Narzędzia Business Intelligence – dla kogo przeznaczone są systemy tej klasy? 

BI (ang. Business Intelligence) to narzędzia służące do analizy biznesowej. To bardzo obszerna dziedzina, która skupia się na m.in. znajdowaniu oszczędności, optymalizacji produkcji, tworzeniu analiz what-if czy generowaniu całkowitych bilansów finansowych.

Proces podejmowania decyzji w wielu przedsiębiorstwach wymaga równoległego połączenia zaawansowanych rozwiązań cyfrowych z danymi. Spora część firm nadal używa wielu systemów bądź źródeł danych, które nie są ze sobą zintegrowane i powodują generalny chaos organizacyjny.

W dłuższym okresie czasu sprawia to znaczne wydłużenie się i skomplikowanie istotnych procesów, nad którymi możemy finalnie stracić kontrolę. Odpowiedzią na te problemy są narzędzia klasy Business Intelligence, które umożliwiają efektywne zarządzanie najważniejszymi obszarami działalności firmy.

Rozwiązania Business Intelligence pozwalają na sprawną integrację danych, co w krótkiej perspektywie czasu pozwoli na:

• znajdowanie danych
• wyszukiwanie związków między poszczególnymi zdarzeniami
• zrozumienie tych zdarzeń i dochodzenie do odpowiednich wniosków

Obecne systemy Business Intelligence są do tego stopnia zaawansowane, że są w stanie samodzielnie rozpoznawać dane, a następnie generować na ich podstawie tabele bądź całe arkusze kalkulacyjne.

Naturalnie, wszelkie zbiory możemy także oczyszczać czy na wiele sposobów przetwarzać. Narzędzia Business Intelligence umożliwiają analizę danych oraz ich organizację za pomocą różnych funkcji, takich jak np. drag & drop, co znacząco ułatwia obsługę dla użytkowników w danej firmie.

Jak się okazuje – systemy klasy Business Intelligence nie wymagają specjalistycznej wiedzy czy doświadczenia. Narzędzia te są bardzo intuicyjne, nawet dla osób, które nigdy wcześniej nie miały do czynienia z podobnym oprogramowaniem. Przykładami użycia narzędzi BI może być: 

• analiza korelacji między podwyżkami a brakiem efektywności kadry
• analiza korelacji między popytem a ceną danego produktu bądź usługi
• analiza cykli koniunkturalnych

Nadrzędnym celem narzędzi analizy biznesowej jest znajdowanie zależności między zjawiskami oraz podejmowanie na ich podstawie istotnych decyzji biznesowych.  

Czy wdrożenie systemu Business Intelligence musi być drogie?

Wiele osób nadal uważa, że tak – nie jest to jednak prawda. Obecnie, rynek udostępnia przedsiębiorcom również takie wersje oprogramowania Business Intelligence, które są w pełni darmowe i dostępne bez ograniczenia czasowego.

Są to oczywiście wersje demo o ograniczonych możliwościach, ale nadal umożliwiające np. pobieranie arkuszy i podstawowe łączenie czy wizualizowanie poszczególnych danych. Pozwala to na zapoznanie się przedsiębiorcy i potencjalnym użytkownikom z funkcjami systemu służącemu do analizy danych biznesowych. Mimo podstawowej funkcjonalności – znacząco pomaga to w podjęciu decyzji o zakupie pełnej wersji oprogramowania.

Dla kogo przeznaczone są systemy do analizy biznesowej? 

Rynek użytkowników systemów typu Business Intelligence jest bardzo różnorodny. Skupiając się na zaawansowanym wdrożeniu, w skład którego wchodzi m.in. analiza biznesowa i przedwdrożeniowa – należy upewnić się, czy nasza firma potrzebuje takiego rozwiązania. Chodzi bowiem o ekonomiczne uzasadnienie, czyli odpowiednią ilość danych, które mogą świadczyć o potrzebie zakupu rozwiązania klasy Business Intelligence. Trudno jednak stwierdzić jakąkolwiek wartość graniczną, od której powinniśmy skłonić się ku takiej decyzji.

