsparcie w codziennej pracy: Asystent Osobisty: wykonuje czynności na Twoje polecenie – wystarczy, że wpiszesz „Zatrudnij pracownika” albo „Wydrukuj umowę pracownika”, a system otworzy właściwe okno, przeprowadzi Cię przez proces, pokaże kontekstową pomoc, a nawet zaproponuje powiązane artykuły. Udziela również informacji na podstawie danych dostępnych w bazie systemu – w czasie rzeczywistym. Asystent Pomoc i Dokumentacja: odpowiada na pytania wprost z dokumentacji systemu, artykułów AVP oraz dokumentów wewnętrznych organizacji, wskazuje odpowiednie instrukcje i prowadzi użytkownika krok po kroku. Asystent Wypełniania Formularzy: potrafi wypełnić dokument za Ciebie – np. wystarczy powiedzieć „Dodaj wniosek urlopowy na 01.12”, a system zrobi resztę. Dzięki temu użytkownicy nie muszą znać całego układu menu, przeszukiwać instrukcji czy zgadywać, gdzie kliknąć. Asystenci AI nie zastępują ludzi – oni uwalniają ich potencjał, pozwalając robić więcej w krótszym czasie. Komunikacja w kontekście pracy:  Wbudowany czat wewnętrzny to coś więcej niż zwykły komunikator. Pozwala:  udostępniać analizy i widoki z systemu bezpośrednio w rozmowie,  dodawać zrzuty ekranów i linki do konkretnych rekordów,  inicjować rozmowy kontekstowe – dotyczące konkretnych działań, pracowników czy dokumentów.  To funkcjonalność, która rozwija kulturę otwartej komunikacji, nawet w rozproszonych zespołach.  Analizy bez eksportu do Excela Działy kadr często słyszą pytania: Ile mamy kobiet i mężczyzn w poszczególnych działach? Ile kosztowały premie w dziale produkcji? Które stanowiska generują największe koszty? W Asseco HR to kilka kliknięć: klikasz prawym przyciskiem → „Grupuj po kolumnie” dodajesz dowolne filtry (np. tylko angaże, tylko premie) otrzymujesz sumy, zestawienia i wykresy Dodatkowo: możesz to zapisać jako swój przekrój – na stałe udostępnić go koleżance z zespołu lub menedżerowi, dodać komentarz, zrzut ekranu lub nawet aktywny link do rekordu. To otwiera drogę do kultury dzielenia się wiedzą, a nie trzymania wszystkiego w „swoim Excelu”. Raporty i wydruki gotowe na prezentację Przygotowałeś zestawienie kosztów w systemie HR i chcesz je szybko pokazać zarządowi? Możesz wygenerować wykres bezpośrednio z systemu Wyeksportować go do HTML-a lub PDF-a Wysłać go jako załącznik w czacie – razem z kontekstem, screenem i linkiem do rekordu Efekt? Jeden system, który łączy dane, analizę i komunikację. Na koniec: technologia to nie cel. To wsparcie. Asseco HR nie powstał po to, żeby robić wrażenie ekranami i ilością zakładek. To narzędzie, które: obniża próg wejścia dla nowych użytkowników przyspiesza codzienną pracę dzięki intuicyjnemu interfejsowi eliminuje potrzebę eksportu do zewnętrznych narzędzi dostosowuje się do indywidualnych potrzeb każdego pracownika Dobry interfejs to fundament – bez niego nawet najlepsze funkcje pozostają niedostępne dla przeciętnego użytkownika. Asseco HR powstał po to, by dać Ci kontrolę nad codziennością – i spokój, że wszystko masz pod ręką.
Więcej niż system HR – dlaczego interfejs Asseco HR robi różnicę
Logo firmy Asseco Business Solutions
zweryfikowano

5/5(2 głosów)

Asseco Business Solutions

Rozwój bez ograniczeń #genius #anywhere #paperless


Softlab ERP
+3
Lubelskie
1000 osób
Zobacz profil
Branża
Automotive, Biura rachunkowe, eCommerce, Meblarska, Metalurgiczna, Produkcyjna, Spożywcza FMCG, Transportowa
Opis
Asseco Business Solutions to jeden z czołowych dostawców systemów ERP w Polsce. Firma powstała z połączenia spółek zajmujących się rozwiązaniami IT dla przedsiębiorstw i może poszczycić się 30 latami doświadczenia....
rozwiń