System Business Intelligence (BI). Dla kogo jest przeznaczony i jakie narzędzie wybrać? 

Business Intelligence (BI) to nowoczesne rozwiązanie, które umożliwia kompleksową analitykę danych. Ten system może realnie usprawnić procesy decyzyjne, jak i zyskać rynkową przewagę nad konkurencją. W poniższym artykule wyjaśniamy, kiedy warto zdecydować się na wdrożenie tego narzędzia.

System BI (skrót z ang. Business Intelligence) to środowisko i narzędzia służące do zaawansowanej analizy biznesowej. To bardzo obszerna dziedzina, która skupia się na m.in. znajdowaniu oszczędności, optymalizacji produkcji, tworzeniu analiz what-if czy generowaniu całkowitych bilansów finansowych. 

Proces podejmowania decyzji w wielu przedsiębiorstwach wymaga równoległego połączenia zaawansowanych rozwiązań cyfrowych z ogromnymi ilościami danych. Spora część firm nadal używa wielu systemów bądź źródeł, które nie są ze sobą zintegrowane.  

W dłuższym okresie sprawia to znaczne wydłużenie się i skomplikowanie istotnych procesów, nad którymi możemy ostatecznie stracić kontrolę. Odpowiedzią na te problemy są narzędzia klasy Business Intelligence, które umożliwiają efektywne zarządzanie najważniejszymi obszarami działalności firmy. 

Rozwiązania Business Intelligence pozwalają na sprawną integrację danych, co w krótkiej perspektywie czasu umożliwia: 

• szybkie agregowanie i znajdowanie danych, 
• wyszukiwanie związków i korelacji między poszczególnymi zdarzeniami, 
• zrozumienie tych zdarzeń i dochodzenie do trafnych wniosków biznesowych. 

Obecne systemy BI są do tego stopnia zaawansowane, że potrafią samodzielnie rozpoznawać dane, a następnie generować tabele bądź całe arkusze kalkulacyjne. 

Naturalnie, wszelkie zbiory możemy także oczyszczać czy na wiele sposobów przetwarzać. Narzędzia Business Intelligence umożliwiają analizę danych oraz ich organizację za pomocą różnych funkcji, takich jak np. drag & drop. To znacząco ułatwia obsługę dla użytkowników w danej firmie. 

Jak się okazuje – wdrażając BI system, pracownicy nie muszą posiadać specjalistycznej wiedzy programistycznej. Przykładami użycia tych narzędzi w codziennej pracy może być:  

• analiza korelacji między podwyżkami a brakiem efektywności kadry, 
• badanie zależności między popytem a ceną danego produktu bądź usługi, 
• analiza cykli koniunkturalnych. 

Nadrzędnym celem narzędzi analizy biznesowej jest znajdowanie zależności między zjawiskami oraz podejmowanie na ich podstawie istotnych decyzji biznesowych.   

Wiedząc już, jak działa technologia analityczna, należy zadać sobie pytanie o konkretne rozwiązania. Wybierając odpowiedni system BI, warto zwrócić uwagę na możliwość integracji oraz liderów rynkowych. Do najpopularniejszych narzędzi należą: 

• Power BI – jeden z najpopularniejszych systemów na rynku. Doskonale integruje się z ekosystemem Microsoft (w tym z Excelem i Azure) oraz pozwala na tworzenie wysoce interaktywnych dashboardów.  

• Tableau - potężne narzędzie słynące z niezwykle zaawansowanych i estetycznych wizualizacji danych. Idealnie sprawdza się w przypadku ogromnych zbiorów danych i głębokich eksploracji analitycznych.  

• Qlik – nowoczesny system BI, który wyróżnia się silnikiem asocjacyjnym. Pozwala użytkownikom swobodnie badać dane we wszystkich kierunkach, zamiast podążać z góry ustalonymi ścieżkami zapytań.  

• Moduły BI w systemach ERP – wiele systemów posiada wbudowane narzędzia, które na bieżąco analizują dane firmowe, bez konieczności integracji zewnętrznych.  