Jedną z prostszych metod oceny naszego zapotrzebowania jest zwrócenie uwagi na wielkość zatrudnienia i obroty przedsiębiorstwa. Jeśli firma odnotowuje roczny obrót w okolicach 20-30 milionów złotych – jest to dobry moment, aby zdecydować się na niewielkie rozwiązanie klasy Business Intelligence.

Dla mniejszych firm kluczowe jest kryterium przedmiotu działalności, którą podejmują. Przykładowo – czy firma zatrudniająca 15 osób, prowadząca prostą sprzedaż towarów, powinna zdecydować się na zakup systemu informatycznego BI? Najprawdopodobniej nie. Odnosząc się jeszcze do wielkości kadry – tutaj najważniejsza jest specyfika branży i konkretne potrzeby, które miałyby zostać zaspokojne dzięki Business Intelligence. Doskonale znamy przypadki, kiedy tego typu narzędzia wdrażały nawet te firmy, które zatrudniały jedynie 30 osób.

Excel i baza danych nie wystarczą do odpowiedniej analizy danych

Excel, podobnie jak podobne narzędzia kalkulacyjne, są doskonale znane wśród pracowników większości firm. Wdrożenie tego narzędzia jest niezwykle łatwe, choć posiada kilka istotnych wad:

• statyczne analizy
• skomplikowane łączenie zbiorów danych
• monotoniczność czynności
• ograniczenia dot. ilości możliwych do przetworzenia danych

Bazy danych nie posiadają takich wad, ale występuje bardzo ważny problem w obsłudze – na wzgląd obecności skomplikowanego języka SQL. Nieskomplikowana prezentacja danych z jednej czy dwóch tabel jest stosunkowo prosta. Trudniej jest jednak wtedy, kiedy tych tabel pojawia się kilkadziesiąt bądź kilkaset.

Najczęściej im trudniejsze mamy do wykonania zadanie analityczne, tym więcej tabel z bazy danych będziemy musieli wykorzystać. Ciągłe pisanie i zmienianie zapytań w języku SQL jest niezwykle skomplikowane i nieefektywne. Jeśli zatem potrzeby, a także ambicje naszej firmy są stosunkowo wysokie – należałoby sięgnąć po bardziej zaawansowane narzędzia klasy Business Intelligence.

Analiza danych a systemy ERP

Jeśli dane przedsiębiorstwo posiada już oprogramowanie klasy ERP, to ma już połowę sukcesu za sobą. Narzędzia te umożliwiają generowanie nieskomplikowanych zestawień i raportów, które umożliwiają stałe monitorowanie efektywności przedsiębiorstwa oraz podejmowanie na ich bazie decyzji. Nie są jednak stworzone do skomplikowanych analiz, a do obsługi procesów biznesowych.

Mają inną budowę, a także model prezentowanych danych. Narzędzia klasy ERP wykorzystują bazy danych typu OLTP, którego zadaniem jest odpowiedni zapis danych. Systemy Business Intelligence oparte są o bazę OLAP, która jest najefektywniejsza podczas analiz. Warto pamiętać, że rozwiązania klasy ERP nie są zazwyczaj jedynym, które zbiera informacje dot. firmy. Niezbędne jest zatem narzędzie, które połączy dane z wielu miejsc i zwizualizuje je przy użyciu interaktywnych analiz.  

Kiedy wdrożyć system do analizy Business Intelligence?

Jeśli środki na to pozwalają, a potrzeby jasno wskazują na potrzebę wdrożenia takiego narzędzia – najlepiej jak najszybciej. Jeśli już na początkowym etapie wdrażania rozwiązań cyfrowych zdecydujemy się na system Business Intelligence – zadbamy o spójną i uporządkowaną strukturę danych.

Systemy nie będą generować żadnych problemów podczas wdrożeń czy modyfikacji konkretnych elementów, ponieważ jest to ich naturalne rozwijanie. Jeśli zdecydujemy się na wdrożenie w późniejszym etapie rozwoju firmy – koszty mogą okazać się znacznie wyższe.

Jeśli przedsiębiorstwo korzysta z wielu źródeł danych, to warto zadbać, aby te zostały odpowiednio zorganizowane. Powinniśmy wyposażyć się w hurtownię danych i system do analizy danych, który pozwoli na precyzyjne wizualizacje informacji.

