10 sygnałów niewystarczającego systemu ERP

Często można spotkać się z opinią, aby nie zmieniać działającego systemu ERP. Jednak, kiedy oprogramowanie ERP hamuje firmę przed dalszym rozwojem, warto zastanowić się nad wymianą. Istnieje kilka wyraźnych znaków, które wskazują, że nadszedł czas, aby pomyśleć o zmianie systemu ERP. Jakich? O tym w artykule.

Kiedy należy rozważyć  zmianę systemu ERP?

Poniżej przedstawiamy listę dziesięciu pytań, które pomogą Ci w podjęciu decyzji o ewentualnej zmianie oprogramowania ERP. Jeśli na chociaż kilka z nich odpowiesz twierdząco, pomyśl o wprowadzeniu ulepszeń.

1. Czy musisz ręcznie wprowadzać dane do systemu z dokumentów drukowanych?

W wielu firmach nadal istnieje konieczność ręcznego przenoszenia informacji z dokumentów papierowych do systemu elektronicznego. Typowe przykłady to przyjmowanie zapasów, wprowadzanie danych w produkcji, tworzenie etykiet wysyłkowych czy zarządzanie adresami. Tak wykonywane prace nie tylko spowalniają czas przetwarzania, ale także prowadzą do niespójności. Jeśli wiec aspekt ten dotyczy Twojej firmy, pomyśl o zmianie systemu ERP.

2. Czy Twoi pracownicy często zadają te same pytania w tych samych krokach procesu?

Jeśli Twój zespół ds. zakupów często musi czekać na odpowiedzi od inżynierów, lub dział sprzedaży musi ciągle pytać, kiedy dany produkt może zostać dostarczony, to musisz mieć się na baczności. Często zadawane pytania to wyraźny znak, że Twoi pracownicy nie mają dostępu do niezbędnych informacji, a system ERP nie posiada odpowiednich funkcjonalności.

3. W jakim stopniu nadal komunikujesz się ze swoimi klientami i dostawcami za pomocą faksu, poczty, e-maila lub telefonu?

W nowoczesnym, zdigitalizowanym łańcuchu dostaw dane przepływają przez wszystkie zaangażowane systemy IT. Jeśli nadal wykonujesz dużo ręcznej pracy w tym zakresie, ryzykujesz wzrost kosztów procesu. Pozycja lidera pośród międzynarodowej konkurencji może być wtedy poza Twoim zasięgiem.

4. Czy korzystasz z systemu ERP na urządzeniach mobilnych?

Według badania Trovarit średni wiek systemu ERP wynosił 11,3 lat w 2020 roku. Jeśli firma korzysta z dość starego oprogramowania, istnieje duże prawdopodobieństwo, że nie jest ono wspierane na urządzeniach mobilnych. Firmy marnują w ten sposób wiele szans, nie tylko w sprzedaży i obsłudze, ale także w odniesieniu do bycia atrakcyjnym pracodawcą.

5. Czy otrzymujesz raporty, które są Ci potrzebne do podejmowania decyzji?

Niektóre systemy ERP przechowują wiele danych, ale nie mogą one być wykorzystane prawidłowo lub tak szybko, jak jest to wymagane. Należy pamiętać, że nowoczesne oprogramowania ERP oferują kompleksowe i elastyczne narzędzia raportowania oraz funkcje Business Intelligence.

6. Czy obecny system ERP obsługuje wszystkie przepływy pracy?

Zakupione kiedyś oprogramowanie ERP wraz z biegiem czasu ulega dezaktualizacji. Często dzieje się tak na skutek zmian procesowych w przepływie pracy. Jeśli więc funkcje obecnego oprogramowania ERP hamują prace, należy podliczyć koszty aktualizacji i porównać je z wydatkami na zakup nowego systemu.

7. Czy samodzielnie możesz wprowadzać drobne poprawki do systemu ERP?

Zwinne procesy nie są już niczym wyjątkowym. Wręcz przeciwnie ‒ są warunkiem koniecznym, aby nadążyć za nieustannie zachodzącymi zmianami. Czasami mała poprawka robi różnicę ‒ nowe pole tutaj, dostosowanie do przepływu pracy tam, inna maska do zbierania danych. Twój dostawca systemu ERP powinien umożliwić Ci elastyczne reagowanie na zmienione wymagania na własną rękę. Pandemia nauczyła nas przynajmniej jednej rzeczy ‒ wymagania klientów lub władz zmieniają się czasem szybciej, niż byśmy chcieli. Dostępność bardzo zajętego konsultanta nie może stać temu na przeszkodzie.

8. Czy nadążysz za globalnymi graczami?

Firmy odnoszące międzynarodowe sukcesy nie tylko dysponują najnowocześniejszą technologią. Zazwyczaj doskonale wiedzą, jak zbudować swoją organizację w różnych krajach i na różnych kontynentach, uzyskując w ten sposób przewagę. Kluczem do ich sukcesu, a więc i Twojego, są spójne procesy zachodzące pomiędzy firmami.

9. Na ile dopasowane do przyszłości jest Twoje rozwiązanie ERP?

Nie trzeba mieć kryształowej kuli, aby przewidzieć przyszłość swojego systemu ERP. Możesz czerpać wiele z rozwoju sytuacji na rynku i działań podejmowanych przez konkurentów. Przykładowo nie jest dobrym znakiem, jeśli system ERP jest przeszkodą dla portali internetowych klientów i e-commerce. Twój system ERP powinien być przygotowany na to wszystko.

10. Jak mocno Twój dostawca koncentruje się na rozwoju systemu ERP w kierunku nowych technologii?

Nawet jeśli nie masz wiele do czynienia z technologią czujników, rozproszonych baz danych lub samouczących się algorytmów, to jednak w niedługiej perspektywie sytuacja może ulec znacznej zmianie. Twój system ERP musi być do tego technicznie przystosowany. Dlatego ważne jest, aby Twój dostawca oprogramowania ERP stale rozwijał system.

Pamiętaj, że postęp determinuje rozwój biznesu. Aktualne, dostosowane do potrzeb firmy systemy ERP są kluczowe dla ich sprawnego i efektywnego działania. Każdy więc sygnał mówiący o konieczności zmiany, należy traktować bardzo poważnie.