Słownik pojęć ERP dla początkujących. Zrozum slang wdrożeniowców 

Rozmowy z dostawcami technologicznymi mogą przypominać zderzenie ze ścianą. Wynika to ze skrótowości oraz anglicyzmów, które - szczególnie dla osób mało zaznajomionych z branżą IT - są mało zrozumiałe. Dlatego przedstawiamy zbiór kluczowych pojęć, dzięki którym na najbliższym spotkaniu z firmą IT będziesz równorzędnym partnerem do dyskusji. 

Wdrożenie ERP może początkowo wydawać się inwestycją opartą głównie za zakupie i instalacji programu. Pozory jednak mylą. W rzeczywistości to złożony projekt biznesowy, przypominający budowę domu. Zaczyna się od planów architektonicznych, przez wybór technologii, aż po testy instalacji i ostateczną przeprowadzkę.  

Zgodnie z danymi z tegorocznego raportu “Cyfrowy Menedżer”, wdrożenie systemu ERP trwa średnio 9 miesięcy. Warto jednak pamiętać, że ten proces może się wydłużyć w przypadku większej skali organizacji oraz funkcjonalności, jakie system powinien posiadać.  

Między innymi dlatego należy podejść do tego procesu z dużą uważnością i zaangażowaniem. W tym może pomóc słownik podstawowych pojęć, które z pewnością usłyszysz z ust wdrożeniowców.  

To absolutny fundament każdego wdrożenia - niezależnie, czy chodzi o system ERP, WMS, CRM czy jeszcze inny. Najczęściej powinien być pierwszym, kompleksowym etapem projektu. Wówczas firma dogłębnie analizuje procesy biznesowe oraz potrzeby Twojej organizacji przed napisaniem choćby linijki kodu.  

Opis procesów biznesowych. “As-Is” to prezentacja stanu obecnego, najczęściej chaotycznego i z wyraźnym potencjałem na poprawę. Natomiast “To-Be” ilustruje piękną wizję tego, jak środowisko Twojej firmy będzie wyglądać po wdrożeniu systemu.  

Rynkowe standardy. Zamiast wymyślać koło na nowo, dostawca proponuje gotowe procesy sprawdzone w Twojej branży. Przy tym czerpie ze wcześniejszych projektów i innych doświadczeń swoich klientów.  

Błąd lub usterka w oprogramowaniu, co uniemożliwia lub utrudnia jego działanie. Może zostać wychwycony podczas testów lub (co bywa stresujące) krótko po starcie systemu.  

Jeden z wariantów systemu. Wówczas dostawca utrzymuje oprogramowanie na swoich serwerach. Ty natomiast zyskujesz do niego dostęp z każdego miejsca i rodzaju urządzenia. Model SaaS (Software as a Service) zazwyczaj zakłada cykliczne opłaty abonamentowe.  

Inaczej tzw. “szycie na miarę”. Są to wszelkie modyfikacje i zmiany w kodzie systemu, które pozwalają dopasować program do Twoich unikalnych i wysoce specyficznych procesów.  

Analiza luk, podczas której wdrożeniowcy szukają różnic pomiędzy tym, co system ma w standardzie, a Twoimi faktycznymi potrzebami. Dzięki temu powstaje plan naprawczy z konkretnymi krokami i strategią na wypełnienie luk.  

Dzień zero. To moment oficjalnego uruchomienia systemu i pracy na “żywym organizmie”. Najczęściej w tym, wręcz historycznym dla firmy dniu, dostawca jest Twoim wiernym towarzyszem. Pozostaje więc obecny w biurze i wraz z Tobą trzyma rękę na pulsie.  

Budowanie mostów między nowym systemem a innymi programami, z których już korzystasz. Należą do nich m.in. platformy e-commerce, systemy kurierskie czy programy księgowe. 

Prawa ręka wdrożeniowca. To pracownik Twojej firmy, który najlepiej zna dany dział i pomaga wdrażać system ERP. Tuż po wdrożeniu staje się pierwszą linią wsparcia dla pozostałych pracowników.  

Jeden z najważniejszych etapów projektu. To dość trudny proces przypominający przeprowadzkę. Polega na przenoszeniu Twoich starych danych (z arkuszy Excel lub innych programów) do nowego systemu.  

Jeden z “klocków” składających się na cały system ERP. Choć jest on niezależny od pozostałych komponentów, nadal pozostaje w ciągłej integracji ze względu na wspólne, jakościowe dane. Każdy moduł obsługuje konkretny dział firmy, np. Księgowość, Magazyn (WMS) czy Sprzedaż.  

Tymczasowy trik. Sprytne, niestandardowe rozwiązanie problemu w programie, które pozwala pracownikom działać dalej do czasu przygotowania docelowej, systemowej łatki przez programistów.  

Klasyczne podejście do wdrożenia ERP. System jest instalowany i utrzymywany fizycznie na Twoich firmowych serwerach i lokalnej infrastrukturze IT. To daje organizacji pełną kontrolę nad konfiguracją i danymi. Jednocześnie jednak wiąże się również z większą odpowiedzialnością odnośnie utrzymania serwerów, backupu danych oraz aktualizacji.  

Gotowe funkcje systemu, z których możesz korzystać od razu, bez konieczności pisania dodatkowego (i często drogiego) oprogramowania. To rozwiązanie sprawdzone, bezpieczne i pozwalające na stosunkowo szybkie wdrożenie.  

Szczegółowy plan projektu wdrożeniowego. Określa kluczowe etapy, priorytety oraz konkretne terminy wybudowania i uruchomienia kolejnych elementów systemu. 

Inaczej elastyczność, która powinna być charakterystyczną cechą nowoczesnego ERP. Oznacza docelowy rozwój systemu wraz z przedsiębiorstwem. To jednocześnie obietnica, że ERP “nie zatka się”, gdy Twoja firma zatrudni 100 nowych osób i podwoi sprzedaż.  

Umowa serwisowa, która doprecyzowuje zasady i parametry świadczenia usług przez dostawcę wdrożeniowego. Określa ona m.in. gwarantowaną dostępność oprogramowania, procedury naprawcze oraz ewentualne kary za niedotrzymanie warunków.  

Systemowa “piaskownica”. Kopia programu, w której można bez obaw klikać, uczyć się i testować scenariusze biznesowe bez psucia prawdziwych danych.  

Próba generalna przed wejściem w go-live. Moment, w którym Twoi Key Userzy sprawdzają, czy system działa zgodnie z wcześniejszymi założeniami.  

Sukces cyfrowej transformacji firmy w dużej mierze zależy od komunikacji na linii organizacja – dostawca IT. Wyposażony w powyższy słowniczek, możesz odłożyć na bok obawy o niezrozumienie technologicznego żargonu. Skoro wiesz już, dlaczego środowisko testowe jest kluczowe przed wejściem w go-live, jesteś gotowy na kolejny krok.  

Zacznij mapować procesy w swojej firmie i przyspiesz kolejny etap - wybór systemu ERP. Wypełnij formularz na koszt-wdrozenia.pl, aby szybciej dotrzeć do przyszłego partnera technologicznego.