Metody wdrożenia Business Intelligence

Każdy istotny dla firmy system powinien być wdrożony przy pomocy zespołu specjalistów. Dzięki niemu wybór metody wdrożenia będzie najbardziej optymalny, a co za tym idzie – będzie odpowiednio dopasowana do specyfiki, profilu działalności i wszelkich potrzeb przedsiębiorstwa. Warto spojrzeć na dwa sposoby, które wykorzystuje się podczas implementacji Business Intelligence: 

• Analiza potencjału – to podejście, kiedy producent oprogramowania poszukuje z klientem potencjalnych elementów, które mogą wymagać usprawnień. Analiza potencjału to czas na identyfikację problemów informacyjnych oraz wyzwań, które generuje analityka danych. Szuka się również rozwiązań dla kłopotów podczas synergii różnych systemów. Bardzo ważne są w tym miejscu kompetencje dostawcy (konsultantów), którzy są odpowiedzialni za przebieg tego procesu.
• Proof of Concept – to punkt widzenia z pozycji narzędzia. Sprawdza się wtedy, czy dany system typu Business Intelligence spełni wymagania funkcjonalne i pozafunkcjonalne firmy. Podczas tego procesu klienci są już świadomi swoich potrzeb oraz mają okazję sprawdzić działanie systemu. Efektem Proof of Concept jest podjęcie ostatecznej decyzji o zakupie i wdrożeniu proponowanego systemu.

Określ potrzeby swojego przedsiębiorstwa 

Już na etapie analizy przedwdrożeniowej powinniśmy sobie zadać szereg bardzo istotnych pytań dot. naszych problemów czy pytań, na które odpowiedzi skrywa narzędzie Business Intelligence. Nieokreślenie naszych wymagań bądź potrzeb może spowodować, że oprogramowanie mimo przechowywania dużej ilości danych danych okaże się mało użyteczne. Każde przedsiębiorstwo posiada swoją własną specyfikę, profil działalności, zmaga się z odmiennymi problemami i jest na swój sposób wyjątkowe. Do owej wyjątkowości musi dostosować się rozwiązanie Business Intelligence, którego zadaniem będzie generowanie zaawansowanych raportów analitycznych.  

Pytania ze strony biznesowej związane z funkcjonalnością, ideą czy tym, jak przyszli użytkownicy wyobrażają sobie korzystanie z narzędzia obrazują nam, jak przyszli odbiorcy widzą narzędzie oraz w jaki sposób wyobrażają sobie korzystanie z niego. To niezmiernie istotne przy projektowaniu od strony interfejsu. Z drugiej strony pytania związane z bieżącym raportowaniem obszarów, jakie mają być przeniesione do nowego narzędzia czy obecnych problemów z raportowaniem, obrazują najistotniejsze potrzeby użytkowników względem nowego narzędzia.

Jak podejść do wyboru systemu Business Intelligence?

Z doświadczenia ekspertów myERP.pl wiemy, że podczas wyboru systemu Business Intelligence warto zwrócić szczególną uwagę na zdanie czy potrzeby naszej kadry. Firmy funkcjonują przede wszystkim dzięki pracownikom, którzy na co dzień mają styczność z jej procesami. Wiedzą również co działa prawidłowo, a co wymaga poprawek bądź całkowitej zmiany. Decydując się na dowolne rozwiązanie cyfrowe, nie tylko Business Intelligence, powinniśmy uwzględnić opinie i wskazówki kadry w obszarach, których będzie dotyczyć wdrożenie. Chodzi bowiem o to, aby ludzie odpowiedzialni za najważniejsze zadania naszej firmy mogli przekazać uwagi, zalecenia i inne propozycje dot. nowego oprogramowania. Dlaczego to takie istotne?

A to dlatego, że za wdrożenie dowolnego systemu odpowiedzialny jest zarówno dostawca, jak i klient. Stosunek wysiłku obu stron rozłożylibyśmy po równo, 50/50. To klient jest świadomy tego, co jego zdaniem działa nie tak jak należy i co chciałby zmienić. Przykładowo, skupiając się na dziale finansowym, powinniśmy zorganizować spotkanie z kadrą sektora księgowości. Podobnie z obszarem sprzedaży bądź produkcji. Naturalnie, równie ważną rolę podczas wyboru systemu Business Intelligence stanowi dział IT. Na bazie uzyskanych ze wszystkich obszarów firmy informacji, w tym istotnych wytycznych i próbek – realizowana jest analiza przedwdrożeniowa. Jest to standard podczas każdego procesu wdrożeniowego, który jest podstawą współpracy między dostawcą a klientem. Dzięki analizie jesteśmy w stanie wybrać odpowiednie licencje czy ustalić koszt i czas realizacji całego projektu Business Intelligence.

