5 największych bolączek UX systemów ERP i jak je rozwiązujemy

Już od lutego 2026 r. pierwsze przedsiębiorstwa będą musiały obowiązkowo korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jak wynika z badania Asseco, na nieco ponad cztery miesiące przed tym terminem 72% firm deklaruje częściową lub pełną gotowość do obsługi cyfrowych faktur. Jedynie co dziesiąta organizacja nie podjęła jeszcze żadnych działań przygotowawczych. Wdrożenie KSeF wiąże się z istotnymi wyzwaniami organizacyjnymi i technologicznymi, ale biznes dostrzega również korzyści. Firmy stawiają na automatyzację i partnerów ERP Ponad 42% przedsiębiorstw twierdzi, że już dziś jest w pełni gotowych na obsługę faktur w KSeF, podczas gdy 30% wciąż jest w trakcie procesu wdrożenia. Co istotne, co druga firma skorzystała ze środowiska testowego udostępnionego przez Ministerstwo Finansów. To wyraźny sygnał, że biznes poważnie traktuje nadchodzące zmiany. Block Quote Jak wynika z badania Asseco „Gotowość polskich firm na KSeF”, aż 69% respondentów korzysta ze wsparcia dostawców ERP lub integratorów. Jednocześnie 39% przyznaje, że pomoc ta ma charakter częściowy, a 18% nie ma jeszcze wiedzy o pełnym wachlarzu dostępnych możliwości. To dowód na to, jak istotna jest rola partnerów technologicznych i jak duże znaczenie ma dziś edukacja w tym obszarze. Biznes wybiera sprawdzone sposby autoryzacji Ważnym elementem przygotowania organizacji na KSeF jest wdrożenie rozwiązań z zakresu autoryzacji. Najczęściej wybierane są te dobrze znane: podpis kwalifikowany (42%) oraz profil zaufany (33%). Na dalszych miejscach znalazły się pieczęć kwalifikowana (9%) i token autoryzacyjny (4%). Co niepokojące, aż 12% firm nie posiada jeszcze żadnych narzędzi do autoryzacji. Block Quote Największe bariery: ludzie i systemy Najpoważniejszym wyzwaniem organizacyjnym dla badanych firm jest brak zasobów i ekspertów w obszarze KSeF. Aż 48% przedsiębiorstw wskazało ten aspekt jako znaczącą barierę w przygotowaniu organizacji na nowe wymagania. Na kolejnym miejscu znalazła się potrzeba podniesienia świadomości procesów cyfrowych. Niejednoznaczne przepisy dotyczące KSeF stanowią poważne wyzwanie organizacyjne jedynie w opinii 1/3 respondentów. Mniej istotne okazały się również kwestie budżetowe czy opór pracowników wobec cyfryzacji. Z perspektywy technologicznej największą trudnością jest modyfikacja procesów księgowych i finansowych w systemach ERP. Wyzwanie to określiła jako istotne ponad połowa badanych firm (53%). Kolejnymi kluczowymi obszarami wymagającymi zaadresowania są zapewnienie bezpieczeństwa danych cyfrowych oraz obsługa wyjątków i błędów. Natomiast dostosowanie formatu danych oraz archiwizacja faktur nie są postrzegane jako bariera, co może sugerować, że większość przedsiębiorstw poradziła sobie już z tymi wyzwaniami. Korzyści ważniejsze niż obawy Przedsiębiorstwa, które wzięły udział w badaniu Asseco, były zgodne i wysoko oceniły potencjalne korzyści wynikające z wdrożenia KSeF. Najważniejszą z nich jest redukcja kosztów wynikająca z braku konieczności przechowywania faktur w formie papierowej. Kolejno respondenci wymienili korzyści, które przyczynią się do optymalizacji codzienniej pracy: łatwiejsze rozliczenia z kontrahentami oraz przyspieszenie wymiany dokumentów księgowych. Niewiele mniej istotne okazały się bezpieczeństwo transakcji oraz eliminacja błędów. Mniej oczywistymi atutami, które respondenci wskazali jako ważne, są ochrona środowiska i bezpieczeństwo dokumentacji przechowywanej w formie cyfrowej. Krajowy biznes w umiarkowanym stopniu wierzy natomiast, że wdrożenie KSeF przyczyni się do cyfryzacji obiegu dokumentów czy ograniczenia opóźnień w płatnościach faktur. Choć wiele firm jest już dobrze przygotowanych na zmiany regulacyjne, przed polskim biznesem pozostaje kilka miesięcy intensywnej pracy. Ministerstwo Finansów zapowiedziało udostępnienie nowego środowiska testowego KSeF 2.0, które wymaga sprawdzenia i zapewniania zgodności z wykorzystywanymi do tej pory systemami. Wyniki badania Asseco wskazują, że przedsiębiorcy podchodzą do KSeF bardzo pragmatycznie, dostrzegają zarówno ryzyka, jak i szanse. Jak wskazują eksperci Asseco, o sukcesie KSeF będzie można mówić wtedy, gdy przedsiębiorstwa nie tylko spełnią założenia regulatora, ale również usprawnią codzienne procesy wymiany dokumentów. Pełny raport „Gotowość polskich firm na KSeF” prezentuje aktualny obraz przygotowań biznesu w Polsce i wskazuje, jakie korzyści mogą płynąć z cyfrowych faktur. *** Asseco jest największą grupą IT w Polsce i regionie Europy Środkowo-Wschodniej. Od ponad 30 lat tworzy zaawansowane technologicznie oprogramowanie dla przedsiębiorstw i instytucji z kluczowych sektorów gospodarki. Firma zatrudnia 34 tys. osób i obecna jest w ponad 60 krajach na całym świecie. Rozwija się organicznie, jak i poprzez akwizycje. Spółki Asseco notowane są na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie, NASDAQ i Giełdzie Papierów Wartościowych w Tel Awiwie.