Wiele osób nadal uważa, że tak - nie jest to jednak prawda. Obecnie rynek udostępnia przedsiębiorcom również takie wersje oprogramowania Business Intelligence, które są w pełni darmowe lub dostępne w elastycznych modelach abonamentowych (SaaS).  

Nawet darmowe wersje demo, mimo ograniczonych możliwości, umożliwiają pobieranie arkuszy i podstawowe łączenie czy wizualizowanie poszczególnych danych. Pozwala to przedsiębiorcy i potencjalnym użytkownikom na zapoznanie się z logiką systemu służącego do analizy danych biznesowych przed podjęciem ostatecznej decyzji o inwestycji w pełną wersję. 

Rynek użytkowników systemów typu Business Intelligence jest bardzo różnorodny. Skupiając się na zaawansowanym wdrożeniu, w skład którego wchodzi m.in. analiza przedwdrożeniowa, należy upewnić się, czy nasza firma potrzebuje takiego rozwiązania. Chodzi bowiem o ekonomiczne uzasadnienie, czyli odpowiednią ilość danych, które można przekuć w zysk.  

Trudno wyznaczyć sztywną granicę, od której system BI staje się niezbędny. Natomiast dobrą metodą oceny jest zwrócenie uwagi na wielkość zatrudnienia i obroty przedsiębiorstwa. Jeśli firma odnotowuje roczny obrót w okolicach 20-30 milionów złotych - to dobry moment, aby zdecydować się na wdrożenie nawet niewielkiego rozwiązania BI.  

Dla mniejszych firm kluczowe jest kryterium przedmiotu działalności. Przykładowo - czy firma zatrudniająca 15 osób i prowadząca prostą sprzedaż powinna inwestować w potężny system analityczny? Najprawdopodobniej nie. Znamy jednak przypadki firm, w których zaledwie 30-osobowa załoga przetwarzała tak ogromne zbiory danych, że wdrożenie BI stało się warunkiem ich dalszego rozwoju. 

Excel jest doskonale znany wśród pracowników większości firm. Jego wdrożenie jest bardzo łatwe. Jednak w zderzeniu z Big Data ukazuje on swoje istotne wady: 

• statyczne analizy zamiast modeli aktualizowanych w czasie rzeczywistym,  
• skomplikowane i podatne na błędy łączenie zbiorów danych, 
• monotonia ręcznego odświeżania raportów,  
• ograniczenia dotyczące ilości możliwych do przetworzenia rekordów.  

Bezpośrednie bazy danych rozwiązują problem pojemności, ale tworzą barierę w obsłudze – konieczność znajomości języka SQL. Nieskomplikowana prezentacja danych z dwóch tabel jest prosta. Jednak gdy tabel pojawia się kilkaset, ciągłe pisanie zapytań SQL staje się nieefektywne. Właśnie wtedy wkracza system Business Intelligence. 

Jeśli przedsiębiorstwo posiada już oprogramowanie klasy ERP, ma połowę sukcesu za sobą. Narzędzia te generują zestawienia, które umożliwiają stałe monitorowanie efektywności przedsiębiorstwa oraz podejmowanie na ich bazie decyzji. Nie są jednak stworzone do analityki predykcyjnej, lecz do obsługi bieżących operacji.  

Narzędzia ERP wykorzystują bazy danych typu OLTP (Online Transaction Processing). Ich zadaniem jest natychmiastowy, bezpieczny zapis danych. Z kolei systemy Business Intelligence oparte są często o bazę OLAP (Online Analytical Processing), która jest najefektywniejsza podczas analiz. Warto pamiętać, że rozwiązania klasy ERP nie są zazwyczaj jedynym, które zbiera informacje dot. firmy. Niezbędne jest więc narzędzie (np. zintegrowany BI system), które połączy dane z ERP, CRM i innych miejsc, wizualizując je w jednym punkcie. 