Niekiedy, analizę procesów biznesowych danej firmy realizuję jej dział IT. Przygotowuje w ten sposób odpowiednie zapytanie ofertowe do dostawcy, które uwzględnia potrzeby i oczekiwania przedsiębiorstwa. Wówczas, do zadań sprzedawcy oprogramowania należy jedynie odniesienie się do takiej analizy biznesowej. Naturalnie, pojawiają się również pytania odnośnie kwestii, które wymagają skonkretyzowania.  

Daj sobie czas na analizę danych procesów

Analiza przedwdrożeniowa oraz biznesowa są jednymi z najważniejszych elementów projektu, jakim jest wdrożenie Business Intelligence. Tego typu analizy udzielą odpowiedzi na najważniejsze pytania, dostarczą informacji dot. potrzeb czy określą kluczowe wymagania. Jak już wspomnieliśmy – wymagają ogromu zaangażowania ludzi po stronie klienta i poświęcenia takiej ilości czasu, aby dostawca był w stanie odpowiednio zidentyfikować jego oczekiwania. Okres trwania analiz zależy od wielkości wdrożenia, raportowanych obszarów czy liczby przyszłych użytkowników, którzy będą obsługiwać nowe narzędzie Business Intelligence. Niekiedy zdarza się, że firmom zależy na możliwe skrócenie czasu przeznaczonego na ten etap wdrożenia. Niestety, nie jest to rozsądne – z racji na potencjalne pojawienie się błędów czy braków, które mogą być bardzo kosztowne w późniejszych fazach wdrożenia. Może to skutkować opóźnieniem projektu bądź jego całkowitym niepowodzeniem. Nie powinniśmy zatem próbować przyspieszać tego procesu za wszelką cenę czy wywierać presji na dostawcy wdrażanego w naszej firmie oprogramowania.

Jak uniknąć niepowodzenia podczas wdrażania Business Intelligence?

Wdrożenie narzędzi analizy danych klasy Business Intelligence jest niemałym wyzwaniem dla wielu firm. Tak duże przedsięwzięcie nie obędzie się bez problemów, stresu czy chwilowych załamań. Z pewnością jednak, odpowiednie przygotowanie się do tego projektu może zminimalizować ryzyko ewentualnego niepowodzenia. Patrząc na firmy z punktu widzenia danych, które system BI ma analizować, każda z nich jest bez wątpienia unikalna i wyjątkowa, wymaga też indywidualnego podejścia wdrożeniowego. Mimo wszystko – większość problemów, błędów czy wyzwań jest doskonale znana obecnym konsultantom w zakresie Business Intelligence, stąd reagowanie nie jest trudne. Łatwo bowiem przewidzieć pewnie zjawiska, np. nadmiar danych, które należy w pierwszej kolejności skompletować, uporządkować, a następnie oczyścić przed implementacją w systemie. 

Wszelkie wyzwania pozostawiają zazwyczaj furtki na rozwiązanie, które powstały dzięki wcześniej przeprowadzonej analizie przedwdrożeniowej. Czasem jednak pojawi się specyficzny problem, którego mimo starań ciężko było uniknąć. Mogą to być wygórowane oczekiwania klienta, błędne decyzje czy niezależne od nas zdarzenia losowe.

Sprawdź, czy potrzeby zostały dobrze zidentyfikowane

Istotnym problemem przy wdrażaniu systemu Business Intelligence jest również niewłaściwa identyfikacja potrzeb. Najczęstszym powodem jest chęć zatrzymania wszystkich danych oraz uwzględnienia w analizie niepotrzebnych obszarów. Niewłaściwa analiza potrzeb prowadzi również do tego, że system teoretycznie może posiadać wszystkie pożądane informacje, ale nadal trudno jest nam je w pełni wykorzystać.  

