Wdrożenie systemu ERP to proces instalacji oprogramowania ERP, migracji danych i szkolenia użytkowników. Nie jest to jednorazowe wydarzenie, ale raczej ciągły proces lub cykl życia. Sprawdź, jak w 7 krokach skutecznie go przeprowadzić!

1. Badania

Od czego rozpocząć proces wdrożenia systemu ERP? Oczywiście od ludzi i całego zespołu oddelegowanego do tego projektu. Tak więc, na początku drogi do cyfryzacji musisz stworzyć zespół wdrożeniowy. Możesz skorzystać z zespołu wdrożeniowego dostawcy oprogramowania lub powołać własny zespół. Jeśli wybierzesz drugą opcję, budując zespół z pracowników weź pod uwagę ich umiejętności skutecznej komunikacji oraz wiedzę i zaangażowanie. Ważne jest aby tworzony zespół był zdeterminowany do kierowania projektem od jego początku do samego końca. To na jego barkach spocznie dokumentowanie i badanie bieżących procesów biznesowych. Ważnym elementem w procesie wdrożenia ERP jest stałe identyfikowanie problemów lub błędów, powielonych lub niepotrzebnych wysiłków oraz utraconych szans z klientami.

Pamiętaj by jasno wyznaczyć cele i zadania do realizacji oraz zdefiniować kluczowe wskaźniki efektywności, które będą miały wpływ na realizację projektu.

2. Instalacja

Masz już zespół a prace wrą? Nie zwalniaj tempa! Oceniaj swoje bieżące działania i przekształcaj procesy biznesowe w standardowe procedury operacyjne. Dlatego w tym momencie zbuduj infrastrukturę, taką jak urządzenia sieciowe i urządzenia do zbierania danych lub wyświetlania. Zainstaluj właściwe oprogramowanie i pamiętaj o elastyczności. Być może, niektóre z Twoich procesów już dawno powinny odejść do lamusa? Nie bój się na nowo definiować procesów, które spowalniają Twój rozwój.

3. Migracja

To ten moment, w którym z pewnością nie raz zadasz sobie pytanie: „przepraszam, czy leci z nami pilot?”. Oto przed Tobą stosy danych i decyzji: przenosić czy nie, jak je ujednolicić, jaki jest ich poziom istotności i dokładności? Za dużo jak na jedną głowę? Skorzystaj z pomocy konsultantów, który usprawnią ten etap procesu. Pracując z danymi przeglądaj je i edytuj oraz stwórz nowe bazy. W kolejnym etapie skup się na właściwym odwzorowaniu pól bazy danych pomiędzy starym i nowym systemem. Zrobione? Więc czas na przesiadkę.

4. Testowanie

Efekty ujrzały światło dzienne, czyli czas na testy! Za chwilę okaże się ile jeszcze pracy przed Twoim zespołem. Testuj wszystkie interfejsy, funkcje i raporty z rzeczywistymi scenariuszami i danymi transakcji. Upewnij się, że procesy biznesowe przebiegają prawidłowo między działami. Pamiętaj aby zebrać niezbędny feedback. To właśnie na tym etapie możesz zweryfikować swoje założenia i zderzyć je z rzeczywistymi procesami. Poświęć czas na spotkania z osobami, które będą korzystać z interfejsu i dowiedz się jakie problemy im sprawia lub czego brakuje w funkcjonalnościach.

5. Szkolenie

Wdrożenie użytkowników do nowego oprogramowania to kluczowy element jego powodzenia. Dlaczego? Bowiem zamiany zawsze rodzą strach i obawy. Dlatego poświęć dostateczną ilość czasu na przygotowanie materiałów edukacyjnych, warsztatów lub samouczków dla swoich pracowników. Jednocześnie pamiętaj, że także na tym etapie otrzymasz cenny feedback odnośnie sprawności i użyteczności oprogramowania. Zarządzaj zmianami, dając użytkownikom możliwość wyrażenia opinii na temat nowego systemu.

6. Wdrożenie

Jak efektywnie wdrożyć system ERP? Do wyboru są trzy rodzaje wdrożenia: big bang (natychmiastowe), podejście etapowe (etapowe) lub równoległe (oba systemy działają jednocześnie). Rodzaj wdrożenia zależy od specyfikacji Twojej działalności oraz zaawansowania i integracji poszczególnych systemów. Bez względu jaką drogą pójdziesz, przygotuj siebie i swój cały zespół na wyzwania w dniu uruchomienia. Testuj i kontroluj system pod kątem dokładności, niezawodności i szybkości.

7. Wsparcie

Wdrożenie systemu ERP zakończone? To wcale nie musi być koniec! Utrzymanie stałego wsparcia dla oprogramowania i jego użytkowników to kolejny istotny etap procesu wdrożenia. Zaplanuj budżetowanie czasu i środków na identyfikację problemów i naprawę błędów. Oceń sukces projektu ERP za pomocą kluczowych wskaźników wydajności, które są powiązane z Twoimi celami i zadaniami.

CENA – ile kosztuje wdrożenie systemu ERP?

Jednym z najważniejszych czynników przy wyborze rozwiązania ERP jest cena, która uzależniona jest od:

Licencji na oprogramowanie
Zespołu wdrożeniowego i konsultantów
Rodzaju rozmieszczenia
Poziomu dostosowania do potrzeb klienta
Liczby użytkowników
Instalacji sprzętu i oprogramowania
Bezpieczeństwa danych, tworzenie kopii zapasowych i przechowywanie danych
Personelu szkoleniowego i informatycznego

Koszty ERP różnią się znacznie w zależności od rodzaju wdrożenia:

1. ERP „aplikacja offline”

On-premise oprogramowanie ERP zazwyczaj wymaga zakupu wieczystej licencji, która daje prawo własności przedsiębiorstwa oprogramowania. Firmy płacą za dostosowania, instalację infrastruktury serwerowej i oprogramowania, migrację danych i szkolenia użytkowników. Ogólnie rzecz biorąc, na miejscu wdrożenia ERP wymagają bardzo dużych inwestycji z góry, ale niższe koszty bieżące.

On Premises – jest to model zdecydowanie bardziej „tradycyjny”. Oprogramowanie jest instalowane na infrastrukturze klienta, która pozostaje jego wyłączną własnością. Na kliencie spoczywa oczywiście również utrzymanie całego niezbędnego sprzętu.

2. ERP w chmurze

Rozwiązania systemów ERP w chmurze wymagają mniejszych inwestycji początkowych, ponieważ nie wymagają posiadania i instalacji sprzętu i serwera danych. Ponadto, powszechnie stosują one model licencjonowania i dostarczania oprogramowania jako usługi (SaaS). Firmy uiszczają opłatę abonamentową za dostęp do oprogramowania i aktualizacji, a także za bezpieczeństwo danych, tworzenie kopii zapasowych i przechowywanie danych. Opłata ta jest uiszczana miesięcznie lub rocznie w zależności od liczby użytkowników i poziomu funkcjonalności.

3. Open-source ERP

Otwarte oprogramowanie ERP może być korzystną cenowo alternatywą, ponieważ kod źródłowy jest publicznie dostępny i darmowy do pobrania. Dostosowywanie i wdrażanie open-source’owego systemu ERP może być jednak złożone i wymagać dodatkowych pracowników IT.

Jeśli w dalszym ciągu masz trudności jak wybrać system ERP lub dostawcę skontaktuj się z nami poprzez formularz kontaktowy

Wdrożenie systemu ERP w 7 krokach