Jeśli środki finansowe na to pozwalają, a potrzeby analityczne rosną - jak najszybciej. Decydując się na system Business Intelligence już na wczesnym etapie cyfryzacji firmy, wymuszamy porządek i spójną architekturę danych.  

Późniejsze wdrożenia, w środowisku obciążonym tzw. długiem technologicznym i chaosem informacyjnym, bywają znacznie kosztowniejsze. Wyposażenie się w hurtownię danych i odpowiednie narzędzia BI ułatwi każdy kolejny krok w rozwoju technologicznym przedsiębiorstwa. 

Każdy profesjonalny system powinien być wdrożony przy pomocy zespołu specjalistów. Warto spojrzeć na dwa sposoby, które wykorzystuje się podczas implementacji Business Intelligence:  

• Analiza potencjału – dostawca oprogramowania wspólnie z klientem poszukuje obszarów wymagających usprawnień. Identyfikuje się problemy informacyjne oraz wyzwania na styku różnych systemów. Kluczowe są tutaj kompetencje konsultantów BI. 

• Proof of Concept (PoC) – testowe wdrożenie na ograniczonej próbie danych. Sprawdza się, czy dany system typu Business Intelligence spełni wymagania firmy w praktyce. Efektem PoC jest ostateczna decyzja o zakupie. 

Wdrożenie narzędzi klasy BI jest niemałym wyzwaniem dla wielu firm. Przedsięwzięcie wiąże się zarówno z przeszkodami w zakresie logistycznym, jak i czysto organizacyjnym. Aby uniknąć problemów, warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych zagrożeń: 

• Zbyt dużo danych – integracja wszystkiego “jak leci” niepotrzebnie wydłuża proces wdrożenia. Trzeba skupić się na wskaźnikach KPI, które mają realne znaczenie biznesowe. 

• Brudne dane – luki często obniżają wiarygodność wyników. Aby tego uniknąć, należy oczyścić dane przed wdrożeniem.  

• Niechęć do zmian – nawet najlepszy system jest bezużyteczny, jeśli załoga omija go szerokim łukiem. Kluczem są szkolenia i pokazanie pracownikom, jak nowy system ułatwi ich codzienną pracę.  

Przede wszystkim warto dostosować widoki (dashboardy) w systemie BI. Różni eksperci podejmują różne role – do ich realizacji potrzebują różnych danych. Prezes chce widzieć marżowość z lotu ptaka, a kierownik zmiany na produkcji - awaryjność maszyn w czasie rzeczywistym. Widoki muszą być personalizowane.  

Używaj jedynie niezbędne narzędzia – w zależności od wyboru technologii i dostawcy oprogramowania, niektóre systemy przekonują do siebie obecnością zaawansowanych narzędzi do raportowania, metodami prezentacji danych oraz licznymi punktami dostępu do danych z systemu BI. Istnieje jednak ryzyko, że oferowane przez dostawcę gadżety ostatecznie spowodują szum informacyjny. Warto więc korzystać tylko z tych narzędzi, których naprawdę potrzebujemy. Tym samym prostota i użyteczność wygrywają.  

Warto pamiętać, że wdrożenie Business Intelligence to nie tylko mechaniczne zastąpienie arkuszy Excela ładnymi wykresami. Nowoczesny system BI pozwala spojrzeć na firmę z zupełnie nowej, często zaskakującej perspektywy. 

Świeże spojrzenie pomaga w ciągłej optymalizacji i szybkiej reakcji na dynamiczne zmiany rynkowe. Zanim zdecydujesz się na zakup konkretnego rozwiązania, zadaj sobie pytanie: w jaki sposób te analizy bezpośrednio poprawią wyniki finansowe mojej firmy? 

Eksperci myERP.pl są gotowi pomóc Ci w znalezieniu odpowiedzi na to pytanie. Serdecznie zapraszamy do niezobowiązującego kontaktu – wspólnie wybierzemy narzędzia, które najlepiej wpiszą się w rozwój Twojego biznesu.