Jak długo trwa wdrożenie Business Intelligence?

Wszystko zależy od konkretnej firmy, stopnia skomplikowania jej struktury, ilości źródeł i samych danych. Bardzo czasochłonnym zadaniem jest samo zbudowanie hurtowni danych. Jak się okazuje – na rynku istnieją również takie rozwiązania, które jej nie potrzebują. Dane mogą bowiem docierać z różnych źródeł, choć tutaj niezwykle ważne jest zbudowanie odpowiedniego modelu. Istnieją duże firmy, gdzie samo wdrożenie trwało 3 tygodnie – oczywiście, z przeprowadzonymi wcześniej pracami przygotowawczymi.

Jak istotna jest rola firmy wdrożeniowej?

Firma wdrożeniowa zapewnia nie tylko analizę przedwdrożeniową, fuzję danych i tworzenie dashboard’ów dla kadry pracowniczej. To także profesjonalna usługa doradcza i szkoleniowa. Zadaniem konsultanta BI jest przekazanie informacji jak analizować dane, od czego zacząć, jak wyciągać wnioski i na ich podstawie podejmować odpowiednie decyzje biznesowe. W oparciu o swoje doświadczenie firma wdrażająca powinna również zaproponować wskaźniki (KPI), które należy przeanalizować w określonym dziale firmy. Należy również pamiętać, że dobry partner wdrożeniowy powinien posiadać portfolio narzędzi Business Intelligence i dopasować się do wymagań biznesowych konkretnej firmy, dobierając odpowiedni dla niej system. 

Jak zmaksymalizować efekty z użytkowania Business Intelligence? 

• Dostosuj oprogramowanie Business Intelligence – ukończenie wdrożenia Business Intelligence z punktu widzenia użytkowników to głównie dostęp do raportów i dashboard’ów. Ponieważ tak wielu różnych ekspertów (nawet w ramach jednej firmy) korzysta z narzędzi systemu BI, a ich zadania się od siebie różną – nie można nie zauważyć, że mają oni różne potrzeby w zakresie raportowania. Brak odpowiednich metod wizualizacji dostosowanych do potrzeb określonych grup powoduje, że raporty pokazują prawidłowe i pożądane informacje, ale stanowią niewielką wartość dla użytkowników końcowych. Dlatego używają ich niechętnie bądź rzadko. 
• Używaj jedynie niezbędne narzędzia – w zależności od wyboru technologii i dostawcy oprogramowania, niektóre systemy przekonują do siebie obecnością zaawansowanych narzędzi do raportowania, metodami prezentacji danych oraz licznymi punktami dostępu do danych z systemu Business Intelligence. Istnieje jednak ryzyko, że zbyt wiele narzędzi może prowadzić do fragmentacji informacji i zamieszania wśród użytkowników końcowych. Warto więc korzystać tylko z tych narzędzi, których naprawdę potrzebujemy. Zalecamy wybierać rozwiązania, które są niezawodne, sprawdzone, rozwijane i skalowalne na „lata”. Wszelkie zmiany tworzą niepożądane koszty i chaos, które obniżają efektywność całego przedsiębiorstwa. 
• Poznaj rozwiązania Business Intelligence – każdy nowy system będzie użyteczny, o ile ludzie będą czerpać z niego wymierne korzyści. Jeśli użytkownicy końcowi nie mogą efektywnie korzystać z raportów i analiz BI – system może okazać się bezużyteczny. Niestety, klienci często przeceniają swoją znajomość narzędzi i rezygnują z cennych szkoleń, co ostatecznie oznacza, że ​​system nie jest w pełni wykorzystywany. Niezależnie od profilu działalności firmy, wykorzystywanej infrastruktury, narzędzi i struktury informacji – każda firma musi być przygotowana na wyzwania przy wdrażaniu systemu BI, a także starać się nie powtarzać typowych błędów przy implementacji tego typu rozwiązań. 

Możliwe problemy podczas procesu wdrożeniowego

• Brudne dane (ang. Dirty Data) –  problem ten dotyczy prawie wszystkich aplikacji Business Intelligence, niezależnie od wielkości danych. Błędy i luki w danych zdarzają się w każdym systemie informatycznym. Problemem są również tzw. ciemne dane (ang. dark data), tj. niewykorzystane, bezużyteczne i źle zorganizowane dane, których nie można wydajnie przetworzyć. Dlatego bardzo ważne jest, aby poświęcić wystarczająco dużo czasu na wyeliminowanie błędów i zidentyfikowanie ich źródeł, a także uporządkowanie cennych analitycznie informacji. „Czyszczenie” danych jest bardzo ważne, ponieważ wszelkie błędne lub niekompletne dane wpływają na jakość, a nawet dokładność wyników raportów i analiz systemu Business Intelligence.
• Zbyt dużo danych – ilość informacji, które firmy przechowują i wytwarzają każdego dnia, jest bardzo duża i stale rośnie. Nie oznacza to jednak, że wszystkie te informacje są przydatne przy wdrażaniu systemu Business Intelligence. Wybranie najważniejszych danych to zadanie bardzo trudne, ale konieczne – już na etapie analizy przedwdrożeniowej. Integracja reszty danych niepotrzebnie wydłuża proces wdrożenia (a co za tym idzie zwiększa koszty), a także nie daje realnych korzyści analitycznych czy biznesowych. 
• Brak odpowiedniej kadry odpowiedzialnej za procesy i dane – analiza przedwdrożeniowa często ujawnia, że ​​osoby odpowiedzialne za niektóre kluczowe procesy nie zostały odpowiednio wyznaczone. Brak odpowiedzialnego kierownictwa projektu wydłuża i komplikuje analizę oraz późniejsze wdrożenie systemu, ponieważ pozostawione „same sobie” obszary są bardzo trudne do kontrolowania, czyszczenia i wdrażania. 
• Różnica migrowanych danych – podczas wdrożenia, w którym odbywa się migracja bieżącego rozwiązania do innego narzędzia, bardzo często okazuje się, że dane w nowym systemie różnią się od informacji przechowywanych w dotychczas wykorzystywanym rozwiązaniu. Jest to sytuacja dosyć typowa i wynika ze zmian dokonywanych w systemie w trakcie jego użytkowania, przez co założenia odnośnie stanu wyjściowego, przyjęte do przeprowadzenia migracji mogą być inne od rzeczywistego stanu systemu. Jeśli takie różnice się pojawią, bardzo ważna jest współpraca pomiędzy dostawcą a użytkownikami końcowymi w celu zidentyfikowania źródła problemu. Warto również zadbać o zbudowanie świadomości, że nowe rozwiązanie jest godne zaufania i przyniesie firmie wymierne korzyści.
• Niechęć do zmian – nawet najlepszy system jest bezużyteczny, jeśli nikt go nie używa. Wprowadzenie systemu Business Intelligence musi opierać się na rzeczywistych wymaganiach potencjalnych użytkowników końcowych oraz ich zainteresowaniu względem potrzeb firmy. W sytuacji, gdy pracownicy nie chcą zmian, ważne jest, aby próbowali zyskać zaufanie do nowego narzędzia pracy. Powinno odzwierciedlać zarówno ich wymagania, jak i indywidualne potrzeby, które okażą się pomocne w codziennej pracy.

Podsumowanie

Warto pamiętać, że Business Intelligence to nie tylko uproszczenie procesów związanych z raportowaniem. Zwrot z inwestycji powinien być nie tylko tym, co kiedyś zajmowało godziny w programie Excel, a teraz można wykonać w ciągu kilku sekund dzięki nowemu oprogramowaniu. Analiza biznesowa powinna umożliwiać spojrzenie na firmę z zupełnie innej, nieznanej wcześniej perspektywy.

Świeże spojrzenie może pomóc firmie podczas jej ciągłej transformacji, optymalizacji i dostosowywaniu się do dynamicznej sytuacji na rynku. Zanim zdecydujemy się na zakup systemu klasy Business Intelligence, należy zadać sobie jedno, podstawowe pytanie – w jaki sposób analiza danych poprawi wyniki finansowe naszej firmy? Eksperci myerp.pl są gotowi, aby pomóc w znalezieniu odpowiedzi na te pozornie proste, choć bardzo trudne pytanie. Serdecznie zapraszamy do niezobowiązującego kontaktu, podczas którego pomożemy w podjęciu odpowiedniej decyzji.